第八章会议纪要(会议记录)的写作.ppt

1 会议纪要 会议记录 会议记录 会议纪要 第八章会议纪要 会议记录 的写作 公文写作与处理 2 会议记录 会议记录的概念 作用与特点 会议记录的结构与写法 会议记录的写作要求 公文写作与处理 3 记录下来的书面材料 会议记录 是开会时当场把会议的 基本情况 会议内容 公文写作与处理 4 会议记录 是重要的工作记录材料 通常情况下 是由指定的专人负责 用专门的本子记录 保管 每次会后 会议的主持人要签阅 以后要归入档案保存 公文写作与处理 5 会议记录的作用 开会作记录 可作为传达 执行会议决议和贯彻会议精神的依据 也可以作为会后进一步分析 研究 总结工作的重要参考材料 还能起到备查作用 公文写作与处理 6 会议记录的特点 真实性 资料性 公文写作与处理 7 真实性 是指必须对会议情况进行客观的纪录 公文写作与处理 8 资料性 是指会议记录不仅是分析会议进程 研究会议议程的依据 还是编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料 此外 还可以作为原始资料编入长期档案保存 以备需要时查阅 公文写作与处理 9 会议记录的结构与写法 会议记录的结构要素 会议记录的写法 公文写作与处理 10 会议记录的结构要素 标题 正文 尾部 公文写作与处理 11 标题 会议名称 文种例如 XX集团公司第四届董事会会议纪录 直书文种为标题例如 会议记录 公文写作与处理 12 正文 首部 主体 结尾 公文写作与处理 13 首部 会议名称 会议时间 会议地点 会议出席 列席和缺席 会议记录人签名 会议主席 主持人 上述这些内容 要在会议主持人宣布开会前写好 会议概况 公文写作与处理 14 会议出席 列席和缺席情况 人数不多的会议 要把出席人的名字都写上 如果是工作例会 也可以只写缺席者的名字 人数多的会议 不可能写与会者的名字 可只写人数 包括应到人 实到人 缺席人 公文写作与处理 15 主体 会议议题 如果有多个议题 可以在议题前分别加上序号 发言人及发言内容 记录每人的发言时都要另起一行 写明发言人的姓名 然后加冒号 会议决议 决议事项应分条列出 有表决程序的要记录表决的方式和结果 公文写作与处理 16 结尾 另起一行 写明 散会 并注明散会的时间 公文写作与处理 17 尾部 右下方写明 主持人 签字 记录人 签字 公文写作与处理 18 会议记录的写法 这部分一般包括会议主持人的发言 会上的报告或传达了什么事情 讨论了什么问题 做出了什么决议等项目 记录这些内容常用两种方法 简要记录法 详尽记录法 公文写作与处理 19 简要记录法 一般性的会议均采用此法 此记录法采用有详有略的简要纪录 只抓住中心要点即可 允许采用改变原本内容性质 只记大意的方法 公文写作与处理 20 详尽记录法 重要的会议 关键性的问题 特别是意见有分歧 要采用详尽记录法 不仅要一字不丢 还要保持 原汁原味 公文写作与处理 21 会议记录的写作要求 记录速度快 记录内容真实 要及时整理 甚至有时还要念给与会者听 以征求大家的意见 以便将记录内容推敲的准确 公文写作与处理 22 例文分析天地公司项目会议记录时间 2003年1月10日上午9时地点 公司第一会议室出席人 各分公司与直属部门经理主持人 李遍聚 集团公司副总裁 记录 钟苗 总经理室秘书 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 美康娱乐城 的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 略 二 发言 第一分公司齐总 该项目的选址应定位在亚运村以北 清河以南 略 第二分公司刘总 该项目应以体育健身为龙头 带动其它餐饮娱乐项目 略 市场部都总 汇报市场调查与预测的结果 略 财务部黄总 汇报公司的资金状况 略 技术部王总 汇报建筑项目投 招标情况 略 三 决议 一 四 略 四 散会 上午12时 主持人 李通聚 签名 记录人 钟苗 签名 公文写作与处理 23 例文分析 3 3结构 天地公司项目会议记录时间 2003年1月10日上午9时地点 公司第一会议室出席人 各分公司与直属部门经理主持人 李遍聚 