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第二章会议旅游 博鳌亚洲论坛 博鳌亚洲论坛以平等 互惠 合作和共赢为主旨 立足亚洲 推动亚洲各国间的经济交流 协调与合作 同时又面向世界 增强亚洲与世界其它地区的对话与经济联系 海南省概况 海南 中国的第二大岛 它像一颗璀璨的明珠 点缀在浩瀚的南海碧波之中 辽阔广袤的海疆 旖旎秀美的热带风光 得天独厚的季风气候 逍遥康乐的清清温泉 神奇浓郁的黎苗风情 种类繁多的热带动植物 这一切 都使您在大自然的怀抱中尽情享受 留连忘返 海南背靠大陆 近傍港澳 南望东南亚诸国 是中国通往亚太地区最便捷的省份 海南土地总面积339万公顷 森林面积121 4万公顷 全岛海岸线长达1528公里 全省地处热带 属热带季风气候 年平均气温22 26摄氏度 终年无霜雪 光热充足 年日照1750 2650小时 雨量充沛 年平均降雨量在1500 2000毫米之间 海南是中国最大的经济特区 人口约800万 享有中央给予的特殊优惠政策和特别立法权 海南交通 能源 通讯等基础设施发达 全岛有2个国际机场和5个对外开放港口 岛内公路四通八达 环岛高速公路已全线贯通 各类交通工具可为您提供安全 舒适 便捷的服务 亚太论坛历史沿革 亚洲国家和地区虽然已经参与了APEC PECC等跨区域国际会议组织 但就整个亚洲区域而言 目前仍缺乏一个真正由亚洲人主导 从亚洲的利益和观点出发 专门讨论亚洲事务 旨在增进亚洲各国之间 亚洲各国与世界其它地区之间交流与合作的论坛组织 鉴此 1998年9月 澳大利亚前总理霍克 日本前首相细川护熙和菲律宾前总统拉莫斯倡议成立一个类似达沃斯 世界经济论坛 的 亚洲论坛 亚洲有关国家的政府均对成立 亚洲论坛 作出了积极反应 亚太论坛历史沿革 博鳌亚洲论坛成立大会于2001年2月26 27日在中国海南博鳌举行 包括日本前首相中曾根 菲律宾前总统拉莫斯 澳大利亚前总理霍克 哈萨克前总理捷列先科 蒙古前总统奥其尔巴特等26个国家前政要出席了大会 此外 中国前国家主席江泽民 马来西亚总理马哈迪尔 尼泊尔前国王比兰德拉 越南国家副总理阮孟琴等作为特邀嘉宾出席了成立大会并发表的重要讲话 大会宣布博鳌亚洲论坛正式成立 通过了 博鳌亚洲论坛宣言 博鳌亚洲论坛章程指导原则 等纲领性文件 取得圆满成功并受到了国际社会的广泛关注 选址博鳌原因 论坛总部选择在中国海南博鳌 这是亚洲地区的一些前领导人向中国高层领导提出的建议 他们认为 海南作为中国最大的经济特区 是中国深化与国际社会联系的实验区 海南省以建设生态省为目标 说明它当前和未来的发展重点是生态产业 这是亚洲和国际社会所看重的领域 符合世界经济发展潮流 海南博鳌是一个专门为论坛设计的集生态 休闲 旅游 智能和会展服务为一体的综合功能区 有着十分宜人的自然地理环境 博鳌朝烈大桥博鳌亚洲论坛会议中心 博鳌的变化 博鳌人说 在论坛的影响下 小镇发生了很多的变化 渔船变成了游艇 低矮的砖瓦房变成了高档的海景房 镇上来了很多新面孔 出现了很多新职业 园艺师 建筑工人 售楼小姐 酒店管理员 高尔夫球童等 博鳌镇党委书记吴恩泽说 博鳌的变化毋庸置疑 但由于这里自古以来就是半农半渔 目前来说 很多渔民已经转产到旅游业等服务业 但农业人口仍占大多数 目录 会议旅游概述 会议旅游是会展旅游的一种 广义上也属于商务旅游范围 一般指会议接待者利用召开会议的机会 组织各国与会者参加的旅游活动 其所涉及的旅游往往带有与工作相关的目的 消费档次 费用远远高于普通观光 会议旅游最早始于欧美地区经济发达的国家 随着社会的发展现在一个国家或者城市召开国际会议的数量已经成为该国或城市发展水平的标志之一 按照世界权威国际会议组织 国际大会和会议协会 ICCA 的统计 每年全世界举办的参加国超过 个 参会人数超过50人的各种会议约有40万以上 