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常用公文写作 第二节常用公文的写作 一 通知二 通报三 报告 四 请示五 批复六 函 函的写作方法 学习目标 函的适用条件及种类函与其他文种的区别能正确写作各种函 一 函的使用条件 函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关主管部门请求批准事项 答复审批事项时所使用的公文 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 上级机关向下级机关询问有关情况 可以用函 上级机关向下级机关催办有关事宜 如要求下级机关呈报有关报表或材料时 也可以用函 特殊情况 注 函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间 一 函的种类 发函 复函 主动向对方联系公务的函 回复对方来函的函 函 发函 商洽函 主动与对方商洽工作 询问函 询问对方问题 请准函 向对方请求批准某一事项 复函 商洽函 针对对方商洽函来商洽工作 答复函 针对对方的询问 答复其问题 审批函 针对请准事项进行审批 非请准函 写法 按办理的形式 公函 便函 严格按照公文格式撰写制作 不属于正式公文 格式较随意 无眉首 版记 甚至可无标题 但正文之后 要有机关署名 日期和公章 湖北工业大学关于商洽 同志调动工作事宜的函 函的行文对象一般情况下是明确 单一的 所以多数函的主送机关只有一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 如 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号 的主送机关有七个 国家计委 经贸办 农业部 商业部 经贸部 纺织部 技术监督局 一 标题 关于请求批准在官汕路宁江桥头兴建办公营业大楼的函 二 主送机关 例1 武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函 二 函的写法 例2 例3 XX集团公司文件 2012 号关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质 拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 集团公司 印章 二 一二年七月二日 商洽函 关于请求解决我县枯水期用电指标的函 市供电公司 去年以来 我县利用本地水力资源发展小水电 每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度 每度电价0 25元 而枯水期我县则严重缺电 以每度电价0 50元购进1500万度电 仍然不能保证城镇居民生活用电 目前有几家水泥厂 糖厂因缺电已停产 为此 我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内 每天能支持配送我县基数电10万度 可否 请予函复 县人民政府 年七月一日 请准函例文 XX市海威企业有限公司文件海XX函 2000 15号XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函XX市塑料二厂 贵厂1月10日 关于TK 89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函 X塑函 2000 11号 收悉 鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点 我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK 89型自动考勤打卡机 特此函复 XX市海威企业有限公司 公章 二 年五月五日 复函 职业技术学院关于申请实验实训基地贷款的 中国农业银行 区支行 我院是经教育部批准 省人民政府直属的一所普通高等院校 现有在校学生7800余名 为了抢抓西部大开发的良好机遇 主动适应经济建设对人才的要求 突出高等职业技术教育特点 改善办学条件 努力培养高素质的技术应用型人才 按照学院发展规划及实验实训基地建设规划 学院拟重点建设实施农业等7个实验实训基地 由于学院目前建设项目较多 投入较大 资金短缺 为保证我院资金及时到位 加快基地建设步伐 学院特申请贷款1500万元 期限为5年 妥否 请审批 职业技术学院 章 年 月 日 1 陈述理由 2 提出请准事项 3 结尾用期复性结语 函 二 各类函的写法 一 请准函 不相隶属机关之间向有关主管部门请求批准某一事项写法类似请示 述由 请示事项 结语原因 理由部分要写充分 以便获得有关部门的同情和支持 要与请示的期复性结语相区别 特此函达 请审批 函 是否可行 