集团公司副总裁 记录 钟苗 总经理室秘书 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 美康娱乐城 的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 略 二 发言 第一分公司齐总 该项目的选址应定位在亚运村以北 清河以南 略 第二分公司刘总 该项目应以体育健身为龙头 带动其它餐饮娱乐项目 略 市场部都总 汇报市场调查与预测的结果 略 财务部黄总 汇报公司的资金状况 略 技术部王总 汇报建筑项目投 招标情况 略 三 决议 一 四 略 四 散会 上午12时 主持人 李通聚 签名 记录人 钟苗 签名 公文写作与处理 24 例文分析 全文结构3 天地公司项目会议记录 标题1 会议名称 文种 时间 2003年1月10日上午9时地点 公司第一会议室出席人 各分公司与直属部门经理主持人 李遍聚 集团公司副总裁 记录 钟苗 总经理室秘书 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 美康娱乐城 的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 略 二 发言 第一分公司齐总 该项目的选址应定位在亚运村以北 清河以南 略 第二分公司刘总 该项目应以体育健身为龙头 带动其它餐饮娱乐项目 略 市场部都总 汇报市场调查与预测的结果 略 财务部黄总 汇报公司的资金状况 略 技术部王总 汇报建筑项目投 招标情况 略 三 决议 一 四 略 四 散会 上午12时 正文2 主持人 李通聚 签名 记录人 钟苗 签名 尾部3 公文写作与处理 25 例文分析 正文3 天地公司项目会议记录时间 2003年1月10日上午9时地点 公司第一会议室出席人 各分公司与直属部门经理主持人 李遍聚 集团公司副总裁 记录 钟苗 总经理室秘书 首部1 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 美康娱乐城 的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 略 二 发言 第一分公司齐总 该项目的选址应定位在亚运村以北 清河以南 略 第二分公司刘总 该项目应以体育健身为龙头 带动其它餐饮娱乐项目 略 市场部都总 汇报市场调查与预测的结果 略 财务部黄总 汇报公司的资金状况 略 技术部王总 汇报建筑项目投 招标情况 略 三 决议 一 四 略 主体2 四 散会 上午12时 结尾3 主持人 李通聚 签名 记录人 钟苗 签名 尾部 公文写作与处理 26 例文分析 3 3结构 天地公司项目会议记录 标题1 会议名称 文种 时间 2003年1月10日上午9时地点 公司第一会议室出席人 各分公司与直属部门经理主持人 李遍聚 集团公司副总裁 记录 钟苗 总经理室秘书 首部 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 美康娱乐城 的兴建立项以及如何开展前期工作的问题 略 二 发言 第一分公司齐总 该项目的选址应定位在亚运村以北 清河以南 略 第二分公司刘总 该项目应以体育健身为龙头 带动其它餐饮娱乐项目 略 市场部都总 汇报市场调查与预测的结果 略 财务部黄总 汇报公司的资金状况 略 技术部王总 汇报建筑项目投 招标情况 略 三 决议 一 四 略 主体 四 散会 上午12时 正文2 结尾 主持人 李通聚 签名 记录人 钟苗 签名 尾部3 公文写作与处理 27 会议纪要 会议纪要的概念与特点 相近文种辨析 会议纪要的种类 会议纪要的写法 会议纪要的结构 公文写作与处理 28 会议纪要 是把一次会议召开的概况 讨论的主要问题和结果 整理出来形成的公文 适用于记载和转达会议情况和一定事项 并要求与会单位和人员共同遵守执行 公文写作与处理 29 会议记要 主要用于比较重要的工作会议 这种会议往往是为了解决当前工作中的某项实际问题而召开的专门会议 把会上作的情况分析 讨论研究的问题和解决的办法等 整理出来 写出纪要 这有两个目的 一是为了向上级汇报会议情况 使上级了解 以便及时地得到指导 