加强人事档案管理的措施研究.doc

加强人事档案管理的措施研究 摘要在目前的人事代理制度下作为单位重要档案组成部分的人事档案主要由本单位以及地方人才交流中心同时进行管理但是人才交流中心对档案管理有一定的限制疾控机构人事档案某些方面材料很难纳入人才交流中心代管档案范围内;另一方面人才交流中心对人事档案的办理也有周期限制需要调用时办理手续也比较繁琐因此笔者认为为适应平时的工作需求结合实际情况应对人事代理制度下的人事档案管理做适当的调整 关键词人才交流中心;人事档案;疾控;档案管理 1建立具有较强专业性的人事信息数据库 要建立一个专门管理疾控工作人员的信息数据库将全部疾控中心工作人员的基本情况、工资构成、学历水平、擅长技术、培训记录等录入数据库保证数据的正确性并使之随人事变动进行相应的数据修改为最大限度的支持疾控工作在建立数据库的过程中应结合实际情况采集信息信息采集是数据库建立中最重要的环节之一保证数据的准确性是所有工作的出发点为保证信息的准确性经过不断研究并结合实际情况制定了信息审核制度、信息采集制度及保密制度由专门的工作人员进行信息采集仔细审核 如果信息采集过程中出现差错会导致建立的数据库没有意义甚至还会给疾控工作带来不必要的损失因此信息采集人员一定要有强大的责任心认真工作保证数据的正确性 2发挥疾控人事数据库的作用 通过上文所述可以把数据库建立起来用以管理疾控部门的档案信息在遇到突发事件时通过查询数据库能快速获得处理突发事件的合适人选最大限度的调动资源使损失最小化标准化的数据库能够实现信息自由检索很大程度上减少了工作量提高了工作效率简化办事流程避免疾控工作中由于信息不准确带来的失误 如何最大化充分利用疾控档案数据库对疾控档案的工作人员来说仍具有一定的挑战性首先必须要懂得建库工作重在应用得不到应用的数据库毫无价值同时要不断升级数据库逐渐完善软件的各项功能在输入数据时可根据系统提供的视图、列表、模板等多种方式逐项录入所需的信息;在工资管理方面利用系统预置的国家机关事业单位工资标准体系自动完成工资晋级、定级、晋职、晋档等各项数据的调整为进一步验证数据库的可靠性可先利用系统对一部分信息进行操作然后再采用人工办法对相同的数据进行操作比较两个结果若结果一致则进一步说明了系统的可用性通过录入详细的档案信息所有复杂的统计工作均由系统自动完成并按照设置好的格式生成报表这在很大程度上提高了工作效率节约劳动成本并能保证信息的准确性及生成的各种表格、报表的正确性为工作提供了极大的方便此外利用数据库可以快速生成各种表格如人员基本情况登记表、干部任免审批表、工资套改登记表、工资异动审批表、社会保险申报表等利用计算机读取数据直接产生各种相应表格提高了疾控部门的工作效率在干部选拔时通过对各种数据的读取短时间内就能理清候选人信息做出相应报告为上级领导提供准确的信息为领导决策提供正确依据提高决策精准度使用现代化信息技术管理疾控中心的人事档案能有效保证疾控部门人事信息的正确性与安全性降低人为因素的干扰大大提高信息利用率提高工作效率 3拓宽专业性强的干部人事数据库服务范围 在专业性较强的事业单位专业技术人员的流动比较频繁过去人员的调动、转岗、退休手续极为复杂现在只要轻轻敲打键盘所需资料几分钟就能办妥要充分发挥干部人事数据库的作用使软件中的格式随形势变化而变化并使文字保持与时俱进 利用计算机管理干部人事档案逐步开发档案信息为干部人事工作服务的层面可通过中心内部局域网实现干部档案信息资源共享使组织领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值为各业务科室快速提供人事信息服务打下基础在搞好干部人事档案信息系统的建设和开发利用工作的同时改变传统的干部人事档案管理方式实现档案编目、档案转递、材料收集等多项基础登记工作的计算机管理逐步把干部人事档案管理从手工操作方式中解脱出来 4结语 人事档案作为单位人事管理的重要组成部分其管理水平对人事制度的改革有重大影响努力开发并高效利用档案信息资源为疾控工作提供优质服务是疾控档案工作的立足点和出发点是权衡疾控档案工作好坏的基本标准实现疾控人事档案网络化管理和信息化管理是信息快速发展的必然趋势是政务电子化发展的最终选择在信息化快速发展的今天传统的疾控档案管理方式已不能适应当前形势要结合疾控工作的需要尽快开展疾控档案信息化的工作 参考文献： 1林