会议主持提问的技巧.ppt

会议主持提问的技巧 背景说明 问问题是件好事 对不对 没有错 问问题具有正面的帮助 还可以激发脑力 知道怎么去问一个好问题几乎可以随时帮你达成心中所想的 事实是我们绝大多数人在多数情况下祗会陈述自已的意见 纵使我们知道询问的好处 然而厌烦 紧张以及急于让别人知道自已所言为何等等 总是使我们宁可一直说话而疏于发问 常自说自话而忘了该倾听别人 百分之九十的人在会谈 会议 中占用了百分之九十的时间发言 问题的威力 如果给你三个可以实现的愿望 你会说出那三个愿望 这样的问题会让即使最固执 最难相处 最不喜欢的人也会敞开心胸说真心话 就像大多数问的好的问题一样 这样的问题是令人难以抗拒的 如果管理的定义是经由别人来完成工作的话 那么很明显的 与其他人通力合作便是获得成功的最好方法 而所谓的通力合作便是与人达到百分之百的沟通 而再也没有什么能比 问好问题 可以更快让人们知道如何抓住问题 进而解决问题 问题的两种基本型态 闭合式问题 得到了想获知的答案后即不再往下说下去 开放式问题 启发思考 带动谈话气氛的问法 闭合式问题 闭合式问题的弊端 无法导出有价值的结果 用 是 或 不是 或仅是一句简单的陈述来回答 当你急着想获知事情内容时它们是相当管用的 开放式问题 开放式问题的优点 制造融洽的谈话气氛鼓励人积极思索激发员工士气 吸引人的地方在于它允许另一个人参与其中 成为谈话的一份子 并且提供对事情的看法 这种问题的答案要比闭合式问题来得深入复杂 闭合式问题与开放式问题转换 闭合式 你使用文字处理机吗 开放式 你使用文字处理机到什么样的地步 闭合式 对这机器的使用你还有什么问题吗 开放式 在用这机器上 你有过什么样的经验 闭合式 你喜不喜欢旅行 开放式 你对旅行一事感觉如何 闭合式 那一项意见最好 开放式 你可不可再说说看其他的想法 十个问得好的开放式问题 我要怎么做才帮得上你忙 有什么必须要先完成的 可不可以请你把过程解释一下 对于这件事情你感觉如何 可不可以请你解释更详细一点 你是基于什么立场做这种要求的 这事情没有我们预期的顺利 其中有什么原因呢 我们能做什么样的改变 好让事情进行得更顺利 我们期待的最终结果是什么 你问题的出发点是什么 何时该用的好问题 解决问题 减少错误 与各部门间的沟通管道 明白真意 取得合作 提高员工的工作意愿 化批评为建设性的力量 规劝别人 获得讯息 理出思绪 克服障碍 传达想法 排解不安 化解冲突 你认为怎么样 你觉得 怎么样 你会怎么处理这件事情 员工 太耗时间了 主管 你认为这会用上我们多少时间 看看问题会是出在那里呢 你认为有什么解决的办法 你怎么老是做错事情 你为什么觉得那样做才是对的 少说一点 多听一点 能在同事间建立起友好的工作关系 在你开始着手这项工作前 有什么需要我再解释的吗 你认为还有什么其他的选择吗 紧张不安是源自失去辖制权 问问题可以让你居于驱策者的地位 是否可以让我多知道一些你的感受 立竿见影的效果 在你跟别人的谈话里 让自已有发问的习惯 不仅为了获知事实 同时也为了激发另一个人与你自已思考 谈话内容较往常丰富 问得好其技巧最主要的关键在于找对时间 找对该问的人问该问的问题 招致反效果的问题 问题会不会导引你走错方向 愚蠢的问题会使你愚不可及 且有时候一些自以为是的问题反而会让你恨不得地上有个洞可以马上钻进去 当然会的 危险的问题 老是问 为什么 为什么 为什么 不但讨人厌 而且祗会告诉大家你是个缺乏智慧与创意的人 要让自已看起来聪明一点的话 就问一些明智 聪明的问题 为什么 能否请你告诉我问题出在那里了 