二是为了向下级传达 以便贯彻执行 有时 上级机关认为具有普遍意义 可以用正式文件批转 把它下传到有关单位 或有关地区 让他们结合本单位 本地区的实际情况贯彻执行 公文写作与处理 30 会议记要 一般以会议记录整理成文 它可说是特殊的行政公文 说它特殊 有以下两方面的原因 一是它一般不用其他行政公文的格式制作 它一般只有标题和正文组成 没有文头 没有主送机关 也不需标落款和成文时间 二是它在机关内部的传递方式与一般的行政公文有所不同 一般说 会议纪要不能像其他行政公文那样单独传递 往上传送时 要写上一报送报告 把它作为附件 往下发送时 要有一发文通知 也把它作为附件 公文写作与处理 31 会议纪要的特点 纪实性 简要性 务实性 议定性 执行性 表现形式灵活多变 行文关系多样性 纪要 的 纪 其义同 记 所以 纪要 就是 记要 它的含义就是记录要点的文字 会议纪要是根据会议的宗旨 有关文件 用准确的语言 概括地反映会议概况和要点的一种文体 会议纪要又是一项思想性 政策性和技术性很强的工作 还是整个会务工作的组成部分 须注意的是 在使用时 常常会加会议的主办单位或上级单位加批语下发 公文写作与处理 32 所谓纪实性 就是根据会议实录整理而成 而不能有所阐发或发挥 要保持和会议的实际情况一致 会议未涉及到的问题不能写 在研究问题时 如果意见不一致 应写多数人的意见 或把几种意见都写上 不允许凭空杜撰 纪实性是会议纪要的生命 公文写作与处理 33 所谓简要性 就是要提纲挈领 将会议的主要精神或会议经讨论 研究得出的做法或措施事项写明 不能将与这些内容无关的东西写入 公文写作与处理 34 所谓务实性 是指会议纪要是为当前实际工作中存在哪种需要解决的重大或特殊问题而制发的 一般常规运作的工作 不用会议纪要的形式发布 公文写作与处理 35 表现形式灵活多变 会议纪要灵活性强 篇幅长短不拘 制发者的意图寓于对纪要内容的取舍 结构的安排 文字的组织之中 公文写作与处理 36 所谓议定性 是指会议纪要所传达的事项和主要精神必须是与会单位充分讨论 比较研究 统一认识后表决通过定下来的 未经会议讨论或议而未决的事项以及 各种分歧意见 不能写入纪要之中 公文写作与处理 37 所谓执行性 是指会议纪要具有较强的约束力 它所传达的经会议议定的重要事项和主要精神 要求与会单位必须共同遵守执行 因此 会议纪要一经通过 形成文件发出 就成为一定范围内指导工作 解决问题的重要依据 属于指示性公文 公文写作与处理 38 所谓行文关系多样性 是指会议纪要主要下发给与会单位及其下属机关 传达贯彻执行会议精神和事项 指导工作 也可以上呈有关领导部门 汇报会议的情况和结果 还可以向平行机关发出 传达会议精神 扩大会议影响 因此 会议纪要的行文关系比较复杂 但主要用作下行 所以 分类时划归为下行文 公文写作与处理 39 相近文种辨析 会议纪要与决议 会议纪要与简报 会议纪要与会议记录 公文写作与处理 40 会议纪要与决议 相同之处 不同之处 公文写作与处理 41 相同之处 都是用来记录会议成果 传达会议精神的文种 都要求与会单位和人员共同遵守执行 公文写作与处理 42 不同之处 使用范围不同 内容不同 写法不同 现实效用不同 形成过程不同 公文写作与处理 43 适用范围不同 行政机关只有会议纪要 没有决议 党委机关两个文种都有 公文写作与处理 44 内容不同 决议的内容一定是原则性的重大问题 而会议纪要的内容可轻可重 涉及的问题可大可小 例如 一次办公例会结束后 可发会议纪要 但不能发会议决议 公文写作与处理 45 写法不同 会议纪要可以反映会议上不同的观点或几种同时存在的意见 而决议只能反映多数人通过的统一的观点或意见 一份会议纪要可以同时写出不同方面互不关联的几项决定 而一份决议只能写某一方面某一问题的最新结论 公文写作与处理 46 形成过程不同 会议纪要是把会议情况整理出要点 经机关领导人审核签发后即可定稿 而决议初稿写成后 必须经正式会议 按法定程序通过后才能生效 公文写作与处理 47 现实效用不同 决议一旦形成 有关部门必须严格贯彻执行 其指令性和约束力都很强 而会议纪要虽有权威性 也可作为办事依据 但指令性较弱 公文写作与处理 48 会议纪要与简报 会议纪要对有关单位和与会者有约束力 