74 采购管理程序 (2).doc

南京远景机械有限责任公司采购控制程序文件编号：KP/QP7.4受控状态：受控编号： 2009.3.2发布 2009.3.8实施南京远景机械有限责任公司 发布程 序 文 件南京远景机械有限责任公司采 购 控 制 程 序文件编号：KP/QP7.4版本修改状态:0页码:第1页共4页B1目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定采购要求。2、适用范围适用于对生产所需的原材料外购件的采购及供方提供服务的控制，对供方进行选择评价和重新评价的控制。3职责3.1采购部负责组织对供方的选择评价、日常管理、重新评价，编制采购计划，实施采购；3.2技术部负责编制采购物资技术标准及采购物资重要度分级表；3.3品质部负责采购物资的进货验证;3.4总经理负责采购计划和合格供方的审批。4程序4.1采购物质分类4.1.1根据采购的物资对随后的产品实现或最终产品的影响，将采购物资分成三类： 分类标准参照采购物资重要度分级表4.2供应商的选择 4.2.1采购部根据采购物资技术标准和生产需要,通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择评价供方，采购部负责建立并保存各个供方的记录。根据采购物资重要度分级表规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。 4.2.2供方初选 采购部根据国内同行厂家所有原材料外协件的情况及其他评选的信息,经分析后,初步确定几个生产管理好、质量可靠、信誉好的供应商作为侯选供方。 4.2.3样品检测 采购部向上述供应商发出本公司原材料外协件的采购标准，并请供应商提供样品及初步报价，分别填写供应商报价单及供方样品确认联络单，对A类物资需提供质保书及检测报告或产品认证证书，交品质部验证确认，品质部按公司的进料检验规范作相应的检测。4.2.4采购部根据原材料外协件的重要度，经分析后按A、B、C三种类型组织评审（详见采购物资重要度分级表）。A提供A类重要物资的供应商，必须具有有关检测中心的测试报告、材质保证书或产品认证证书，并按B进行现场调查B提供B类物资的供应商，采购部组织品质部、技术部有关人员，到供方进行现场调查，通过考察、座谈等形式了解厂家的企业性质、技术力量、售后服务、工艺设备、质量管理、计量等级、生产现场、企业信誉、财务状况、包装运输、支持能力及顾客满意程度等，组织填写供方质量保证能力调查表。（对于被调查企业已获得ISO9000认证证书、产品认证证书，包括出口质量许可证或生产许可证的，可免去上述调查）对于一些国外或大的供方无法进行现场考查时，可以向对方索要质保书或样品，由品质部进行性能检测，有关部门审核认定。C提供C类产品的供应商，则按有关检验标准进行验收，并填写进料检验记录，以供以后质量跟踪评审。程 序 文 件南京远景机械有限责任公司采 购 控 制 程 序文件编号：KP/QP7.4版本修改状态:0页码:第2页共4页B4.2.5供应商的评定采购部根据供方样品确认联络单供方质量保证能力调查表样品检测记录等相关资料，按照供方评定准则主持召集技术部、品质部参加的评审会，经过分析、比较、评审，选定1-2个供方。对已合作多年的供方，可根据其近段供货的业绩表现加以评价，以便决定是否可能纳入合格供方的范围。4.2.6采购部填写供方评审报告,报总经理审批后,该供应商作为合格供方,纳入合格供方名单,并将名单分发到总经理、采购部、制造部、品质部进料检验员、财务部，对重要物资的供方应确保在两家以上,(钢片漆包线轴换向器端板风叶绝缘漆) 。4.2.7供应商的日常管理与重新评价 为确保采购物资符合规定要求,对A、B类物资的供应商每年需签订一次采购合约书为确保供方能够长期、稳定提供所需的关键原材料及零件，由采购部根据原材料及零件检验情况进行质量跟踪，填写质量跟踪卡，每年进行业绩评定一次，必要时可每月进行合格供应商考核统计并填写月供应商考核统计表当供方质量有波动时，采购部可委派有经验的采购人员到供方调查。必要时请品质部组织有关人员作进一步调查，并要求供方采取纠正措施，直至稳定为止。品质部进行验证。