会议总开销超过2800亿美元 国际会议市场的巨大潜能和会议产业的高额回报 使越来越多的国家和地区盯住了这棵摇钱树 一般而言 会议旅游基本安排短线旅行 旅程很少离开会展举办地500公里以上 时间不会超过48小时 大多数为24小时以内 少数旅程可能超过1000公里以上 时间可以长达一周 甚至可以跨国旅行 会议旅游概述 起源 会议旅游最早起源于欧美地区经济发达国家标志 一个国家或城市召开国际会议的数量已经成为国家或城市发展水平的标志之一 会议旅游概述 会议旅游已经逐步迈向成熟阶段 主要表现在 1 国际会议旅游蓬勃发展 其主要原因是经济的迅猛增长直接导致各类专业人员及专业协会的大量增加 以至会议数量上升 2 国际会议旅游进入商业化阶段 会议中心日益分散 3 会议向全球化方向迅速发展 走上国际舞台 4 中国会议市场潜力巨大 会议旅游概述 1 会议旅游 尤其是国际性会议旅游能够带动相关产业的发展 促进就业和消费 会议旅客的消费是一般观光客的2 3倍 每增加20位出席会议代表就可创造一个全职就业的机会 2 会议旅游能够提高旅游目的地的知名度 国际会议是最大 最有特色 最有意义的城市广告 3 会议旅游能够提升知识 促进学术 科技 文化以及产业的交流 够提供最新的信息 促进学术 科技 文化及产业的交流 发表的往往的行业里最先进的知识 这给人们提供了获取信息 知识和财富的良好的途径 会议旅游概述 会议旅游概述 一是协会会议旅游 协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成 通过它来交流 协商 研讨或解决本行业的最新发展 市场策略以及存在问题 会议旅游概述 二是公司会议旅游 其中协会会议旅游和公司会议旅游是市场的主力军 也是各会议旅游目的地重点吸引和争夺的目标 该市场最有利可图 还会继续扩大 ICCA 国际大会协会 TheInternationalCongress ConventionAssociation创建于1963年 是全球国际会议最主要的机构组织之一 现有成员数目已经超过了720个 涉及近80个国家 在会议领域内 它是最具有国际影响力的协会 UIA 国际协会联盟 UnionofInternationalAssociations创建于1907年 是全球国际协会最主要的机构组织 大型会议 人数 300人 中型会议 100 人数 300人 小型会议 人数 100人 按照会议规模划分 国际会议的界定 ICCA标准1 固定性会议2 至少3个国家轮流举行3 与会人数至少50人 会议旅游概述 1 参加会议的人员比一般旅游者的消费水平高 购物能力强 从而会给会议旅游的接待者带来可观的经济收入 2 参加会议的人员需要参加会议又要参观游览 逗留时间比一般旅游者要长得多 3 会议旅游的计划性强 而且多在旅游淡季进行 可以有效地调节旅游旺季与淡季客源的不平衡 提高各类旅馆的全年利用率 4 会议旅游开展难度较小 会议旅游的开展在旅游设施和利益服务接待方面所具备的条件 要具备现代化的会议设施 要有不同档次的住宿和娱乐设施 会议举办地点的地理位置要好 交通便捷 最好是位于城市与机场之间 要有较高水平的服务和组织活动的能力 要有一批熟悉国际会议惯例并善于组织国际会议的专门人才 要具有良好的购物场所 商品货色齐全 并能做到 物有所值 会议旅游概述 1 时间周期 是按照需求而不是固定的时间周期来举行的 多在工作日 大多数公司会议旅游控制在1 2天 培训或奖励会议旅游的时间可长达3 5天 会议旅游概述 1 时间周期 会议旅游概述 1 时间周期 会议旅游概述 2 前期准备时间相对较短 很少长于1年的 如果是奖励旅游的话 应该提前8 12个月就要考察旅游目的地 会议旅游概述 3 地理位置是否适合公司的业务和需要 时间 交通费用和便捷程度是主要因素 比较倾向的地理位置有 市中心 海边 会议旅游概述 4 