会议主持及记录技巧（PPT31页).ppt

会议主持及记录技巧 1为什么要开会及会议成本2开会前 中 后的要点3议程设计及成功的会议要点4与会的规则5如何开会6倾听 记录 主持技巧7会议中的问题 目录 开会让你 小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作 公平合理 但开会也让你 工作时间被分割人多口杂 讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户 为什么要开会 盘点你的会议成本 算算看 你一周内总共 开了几个会 为会议花掉多少时间 因为开会达成几项共识 因为开会完成几个结论 因为开会加了多久的班 因为开会失去多少关键时刻 因为开会Delay多少工作 开会前6项准备 开会前的重要步骤有哪些 1 先决定会议希望达成的结果2 想想会议是否有必要召开3 邀请适当的人出席4 准备背景资料5 设定会议纲领及时间表6 预先设想可能的冲突 开会中3大失败 开会时要克服哪些状况 1 一进会场士气散漫 没有参与感2 偏离主题3 点子干枯 鸦雀无声 开会后3项追踪 开会结束时要回顾哪些重点 1 行动项目2 决议3 开放议题 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题 以免延误时影响到后面重要议题 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感 议程设计 有效 借着团队的集思广益 解决个人无法完成或突破的问题 有效达到会议目标 和谐 营造和谐的气氛 使成员对团队有安全感 信任感 认同感 展露个人才能 参与 参与的人用心关注 才能让会议得到健全发展 效率 当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间内完成开会 这就是效率 成功的会议 与会规则 要守时 坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言 简短扼要对事不对人 不做人身功击予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询 谦虚代替主观论断 主持人会议内容中一系列事件 数据要以事实为依据 不得带主观猜测 与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据 不能凭感觉 与会规则 感觉与事实 感觉 即对事物主观的意念 其中包含个人的价值判断 因此感觉的产生往往因人而异 事实 即有具体 明确的讯息陈述 与实际所发生的事件相符 感觉与事实演练 昨日九点过后 G珠宝店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出现并要求鉴赏货品 店主打开玻璃橱窗 橱窗内的东西被人抓起 忽然有个男人迅速跑出店外 突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场 判断问题 以下问题你认为是事实或感觉 1 店主正在收拾店面时 有一个男人出现 2 那个男人是强盗 3 此事件发生于昨晚九点过后 4 打开橱窗的男人是店主 5 橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了6 要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走 7 橱窗内有金饰 且有许多贵重的宝石 8 这个故事仅牵涉店主 客人 保安人员等三个角色 问题答案 1 客人未指明是男女 2 没有明确的线索显示是强盗 3 未指明是白天九点还是晚上九点 4 没有明确提出店主的性别 5 没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品 6 没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 7 只说有宝石 没有指明是金饰 8 没有明确的数字或说明显示参与的人数 分清什么是 事实 什么是 感觉 了吗 独占发言 避免冗长的发言 占用大家交流意见的时间 火爆浪子 要能容纳他人的发言 不可情绪化与他人发生冲突 优柔寡断 要思路清晰 对决议事项要果断 明确 加入冲突 应站在中立的立场来化解冲突 操控议程 应依照流程引导会议的进行 不可一人操控整个会议的议程 会议主持注意事项 背景 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程 会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间 会议期待 如何开场 如何总结 宣达决议激励动机评估目标达成过程回顾悬念事项 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐 和谐的气氛 建立包容 安全的讨论环境 保持客观 对事不对人 不以言立人 不以言废人 设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励 有效倾听与良好沟通 如何发言 积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题 如何发言 如何开会举例 开会前 1 首先要非常明确自己的开会意图 把包商喊过来开会 到底是为了什么 解决材料的质量问题 材料或设备供货延误 材料或设备某项功能不全 又或是工程施工DELAY 劳动工人人数不足 效率底下 施工质量出现问题 2 从实际出发 自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改方案 准备开会向包商交底 3 事先预设包商的推脱方法 找到驳斥对方的数据 实例或其他事实 以免开会的时候处于被动这样就确定了会议的内容和你的会议期待 工程师对包商会议 开会中 1 首先提出开会前想好的问题 然后让包商提出解决问题的方案2 必须要让包商先陈述解决方案 当包商的方案优于自己的期待或自己开会前就想好的期待结果时 问题容易解决 如果包商解决问题的方案与自己的期待有出入时 待包商陈述结束后 摆出自己的立场 然后开始一一驳斥包商方案中的不可行之处 使自己处于主动 3 包商往往会继续和你争论 说自己有某方面的困难 达不到你的期待 是否某方面可以让亚翔作出一定的让步 此时工程师要考虑实际现场需求 按奈住情绪 某些方面不能让步的坚决不让步 如果因此确定不了会议结果 工程师可向项目经理反映此情况 若自己能掌握施工进度及品质 可相应的让步 以便得到达成一致的会议记录 4 会议记录上必须说明 如后续工程未按会议记录执行 亚翔将采取何种措施 以此来约束包商这样就有了决议或执行的标准 如何开会举例 工程师对包商会议 倾听的技巧 注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪 如何倾听 记录的技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主词 动词 形容词明确数字运用keyword列点说明 可了解发言重点 归纳出主题方向一言以蔽之 主持人的工作 发言的促动 让大家想发言 并说出想表达的意见 工作分配的促动 鼓励大家主动认领工作 掌握成功的机会 创意的促动 提出一些其它项目或人的优点 激发大家的创意 将别人的优点用于我们 问题的促动 主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的状况 感情的促动 主持人除了要让与会者体会到你的关怀 感恩 自责 包容 肯定外 还要让与会者自动自发创造和谐的气氛 会议中的问题 人身攻击对策 对双方进行安抚重申议事规则重提主题进行讨论 问题 离题对策 兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚发言限定时间 会议中的问题 争议不下对策 暂停会议休会20分钟以上 参与第三者的意见将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意见提出新的方案 重申共同利益 会议中的问题 抱怨对策 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 上级指导员发言过于投入对策 装傻发问重新提出问题幽默有技巧的提醒长官 会议中的问题 短话长说对策 适时的制止发言 清其具体的想法 时间不足对策 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 会议中的问题 会议中的问题 争功诿过对策 主席应制