会议记录与纪要.ppt

会议记录 如何成功记录会议 会议管理 怎样做会议记录 会议记录要求准确记录会议活动 非正式会议记录应简洁明了 而正式会议记录则要求更详细些 会议记录者的四种功能 A记录和维持议程所设计的程序B协助主持人做好会总结与归纳C观察预防功能 观察发言 避免 社会性懈怠 群体性漠视 参与假现 从众心理 强势压迫力 团体极化 极端好或极端坏 会议记录者的素质 应有的八大技能 反应快 对问题迅速做出反应写字快知识面广 对专业术语有所反应记忆力强 记住发言者所说的前因后果组织能力强倾听能力强总结能力强 会议记录的重点 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 5 会议已议决的或议而未决的事项 6 对会议产生较大影响的其他言论或活动 如何求速度 1 剔除无关紧要的讲话内容2 剔除无关紧要的句子成分 延缓性 修饰性 3 搁置自己可以回忆的内容 理论 故事 4 搁置自己可以查询的内容 政策 数据 5 搁置自己可以推测的内容宁断毋拖 宁疑毋缺 宁缺毋错 主要结构 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用列点或简短的一段文字 列出会议重点 工作分派情形及完成日期记录 二 会议记录 用处 真实客观反映会议内容和进程 为日后存查备考提供历史依据种类 摘要记录 详细记录 音像记录格式 开头 名称 时间 地点 出缺人员 主持人 记录人 正文 按会议进程记录内容 结尾 主持人总结 记录人和主持人签名 飞翔公司项目会议时间 2004年3月1日地点 公司会议室出席人 公司各部门主任主持人 马燕 公司副总经理 记录 祁迎峰一 主持人讲话 今天主要讨论一下 中国办公室 软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题二 发言技术部朱总 类似的办公软件已有不少 如微软公司的WORD 金山公司的WPS系列 以及众多的财务 税务 管理方面的软件 我认为首要的问题是确定选题方向 如果没有特点 千万不能动手 资料部祁主任 应该看到的是 办公软件虽然很多 但从专业角度而言 大都不很规范 我指的是编辑方面的问题 如word对于行政公文这一块就干脆忽略掉 而书信这一部分也大多是英文习惯 中国人使用起来很不方便 WPS是中国人开发的软件 在技术上很有特点 但中文应用文方面的编辑十分简陋 离专业水准很远 我认为我们定位在这个方向是很有市场的 市场部唐主任 这是在众多航空母舰中间寻求突破 我认为有成功的希望 关键的问题就是必须小巧 并且速度极快 因为我们建造的不是航空母舰 这就必须考虑到兼容性的问题 各部门都同意立项 初步的技术方案将在10天内完成 资科部预计需要3个月完成资料编缉工作 系统集成约需要20天 该软件预定于元旦投放市场 主持人 签名 记录人 签名 会议记录样例 XXX扩大会会议记录地点 1号会议室时间 2000年8月5日出席人 XXXYYYJJJFFFLLL缺席人 RRR主持人 NNN记录人 VVV会议内容 听取考察GG的汇报 研究我市实施意见 一 JJJ汇报考察情况 接上页 二 研讨 略 三 决议1 2 3 4 主持人签名 记录员签名 注意事项 会议记录要求忠于事实 不能夹杂记录者的任何个人情感 更不允许有意增删发言内容 会议记录一般不宜公开发表 如需发表 应征得发言者的审阅同意 多数会议只要记录发言要点 即把发言者讲了哪几个问题 每一个问题的基本观点与主要事实 结论 对别人发言的态度等 作摘要式的记录 不必 有言必录 某些特别重要的会议或特别重要人物的发言 需要记下全部内容 会议纪要 会议纪要概述 会议纪要是传达会议情况和议定事项的公文 它具有知照性 规定性 协议性和指导性等多种性质 它主要用于汇报情况 交流信息 介绍经验 指导工作或约束执行会议纪要不是会议记录 会议纪要不可按主观意图随意增减内容 写成后应当提请会议主持人审核 签发 重要的会议纪要应经与会者讨论并认可 会议纪要不必盖章 公关0401班关于组织全班同学秋游华南植物园的会议纪要为了丰富课余生活 增强班级凝聚力 11月3日下午 公关0401班全体同学在本班教室 召开了一次全班秋游华南植物园活动的会议 会议由班长张三同学主持 现将会议议定的事项纪要如下 一 秋游华南植物园时间 11月8日 星期天 全班同学于该日早晨7 00在校门口集中 统一乘车前往 二 在植物园开展的活动内容 小型文娱节目 烧烤 摄影 自由游览等 三 成立后勤服务小组 由生活委员李四任组长 负责鸡翅 牛排 番茄酱等烧烤食品的采购 四 此次活动 由班费开支400元 另每位同学交30元 同学们所交费用由各组组长统一收齐 于11月5日下午交生活委员李四同学 五 邀请嘉宾 班主任和兄弟班代表 六 其他 一 秋游活动期间不得下湖游泳 