4.2.8当供方提供的关键原材料及另部件有变更时,应及时用传真或文件形式通知本公司,取得对变更事项的确认。4.2.9对供货质量下降的供方,由品质部以不合格通知单通知其限期改进,对质量不重视,到期无明显改进的供方,由采购部报请总经理批准,取消其合格供方资格,应保存对供方选择评审的资料。4.2.10对服务供方的控制 为本公司提供服务的供方,如工装模具协作厂、外包服务、运输公司、检测培训机构等也应经评价合格后方可向本公司提供服务，对国家授权的机构可不再做服务评价。4211按质量记录控制程序归档；4.3采购计划 4.3.1采购部 a 根据制造部编制的生产计划，考虑库存情况，编制月采购计划，由总经理批准后再编制采购订单及内部需求计划执行和实施采购作业，采购计划为滚动计划，随生产计划的变化而变； b 采购部对A类、B类物资的采购应全部转化为采购订单，并经采购经理批准后，由采购部发出采购订单，对于C类的物资采购按临时采购申请单直接购买。对内部加工产品发出内 部需求计划，当采购取消或内容变更时，应向供方发出正式采购修改单，并经双方确认。C 采购人员以采购订单确定的交货期为准，如订单数量大的，可经双方确认后分批交货，采购人员根据生产计划进行跟踪，并填写采购订单跟催单.程 序 文 件南京远景机械有限责任公司采 购 控 制 程 序文件编号：KP/QP7.4版本修改状态:0页码:第3页共4页Bd. 临时采购：对于非生产性物资或计划外的急需物资应填写临时采购单，报总经理批准后实施 4.4采购信息 4.4.1采购文件 a.应包括拟采购产品的信息: 1)产品的质量要求：（可直接引用各类标准、图样等）；2)对产品的验收要求：（检验规范等）；3)其它要求，如价格、数量、交付等。b.适当时还包括: 1)对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求。如对供方产品的加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；2)适用的质理管理体系要求；3)认证的要求等。 C.本公司的采购文件包括月采购计划、采购订单、临时采购申请单、采购修改通知单、采购合约及附件等，在与供方沟通前，采购部经理应对采购文件进行审批，以确保采购要求是充分与适宜的，确保采购的产品符合公司的要求； 4.5采购产品验证451对采购的产品可以有如下几种验证方式，以确保采购的产品满足规定采购要求： a由品质部进行进货验证； b由顾客在本公司现场实施验证； c由本公司在供方现场实施验证 ；d由顾客在供方现场实施验证 对后两种情况，采购部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。452验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。在进货检验规范或检验卡片中明确不同的验证方式。453顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。4.6质量记录 采购订单、临时采购申请单等相关采购记录的保存管理按质量记录控制程序执行。5相关文件 5.1不合格控制程序 KP/QP 8.35.2质量记录控制程序 KP/QP 4.2.45.3监视和测量装置控制程序 KP/QP 7.65.4供方评定准则 QG/KP - 002程 序 文 件南京远景机械有限责任公司采 购 控 制 程 序文件编号：KP/QP7.4版本修改状态:0页码:第4页共4页B6附录 附录1临时采购申请单 KP/QR 7.4-01 附录2采购订单 KP/QR 7.4-02 附录3月采购计划单 KP/QR 7.4-03 附录4合格供方目录 KP/QR 7.4-04 附录5供方样品确认联络单 KP/QR 7.4-05 附录6报价单 KP/QR 7.4-06 附录7采购订单跟催单 KP/QR 7.4-07 附录8采购修改通知单 KP/QR 7.4-08 附录9扣款通知单 KP/QR 7.4-09 附录10供方质量保证能力调查表 KP/QR 7.4-10 附录11关键设备调查表 KP/QR 7.4-11 附录12关键检测设备调查表 KP/QR 7.4-12 附录14供方