请批示 请示 是否妥当 请批复 请示 妥否 请审批 请示 函 人物 1 王新 县财政局仓库记账员 2 小柳 县财政局办公室秘书 3 东朋县财政局后勤部门领导 案由 办公室需要购买奖状和奖品 领导对王新说 你让办公室写一个文件发过来 等小柳发过来后 王新看了却觉得很为难 想 既然是申请要钱 就应该写请示 为什么写成了函呢 再者 是我们领导让写的 为什么主送却是财务室 我们反而成了抄送呢 王新怕领导批评自己 就急忙给小柳打电话 谁知小柳接了电话后 却笑王新是外行 是谁错了呢 为什么 想想看 办公室关于购买奖状和奖品的函财务室 为做好我局本年度的年终总结工作 经局领导会议研究决定 近期要表彰我局60位优秀工作者 我室正在积极筹备此次表彰大会 目前急需60套奖状和奖品 为解决这一问题 特函请如下 申请人民币6500元 用于购买奖状和奖品 经我室与后勤部门协商 由该部门负责人去贵室领取支票 统一购买 特此函达 请予支持为盼 主题词 购买奖状奖品函抄送 局后勤服务办公室 县财政局办公室2012年2月4日 1 东朋县财政局办公室和财务室是平级单位 应用函而不是请示 2 因为是申请要支票 主管部门是财务室 不是后勤服务办公室 所以应主送财务室 2 非请准函 指发函中的商洽函 询问函等注与请准函结语的区别 特此函请查照 并希见复是荷 特此函达 请见复 特此函达 请予研究函复 祈请函复 请予大力协助为盼 特此函询 请复 例文 要求对方回复 市 厂关于代培专业技术人员的函 大学 为了提高技术人员专业水平 为振兴东北地区基地发挥积极作用 特请求贵校帮助解决专业技术人员进修培训问题 我厂准备从今天秋季开始 选派部分技术人员分期分批到贵校进修学习 第一批先选派8人 他们入学后 一切服从贵校管理 我厂也将积极配合贵校做好一切工作 恳请贵校给予支持与帮助 特此函达 请予研究函复 市 厂 章 年 月 日 1 开头说明发函目的或原因 2 主体说明联系事项或询问的问题 3 结尾用期复性结语 提出需对方回函的要求 根据答复内容的不同 可分为商洽性复函 答复函 审批函 作为回文答复对方来函 属于被动行文 与批复类似 3 复函 例文 深海市工商局关于同意调查 酒厂自行印刷啤酒商标的复函南海县工商行政管理局 贵单位 南海县工商局关于请求调查 酒厂自行印刷啤酒商标的函 南商 2010 8号 收悉 经我局调查 你县 酒厂 在我市自行印刷瓶装啤酒商标的情况属实 印张达10万张 我局已通知该印刷厂停印并按有关规定整改 特此函复 深海市工商局 章 年 月 日 1 开头引述来函 2 主体答复对方联系事项或询问的问题 结尾可用专用结语 也可省略 开头 概括通报对象的主要事实 主体 请准函 提出请准事项非请准函 说明联系事项或询问的问题复函 答复对方联系事项或询问的问题 结尾 请准函 用期复性结语非请准函 用期复性结语复函 可用专用结语 也可省略 开头 请准函 陈述理由非请准函 说明发函原因复函 开头引述来函 发函 三 函的注意事项1 注意函的使用范围 与其他文种区别 2 内容单一 一函一事 3 开门见山 直陈其事 忌词不达意 拐弯抹角 例文4 措词得体 态度坦诚 用语恳切谦和 切勿命令 要挟 盛气凌人 也不能一味逢迎或过于谦虚 例文5 正确使用请准函 区别于请示 注意复函和批复的区别 1 湖北省人民政府就国徽悬挂问题给国务院发文湖北省人民政府关于国徽悬挂问题的函2 省工商行政管理局就停止办学习班审查案件给市工商行政管理局回文 省工商行政管理局关于停止办学习班审查案件的复函3 市人民政府就停止为个人申请建房款给 市冶金局发文 市人民政府关于停止为个人申请建房款的函 请示 批复 通知 请准函和请示的区别 讨论 人物 1 华宇建筑公司五名实习生2 王晓叶 华宇建筑公司秘书案由 五名实习生向王秘书请教函和请示的使用区别问题 你认为王秘书给的这份函能否写成请示 为什么 关于成立交通部职业技能鉴定指导中心的函劳动和社会保障部 为加强交通行业从业人员的规范管理 提高我国公路水路从业人员的素质 实现交通行业的跨越式发展 特申请成立交通部职业技能鉴定指导中心 现将具体情况说明如下 一 成立的可行性二 主要职责 一 二 中华人民共和国交通部 章 年 月 日 复函和批复的区别 复函和批复 都是回复来文的一种文体 从使用范围来看 函比批复更广泛 使用更灵活 练习病文纠错 关于联系教师进修的函 大学教务处 首先让我们以 市公关学校的名义 向贵处表示衷心的感谢 过去为我校办学给予了很大的帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处如能解决我校进修教师住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 致以崇高的敬礼 年 月 日 章 关于请求解决进修教师住宿问题的函 大学教务处 我校开办不久 师资力量较弱 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 