AvayaIPOffice电话会议资料.pdf

Avaya IP Office 电话会议 Avaya IP Office 电话会议 Avaya IP Office 会议系统是外部管理电子会议服务的替代方案 作为一种专用的 即时 会议桥 它可以在多人之间迅速的共享信息 IP Office 会议系统安全 易于使用且具备高性价比 理想适用于团队会议 客户会议 培训等环境 电话会议系统拥有您自己的会议桥可以减少或消除外部会议服务的费用 由于它是 常备性的 并且只供您的企业使用 您可以提高您的电话会议使用率 以此支持和 扩展您的客户群 同时改进从产品开发到员工培训在内的各种业务流程 IP Office 会议系统可以快速获得回报 如果您的企业目前定期采用第三方提供商 安排电话会议 那么您的 IP Office 会议系统的投资回报将是非常迅速的 例如 某企业一天举行两次一小时长度 四名参加者的电话会议 或任意相当规模 那 么根据地点及提供商的费用 在仅仅 9 到 10 周内该企业就可以看到其投资带来的 回报 它的优势如下所示 在尽可能少的时间内召开更多的会议 加强各分支机构之间的联系 减少因出差带来过高的成本支出 使用电话会议的好处不言而喻 减少差旅支出 降低成本 不会浪费不必要的时间 增加工作效率和会议的安全性 许多好的工作经验缩短了项目进行的时间 对复杂的组织架构和供应链流程极为有 效 IP Office Conferencing Solution IP Office 会议系统是 Avaya IP Office 一体化语音 数据及互联网通信解决方案 的组成部分之一 通过 IP Office 平台内置的会议桥功能中 您将得以创建多方电 话会议 而不管他们位于何处 即使身处不同的国家 IP Office Voicemail Pro 组件提供了内置安全验证功能 使电话会议系统更加完 整 当个人参加者加入会议时要提供 PIN 个人识别号码 代码 如果您的电信公 司提供呼叫主叫号码 系统还可以将呼叫者的身份同预先定义的记录相匹配 通过自己的 VoiceMail Pro 语音信息处理应用程序 IP Office 可以高效的管理会 议进程 定期安排的会议 例如每周的销售电话会议 可以预先分配 PIN 代码以提 前准备 用户提示音和信号音可使参加者轻松的加入或离开会议 在遇到任何问题 时 用户还可以立即联系内部管理员或接线员以寻求帮助 此外 获得许可接入 IP Office 系统的任何人都可以从远程地点管理和创建定期会 议 对于某些企业 例如有多个办公地点但仅有一支集中的 IT 团队的企业 这一 点特别有价值 IP Office Conferencing Capacity IP Office 提供电话会议的最大的灵活性 IP403 IP406 Office系统支持最大同时 支持 64 方会议或21个三方会议或任何总会议方不超过64方的组合 IP412 Office 系统支持 42 个三方会议或2个64方会议 这种强大的会议桥功能是IP Office拨入 式会议桥的优势 过去 电话会议的参加者稍多 会议安排就需要采用第三方电子 会议提供商的服务 而现在 利用Avaya IP Office会议系统 您的企业将可拥有 属于自己的私密 安全 随时可用的会议桥 会议桥最大容量 下列表格是不同型号 IP Office 的不同接口形式的最大会议容量 Rest Of the World Maximum participants IP Office Small Office Edition IP 401 IP403 IP406 IP412 ISDN 3 3 30 60 120 IP 3 3 20 20 40 Internal users 3 3 64 64 2x64 Total max 3 3 64 64 2x64 1 需要有 VoiceMail Pro 作密码验证 1 需要有 VoiceMail Pro 作密码验证 进入会议提示语和安全密码验证由 VoiceMail Pro 提供 这需要有 VoiceMail Pro 的软件许可支持 例如 4 个与会人员进入同时进入会议且同时需要密码验证 则 需要 4 个 license 一旦与会人员进入会议 VoiceMail Pro 端口会释放 让其它 参加会议的人员使用 如果同时进入会议的人员超过 4 个 则需要增加 VoiceMail Pro 的端口 in steps of 2 port increments IP Office Small Office Edition 和 IP403 最大支持 10 端口 406 支持 20 端口 IP412 支持 30 端口 IP Office 403 406 412 VoiceMail 软件需要运行在与 IPOffice 联网的 PC Server 上 2 IP Office 会议功能 2 IP Office 会议功能 IP Office 提供下列优异的会议功能特点 无需额外的会议设备 你只需有一台 IP Office 系统和外部以数字中继 VoIP 方 式连接 如果有 PIN 密码验证和会议语音提示则需要 Voicemail Pro 支持 易于使用 只需拨打会议桥的号码 如果需要输入会议密码 即可进入会议 从 IP Office Phone Manager Lite 和 Pro 中也可控制会议 对于 ad hoc 会议 模式 参加会议的用户需要拨打被叫用户分机即可将被叫用户加到会议中来 IP Office Phone Manager 会议的发起者可以控制 每个与会者主被叫号码 如果有 姓名识别则会显示姓名 会在 Conference tab of Phone Manager 的菜单中显示 如果需要 会议发起者会选择一个举手的与会者 