会议的组织和管理（联想集团会务参考 ）.ppt

会议的组织和管理 主讲人 周玲秀2000年8月 会议的组织和管理目录 一 会前准备二 会务实施三 会后总结和决算四 中小型会议的会务管理 目录 会议的组织和管理会前准备 目录 会前准备 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算 会议的组织和管理会前准备 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容 形式进行的目的 主题 时间 参会人员 类型 人数 地点 会议日程 议程 人员分工 各项工作负责人 各项活动的推进时间等 策划案的内容 会议的组织和管理会前准备 策划案的内容 案例 99年代理会及联欢会策划实施案 会议的组织和管理会前准备 策划案的内容 会务工作要保证策划案的顺利实现 会议的组织和管理会前准备 成立TEAM组 组织落实 成立TEAM组 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 会场勘察 会场院勘察俗称 踩点 是会前必须要做的基础性工作 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 原则 勘察原则 会务工作为会议内容服务 以策划案为依据 方便操作 节约资金 保证会议顺利进行 注意事项 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 会场方面宾馆的软硬件 注意事项 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 餐饮方面租车问题价格问题 起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理会前准备 起草协议 协议 是会务组与宾馆合作的基础和标准 要细致 全面 对等 漏洞 会议的组织和管理会前准备 起草协议 1 会议日期2 住房标准及费用3 场地安排及费用 内容涉及 会议的组织和管理会前准备 起草协议 4 餐饮及费用5 甲方对乙方的规定6 乙方对甲方的规定7 结算等 内容涉及 会前准备 起草协议 会议的组织和管理 案例 2000与成都银河王朝酒店的协议 会议的组织和管理会前准备 会务组的分工 会务组的分工 会议的组织和管理会前准备 会务组的分工 案例 99代理会人员分工职责 会议的组织和管理会前准备 会务组的分工 案例 2000年代理会邀请信内容 1 前言2 会议日程3 注意事项4 入住宾馆地点及电话5 回执 会议的组织和管理会前准备 会务组的分工 工作认真负责 细心 耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强 对会务人员的要求 会议的组织和管理会前准备 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 年初有预算 全面 精细 节约 距开会日期前两周 做出预算送审批 会议的组织和管理会前准备 制定会议预算 会议费预算的制定 必须注意的问题 距开会日期前一周 务必汇出所需款项 提前行文 写明规则 会议的组织和管理会前准备 制定会议预算 案例 99年代理会预算表99年代理会费用申请文件 会议的组织和管理案例 案例 西安活动费用使用审批 报销规定关于参加西安活动的人员通知 会议的组织和管理会务的实施 会务的实施 会务组 出发时间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作 会议的组织和管理会务的实施 出发时间 会务组的工作 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会 注意事项 会议的组织和管理会务的实施 签到 关键点 住房钥匙签到台住房分配其它 会议的组织和管理会务的实施 签到 案例 签到程序界面演示 会议的组织和管理会务的实施 开会期间 开会期间的工作 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件 会议的组织和管理会务的实施 会议结束 会议结束的工作1退房 整理物品 结帐 回收问卷 会议的组织和管理会务的实施 会议结束 案例 意见反馈样式 会议的组织和管理会后总结和决算 总结经验教训 表彰先进 会后的总结和决算 案例 汇款 99年总结 公务人员考核标准 会议的组织和管理会后总结和决算 统计分析参会情况 会后的总结和决算 案例 2000年代理会分析 会议的组织和管理会后总结和决算 会议费的报销 决算和分摊 会后的总结和决算 案例 99决算 会议的组织和管理中小型会议的会务实施 中小型