注意安全 二 准时出发 下午5 00在植物园门口集中统一乘车返校 三 有特殊情况不能参加本次秋游活动者 需向班长请假 会议纪要的独特发布方式 一般可以直接发给上级机关 平级机关或下级机关 也可以直接发给有关领导者个人 如市委书记 市长等 正因为如此 故习惯把主送机关或个人名称写在文尾部分 会议纪要的特殊格式 发文机关标识由 机关名称 可写简称 会议纪要种类 组成 如 市政府工作会议纪要 省长办公会议纪要 市政府常务会议纪 由于会议纪要的主送机关常常较多较杂 故一般不写在正文开头 而是写在版记部分主题词之下抄送机关的位置上 把 抄送 二字换成 分送 版记的其他要素标识与一般公文相同 会议纪要的写法 会议基本情况一般包括会议召开的时间 参加的范围 单位 主要领导人 会议召开的根据 目的 基本议程和主要活动 会议的结果和评价 这部分的介绍 要简明扼要 会议的主要精神这是纪要的主体部分 要详写 一般包括 会议所讨论的问题及意义 指出对过去工作的基本评价 会议研究的问题 讨论中的主要意见 对今后工作的指导思想 要求和措施等 会议的希望这是结尾部分 有的提出希望 号召或要求 有的则不单独写这一部分 写作中注意的问题 如实反映会议的情况和基本精神 不能虚构 掺假 更不能断章取义 主题要突出 围绕主题归纳要点 层次清晰 有条理 纪要不是会议议程的缩影 而是对会议讨论的意见加以综合分析 要写成观点鲜明 材料充足 层次分明的文字 篇幅不能太长 语言简明扼要 切忌冗长杂乱会议整理的材料具有通报的作用 但不是通报 写作思维意向定位 1 纪实意识2 简明的要点性意识3 概括性意识4 特定的指令性 或指导性 意识5 明确的主导 倾向 性意识 独段式会议纪要 关于开展做人民满意的公务员活动的会议纪要6月3日上午 局长 主持召开了局长扩大会 参加会议的有副局长 人事处正 副处长 办公室正 副主任等10人 会议讨论的中心问题是 如何做人民满意的公务员 会议决定深入学习 三讲 教育规定中的有关论述 认真研究如何把为人民服务变成自觉行动 与会者一致认为 应该推行公务员挂牌上岗活动 切实加强群众监督 突出为人民群众办实事 更好地为改革发展稳定的大局服务 以让人民满意的实际行动 迎接新中国成立50周年 条文式会议纪要 学院思想政治工作座谈会纪要时间 1998年8月3日地点 办公楼三楼会议室主持人 出席者 党委书记 副院长 各系党总支书记现将座谈会情况纪要如下 一 副院长传达了教育厅厅长 同志关于加强学生思想政治工作的指示精神 分析了当前学生的思想状况 他指出 二 系主任汇报了该系思想政治工作情况 三 许多同志认为 1 要使思想政治工作有成效 必须在调查研究的基础上 联系学生的思想实际 来惠超市 企业文化周 总结交流会议纪要 2005年2月3日 为更好地总结经验教训 听取关于公司 文化周 活动的意见和建议 企划部组织召开了 文化周 活动的总结交流会 公司总经理高强 参加人员略 参加了会议 现将会议主要情况纪要如下 一 会议充分肯定了此次 文化周活动 取得的成效1 形式多样的活动促使员工反思工作现状 改变不思进取的状态 树立居安思危 超越自我的意识 2 活动强调对员工的主人翁意识的培养 通过企业与员工之间的双向关怀 增强员工的归属感 对促进工作的开展有深远意义 3 活动增强了采购管理工作中的成本控制意识 二 会议对 文化周 活动提出了相关的意见与建议1 学习资料典故多 事例少 建议采用一些生动的小故事 并树立一些身边的卓越典型鼓舞广大员工 2 公司杂志的内容应更贴近员工生活 成为宣传企业文化的窗口 3 培训内容应更有针对性 更适合员工自身特点 4 活动过多 频率太密 应精选培训内容 每期培训一次 5 组织一些文体性的业余活动 提高大家参与的积极性 会议还听取了部分代表关于公司管理的意见和具体建议 如将超市的肉制品打包碟更换为白色以节约成本 增加预订生日蛋糕的服务项目以便更好地沟通顾客 增加家庭装商品以打开销路等 对如何留住老顾客和进行成本控制等问题也进行了深入的探讨 会议纪要 的常见问题 问题分析 1 标题问题 只有文种 会议纪要 是什么会议的纪要 无法一目了然 不利于文件的日后检索2 这是 会议记录 不是 会议纪要 只是对会议进行记录 没有对会议决定事项作出简明扼要的归纳 且 梁总提出了要求 卢总作了指示 对此 卢总强调 建总表示 全是口头语 3 简称不规范 建总 是什么单位 全文无迹可寻 问题分析 1 会议纪要格式错误 时间 地点 主持人等要素前 无须标列序号2 没有与会人员3 会议决议 的内容 构不成因果关系4 阐述不清楚 如 一 5 会议纪要不用落款 问题分析 1 无会议纪要的标题2 正文中的数字要用阿拉伯数字3 语言罗唆 除关键背景须介绍外 可直奔主题4 如使用 模糊 时间 经办人不容易掌握 时间必须具体到 年月日 不能用 本周内 本月 下星期三