选择的酒店类型 市中心城区酒店 强调便捷的位置 舒服 熟悉的城区设施 郊区或汽车旅馆 交通方便 可提供停车场 随意和无拘无束 机场饭店 方便 再加上郊区饭店的长处 度假酒店 奖励旅游的最佳选址 淡季时较低的价格 魅力独特 专业保安 美丽的建筑 良好的形象 迷人的魅力 不同类型酒店的优点 会议旅游概述 4 选择的酒店类型 企业会议的特点 会议举办频率多无规律多数会议筹备时间短有关员工必须参加不需要通过促销吸引人们参加有些会议地点相对固定会议人数确定早会议资金由企业全额支付 只有一个账户 影响企业选择会议场所的因素 会议旅游概述 1 时间周期 一般会在固定的时间举行 为保证出席率通常安排在周末或下半周 大多数不少于3天 2 前期准备 事先计划好的 会议规模越大前期时间越长 3 地理位置 既要让与会者感觉到交通方便 又要考虑协会负责人的感觉 既要考虑到气候 环境 又要综合当地的城市形象和旅游景点 4 酒店类型 没有一定的模式 具体取决于会议的规模 性质 期限 会议旅游运作条件 不是任何地方都能举办会议旅游活动的 它的成功运作有着基本的条件依托 我们可以从举办地内外部环境和主观能动性方面进行会议旅游运作条件的分析 可供选择的清单 会议要求的所有重要条件 选择适合的会议场所 当地可提供的资源状况 程序 人数 背景 偏好 会议类型与场所的搭配 亲临现场实际考察 参考以下几点挑选场地 会议旅游运作条件 会议旅游运作条件 会议旅游运作条件 良好主观能动性的表现 1 举办地能与会议组织者良好互动 结合会议本身主题 安排有特色 有组织的旅游 2 会议相关设施建设没有对日常的社会和经济活动形成明显干扰 避免或减少会议的 挤出效应 3 积极进行会议旅游服务行动 如交通 餐饮 住宿 购物等 时间涵盖会前 会中和会后 并引起旅游业界的积极反应 4 有效的形象塑造 将地域特色与国际趋势相结合 将会议形象 举办地形象和旅游目的地的形象三者协调统一 5 有效的市场促销和公关运动 如赞助商的积极合作以及媒体对会议旅游活动的正面宣传等 6 会议相关旅游产品的开发和推广 如节事旅游 体育旅游等 举办地的主观能动性 会议旅游操作流程 会议旅游的实现是以会议的召开为前提的 会议旅游操作分为会议申办 承办和总结三个阶段 会议旅游操作流程 大型国际会议的主办有以下几种方式 申办阶段 1 会员国轮流主办轮流次序一般按加入组织先后或国名英文字母的顺序 会议旅游操作流程 申办会议是会议旅游的第一步 比较正规的国际会议 在申办之前 了解相关的规定 能事半功倍 会议因档次规模不同 申办的方式也不一样 申办阶段 会议旅游相关方全力支持 会议旅游操作流程 大型国际会议的主办有以下几种方式 申办阶段 2 地区性轮流主办指定轮流在指定某些地区召开 该地区有意争取主办的会员国可以提出申请企划书 会议旅游操作流程 大型国际会议的主办有以下几种方式 申办阶段 3 竞标方式主办这是会员国最具挑战性的主办权争取方式 竞标的方式通常要花费相当长的时间去苦心经营 通常有意主办的会员国会将相关的先决条件列在招标书中 一次竞标工作可以分成三个步骤 拟定竞标企划书 接待评比人员 评比小组前来考察 了解竞争对手 更好的展示竞争优势 会议旅游操作流程 申办阶段 会议旅游操作流程 承办阶段 会议旅游相关方实际配合 会议旅游操作流程 承办阶段 大型国际会议的组织机构图 大会组委会 承办委员会 秘书处 O 行政委员会 学术委员会 旅游委员会 注册委员会 公关委员会 展览委员会 交通委员会 旅行委员会 饭店委员会 秘书处 PCO 财务委员会 社会活动委员会 会议旅游操作流程 参观游览 返程票预订 会议纪念品发放 送客服务 承办阶段 会议旅游操作流程 总结阶段 会议旅游相关方总结提升 案例 博鳌亚洲论坛2005年会会议服务信息 1 抵达和注册代表抵达海口美兰机场后 请到设于机场抵达大厅一层的机场接待中心进行注册 