机关文件材料归档.doc

第一部分 机关文件材料归档范围 一、机关文件材料归档范围 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、机关文件材料不归档的范围 （一）上级机关的文件材料中4种： 1、普发性不需要本机关办理的文件材料。 例如： 中共孝感市委孝感市人民政府关于加强生态文明建设的实施意见（孝发201015号） 例外： 国家档案局办公室关于印发国家档案局办公室关于国家统计局各级调查队档案管理问题的复函的通知 国家档案局办公室关于印发国家档案局办公室关于浙江省档案局要求明确检察系统档案移交进馆问题的复函的通知 2、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。 3、供工作参考的抄件等。 例如： 湖北省档案局（馆）党组关于调整局（馆）领导分工的通知（鄂档党字200929号） 4、上级单位征求意见的未定稿文件。 例如： 湖北省档案局办公室关于征求湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）意见的通知（鄂档办201113号） （二）本机关文件材料中7种： 1、重份文件。 双套制：机关红头文件一份归档，一份装订成发文汇编，作资料。 2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。 3、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。 4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。 5、机关内部互相抄送的文件材料。 例如：孝感市劳保局企业职工退休前缴费情况确认表 6、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。 7、有关工作参考的文件材料； (三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 例如： 市委办公室市政府办公室关于在市直单位开展“送温暖、献爱心”社会捐赠活动的通知 市委办公室关于认真做好2009年度党内文件清理清退工作的通知、市财政局关于编制2010年市直部门预算的通知 孝感市档案局关于举办档案人员岗位培训班的通知 (四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 三、界定归档范围的根本原则“以我为主” “以我为主” ：机关文件材料归档范围以本机关文件材料为主，本机关文件材料一般都要归档。 “对我有用”、“与我有关” ：外单位文件材料归档范围。 需要归档的外单位文件材料有： 一是本单位需要贯彻执行的法规政策性文件； 二是涉及本单位职能或业务的文件； 三是涉及本单位人和事的的文件归； 四是文头主送机关为本单位的文件。 其它不必归档。 四、机关档案门类的划分 文书档案 会计档案（凭证、账簿、报表、其它） 专业档案 科技档案（基建和设备仪器档案） 声像档案（录音、录像、照片） 电子档案 实物档案（奖牌，奖杯、锦旗、荣誉证书、字画、印章、赠品、行业标志物品，如过去的制服、徽章等） 五、在实际工作中，容易出现的问题 1、凡文皆档。 2、有档不归。 （1）帐外文件没归档。 （2）白头文件材料没归档。 党组（党委）、支部、行政办公会议记录纪要、民主生活会材料、理论学习中心组学习材料等； 工作规划、计划、总结、各种目标责任状、责任目标完成情况汇报、领导班子和班子成员述职述廉报告等； 统计表、报表、登记表、名册。这几年一般应有：党内统计年报、党员花名册、干部职工年报、干部职工花名册、机构编制年报、工资年报、社会保险、住房公积金申报核定表、年度考核等次备案统计表、工资调整明细表以及各种业务统计报表等； 干部职工行政、工资、党团组织关系介绍信及存根； 围绕干部职务任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、党组（党委）会议记录纪要、民主推荐情况、工资呈报表等； 机关编写的大事记、组织机构沿革、志书、年鉴等编研材料，反映本单位人和事的报刊报道剪辑； 机关工作中形成的检查材料、调研报告、各种典型材料、事迹材料、交流材料、汇报材料等； 机关与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等。 （3）专业文件材料没归档。 （4）基建文件材料、设备仪器文件材料、实物没归档。 3、归档文件不齐全完整。 （1）请示没有批复。 （2）通知不知结果。 例如： 湖北省档案局关于报送2009年档案馆室基本情况调查表的通知 （3）声像文件材料缺少要素。 声像文件要记录：时间、地点、人物（含方位）、事件、拍摄者、拍摄背景等6要素 （4）电子文件不完整。 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 六、电子政务协同办公平台运行后文件归档要求 中共中央办公厅国务院办公厅关于印发电子文件管理暂行办法的通知（厅字200939号） 国家标准电子文件归档与管理规范 都规定：具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。第二部分 文书档案保管期限 一、文书档案保管期限种类 永久、定期两种。