金算盘eERP-B商务协同使用手册.pdf

金算盘软件金算盘软件使用手册使用手册 e e e eERPERPERPERP B B B B协同商务协同商务 采购协同采购协同 销售协同销售协同 重庆金算盘软件有限公司重庆金算盘软件有限公司 本手册内容若有变动 恕不另行通知 本手册例子中所用的公司 人名和数据若非特别声明 均属虚构 未得到 重庆金算盘软件有限公司的明确书面许可 不得为任何目的 以任何形式或手段 电子或机械的 复制或传播手 册的任何部分 本手册所述内容可能与你使用的软件版本有差异 请你在使用中注意软件所提供的帮助 若有疑难问题 请与本 公司的客户服务机构联系 本公司只承担客户所购本公司产品软件的服务 非购买软件手册部分仅供客户参考 以备将来需要时购买 本公司承担客户所购买本公司产品软件错误更正服务 对其产生的后果不负责任 本公司承担指导客户使用的责 任 但对其误操作产生的后果不承担责任 c 重庆金算盘软件有限公司版权所有 保留所有权利 是本公司的产品商标 本手册提及的其它产品和公司名称均可能是各自所有者的商标 本手册的部分屏幕文字和图片为相应的公司版权所有 重庆金算盘软件有限公司 目录1 目目目目录录录录 前言前言 2 2 2 2 第一章第一章基础设置基础设置 2 2 2 2 第一节协同参数设置 2 第二节企业邮箱设置 7 第二章第二章采购协同采购协同 8 8 8 8 第一节采购协同流程介绍 8 第二节采购协同功能菜单使用 9 一 新建采购订单 9 二 发送采购订单 10 三 供应商接收订单 13 四 供应商发货 14 五 采购订单收货 18 六 采购订单付款 18 七 供应商收款信息 21 第三章第三章销售协同销售协同 21212121 第一节销售协同流程介绍 21 第二节销售协同功能菜单使用 23 一 客户发送订单 23 二 销售订单 25 三 销售订单发货 26 四 客户收货 28 五 客户付款 28 六 销售收款 31 第一章基础设置2 前言前言 在本模块中 系统将提供多种信息协同方式来实现供应链购销双方在各个业务节点中端对端 的连接 使企业间业务对接更加紧密 流程更加顺畅 最终达到供应链业务执行的最佳状态 本 手册分别从系统设置 供应商采购协同和客户销售协同三部分入手为大家详细介绍 第一章第一章基础设置基础设置 在供应链协同模块中 实现企业间协同工作 首先需要用户在系统中进行 协同参数设置 和 企业邮箱设置 下面在本章中我们依次来介绍如何进行设置 第一节第一节第一节第一节协同参数设置协同参数设置协同参数设置协同参数设置 协同是利用网络为媒介 通过不同的方式实现往来单位之间业务单据转换和协同信息的收 发 协同参数是指往来单位之间具体采用哪种协同方式和哪种协同内容 系统提供的协同方式 有 手机短信 电子邮件 即时通等 用户需要选择需要的方式这叫做协同方式参数设置 同时 系统也提供了 订货消息 发货消息 付款消息等不同消息类型 用户选择协同消息选项这叫做 协同内容参数设置 用户确定好协同方式和协同消息选项后 后续发生实际业务时 系统会按指 定设置收发消息 下面我们将介绍如何设置协同参数 第一章基础设置3 操作方式 操作方式 第一步 第一步 在协同商务模块中 双击下方 协同参数设置 如下图 第二步 第二步 承接上图 弹出下面的界面 批量协同设置 您可以根据需要选择消息协同方式 和消息协同内容 选中后打 点击下一步 如下图 第一章基础设置4 说明说明 1 在采购协同设置右端有一个 选项 该选项的作用是 若选择 在系统中填制完成该供应商的采购订单后会列示在本模块中的供应商 发送 采购订单 列表中 并支持平台用户的订单转换 若不选 在发送订单列表中不显示 不支持订单发送 2 协同消息的四种方式 短信通知 在往来单位卡片中设置了手机号码后会通过手机短信的方式发送消息 邮件通知 在往来单位卡片中设置了电子邮箱地址后通过电子邮件的方式发送消息 即时消息 在往来单位卡片中设置了即时通知号码后会通过即时通方式发送消息 即时通就 是我们使用的 BIM 亿禧消息 在往来单位卡片中设置了亿禧账号后会通过亿禧平台发送在线消息 3 协同消息类型 采购协同 订货消息 选择该选项后 用户创建采购订单时 可以选择单据右侧的 