凭证件或论坛秘书处的 确认函 领取胸卡和年会个人安排信息 并由接待人员统一安排乘车前往酒店 机场接待中心开放时间 4月20日 4月26日07 00 24 00电话 86 898 65720231未制证的代表 记者 将由接待人员安排车辆前往设于博鳌东屿岛桥头的培兰员工宿舍处临时制证点办理制证手续和领取胸卡 2 下榻酒店此次年会代表下榻酒店 博鳌索菲特大酒店电话 86 898 62966888博鳌金海岸温泉大酒店电话 86 898 62778888博鳌蓝色海岸度假别墅电话 86 898 62775555博鳌锦江温泉大酒店电话 86 898 62778588代表抵达各酒店后 请在前台直接办理入住手续 领取房间钥匙 年会秘书处提供的会议资料袋将直接放在酒店客房内 3 年会接待服务中心年会接待服务中心负责向与会代表和记者提供会议日程咨询 接待和车辆安排咨询 胸卡遗失补办 失物招领 旅游安排等服务 开放时间 4月21日 4月25日 07 00 24 00年会服务中心总部 博鳌索菲特大酒店大堂西侧电话 86 898 62966010 86 898 62966888转7207 年会接待服务中心分支机构 1 博鳌金海岸温泉大酒店大堂电话 86 898 62774175 86 898 62778888转15002 博鳌蓝色海岸度假别墅总台 701号别墅1楼 电话 86 898 62775403 5405 86 898 62775555转总台3 博鳌锦江温泉大酒店大堂电话 86 898 62774425 86 898 62778588转81084 年会秘书处将为代表和记者提供与会议有关的咨询服务 财务报销 并提供博鳌亚洲论坛会员介绍材料 年会赞助商介绍材料等 同时 负责会议期间文件材料的制作和发放 包括提供年会文件 演讲稿 新闻稿等 为支持环保 本次大会将尽量减少文件的复印 只制作少量文件供现场取阅 代表可在网吧通过博鳌亚洲论坛官方网站 www boaoforum org 浏览大会文件 确有需要 可从年会秘书处文件组获取 地点 博鳌亚洲论坛索菲特酒店和国际会议中心一层长廊年会秘书处开放时间 4月19日 4月25日 07 00 24 00电话 86 898 629665881370753992213707539933 86 898 62966888转7012 13 26 27 28传真 86 898 629666885 胸卡在年会期间 请您佩带胸卡 凭胸卡出入各活动场所 到指定餐厅用餐 乘坐穿梭巴士 胸卡如有丢失或损坏 请立即通知年会服务中心补办 6 着装参加会议和宴会时 请着正装 参加户外晚餐或外出游览时 可着休闲装 7 餐饮早餐 大会期间代表们将在下榻的酒店用早餐 早餐已包含在房费中 午餐 4月23日和24日中午 年会为正式代表安排了主题午餐会 地点在博鳌亚洲论坛国际会议中心一层东屿宴会大厅A B C和D 随行人员 配偶和记者可以在酒店其它餐厅用餐 费用自理 晚餐 4月22日博鳌亚洲论坛欢迎酒会 邀请范围 所有正式代表及其配偶 地点 索菲特酒店万泉广场 4月23日多彩的亚洲 博鳌亚洲论坛慈善晚宴暨焰火表演 邀请范围 所有正式代表 配偶和记者 地点 金海岸温泉大酒店游泳池畔 4月24日的沟通交流 告别晚宴 邀请范围 所有代表 配偶和记者 地点 索菲特酒店河畔烧烤餐厅 8 会议语言所有会议提供同声传译 会议提供的同声传译语种为 汉语 频道1 英语 频道2 9 新闻中心和新闻办公室新闻中心位于博鳌索菲特酒店一层走廊银河俱乐部电话 86 898 62966888 7361传真 86 898 62966021新闻办公室位于博鳌蓝色海岸708别墅电话 86 898 62775555 111 112 113 114 11562775406 5407 直线 传真 86 898 62775400新闻中心和新闻办公室的开放时间 4月21日12 00 20 