必须贯彻执行 简报是作为报告工作情况 交流信息之用 以利上下左右参考 对收文单位没有硬性要求 没有约束力 会议纪要必须忠实于会议情况 执笔者不能对纪要内容作主观评价 简报的编者可以对其所述事件发表评论 即可誉扬 也可批评 公文写作与处理 49 会议纪要与会议记录 会议纪要是根据会议记录等有关材料加工 提炼而成的 而会议记录只是原始材料的记载 记录着不能更动 会议纪要是根据一定的材料制作成的公文 是文章 而会议记录不是公文 也不是文章 只是拟写公文 文章的材料 公文写作与处理 50 会议纪要的种类 按其内容 可分为 按其性质 可分为 公文写作与处理 51 会议记要的种类 按其内容 可分为 行政例会纪要 协商交流会议纪要 工作会议纪要 座谈会议纪要 公文写作与处理 52 会议记要的种类 按其性质 可分为 知照性会议纪要 执行性会议纪要 公文写作与处理 53 行政例会纪要 是指各机关召开办公会议和行政例会时 根据会议研究决定的问题 所形成的一种会议纪要 公文写作与处理 54 工作会议纪要 是指召开专门性的工作会议 研究一些重大理论或实践问题 归纳出共同研究的意见 办法 然后形成的一种会议纪要 公文写作与处理 55 座谈会议纪要 是指为解决某个重要问题 召开有关人员参加 通过讨论 形成多数人的共同意见 将会议情况和讨论问题整理出而形成的一种会议纪要 公文写作与处理 56 协商交流会议纪要 是指那些侧重于汇集 交流工作情况和经验体会 如 现场会 经验交流会 业务协商会 学术讨论会等 这些会议形成的纪要 即协商交流性纪要 主要起协调 交流 促进的作用 公文写作与处理 57 会议纪要的结构 标题 主送机关 正文 落款 抄送机关 公文写作与处理 58 标题 完整性标题 会议名称 或会议内容 文种 事由 文种 正副标题式 公文写作与处理 59 完整性标题 即由发文机关名称 事由 或会议名称 文种组成 例如 中国美术家协会书记处会议纪要 公文写作与处理 60 会议名称 或会议内容 文种 例如 省反走私工作会议纪要 报告文学座谈会纪要 公文写作与处理 61 事由 文种 例如 关于禁止基层政府乱摊派收费问题的会议纪要 公文写作与处理 62 正副标题式 例如 反腐才能倡明 市反腐工作座谈会纪要 对比反映差距 差距说明问题 郑州市六个棉纺织厂厂座谈纪要 此种标题法 往往是为了新闻报刊使用的标题 政府工作的会议纪要 一般较少使用 公文写作与处理 63 主送机关 即受文单位 会议纪要的主送机关通常是上级机关 公文写作与处理 64 正文 导言 开头 部分 主体部分 结尾部分 公文写作与处理 65 导言 开头部分 召开会议的单位 召开会议的目的 讨论的问题 会议议程 会议时间 取得的效果 会议地点 与会的领导人 主持人 与会人员 公文写作与处理 66 主体部分 内容部分 常用的写法 公文写作与处理 67 内容部分 反映的情况 研究的问题 做出的决定 今后的任务 解决问题的措施 公文写作与处理 68 常用的写法 概述法 归纳法 记录法 公文写作与处理 69 概述法 就是把会议的发言 讨论的情况综合到一起 概括地叙述出来 这样的写法 多用于小型会议 或讨论的问题比较集中 意见比较一致 公文写作与处理 70 归纳法 就是把会议的内容归纳为几个大的方面或问题 此种方法适合会议规模比较大 讨论的问题比较多 涉及的方面比较广 因此 就需要把许多意见加以分类整理 但分类整理不是事无巨细都分类写出来 而是要突出会议的中心和目的 把主要观点反映出来 可以分项写 也可以列出小标题写 公文写作与处理 71 记录法 这种方法是按照会议上发言的顺序 把每个人发言的主要意见写出来 这种方法的好处是能够如实地反映出会上的讨论情况和每个人的不同看法 这种方法多用于 座谈会纪要 学术讨论会纪要 一般 工作会议纪要 不采用这种写法 用这种写法 除报告人 重要发言人要提出名字外 一般的综合意见 多用 与会者认为 会议认为 来叙述 这种发言记录式写法 要除写发言者的名字外 还要在名字后面加括号写明他的工作单位和职务 公文写作与处理 72 记录法写作特点 使用此种方法时 往往在主体部分的段落之首 冠以 会议认为 大家提出 会议强调 会议指出 等习惯性的开头语 这些习惯用语起连接和强调作用