可否请你再解释清楚一点 你心里有什么打算 能不能让我多知道为什么你要这么做 你是如何达成决定的 运用手腕 你是否愿意替我拿那个东西 说得白一点 这种问题祇不是想把责任套到别人头上而已 被套住的那方一定是不高兴的 请为我做这事 直截了当别人倒还比较愿意帮你忙 你是否愿意为我办一下这事 问得不是时候 现在是可以打电话进来的时候吗 我祗占用您一 两分钟的时间 蠢问题检定表 每个人都可能问出愚蠢的问题 想想看你问问题的风格为何 再诚实地以 是 或 否 回答下列两项的问题 A项 你通常会使用问题的原因是因为你想 B项 你通常问问题的原因是因为你想 你使用问题的原因是因为你想 避免跟人谈话 让自已居于有利地位 让属下知难而退 借着问题回答问题 好让自已显得聪明 引起别人的注意 展现自已的才华本事 打发时间 借着问题 掩饰已经无话可说的窘态 掩饰感情 激怒某人 获得反应 拖延解决问题或达成协议 在原本的事情里再加一些绊脚石进去 让自已从一个不愉快的情况里脱身出来 摆明态度刁难别人 有六个以上肯定答案的话 那么你的问题中便有太多出发点是错误的 你问问题的原因是因为你想 听听答案 并了解对方如何回答 取得谈话时的主控权 搜集消息 事实及其他相关信息 结合意见或是达成协议 知道另一人的意见 获取反应 厘清误解的地方 发掘被隐瞒的事实 让自已成为一个关心员工 愿意帮助员工的管理人员 解决问题 获取属下的诚服 鼓励员工多多表达自已的意见 让自已随时得知办公室发生的大小事情 有八个以上肯定答案的话 那么你问问题的动机便正确无误 其他愚蠢问题例举 你不会在做完以前就走开吧 是吗 你星期天没有什么顶重要的事情做吧 像好这么漂亮的女孩子 怎么会想当工程师 你有没有考虑过后果如何 给我一通电话好不好 你不觉得你应该改变一下你发型 你最近体重是不是增加一些了 有些人专以问愚蠢问题出名 他们的问题祗会让你觉得自已能力不足 惹人厌 愚蠢无知 了解人格个性 有时候问愚蠢的问题是无可避免的 毕竟我们都是人 而开口讲话正是人最大的特性 所以我们偶尔还是会讲错话的 欲避免问错问题 最好的方法即是了解跟你讲话那人的个性 不同个性的人有他们个别钟爱的不同问题 人格分类 五 分类 Commander Convincer Carer Nurturer Calculator Creator 5C 暴燥型的人领导人物 创意者社会不可或缺的人 抑郁型的人筹算者 沉着型的人守成者 乐观型的人坚信派人物 区别人格 知道某个人的人格倾向 形同提供你一样如何沟通的有力线索 这能使知道应以什么样的态度及什么样的问题最能产生积极正面的反应 问对问题的秘诀即在于认清对方的人格特性 借着观察一个人的行为可以区别对方的人格特征 领导型人物 TheCommander 行为特征 自信 直率 喜欢挑战与变化 愿意一肩挑起责任 勇往前行 个性积极进取 自动自发 行事利落快速 不达目的绝不中止 通常在组织里爬得很快 因为他们喜见任何事情有所结果 然而当他们带着这些特质爬上最高处时 可能无法长久保住自已的宝座 工作中 会尽量利用每一分钟 喜欢同时进行好几件事情 也是典型提早抵达办公室 工作到好晚才回家的人 异于他人的地方在于他们懂得自嘲 他们也是在压力中禁得起别人说笑的人 大都没有耐心 问别人问题通削都是直接了当的 最喜欢问的问题是 你要说的是什么 例外科医生 一些大企业家 股票经纪人 企划经理等 五种人中 这类型人最无法以问题接近 他们不喜欢坐而言 喜欢起而行 控制权与权力对他们而言意义重大 所以他们喜欢处处占上风 适于问领导型的问题 直截了当说出你心中的问题便可以 