会议高效管理.ppt

主持会议与参加会议基础技能培训 KAIZEN2016年11月 目录 1 1 了解会议 2 会议主持的技巧 3 参加会议的技巧 4 实战演练 自我反思和行动计划 一 了解会议 开始欢迎会议目的议程具体时间安排纪律 议程1目标交换信息产生决议 确认行动总结 会议结束总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 会议是管理的一种手段 是有着共同目标的3个或3个以上的人的聚会 会议种类分为常规和非常规两种 常规会议是指较为固定时间或者内容的会议 共识型 传达型 讨论型 非常规会议是指由于生产 质量 安全 管理等方面突发异常 需要通告 协调或者决定而召开的会议 非常规会议一般带有较强的时间紧迫性 我们公司有哪些常规会议 我们公司有哪些非常规会议 说一说 你所参加的会议中 常见的问题有哪些 会议失败的原因 1管理不善2缺乏组织架构3不重视会议4差劣的环境 5不必要的会议6提要 会议的用处7自我检查8改善之道 会议主持的技巧学习 会议准备 会后跟进 会场过程 主持会议的技巧 会议准备 提前多久会议邀约与会人员 1 固定会议时间2 临时会议召开时间 会议资料的准备 课后满意度测评 微信扫一扫 欢迎提出宝贵建议 二 主持会议的技巧 主持 会议 注意会议时间 公私分明 切记会议目的 会议黄金规则 不运用团体压力使议案通过 模式民主 不要在非上班时间开会 清晰议程提前传阅 主持人如何掌握会议 1 1开始会议1 2遵守时间1 3全神贯注1 4指导讨论 1 5对付无秩序行为1 6对付偏离1 7达成一致1 8总结将采取的行动 主持人和决策人的区别 一般情况下 大家都认为领导者负责实现项目的目标和推动项目进展 然而 更理想的是 领导者只负责实现项目的目标主持人负责推动项目进展 一 注意会议时间 最忌讳 拖延时间 不要为了减少参会人员的负担而迅速结束会议 否则只会让你的后续工作更加困难 如果会议一定要形成决议 在会前应先告知参会人员 不达目的不罢休 对每个议题的讨论时间有限制 如果在某个议题讨论太久 却还没结果 就把这个议题记下来 下次开会再讨论 二 不要忘记会议目的 沟通 管理 决策 无论是哪一个目的 最重要的是以行动为焦点 例如讨论采取什么行动 上次行动的结果如何 或是在不同的行动方案中选择一个 避免没有讨论行动的会议 因为那只会浪费时间 三 会议的黄金规则 会场过程 开场白 4 几个议题 如何发言 5 谁主持 谁记录 是否录音 1 为什么开会 2 情绪 方向和高度 3 总共多长 如何分配 休息安排 主持人开场白 会场过程 议题讨论 独占 谢谢 时间关系 议题讨论 离题 有关吗 提醒主题 沉闷 体会 做活动 主管在场 留面子 不做结论 冲突 休会 调解 无法达成共识 反对者的思路说明 不说话 指定发言 认同 不认同 由直接主管做决议 大家投票表决 会场过程 决议 决议 会场过程 会议记录 指定专人 准备笔记 录音 设备 规定格式 内容 与会人员签名 会议记录 会场过程 会议记录 会议记录 会场过程 结束语 结束语 激励性或指示性的 会后跟进 整理会议场地 会议记录发放 定期追踪 任务分解 参加会议的技巧 有准备的赴会 谁召集这次会议 这次会议是否为了悬而未决的老问题 是否为了摆脱棘手的问题而召开 是因为某些人想迫使上级下决心做决策 为何召集这次会议 做好会前疏通 如果你在会议上有新提议 而且你的提议可能会威胁到另一个部门或者另一些人的安全感 注意会场仪容 仪容要整洁 留意坐姿 两眼正视 准时或提前抵达 借手势或者物品引起注意并强调自己的观点 避免穿奇装异服 重视活用数据 除非必要 否则不要随便提出数字 要设法为枯燥的数字注入生命 让数字成为所代表的事实 能成为一般人生活经验的一部分 树立良好形象 1 诚实 以公平待人 2 听众渴望听到事实 对夸夸其谈 自命不凡的人极度反感 3 一般人对情绪容易激动的人的判断力 通常欠缺信心 4 人们对于态度冷静 善于逻辑推理人的判断力 寄予信心 5 人们对富于想象力与创造力的人产生好感 6 人们都不喜欢不愿意倾听他人意见的人 7 在会议中最令人讨厌的两种人 喜欢打断别人以及喋喋不休的人 保持积极态度 面对棘手问题时 应讲求事实求是 不悲观 鼓励与会者积极进取 从积极的角度看问题 对提供良好意见的与会者 表示赞赏 当其他与会人员遇到困难时 设法提供方案 设法先解决容易的问题 协助控制会场 假如与会者之间发生争论 则主动介入 如偏离主题 应设法提醒 千万要自律 切莫为主持人制造难题 如有人垄断会议 应适时提醒 实战演练开始 会议练习 运动在相互促进工作的4 5人的小组分配每个