订货通 第一章基础设置5 知 发送订货消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收订货通 知 采购协同 已收货消息 选择该选择后 用户生成商品采购单时 可以选择单据右侧的 收 货通知 发送收货消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收已 收货通知 采购协同 已付款消息 选择该选择后 用户生成采购付款单时 可以选择单据右侧的 付 款通知 发送付款消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收已 付款通知 销售协同 订货消息 选择该选项后 用户创建销售订单时 可以选择单据右侧的 订货通知 发送订货消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收订货通知 销售协同 已发货消息 选择该选择后 用户生成商品销售单时 可以选择单据右侧的 发货 通知 发送发货消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收已发货 通知 销售协同 已收款消息 选择该选择后 用户生成销售收款单时 可以选择单据右侧的 收款 通知 发送收款消息 若不选 则系统提示 往来单位协同设置中为不接收已收款 通知 第三步 第三步 系统默认为 指定往来单位 选项 点击下一步 如下图 第一章基础设置6 第四步 第四步 在往来单位列表中选择需要协同的单位 在第一列 选择 项目中打 再点 击 完成 按钮 协同参数就设置完成了 如下图 这里为了方便用户在列表中快速的选择出所需要的往来单位 在界面的右端还提供了 全部 选择 全部取消 等辅助按钮 配合使用 第一章基础设置7 第二节第二节第二节第二节企业邮箱设置企业邮箱设置企业邮箱设置企业邮箱设置 收发电子邮件是供应链业务协同的手段之一 往来单位卡片提供了邮箱地址 那么我方也必 须建立自己企业邮箱进行双方的对接 在供应链协同模块的下方 点击 企业邮箱设置 文字图标后 系统调用亿禧网功能 链接 下面的界面 在此录入设置邮箱的相关信息 录入完毕后 先点击 测试 按钮 系统将自动检测录入的 邮箱是否为有效邮箱 给出提示信息 待检测通过后 点击 保存 按钮 保存当前录入的邮箱 信息 注 该邮箱绑定公司自己的电子邮箱 设置好邮箱账户后 就可以利用此邮箱向客户和供应 商发送各种业务单据信息了 项目为必输项目 第一章基础设置8 第二章第二章采购协同采购协同 第一节第一节采购协同流程介绍采购协同流程介绍 采购协同流程前提条件 采购协同流程前提条件 购销双方均为亿禧网的注册用户 非注册用户暂不支持双方协同功能 采购协同流程是基于用户 我方 为购货方角色展开 采购协同流程的操作过程 采购协同流程的操作过程 第一步第一步 新建采购订单 新建采购订单 用户在系统中手工创建采购订单 第二步第二步 发送采购订单 发送采购订单 创建好采购订单后 将采购订单发送给供应商 并发送订货通知 第三步第三步 供应商接收采购订单 供应商接收采购订单 供应商接收到我方发送的采购订单后 根据协同关系转换成为供应商的销售订单 第四步第四步 供应商发货 供应商发货 供应商对销售订单审核确定后 对我方进行发货 并向我方发送 发货通知 第五步第五步 我方采购订单收货 我方采购订单收货 供应商发货后 我方对发出的货物组织验收入库 第六步第六步 我方采购订单付款 我方采购订单付款 收到货物后 填制采购付款单向供应商支付货款并发送付款通知 第七步第七步 供应商收款 供应商收款 第一章基础设置9 我方付款后 供应商收取货款 整个采购流程就结束了 流程图 第二节第二节采购协同功能菜单使用采购协同功能菜单使用 一 新建采购订单一 新建采购订单 操作方式 操作方式 双击 新建采购订单 图标后 进入填制订单的界面 如下图 第一章基础设置10 如何填制订单这里不做详细介绍 具体请参考 金算盘 eERP B 供应链管理 手册第一章第 三节第 10 页的详细介绍 二 发送采购订单二 发送采购订单 发送采购订单界面包括了 未发送采购订单 和 已发送采购订单 两张列表 