经我校与贵校有关部门协商 贵校同意我校派员进修 但 位教师进修住宿问题 较难得到解决 今特函请贵处设法在贵校帮助解决住宿问题 过去贵校为我校办学提供了很大的帮助 这次我校进修教师的住宿问题 又给贵校增添了麻烦 我校谨再致以深深的感谢 有关进修教师的住宿的解决情况 恳请函复为盼 年 月 日 章 据悉 扬州市人才市场拿出十个岗位面向毕业生招聘 经过筛选80多位入围 其中南京某知名大学的一位女生特别出众 自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金 而且年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张 尤其是她在校期间发表的厚厚一摞作品更令她 高人一筹 招聘人员告诉记者 他们当时决定 如果这名女生考试通过就录取她专门从事宣传工作 结果却出人意外 考试中 有一题是根据素材写一则函 而这名女生却交上了一份 别出心裁 的答卷 真是令招聘人员 大开眼界 市公安局关于让 商厦准备经保工作经验材料的问题 市商业局 你局 商厦狠抓安全保卫工作 成绩突出 经过市综合治理办公室已经同意 我们公安局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会 让你们局的 商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验 务必速通知该单位 于12月中旬将此材料报送我局 处秘书科 望能照此办理 并快速回复 此致敬礼 年十一月二十日 章 市公安局关于商请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 经市综合治理办公室同意 我局12月下旬召开全市经保工作经验交流会 据悉 贵局 商厦狠抓安全保卫工作 取得了突出的成绩 拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验 如蒙同意 恳请通知该单位 于12月中旬将经验介绍材料送我局 处秘书科为盼 敬请函复 年十一月二十日 章 报告的写作方法 学习目标 报告的适用范围及种类报告的写作格式及方法 报告的分类 汇报性报告 主动性 答复性报告 被动性 报告的写作 工作报告 汇报工作 向上级机关汇报工作开展和完成情况 以便上级机关统一协调和实行有针对性的领导 情况报告 反映情况 向上级机关汇报工作中偶然出现的重大问题或重要情况 回答上级询问 根据内容和和使用情况 分为两种 综合性报告 常规 用来全方位地汇报一个地区 一个单位一段时间内全面工作的进展或完成情况 这种报告具有定期的特点 内容丰富 篇幅较长 综合性较强 专题性报告 临时 用来集中反映某一项上级临时布置的工作或一个问题的完成与处理情况 这种报告没有定期制发的要求 而是根据需要撰写 其特点是突出一个 专 字 内容单一 是典型的一事一报的公文 一 工作报告 注意 情况报告和工作报告的区别 1 工作报告 经常性的常规工作情况 情况报告 偶发性的特殊情况2 工作报告 内容相对确定 情况报告 内容多不确定 因时因事而定3 工作报告 有不同程度的说理 情况报告 重在叙述说明有关情况 县政府关于抗灾和救灾工作的报告 市政府 2011年3月20日上午 我县遭遇特大风暴灾害 损失严重 据初步统计 灾情严重的有7乡 受灾人口达10万人 受灾农田面积达20万亩 通讯线路和输电线路及有关设备毁坏严重 直接损失达30万元以上 我县各级政府和灾区群众在县委领导下全力以赴 积极投入抗灾和救灾工作 我们取得了许多引以为豪的成绩 受到了群众的一直好评 好多同志都发挥了不怕困难顽强拼搏的奋斗精神 水顾不上喝 家顾不得回 最后累病了 他们的这种献身精神令人感动 值得大力宣传 还有的同志虽然自己经济拮据 但是看到灾区群众的困难时 毅然慷慨资助 宁愿自己受点苦 发扬了新时代的雷锋精神 给我们树立了榜样 今后希望还涌现出更多的这样的好同志 尽管如此 由于我县财力紧张 在抗灾资金上和物资上尚有很大的实际困难 请上级尽早给予考虑安排 以上报告妥否 请指示 1 概述工作背景 总的开展的基本情况或依据 目的原因 背景等 过渡句引出主体部分 兹报告如下 现将有关情况报告如下 缘由 事项 汇报工作 结尾 三段式 核心 报告的写作规律 2 工作的基本经验和体会 3 工作的具体开展情况和做法措施 4 工作中存在的问题和不足与今后的打算 5 结语 特此报告 请审阅 可不写 国家税务局关于落实涉农税收优惠政策促进农民增加收入情况的报告 集团军后勤部 中共中央国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见下发后 我局党组非常重视 立即研究具体的贯彻落实意见 采取切实有效的措施 狠抓落实工作 取得了较好的成效 现将有关情况报告如下 一 落实涉农税收优惠政策的基本情况 