收发文操作手册.doc

通用办公系统操作引导一、 系统简介 通用办公系统使用集中的登录界面，统一的办公平台，实现政府部门日常事务的网上办理和数据的集中存储。突破了时间和地域的限制，简化了日常工作中人找人的工作方式，提高了工作效率，推进实现无纸化办公。公文处理是政府日常工作重要的组成部分，本系统中的收发文管理就实现了公文处理的全过程。通用办公系统集成了文字批注和手写签批两种批文方式，最大程度贴近真实的日常公文办理过程，并且批注的内容会作为公文的重要的组成部分和最终的成文一起归档，以供追溯。公文的文种（这里指文件的字号）和红头（发文单位标识）实现了绑定，用户只要选中相应的文种，系统会自动实现红头的套用，简化过程，节约打印资源。通用办公系统除了实现公文办理，还包括会议管理、档案管理、日常办公、文档资源管理、系统维护和流程管理几个模块。 二、 系统登录1 打开浏览器，在地址栏中输入咸阳市通用办公系统访问地址:9080/oa后按回车键，出现下图：初始密码为：11111111用户名为姓名的汉语全拼图1 登录页2 输入用户名和密码，点登录即可登录系统。三、 发文管理1、拟稿。拟稿人需要录入的信息有公文标题、发文单位、主办单位、主送机关、公开属性和公文的正文，需要注意的是发文稿纸中的内容无需填写，均为自动生成。正文填写在第二页正文编辑区的正文位置。编辑好相关内容后点“选择接收人”按钮将公文发送给相关人员处理。 选择下一个处理人公文标题发文单位、主办单位、主送机关为必填项公开属性为不予公开的要填写原因图2 公文拟稿2、办理1）以拟稿人为核心的星形流程示意图（未定稿）图3 流程图2） 待办文件列表，点击发文标题可以查看公文内容，点击办理按钮可以进行签批等办理操作，点击查看流程，可以查看相应公文的处理过程。图4 待办文件列表3） 点击办理按钮键入公文办理页面，用户可以进行文字批注或者手写批注对公文进行处理。文字批注：通过键盘录入方式，使用word控件提供的编辑功能对公文进行编辑，所有改动的内容会以批注的形式留痕。图5 文字批注点击“全屏”可对公文进行全屏浏览和处理手写批注：使用手写笔，模拟手写的方式进行公文处理，手写的内容也会留痕保存，以供追溯。手写完后点保存按钮进行手写痕迹的保存图6 手写批注注：1、可以使用全屏方式以便于对公文进行全屏浏览和处理，切换全屏的方法是点击编辑工具栏上方的全屏按钮切换到全屏，点返回按钮退出全屏状态。 2、手写签批完必须进行保存。4）办理完成后需要将公文发送给下一个处理人，一般情况下点完成处理即可，公文会自动返回拟稿人。如果是拟稿人处理完后系统会要求选择下一个处理人。图7 下一个处理环节a) 完成处理：处理完公文后点完成处理按钮，公文会自动返回拟稿人。如果是拟稿人处理完后系统会要求选择下一个处理人；b) 归档：由公文的最后一个处理人点击归档按钮进行归档和成文；c) 发送至外单位：如果此系统与公文传输接通，点击此按钮可将公文上传至公文传输系统，发送至外单位；d) 保存：保存现在的编辑，退出到上一页操作；e) 返回：退到上一页操作。3、挂号，生成红头 挂号人选择图8中的编辑发文信息按钮进行挂号，系统自动进行红头套用。点此按钮进行挂号图8 待挂号文件列表挂号后系统自动打开已经挂号的公文，如图9所示，并将成文日期等信息根据不同文种的模版设置进行显示。检查挂号无误后保存即可。图9 挂号结果最后挂号人将公文按图10所示，发送给相应的排版人进行排版清稿处理。图10 发送给排版人4、 排版人处理排版人收到公文后进行清稿、排版操作，最后删除公文拟办表，点完成处理公文即可返回挂号人菜单。5、 归档最后由拟稿人对公文进行打印和归档，如果通用办公系统和电子公文传输系统完成对接后，还可以通过点击按钮，将公文推送至电子公文传输系统进行全市范围的发送。四、收文管理收文管理就是将其他单位发来的公文进行登记、审核、直到存档的整个过程。系统操作和发文非常相似，根据公文的性质一般分为“阅文”和“办文”。1、阅文办理。其他单位发来的公文，机要科人员在登记完成后，发送相关领导进行批阅。可用下面的流程图来表示： 图11 阅文流程图 （1）登记。点击“登记”按钮需要选择“阅文模版”，即可进入登记页面。点击“登记”按钮进行登记图12 收文登记将来文信息填写完整即可选择阅文领导对公文进行批阅，点击“添加”按钮进入人员选择，选择处理者后，单击“发送”即可。 图13 选择阅办人员 发送完成后系统自动转回到收文登记页面，操作栏会显示“阅文办理单”的按钮，点击进入，发出去的公文在对方没有接收之前系统提供了“收回”功能，这样可以避免公文在错误发送后能被及时取回，当前用户也可查询公文的批阅情况。点此按钮可收回、查询办理情况 图14 阅文办理单（2）批阅。当前处理人点击“接收”按钮，单击时进入处理页面，如下图单击进行批阅 图15 待办收文用户可以进行文字批注或者手写批注对公文进行办理。文字批注：通过键盘录入方式，使用word控件提供的编辑功能对公文进行编辑，所有改动的内容会以批注的形式留痕。手写批注：使用手写笔，模拟手写的方式进行公文处理，所手写的内容也会留痕保存，以供追溯。点击按钮，保存手写批注图 16 签批办理当前用户点击完成办理即可，公文会自动返回收文登记人由其进行归档操作。点击进行归档操作图17 归档操作2、办文操作。收到的公文登记完成后，经领导批阅、签批拟办意见后指定相关科室对文件进行承办，相关流程可用下图表示：图 18 办文流程收文类别为“办文”1）登记。点击登记将来文信息登记完整即可选择相关领导对公文进行签批。图19 来文信息登记2）拟办操作。相关领导点击接收按钮即可对文件签批拟办意见。点击“接收”进行操作点击进行手写批注图 20 签批办理3）办理。承办科室领导签批办理意见，具体操作同上。3、阅文转办文。流程可用下图表