Word文字录入技巧.doc

Word文字录入技巧1.1.1叠字轻松输入在汉字中经常遇到重叠字，比如“爸爸”、“妈妈”“欢欢喜喜”等，在Word中输入时除了利用输入法自带的功能快速输入外，在Word中提供了一个这样的功能，只需通过组合键“Alt+Enter”便可轻松输入，如在输入“爸”字后，按组合键“Alt+Enter”，便可再输入一个“爸”字。（重复上次操作）1.1.2快速输入省略号在Word中输入省略号时经常采用选择“插入符号”选项的方法，只需在要输入省略号时按下“Ctrl+ Alt+.”组合键便可快速得到。并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入。1.1.3 快速输入汉语拼音在输入较多的汉语拼音时，可采用另外一种更简捷的方法：先选中要添加注音的汉字，再选择“格式中文版式拼音指南”选项，在“拼音指南”对话框中单击“组合”按钮，则将拼音文字复制粘贴到正文中，同时还可删除不需要的基准文字1.1.4快速复制文字在Word中录入文字时常会碰到重复输入的文字，请问除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”组合键进行复制与粘贴外，通常大家采用上面所说的方法来进行操作，其实也可利用“Ctrl+鼠标左键”进行快速复制，具体的操作方法为：先选中要复制的文字或图形，再按下“Ctrl”键，并把指针移到所选中的文字上，然后按下鼠标左键不松开，再移动鼠标把这些选中的文字拖到要粘贴的位置即可。1.1.6快速设置上下标上、下标在Word文件中经常需要用到，比如数学公式y=x2，而如果通过选择“字体”选项中进行操作，则很麻烦，要输入上、下标，有两种更快捷的方法：方法一；使用格式刷：在文件中选择已输入好的上标或下标，然后单击“格式刷”图标，光标变成了一个刷子的形状，在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标。方法二，利用键盘快捷键：选中需要设置上下标的文字，然后使用“Ctrl+Shift+”组合键就可将文字设为上标，使用“Ctrl+”组合键就将文字设为下标，同时再按一下它们还可恢复到正常输入。1.1.9快速删除单词或句子在Word中，快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子根据光标所在位置的不同，可利用下面的方法快速完成删除。当要删除光标前的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+BackSpace”组合键进行；而要删除光标后的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+Del”组合键进行。1.1.15快速输入当前日期在Word中进行录入时，常遇到输入当前日期的情况，在需输入当前日期时，只需直接输入当前年份，如“2003”（双引号不用输入），然后按回车键就可以了。1.1.16文件中快速调整字体大小在Word中，文件默认的字号设置最小是5磅，最大为72磅。设置成比5磅更小，或者比72磅更大的文字如果文字已经输入，则可先选中要调节字体的文字，然后直接在字号栏进行输入，但要注意的是，Word中字号磅值只能在11638之间。1.1.17漂亮符号轻松输入在Word中，常看到一些漂亮的图形符号，像“7”、“9”、“a”等，同时这些符号也不是由图形粘贴过去的，Word中有几种自带的字体可以产生这些漂亮实用的图形符号。在需要产生这些符号的位置，先把字体更改为“Wingdings”、“Wingdings 2”或“Wingdings 3”及其相关字体，然后再试着在键盘上敲击键符，此时是不是产生这些漂亮的图形符号了。如把字体改为“Wingdings”，再在键盘上单击“d”键，便会产生一个“d”图形。小提示：区分大小写，大写得到的图形与小写得到的图形不同。1.1.18 巧输频繁词在Word中可以利用两种功能来完成频繁词的输入，第一种方法是利用Word的“自动图文集”功能，具体方法如下：首先建立这些高频率使用词。如“湖南省邵阳市大扬广告公司”为这篇文件中的一个高频率出现词，则可在菜单栏单击“插入自动图文集新建”命令，然后输入该“自动图文集”词条的名称（可根据实际的词语名称简写，如“dy”），完成后单击“确定”按钮。当在文件中要使用该词时可采用两种方法来实现：（1）鼠标法：首先单击“视图工具栏”选项，选中“自动图文集”（此时自动图文集工具栏会显示在窗中），然后每次在要输入该类词语的时候，只要单击该工具栏中的“提问标题1”后的下拉按钮，然后从中选择要输入的词汇即可；（2）键盘法：在要输入的相关词汇位置直接输入设置的有关词语的简写名称（如“elong”），完成后按“F3”键即可。第二种方法是采用Word的替换功能，首先对于这个频繁出现的词在输入时可以以一个特殊的符号代替，如采用“!dy”（双引号不用输入），完成后再单击“编辑替换”命令（或直接利用组合键“Ctrl+H”），在打开的替换窗口中输入查找内容及替换内容，如图1-7所示，最后单击“全部替换”按钮即可快速完成这个词组的替换输入。1.1.20用鼠标实现即点即输在Word中编辑文件时，有时要在文件的最后空几行再输入内容，通常都是采用多按几次“回车”或“空格”键，才能将输入焦点移至目标位置。这种在文件末尾，即在没有使用过的空白页中来定位输入，其实是可以通过鼠标左键双击来实现。具体操作如下：选择“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的对话框中选“编辑”选项卡，选择“启用即点即输”复选框，如图1-9所示，这样就可以实现在文件的空白区域通过双击鼠标左键来定位输入焦点了。1.1.22英文大小写快速切换在对文件录入时，在文件中出现有大、小写的英文字母时，常需进行切换，而若对已输入的英文词组需进行全部大写或小写变换时，我们可以先选中需更改大小写设置的文字，然后重复按下“Shift+F3”组合键即可在全部大写、全部小写和首字母大写、其他字母小写三种方式下进行切换。 1.1.18 巧输频繁词答：在Word中可以利用两种功能来完成频繁词的输入，第一种方法是利用Word的“自动图文集”功能，具体方法如下：首先建立这些高频率使用词。如“湖南省邵阳市大扬广告公司”为这篇文件中的一个高频率出现词，则可在菜单栏单击“插入自动图文集新建”命令，然后输入该“自动图文集”词条的名称（可根据实际的词语名称简写，如“dy”），完成后单击“确定”按钮。当在文件中要使用该词时可采用方法来实现：首先单击“视图工具栏”选项，选中“自动图文集”（此时自动图文集工具栏会显示在窗中），然后每次在要输入该类词语的时候，只要单击该工具栏中的“提问标题1”后的下拉按钮，然后从中选择要输入的词汇即可；第二种方法是采用Word的替换