未发送采购订单列表未发送采购订单列表 操作方法 操作方法 双击 发送采购订单 图标后 弹出下面的界面 在未发送采购订单列表中用户选择需要 发送的采购订单 点击 发送 按钮 采购订单就发出了 执行结束后 系统弹出发送采购订 单执行结果的消息框 如下图 第一章基础设置11 功能键使用说明 功能键使用说明 发送发送 选择采购订单后按协同选项发送邮件或若为设置亿禧账号的平台用户将发送协同订单 刷新刷新 刷新当前订单列表 全部选择全部选择 全部选择当前列表显示的订单 订单一次性发送最多只能选择 100 张 全部取消全部取消 全部取消订单的勾选标志 栏目设置栏目设置 调用采购订单列表栏目设置功能 第一章基础设置12 筛选筛选 调用采购订单筛选功能 退出退出 退出当前订单发送窗体 用户在发送订单时 用户在发送订单时 若如该供应商在往来单位卡片协同设置中设置了电子邮件 则系统会通过电子邮件形式发 送给对方 形成双方的消息协同关系 若该供应商在往来单位卡片还设置了亿禧账号 那么系统将会生成对方的协同订单 未发送采购订单列表项目说明 未发送采购订单列表项目说明 发送日期 发送订单的日期 日期 在本系统中采购订单生成的日期 单据号 在本系统中创建采购订单的单据编码 单位 采购订单抬头中的单位名称 未发送采购订单列表范围说明 未发送采购订单列表范围说明 1 在本系统中创建的采购订单 2 供应商卡片中该供应商在协同设置页面设置 亿禧网账号 或是 邮件通知 且 向 供应商发送采购订单 选项为选中状态 已发送采购订单列表已发送采购订单列表 已发送列表中显示发送成功的采购订单 已发送列表中的项目与未发送列表中一致 第一章基础设置13 三 供应商接收订单三 供应商接收订单 我方发送采购订单后 对方就会接收到于订单相关的电子邮件 若还提供亿禧账号 那么 该供应商系统中还会生成协同订单 系统会自动将我方采购订单转换成为供应商系统中的销售 订单 供应商在自己的电子商务在线系统网上销售订单列表中可以查看到转换的销售订单 协同 订单在单据编码前添加绿色往返的箭头标志 如下图 供应商点击 浏览 操作后 可以查看到该张销售订单 在订单备注栏中记录了转换单据的 第一章基础设置14 来源 如下图 四 供应商发货四 供应商发货 供应商对销售订单审核完成后 生成 销售出库单 进行发货 在生成出库单后销售订单 的状态变为已发货 用户可以通过 采购订单 对方发货 列表中跟踪到对方的发货状态 操作方式 操作方式 第一步 第一步 第一章基础设置15 双击 供应商发货 图标 弹出下面的界面 该列表中显示了我方采购订单对方发货情况 首先确定好时间范围 该时间范围指生成采购 订单的时间段 列表中栏目说明列表中栏目说明 采购订单号 在本系统中填制采购订单和接收下载至本系统中的网上采购订单编码 网上采购订单号 电子商务在线系统中采购订单编码 供应商 采购订单抬头中供应商名称 单据状态说明 单据状态说明 对方已发货 反映我方采购订单对应对方销售订单 该销售订单已生成销售出库单 对方未发货 反映我方采购订单对应对方销售订单 该销售订单未生成销售出库单 我方已收货 反映在本系统中的采购订单已经生成商品采购单并完全收货 商品采购单中 第一章基础设置16 物品数量 采购订单中物品数量 我方未收货 反映在本系统中的采购订单未生成对应的商品采购单 我方部分收货 反映在本系统中采购订单生成商品采购单 但未完全收货 商品采购单中 物品数量 采购订单中的物品数量 列表中单据列示范围 列表中单据列示范围 1 由本系统创建了采购订单发送至电子商务在线系统中的那部订单 2 通过电子商务模块中业务单据下载功能下载网上采购订单 3 采购订单中的供应商为平台供应商 网上采购订单为协同采购订单 非协同采购订单不显 示在列表中 解释说明 解释说明 平台供应商 注册亿禧账号并获得企业码的供应商 在电子商务在线系统中供应商名称标 有蓝色上箭头的用户被列为平台供应商 协同网上采购订单 针对平台供应商建立的采购订单为协同订单 非平台供应商不 能建立协同采购订单 在电子商务在线系统中协同采购订单使用往返的绿色箭头表示 例如 CGD 00019 为协同采购订单 CGD 00018 为非协同采购订单 第一章基础设置17 第二步 第二步 1 