一 制定优惠政策 明确工作要求 二 广泛开展宣传 抓好层层落实二 落实优惠政策取得明显成效与措施 一 广大个体户农产品经营者得到明显实惠1 2 二 组织和重视自查和抽查三 问题与今后意见 一 推动各项工作全面落实 二 积极与财政部沟通 提出建议 主体 工作报告 例文 XX关于XXX的报告 XXX 为了XXXX 根据XXXX 依据 目的原因 背景等 在XX期间XXXXX 概述工作开展的基本情况 现将有关情况报告如下 过渡句 一 小标题 基本情况 成绩效果 二 小标题 主要方法措施 经验体会 三 小标题 存在或遇到的问题 XXXXXX 今后的打算 以上报告 请审查 惯用结语 注意事项 注 1 善于提炼成绩 经验 体会等规律性内容 用小标题进行分条概括 要准确深刻 2 要详略得当 重在客观地陈述开展工作的具体情况 而少分析和议论 淮河流域水污染防治工作情况的报告XXXXX 按照环保总局 国家计委 水利部联合制定的 淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查办法 环发 2000 205号 环保总局会同国家计委 财政部 水利部 监察部 建设部 农业部 法制办等8个部委组成核查组 于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查 现将有关工作报告如下 一 淮河流域水污染防治工作的完成情况 略 二 存在的主要问题 一 工业企业按达标排放尚不稳定 略 二 城市生活污水处理工程建设慢 处理率低 略 三 下一步工作安排 一 尽快制定 淮河流域水污染防治 十五 计划 结合 九五 规划各项工作的实际完成情况和南水北调东线工程需要 明确淮河 十五 治理目标和治理措施 二 进一步落实沿淮四省各级政府环境保护目标责任制 略 三 继续加大产业结构调整力度 巩固和提高工业企业污染防治水平 二 一年六月十五日 公章 工作报告 关于开展优秀驾驶员活动的报告 集团军后勤部 2011年1月开始 我们在全师范围内开展了争当优秀驾驶员活动 收到较好的效果 现将有关情况报告如下 一 调动了广大驾驶员遵章守纪的积极性优秀驾驶员的首要条件是模范遵守交通通规则和各项制度 严格执行纪律 开展争当优秀驾驶员活动以来 广大驾驶员掀起了学习 遵守和监督执行各项规章制度的热潮 二 密切了军民军警关系开展争当优秀驾驶员活动以来 广大驾驶员对照优秀驾驶员的条件 严格要求自己时时处处注意群众纪律 并经常收到群众和民警对一些驾驶员的表扬信 三 进一步严格了车辆管理开展争当优秀驾驶员活动以来 所属各汽车分队的干部骨干以身作则 言传身教 使车场和车辆管理更加正规化 科学化 小标题 导语式 总局转来 省武警总队工人 同志的信 对大东分局查处山鹰防爆电器三厂偷漏税一案及对他提取资金少的意见 我们进行了全面复核调查 现将调查情况报告如下 二 情况报告 1 开头 多用导语式 概述突发性事件或重大情况的基本情况 2 主体 内容要素 客观叙述具体情况 交代事件的前因后果 来龙去脉 非必备内容 可不必进行议论分析 分析情况发生的原因 总结教训 今后采取的措施 3 结尾 可用结语 特此报告 特将情况汇报如上 等 也可省略 三 答复报告写作规律 结构 引语 答复 结语 引述来文标题 发文字号 日期 文种等 分行 关于 的函 银 2012 号 收悉 可用结语 特此报告 也可省略 有针对性地回答上级询问的问题 答复内容 要有针对性 不能答非所问 属于被动行文 答复上级的询问和汇报有关情况 县人民政府文件 政发 2012 28号签发人 吴 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 政发 2012 106号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是我县市政基础设施薄弱 无污水处理厂 居民生活污水直接排入大环境 三是近几年 我县 三业 发展较快 其废水杂物直接排入护城河及坑塘 造成水质严重污染 解决水质污染问题的根本途径 大环保监督检查力度 确保排污企业治污设施正常运行 达标排放 促进水质好转 专此报告 二 一二年四月二日 公章 主题词 治理水质污染报告 县人民政府办公厅2012年4月8日 答复报告 引语 答复内容 结语 主体 工作报告 主要做法 收效 存在的问题等情况报告 叙述具体情况 交代前因后果答复性报告 针对性地回答上级询问的问题 结尾 特此报告 特此报告 请指正 特将情况汇报如上 等 也可省略 开头 概述基本情况 说明背景 依据 目的 四 报告写作的要领1 以陈述工作具体情况为主 内容扼要 语言概括 少议论说理 2 不能只罗列材料 需从中综合分析提炼一定的规律 忌空洞无物 3 重点突出 点面结合 要避免写成面面俱到的流水账 4 实事求是立足于实际所做工作 材料真实 不打 注水 报告 5 注重时效 及时汇报 6 专文专用 