004月22日 4月24日8 00 22 004月25日8 00 12 00媒体记者如欲采访参会代表 需将采访申请表送至新闻中心或年会新闻办公室 由新闻中心或新闻办公室代为联系参会代表安排 10 交通在会议期间 大会为参加会议的代表和记者提供机场至酒店和酒店至会场之间的交通服务 大会还在博鳌区域内设置穿梭巴士服务 与会人员可在站牌处候车 凭会议代表证 记者证或工作证上车 重大活动的交通由大会统一安排车辆接送 届时请注意酒店大堂处的交通安排公告 其他时间代表的因私用车 可直接向酒店前台或礼宾部预定 租车费用自理 请参见 场地 地图 部分之穿梭巴士路线图 穿梭巴士线路和时间安排如下 金芙蓉度假村 海航度假酒店 大庆酒店 金海岸温泉大酒店 锦江温泉大酒店 蓝色海岸度假别墅 索菲特大酒店 蓝色海岸度假别墅 金海岸温泉大酒店 锦江温泉大酒店 大庆酒店 海航度假酒店 金芙蓉度假村时间 4月21日15 00 22 0030分钟 班次4月22日08 00 22 4015分钟 班次 4月23日06 40 22 4010 15分钟 班次4月24日06 40 22 4010 15分钟 班次4月25日 安排详情请见酒店大堂处公告牌 咨询地点 年会服务中心11 快递服务TNT在博鳌亚洲论坛国际会议中心一层设立了快递服务处 为每位代表免费提供不超过10公斤的快递服务 可以运送至任何地点 寄送包裹时请携带您的胸卡 详情可咨询设在国际会议中心一层北门的TNT快递服务处 12 网吧联想集团为与会代表 记者在会场设立了网吧 方便代表上网和浏览大会文件 网吧还免费提供咖啡 网吧位于国际会议中心一层东门和西门大厅 13 酒店上网在索菲特大酒店 金海岸温泉大酒店的客房内均提供有线上网服务 锦江温泉大酒店的部分客房可以提供有线上网服务 代表可直接咨询酒店 蓝色海岸度假别墅部分客房可提供有线 无线上网服务 代表可直接咨询酒店 在国际会议中心以及附近公共场所 已覆盖无线上网服务 代表如需要可直接到索菲特大酒店商务中心购买上网卡 14 机票服务如需购买 更改或确认返程航班机票 请与如下酒店商务中心联系 博鳌索菲特大酒店商务中心开放时间 08 30 23 00电话 86 898 62966000 86 898 62966888转7218博鳌金海岸温泉大酒店商务中心开放时间 全天服务电话 86 898 62778888转3620 363715 电话中国海南省的区号为 0898 酒店客房内均可直拨中国国内长途和国际长途 但需到前台交付押金 移动电话的充值卡分为GSM和CDMA两种制式 售卡地点在各酒店的商务中心和新闻中心 仅接受人民币现金 16 会后旅游安排年会将安排丰富的会后休闲旅游项目 需付费 详情请咨询年会服务中心 17 启程前往机场时间博鳌地区的酒店到海口美兰国际机场需要1个半小时的车程 请根据您航班的起飞时间提前3个小时办理退房手续 同时关注设于服务中心处公告牌的返程航班乘车信息 18 气候博鳌气候属热带海洋气候 年会期间气候宜人 4月中日平均最高温度为35 最低温度为25 19 货币本地货币是人民币 英文简写为RMB或 1美元相当于8 2元人民币 兑换汇率以中国银行当日的兑换汇率为准 国际通行的货币及旅行支票可在酒店兑换 Visa Mastercard AmericanExpress等信用卡均可在酒店使用 20 电压中国的电压为交流220伏 饭店房间内的插座分为两相和三相 三相插座是MY 2204型 思考题 策划一个小型的会议旅游 会议旅游的设计与策划 一 会议旅游产品设计1 会议构成要素 1 会议议题 会议的基本任务 2 会议主办者跨地区 跨国家的国际会议 采取申办竞争程序确定主办者 合作性和学术性组织经常性会议或例会 年会 每一成员单位都有权利与义务主办 管理职权的机关为了布置工作 传达指示召集者就是主办者 3 与会人员 谁来开 多少人参加 4 会议时间