对方未发货 我方未收货 的单据状态 用户可以根据实际情况提醒对方及时发货 2 对方已发货 我方未收货 的单据状态 对方已经发货 用户根据实际到货情况 点击 采购订单对应 立即收货 蓝色链接文字后 系统自动转入该张采购订单填制商品采购 单界面 用户只需将单据补充完整 就可以审核保存了 如下图 3 对方已发货 我方部分收货 的单据状态 在实际业务中存在分次收货的情况 用户根据 本次到货情况 点击采购订单对应 立即收货 蓝色链接文字 系统自动转入该张采购订单填 制商品采购单界面 修改填写本次收货数量 补充货位等其他项目后 就可以审核保存了 操 作方法同上 第一章基础设置18 五 采购订单收货五 采购订单收货 操作方式 操作方式 双击 采购订单收货 图标 弹出商品采购单列表 用户双击列表中的商品采购单据号 便可以查看到详细的商品采购单 如下图 六 采购订单付款六 采购订单付款 货物验收入库后 用户就可以进行采购付款了 操作方式 操作方式 第一步 第一步 双击 采购订单付款 图标 系统弹出采购付款单列表 在列表中双击网上采购订单号 可以查看详细的网上采购订单 如下图 第一章基础设置19 列表栏目说明 列表栏目说明 日期 采购订单生成的日期 采购订单号 本系统中采购订单编号 网上采购订单号 电子商务在线系统中网上采购订单的编号 列表中的采购订单号和 网上采购订单号是对应的关系 供应商 采购订单抬头中供应商名称 单据状态说明 单据状态说明 对方已收款 在电子商务在线系统中对方销售订单已应生成对应销售收款单 对方未收款 在电子商务在线系统中对方销售订单尚未生成对应销售收款单 我方已付款 在本系统中采购订单已经入库生成相对应的采购付款单并全额付款 我方未付款 在本系统中采购订单尚未生成对应的采购付款单 我方部分付款 在本系统中采购订单已经入库并对应生成采购付款单 填制付款单时未全 额付款 仅支付了其中部分款项 第一章基础设置20 列表中单据列示范围 列表中单据列示范围 1 用户在本系统中创建并发送成功的采购订单 2 用户下载网上采购订单至本系统中 并建立对应关系的采购订单 3 该供应商为平台供应商 网上采购订单为协同采购订单 非平台供应商 非协同订单 将不显示在列表中 第二步 第二步 1 对方未收款 我方已付款 的单据状态 用户可以监控我方付款后对方款项是否到账 是否存在异常情况 2 对方未收款 我方未付款 的单据状态 用户可以点击 立即付款 蓝色链接文字 系统则转入与订单相关的采购付款单界面 若订单已经生成商品采购单 用户只需将 付款单中的项目补充完整即可 如下图 若订单尚未生成商品采购单 付款单为空白 需要用户手工填制付款单 也可以理解为预付款 3 对方未收款 我方部分付款 的单据状态 用户可以点击 立即付款 蓝色链接 文字 系统则转入与订单相关的采购付款单界面 补充填写采购付款单据 支付其余 第一章基础设置21 部分款项 操作方法同上 七 供应商收款信息七 供应商收款信息 用户填制付款单时 可以使用单据右侧发送 付款通知 来发送付款消息 便于供应商 跟踪自己的收款情况 第三章第三章销售协同销售协同 第一节第一节销售协同流程介绍销售协同流程介绍 销售协同流程前提条件 销售协同流程前提条件 购销双方均为亿禧网的注册用户 非注册用户暂不支持双方协同功能 销售协同流程是基于用户 我方 为销货方角色展开 销售协同流程的操作过程 销售协同流程的操作过程 第一步第一步 客户发送订单 客户发送订单 客户浏览我方网上商铺时 进行订货生成网上销售订单并发送订货通知 第二步第二步 接收销售订单 接收销售订单 我方将网上销售订单下载至本系统中 转换为网下销售订单 第三步第三步 我方销售订单发货 我方销售订单发货 销售订单审核后 生成商品销售单 向客户发货 并发送发货通知 第四步第四步 客户收货 客户收货 第一章基础设置22 我方发货后 客户组织收货 第五步第五步 客户付款 客户付款 客户收到货物后 对我方支付货款并发送付款通知 第六步第六步 我方销售订单收款 我方销售订单收款 客户支付货款 我方接收货款 流程图 第一章基础设置23 第二节第二节销售协同功能菜单使用销售协同功能菜单使用 一 客户发送订单一 客户发送订单 网上销售订单的来源 I 