不得夹带请示事项 文件 2012 号关于我校工会干部有关部门待遇的报告 市总工会 年 月 日 关于 的函 银 2012 号 收悉 现将我校工会干部有关部门待遇报告如下 一 我校基层工会干部主席 二 校基层工会委员 三 校工会委员任职期间 特此报告 年 月 日 章 主题词 县政府关于抗灾和救灾工作的报告 市政府 2012年3月20日上午 我县遭遇特大风暴灾害 损失严重 据初步统计 灾情严重的有7乡 受灾人口达10万人 受灾农田面积达20万亩 通讯线路和输电线路及有关设备毁坏严重 直接损失达30万元以上 我县各级政府和灾区群众在县委领导下全力以赴 积极投入抗灾和救灾工作 我们取得了许多引以为豪的成绩 受到了群众的一直好评 好多同志都发挥了不怕困难顽强拼搏的奋斗精神 水顾不上喝 家顾不得回 最后累病了 他们的这种献身精神令人感动 值得大力宣传 还有的同志虽然自己经济拮据 但是看到灾区群众的困难时 毅然慷慨资助 宁愿自己受点苦 发扬了新时代的雷锋精神 给我们树立了榜样 今后希望还涌现出更多的这样的好同志 尽管如此 由于我县财力紧张 在抗灾资金上和物资上尚有很大的实际困难 请上级尽早给予考虑安排 以上报告妥否 请指示 注意 关于张 同志职称评定问题的报告 市人民政府办公室 市办 年 月 日查询我单位张 同志有关职称评定情况的 关于 的通知 2012 号 收悉 我们立即进行了调查 现将有关情况报告如下 同志是我集团公司二分厂工程师 该同志1962年起曾在 工学院受过四年函授教育 学习了有关课程 由于 文革 而未能取得学历证明 因缺乏学历证明 在今年上半年职称评定时 根据上级有关文件精神 我单位职称评委会决定暂缓向上一级职称评委会推荐评定他的高级工程师职称 待取得学历证明后补办 该同志认为这是刁难 因而向市政府提出了申诉 接到市政府办公厅查询通知后 我们专程派人去 工程学院查核有关材料 得到 工学院的支持 正式出具了该同志的学历证明 现在 我集团公司职称评委会已为 同志专门补办了有关评定高级工程师的推荐手续 并向该同志说明了情况 对此 他本人已表示满意 集团公司 年五月三十日 开头 结尾 开头 结尾 盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的申请报告总公司 我公司下属盛达制衣厂于2012年3月开始翻建汽车库 且已经拆除了司机 装卸工宿舍 武装部办公室 基建科办公室等共计510平方米 因为以上办公用房的拆除 以致汽车无处停放 有关职工无处办公 严重影响正常工作 为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划 故拟定一层为汽车库 二层为办公用房 为解决当前办公用房之急需 拟定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层 资金由本公司自行解决 以上申请报告妥否 请批示 盛达公司 公章 二 一二年三月三十日 盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示总公司 我公司下属盛达制衣厂于2012年3月开始翻建汽车库 且已经拆除了司机 装卸工宿舍 武装部办公室 基建科办公室等共计510平方米 因为以上办公用房的拆除 以致汽车无处停放 有关职工无处办公 严重影响正常工作 为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划 故拟定一层为汽车库 二层为办公用房 为解决当前办公用房之急需 拟定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层 资金由本公司自行解决 以上请示妥否 请批示 盛达公司 公章 二 一二年三月三十日 要求 关于2012年政府信息公开情况的报告 省政府 2012年1月开始 全市各机关政府根据 信息公开规定 要求 围绕年初确定的目标和任务 为及时编制和更新政府信息目录 稳步推进全市政府信息公开工作 认真履行自责 在解答公开咨询和受理公开申请等方面都收到了良好的效果 兹报告如下 开头 2012年上半年 在校党委的正确领导下 我部全体教师以邓小平理论和 三个代表 重要思想为指导 认真落实学校2011年上半年工作要点 不断学习 热心从教 团结奋进 锐意进取 各方面都取得了良好成绩 现将各方面工作报告如下 2011年 万宝集团技术服务中心全体员工和分布在全国各地维修网点的员工一起 根据何总经理关于 售后服务是企业的命根子 的指示精神 坚持 拥有万宝电器 享受一流服务 的宗旨和 一切为了使用户满意 的标准 发扬 同心多奉献 合力创一流 的企业精神 大力开展优质服务活动 扎扎实实地做好各项工作 实现了2011年的总体目标 开头 七 会议纪要 一 适用范围会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 二