会议流程与标准.ppt

会议基本服务与流程 一 会议的种类 二 会议常用的摆台形式 三 会议设备 设施摆放标准 四 会议服务 五 会议收尾工作 培训大纲 一 会议的种类 1 博览会 2 展销会 3 研讨会 4 新闻发布会 5 讲座 博览会 博览会是指由有关客户安排组织的 展示不同行业 不同性质产品 具有沟通商品信息 内容的产品观摩活动 博览会一般以行业 产品类型划分博览场地 各参展机构会在展示产品的区域代表本机构的标志 宣传品或广告 举办博览会 一定要按照公安 工商管理部门所规定的条例进行 严格控制进入博览会场地的人数 展销会 展销会是指由有关单位安排组织的产品展销活动 展销会一般由单位组织机构负责组织安排 也有多个单位组织的 产品相对同一 也有多个产品类型的 举办展销会 如突出销售内容的 一定要按照公安 工商管理部门所规定的条例进行 严格控制进入博览会场地的人数 研讨会 研讨会是指由有关单位安排组织的 对某项专题进行研究讨的会议 大型的研讨会一般要做背景设计 突出研讨项目的主题 设主席台 位置按戏院式或课堂式摆设 放置投影机和投影幕 如一般小型的研讨会 要悬挂标志会议名称的横幅 会议场地中间设台 椅子沿台边对齐摆放 新闻发布会 新闻发布会是指由有关单位安排组织的 为某一事项或某一专题向新闻界发布信息的会议 新闻发布会一般要悬挂标志会议名称的横额 设主席台 位置按戏院式摆设 讲座 讲座是指由有关单位安排组织的 就某一学术专题向与会者讲授解释的会议 讲座一般要悬挂标志名称的横额 设讲台 位置按戏院式或课堂式摆设 二 会议常用的摆台形式 1 讲座式 又称戏院式 2 研讨式 又称课堂式 3 回形台式 4 U形台式 5 岛屿式 剧院式 只有椅子 没有桌子 适用于大型会议 课桌式 有桌有椅 适合讲座 培训 口字形 将桌子摆成方形中空 适用于学术研讨会类型的 U型 将桌子摆放成长方形 在长方形的前方开口 适合小规模会议或研讨会 岛屿式 以酒会式摆桌 只摆放供应酒水 饮料及餐点的桌子 不摆设椅子 以自由交流为主的一种会议摆桌形式 三 会议设备 设施摆放标准 2 会议物品摆设及标准 3 会议设施规格 1 会议设备 1 会议设备 应提前对会议室各项多媒体设备进行调试 并于会议开始前30分钟调试完毕 确保每项设备在会议期间均能正常使用 投影仪 调试投影仪与幕布的角度 摆放位置局焦距 确保使用时投影清晰 投影位置精确 音响 调整好音响设备的音量等设置 避免会议使用时出项声音过小过大 有会议 啸叫等现象话筒 会议开始前要把话筒连接好 五项话筒要提前调试 检查电池是否充足激光笔 会议使用投影的应将激光笔提前摆放到位 保证其电池充足视频会议设备 召开视频会议的要进行设备调试笔记本 DVD碟机 接通计算机与屏幕的数据线碟片 提前试播 确认碟片画质流畅 2 会议物品摆设 会议桌之间的距离80cm 3 会议摆放标准 与绿绒相切 与地面距离15cm 会议摆放标准 与台边距离20cm 与台边距离40cm 会议摆放标准 距离5cm 会议椅与红会议夹中心成一条直线 会议摆放标准 笔尖与桌边的距离3cm 矿泉水放在会议夹右上角 侧面与会议夹成一直线 会议夹与桌边的距离1 5cm 会议摆放标准 通道宽度为120cm 签到台 嘉宾签到台一般摆在门口处 铺白台布 围红台裙 台上放鲜花 嘉宾签到处牌 司机签到处牌 惠赐名片牌 名片盘 签到簿 笔架 签字笔 会议设施规格 会议设施规格 路牌 在会议场门口 大堂和行走路线上的三叉路口摆放路牌 指明会议场地方向 以便让客人顺利到达目的地 租场结束 马上撤走 会议设施规格 四 会议服务 根据订单要求 1 在会议开始前将一切物品摆好 迎送员站在门口恭候客人的到来 2 在主办方工作人员到场时 负责会场服务人员需向客人了解整个会议的程序 同时向客人示范所有租场设备的使用 如投影 幻灯 示范灯光的光暗 3 带客人入座后 服务人员即时提供茶水 饮料及小毛巾 4 会议开始后领班应告诉客人服务员所处的位置 以便客人有需求时 随时为客人提供服务 5 在会议期间一般不需要为客人添加冰水 以免影响会议 应提前15分钟准备好 在会议小休时 服务员应马上为客人添加茶水 清理台面杂物 五 收尾工作 1 会议结束后 打开会场门门 并立于门口两侧 要即时提醒客人拿好物品并道 请慢走 如需控制电梯 在会议结束前将电梯定好 并将客人送到指定楼层 2 检查