系统转换的销售订单 当客户浏览到商铺时 对选中的商品进行下单 下单后系统将自动转 换形成了我方的销售订单 手工创建 用户自己在电子商务在线系统中手工创建销售订单 操作方式 操作方式 在 客户发送订单 图标下方 显示新增订单的张数 双击该图标 弹出下面的界面 在列表中显示网上订单号 双击网上订单号 用户可以查看具体网上订单明细 列表中第一 列选择需要下载的单据 点击 下载 按钮 系统开始执行下载任务 第一章基础设置24 列明栏目说明 列明栏目说明 日期 网上订单生成的日期 网上订单号 在电子商务中协同转换或创建生成的订单编号 客户 销售订单抬头中客户名称 新增日期 新增销售订单的日期 列表中单据列示范围说明 列表中单据列示范围说明 列表中列示的订单为网上销售订单且为协同销售订单 协同销售订单是指在电子商务在线系统销售订单列表中标有绿色往返箭头的订单 例如 在下图中 XSD 000003 标注为往返绿色箭头为协同销售订单 XSD 00006 没有标准绿色箭头 则不是协同销售订单 注意 若用户在电子商务在线系统中手工创建协同用户的销售订单时需要在单据最下方业务 协同中选择 用平台发送单据 才能创建成为协同订单 若不选 则创建的订单为非协同关 系订单 下载结束后 在下载提示栏中显示下载的结果 下载不成功的订单可以再次下载 第一章基础设置25 二 销售订单二 销售订单 销售订单显示从电子商务在线系统中下载的销售协同订单明细列表 操作方式 操作方式 双击 销售订单 图标 弹出销售订单列表界面 双击单据号 可以查看详细订单内容 列表项目说明 列表项目说明 日期 网上销售订单生成的日期 单据号 网上订单下载至本系统中对应本系统中的销售订单编号 单位 网上订单抬头项目中单位名称 单据来源 单据出处 该列表中只显示下载的销售单据 第一章基础设置26 三 销售订单发货三 销售订单发货 网上销售订单下载至本产品中后 用户对订单审核完成后进行发货 操作方式 操作方式 第一步 第一步 双击 销售订单发货 图标 系统弹出下面的界面 在该界面中 我们跟踪监控到我方销售 订单发货状态和对方收货的状态 列表栏目说明 列表栏目说明 日期 网上销售订单生成的日期 销售订单号 下载网上销售订单至本系统后 在本系统中对应的销售订单编码 网上销售订单号 电子商务在线系统中销售订单编号 第一章基础设置27 客户 销售订单中的客户名称 单据状态说明 单据状态说明 我方已发货 用户下载的网上销售订单已经生成商品销售单 货物全部发出 商品销售 单中物品数量 销售订单物品数量 我方未发货 用户下载的网上销售订单未生成商品销售单 我方部分发货 用户下载的网上销售订单生成商品销售单 但货物未全部发出 商品销 售单中物品数量 销售订单物品数量 对方已收货 网上客户创建的采购订单已生成采购入库单 对方未收货 网上客户创建的采购订单未生成采购入库单 列表中单据列示范围 列表中单据列示范围 1 为网上销售协同订单下载至本系统中建立对应关系的销售订单 在本系统中手工创建 销售订单不在该列表中显示 2 网上销售订单为在网上销售订单列表中标注协同标志的协同订单 非协同销售订单不 在列表中显示 第二步 第二步 1 我方已发货 对方未收货 的销售订单 用户可以采取协同方式发送消息提醒对方 及时收货 2 我方未发货 对方未收货 的销售订单 用户可以点击 立即发货 蓝色链接文字 进行发货 用户点击 立即发货 链接后 系统自动关联到销售订单生成商品销售单的界面 用户只需补充订单中货位项目后 若订单无误后就可以点击 审核 按钮了 3 我方部分发货 对方未收货 的销售订单 用户在实际业务中可能出现同一销售订 第一章基础设置28 单中的物品分次发货 就会出现部分发货的情况 这时点击列表中 立即发货 按钮 系统 自动关联到销售订单生成商品销售单的界面 用户修改填写数量 补充货位项目后 若订单 无误后就可以点击 审核 按钮了 操作方法同上 四 客户收货四 客户收货 用户填写商品销售单时 可以通过单据右侧 发货通知 来发送协同消息 客户收到您 的发货消息后 及时监控自己的到货情况 五 客户付款五 客户付款 客户收到货物后 对我方进行付款 我们可以查看到我方销售订单对方付款情况和我 方收款情况 通过该列表我们