问题必须简洁 说中要点 不要迂回绕圈子 记住这类人有兴趣的是结果 不是细节 对此型的部属 对此型的上司 对此型的部属 避免用说教式的口吻激怒他 如果想告诉该做什么 祇要抱怨他的进度落后 或是丢给他一个攸关荣辱的挑战性工作 便可以把他所有的特质给激发出来 不要试着给这种人施加压力 他们自已就是最会给自已压力的人 你的目标是什么 它要花多少时间 我什么时候可以把它拿回来 要不要我提供你更详细的内容 对此型的上司 可以充满信心做你的事情 祇要不拘细节 表现处处赢人 提供改进的良方 便可以跟上司相处甚欢 但首先他必须确定你提供的正是他们所要的 而一旦你亮出自已的真本领时 他们会放手让你一搏的 尽量避免问他们 感觉如何 的问题 你对这事感觉如何 我们要如何才能赢过另一组 你想获得的成果是什么 我需要什么样的援助 您要我什么时候完成这项工作 坚信型人物 TheConvincer 行为特征 个性随和 胸襟开阔 追随潮流 喜欢跟一大群人一起工作 个性积极进取 自动自发 行事利落快速 不达目的绝不中止 工作中 会尽量利用每一分钟 喜欢同时进行好几件事情 也是典型提早抵达办公室 工作到好晚才回家的人 做事不太有周全的计划 而且逢事骤下断语 喜欢坚持自已的看法正确 纵使他们的论点早就被人指为错误 他们做事 谈话也容易偏离原来的方向 例 大众演说 销售 广告 筹募基金 公共关系 辩护律师等 适于问坚信型的问题 对此型的部属 务必力求他们接收到的指示是清晰明确的 先和他们在如何进行及何时完成上取得一致的看法 让他们定期向你报告工作的进度 问对问题可以帮他们集中精神 还可提升他们的能力 对此型的上司 让他的注意力转回原来的工作上 当他急着赶赴其他场合时 试着让他稳定下来 我们只有五分钟的时间 你要谈的主要三件事是什么 我会一边听一边看时间在我们开会前 你能不能先给我一份会议行程及时间表 有那些地方需要特别的注意 你能不能最多用十个字重新叙述一下我们刚刚的谈话内容 守成型人物 TheCarer 做事有始有终 可以和不同个性的人合作愉快 做事比坚信者更深思熟虑 注重团队的和谐气氛 把事情做好是他们最大的愿望 很好的倾听者 喜欢与人做一对一的谈话 容易记恨的人 外表上也许亳不动声色 但因他们不喜欢直接与人起冲突 于是骨子里便把一次次的怨恨堆积起来 有一天会大发脾气 不喜欢差遣别人 因为他们总是担心会给别人太多的工作压力 行为特征 例 咨询工作 人力资源 教育 家庭医师 护理等 适于问守成型的问题 对此型的部属 和谐的主从关系 教导他们或训练他们时 需要以温和的口吻 借着间接的方法让他们知道 他们应如何改善人际关系以提高他们的工作意愿 对于 怎么去做 之类的过程问题以及 人 的问最有反应 这件工件要怎么处理呢 什么系统需要重新组合一下 你要怎么让它对整个公司及我们这个工作小组发挥效力 你会如何营造出一个更好的工作环境 我们要如何着手 筹算型人物 TheCalculator 能力强 保守 讲求正确 凡事不违背良心的人 做事喜欢依据原则条理 讲究细节 百分之百的完美主义者 倾向于多疑 很本能的会对每件事情提出质疑 且过度忧心忡忡 对于人事向来是敏感且凭本能的 然而若要亲身加入人群或事情当中便非他们所愿了 凡事按步就班 一丝不苟 讲的话 用的词都是先经过一番考虑的 大都是属于沉默型 行为特征 例 工程师 会计师 教学者 研究人员 财经人员 适于问筹算型的问题 对此型的部属 切忌未做任何解释便跟他们预定要开会 他们会忐忑不安 工作指令必须是清晰明确 对此型的上司 他们喜欢的意见是合理 经过详密计划的交谈时务必让自已争先做好充份准备 