高效会议管理技巧（PPT52页).ppt

高效会议管理技巧 Meeting Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 会议概述 1 会议的意义 会议是一种群体沟通的方式会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在 2 会议的目的 收集意见传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与消除分歧 资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 3 会议的种类 4 会议的频率 固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议 随时按需要至少每月一次最多一月一次 5 会议成本的计算 1 会议的时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议筹备者的工作时间 会议服务人员工作时间 2 直接的会议成本 会议设施租用费 会议场地费 与会者的旅费食宿费 文件准备费 3 效益损失成本 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产 Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 会议的通病 会议效率不高 高效会议的8大特征 会议流程 议程 1 会议的开始2 进行会议讨论3 结束会议 会议准备 会后跟踪 一个中心 两个基本点 Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 开会前的准备工作 高效的会议 在你宣布开会前就已经开始了 是否要开会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作 无需开会的 五个如果 如果 已经按惯例每周聚会 必须开会的 五个如果 如果 听取部门汇报工作 给小组委派任务 必须把信息同时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益 案例练习 一家工厂着火了 经过调查 原因在于一名员工违反了操作条例 在车间内吸烟 所以导致火灾发生 如果你是这家工厂的生产经理 你要采取下列哪种方式处理此事 1 一对一批评2 开会当众批评3 写检查处罚为什么 准备工作的作用 选择最恰当的讨论方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚地告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突 5W1H 5WWhy 会议的目的What 讨论的话题Who 参会者When 日期及时间Where 地点 1HHow 怎么样 会议形式等 会议准备工作核对单 会议准备工作核对单 会议记录的要素 会议通知模板 主持人的准备工作 设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执 Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 主持人的会议管理技巧 在会议上 会议主持人要做些什么呢 如何做开场白 定义 3 5分钟的谈话 系统 简介及有明确宗旨 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 程序 概观会议进行程序 提供与讨论有关的资讯规范议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 如何分配发言时间 一次会议真正用于开会的时间只有80 尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围 如何掌握议事进度 如何达成决议 决策方式 4种群体决议 如何圆满结束会议 预留5 7分钟做总结 确定工作分配妥当 准时结束会议 如何倾听和说话 倾听的礼节 听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事 倾听是什么 暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注地理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 倾听的技巧 倾听的具体方法 1Nod smile 点头且微笑 2Eyecontact 眼神接触 3Listeningvoice 倾听的 声音 4Leanforward 身体前倾 5Repeat summarize 重复 总结 6Makenotes 作记录 倾听的误区 别人说话时 你在想自己的事 边听边与自己的不同观点对照 经常打断别人的谈话 为演讲者结束他的演讲 忽略过程只要结果 仅听自己想听或愿听得东西 精力不集中 易被其他东西干扰 会议中的说话技巧 沟通技巧回顾 沟通的定义 沟通是指为了制定的目标 把信息 思想和情感在个人或群体间传递 并达成共同协议的过程 沟通的模型 沟通的效果 取决于接收者接收到的 而非表达者表述的 沟通的漏斗理论 100 80 60 40 20 有效沟通原则 职场沟通技巧 建立信任 不受偏见影响 放弃对等原则 不受 派别 和 盟友 的影响 一 营造良好工作关系 职场沟通技巧 二 同理心 换位思考 交流双方都站在对方的角度上 设身处地为对方考虑 才能真正体会彼此的意思 也才能实现成功的沟通 职场沟通技巧 三 面对面沟通 语言 词语 内容 声音 语音 语调 视觉 非语言 肢体等 7 38 55 不佳的肢体语言 抱胸 插腰 靠在桌子或椅背上 没有眼神交流 托腮 手背后 拨弄头发 打哈欠 捂住嘴 咬手指 做小动作 东张西望 无故离席 看表 职场沟通技巧 四 合理使用非语言沟通方式 公文备忘录邮件计划书报告提案 统一性系统性可视化存档 职场沟通技巧 五 事关紧要的措辞 对事不对人你没有填对这张表格中还有一些东西需要我们填一下 用 我 来代替 你 你弄错了 你误会了对不起 我没有讲清楚 职场沟通技巧 五 事关紧要的措辞 避免下命令你应该 你必须 我们才能 请你 您看是不是可以这样 负起责任我不知道 这不是我的事 我不能 我不太清楚 但小张应该能帮助你 我们去找他吧 避免引起对抗你们总是在这样 绝对不可能 请在以下描述话语中选出正确的反馈 1 你出生前我们就是这么做的 2 这就是最佳解决方法 3 这是目前为止我所知道的最好解决方法 你还有什么更好的建议 4 为了按时完成任务 我要你这样做 练习 Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 会议记录的要素 会议纪要模板 Contents 目录 会议概述 会议的效率 开会前的准备工作 主持人的会议管理技巧 会议记录 会后跟进 会后跟进 一 参会者的会后跟进拿到会议记录后仔细阅读 尤其是对与自己工作相关的信息作