其中，定期采用标时制分为30年、10年 二、划分文书档案保管期限的标准价值 1、凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。具体有10个方面： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； 例如：市档案局制定的孝感市村级档案目标管理考评暂行办法 （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 例如：市档案局举办纪念档案法颁布20周年活动的通知、方案、领导讲话、图片等 （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 例如：关于开展“三农”档案示范单位创建工作的通知 孝感市档案局关于开展2010年度档案工作执法检查的通知 （4）本机关关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的规划、计划、报告、总结、综合统计报表等； 例如： 关于开放馆藏历史档案的请示 孝感市档案局关于加强对基层单位档案工作监督指导的情况汇报 档案事业统计年报 （5）本机关机构演变、人事任免、重要奖惩等文件材料； （6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。 （7）机关编写的组织机构沿革、大事记、年鉴、志书； （8）有领导重要批示和处理结果的信访件，机关对人大议案、政协提案的答复及办理结果。 （9）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料； 例如：国家档案局关于印发关于加强民生工作的意见的通知 湖北省重大活动档案管理试行办法（省政府令第322号） （10）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。 例如：关于中共孝感市档案局支部委员会的批复 2、凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。其中： 30年保管的有： （1）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （2）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料； 例如：孝感市档案局关于机关档案工作目标管理复查换证的通知（孝档201013号） （3）本单位关于一般性问题的请示与上级单位批复、批示；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复； 例如： 关于按件整理的档案装盒后是否要编制盒号问题的请示 市国土资源局关于申请档案工作目标管理省一级复查换证的函 市档案局关于市国土资源局档案工作等级考评确认的函 （5）本单位机关管理工作中形成的文件材料； 例如： 关于申请拨付我局档案抢救专项经费的请示 孝感市档案局关于申请更换小车的报告 孝感市档案局20082009年度创建市级文明单位工作总结 关于成立孝感市档案局矛盾纠纷排查调查处领导小组及其办公室的通知 （5）下级单位关于重大问题的专题报告。 例如：安陆市档案局关于安陆市烟草专卖局丢失档案违法事件的报告 （6）联合发文的，协办单位保管30年。 例如：孝感档案局、市发展和改革委员会关于转发湖北省重点建设项目档案验收办法的通知 （孝档20085号） 10年保管的有： （1）本单位一般性事务管理文件材料； 例如：市档案局2009年综治、消防、安全保卫工作目标责任书 2009年党风廉政建设目标书 孝感市档案局2009年信访工作目标责任书 （2）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料； 例如： 湖北省档案局、省委统战部关于认真做好全省统战系统档案管理工作的通知 湖北省档案局关于做好2009年湖北省重点建设项目档案登记工作的通知 （3）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； 例如： 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局第8号令） 湖北省人事厅关于印发湖北省机关事业单位工作人员正常调整工资实施办法的通知 市财政局关于印发孝感市市直行政事业单位工资统发暂行办法的通知 市直机关工委关于印发孝感市直机关党的基层组织“五个基本”建设工作考核评价实施办法的通知 （4）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计等文件材料。 三、简单的“231”保管期限划分法 （一）上级文件2分法：永久、10年。 1、五个方面的文件列为永久： （1）与本单位职能业务有关的法规政策性文件 （2）对本单位重要请示的批复文件 （3）下达本单位计划指标名额的文件 （4）对本单位机构设置、人事任免的文件 （5）对本单位重要奖惩、检查文件 2、其它文件可列为10年。 （二）本单位文件3分法： （1）绝大多数定为永久。 （2）一般性业务文件、机关工作共性文件可定为30年。 共性文件指机关党建、文秘、档案、保密、信访、计生、综治、安全保卫、理论学习、文明创建、节能、人事、财务管理等