分机命令 外部的与会者可从任何外线分机拨打预先设定好的会议 输入 PIN 密 码或选择会议菜单 定制问候语 可以为每个会议设置个性化的问候语 进入 退出会议提示音 进入 退出会议会受到单音提示 会议录音 手动路由最初需要在 IP Office 中的 Phone Manager 设置 数字 IP 显示区域或在 short code 中设置 需要有 VoiceMail Pro 支持 安全 为了防止未授权的用户访问会议系统 可以在 IP Office Voicemail Pro 中设置 PIN 密码 主叫号码显示可以在时间和日期文件中设置 远程管理 维护人员可以远程管理此会议系统 除此之外 IP Office 管理界面 可以管理全部的 IP Office 解决方案 phone system voicemail CTI server router firewall 和 DHCP server 3 增强型会议功能 3 增强型会议功能 IP Office 还可以增加增强型会议功能软件实现集成的会议桥功能 这个基于 Web 管理界面的软件包包括 2 个部分 增强型会议安排定制 定制和保留会议 和 增强型会议 Web client 以 web 界面完成电话会议功能 日程安排和 web client 可以分别使用 增强型会议功能可以和 SoftConsole 及 PhoneManager 集 成 3 1 增强型会议定制功能 3 1 增强型会议定制功能 基于 Web 界面的 scheduler 允许注册用户通过 web 界面在线创建和预定会议 scheduler 提供了会议安全的可能 并非常容易创建会议 用户只需输入会议日 期 时间 会议的持续时间及需要参会的人数 如果在用户所需时间合适有会议资 源的情况下 会议即可创建 一旦会议创建成功 会议资源就会分配给与会人员在 既定时间召开会议的会议号码 可以在会议召开之前加入音乐保持 如果资源可 用 访问 web scheduler 需要管理员创建用户 同时需要在 PC 上装载 Internet Explorer 6 0 或以上版本 不需要任何软件 可创建注册用户的数量 在 Power Conferencing 应用中不受限制 一旦注册成功 用户可以在预定会议之 前 检查是否有可用的会议资源 如果会议预定成功 用户也可以在正在排队的会 议菜单中看到已建立的会议状态 创建电话会议的用户可以将与会人员的详细资料如 E Mail 和电话号码添加到会议 中 这样就可以在会议之前 用 E Mail 通知所有与会人员会议的详细内容包括会 议名称 描述 会议 ID 和参加会议的 PIN 唯一识别码 如果 PIN 密码验证需要的 话 语音会议通知同样也可被激活 并通知参会人员 这样 VoiceMail Pro 会拨 打与会人员的电话 当会议开始时 如果这些与会人员被拨通 则把与会人员带入 到会议中 注 即时消息通知会在下一版本实现 与会人员的详细资料可以在进入会议之间修 改 对每个与会人员来说 使用 PIN 密码验证 使其能够被系统识别 并且显示在 the Power Conferencing Web client 上 这种高级安全措施是非常必要的 如果需要 语音宣告 VoiceMail Pro 会报读每个与会人员的名字 内部人员使用 或 询问 与会人员的名字 外部人员使用 当会议结束时 每个与会人员都会听到宣告 管理员可以生成会议使用率和每个会议的报告 消息内容包括会议名称 ID 号 会议起始日期 会议持续时间和与会人员的数目 每个会议报告可以列出与会人员 的详细列表和他们何时进入 离开会议 另外 如果举手投票在 Power Conferencing Web Client 使用的话 在会议中针对每个问题与会人员的投票结 果可以显示出来 3 2 增强型会议功能 Web Client 3 2 增强型会议功能 Web Client 作为电话会议的补充 会议主席可以建立基于 web 的应用 通过这样的 web 接口 会议主席和与会人员不仅看到与会人员的状态 还可以设置听众只听 听和说 可 以看到 web 界面的权限 web 客户端只有投票的权限 而主席可以在会议中提出问 题 修改与会人员的状态和某个与会人员私下交谈 会议主席可以在自己的 web client 端展示文档来进行讲解 这需要将文件格式保 存为 html 格式 例如 PowerPoint 演示文档 或 Excel 表格 或简单的 website URL 当讲解文档时 会议主席可以将此文档和所有的与会人员看到的文档同步 只要他的设备和 Power Conferencing server 有相同的域名即可 这是 Microsoft 的限制 而与会人员可以是在 Internet 的任何位置或在 Extranet 上 访问 Power Conferencing Web Client 只需要与会人员在 PC 上安装了 Internet Explorer 6 0 或以上版本 不需要下载任何软件 所支持的 web client 数量 和与会人员的数量一致 例如 每个会议最大 64 方 为了确保安全 访问 Web Client 同样需要与会人员用会议 ID 和他们的唯一 PIN 密码登录 这使系统可以 识别参加会议的成员并将他们的名字显示在屏幕的右侧 3 3 与 SoftConsole 集成 3 3 与 SoftConsole 集成 基于 PC 平台在办公前台配置 SoftConsole 应用只需在电脑上用鼠标托拽即可把公 司内部在 Busy Lamp Field BLF 显示的与会人员加入到 ad hoc 会议 VoiceMail Pro 会联系与会人员并把他们带到会议中 公司外部与会人员可以通过前台把他们 添加到会议