且随时抓住他所说的重点 他们禁不起别人批评他们的工作不要问他们一些私人的问题 我们要如何改进产品 系统 工作小组的质量 事情进行得如何 要怎么样才能把它做得更好 创意型人物 TheCreator 与人交谈时他们不喜欢注视对方 而且常常听到一半便分了神 完全着眼于思考及观念 通常都是不好相处的上司 他们认为每个属下都会像他们一样的正视事情 所以往往把事情丢给员工后便不再闻问 员工自身亳无明确的指令可依循 不擅长做条理式的说明 交际亦非他们的本事 对于别人他们可能直言坦率 可是一旦遭到批评时他们又会敏感的筑起护卫的城墙 喜欢一人做事 遇到困难时宁可自已想办法解决 也不愿求助他人 总是凭着一股冲劲做事 表面上虽然好像什么事也没做 然而脑筋里的思绪却不停的在孕育着 严苛的工作环境及一大堆要遵守的规则会加重他们的压力 他们无法在这种公司发挥所长的 行为特征 例 设计师 摄影师 新产品开发者 发明家 科学家 艺术家 作家 适于问创意型的问题 此型的部属 要让他们呈献最好成果的方法就是 把工作交给他们后便不再干预 不过必须要他们确定交件的日期 不是专注的倾听者 跟他们谈话的最好时机是在他们两件工作的衔接时 或是当他们圆满完成一件工作后 特别是非常圆满完成时 问他们问题最好能避开 感觉式 的问题 他们不喜欢被问及这种问题他们是思考重于感觉的人 富创意性的问题最能引起他们的响应 目前你正在开发什么 你会考虑到那些层面 整件事需要牵涉到那么多要素 你最感满意的创作成果是什么 人格综合 领导型与坚信型 两者是精力充沛的好动型 喜欢变化及有所行动 守成型与筹算型 做事比较慢条斯理 不喜欢改变 比较满于现状 领导型 筹算型与创意型 看重的是工作守成型与坚信型 看重的则是人 五种行为类型里亦有其类似与重迭的地方 欲知一个人究竟属那种人格类型 最快的方法便是问他一道简单的问题 问问题探人格 例如 能不能告诉我 你的工作中 你最喜欢及最不喜欢的是什么 各类型人可能回答的方式 我喜欢在众多竞争对手中拔得头筹 冒险的精神 可以不停的往上爬 我最不喜欢使我觉得无聊的工作 领导型 坚信型 可能会长篇大论的说下去 如果你又端给他一杯咖啡的话 我喜欢具有弹性的工作 挑战性 可以定下目标 我最不喜欢写报告 守成型 跟我的小组合件愉快 感觉充实无比 朝着预定的计划迈步前去 可以成为讲究效率的组织里的一份子 我最不喜欢的是政策上突然的转变 筹算型 仔细计划 分析工作状况 有时间把工作做好 我最不喜欢的是不完整的报告或是含糊其词的指示 创意 理出观念思绪 可以不受箝制 独自一人工作 我最不喜欢的是被人打扰 你是那一型 你喜欢告诉别人该做些什么吗 领导型你是否比较喜欢游说别人 说动别人的心或者担任销售的工作 坚信型你是不是一个工作团体里合群的一份子 守成型你是否很注重工作本身 且致力于它的完美无瑕 筹算型你喜欢作白日梦及一些不切实际的思考吗 创意型 下面的问题可以让你马上看出自已的个性 问题体系 五个步骤帮你达成最佳成果 事前周全准备 陈述问题 倾听回应 评估对方的回答 有所行动 清楚你的目的及发问的对象 清楚地表达问题 用心凝听对方的回答 于必要时再提出更深入的问题 立即采取果断的行动 步骤一 事前周全考虑 合作援助人力资源资讯部属的诚服更好的工作表现 1 问这个问题我要获得什么 步骤一 事前周全考虑 上司高级经理人员同事行政人员下属 2 步骤一 事前周全考虑 他们想要达到的目的是什么 他们期望什么样的结果 3 设身处地为对方着想 步骤一 事前周全考虑 4 最后要考虑的层面 我要如何表达问题 好让它对每个人皆有所帮助 步骤二 陈