会议与商务活动.ppt

会议与商务活动 會議的含義 會議 就是聚眾議事 即眾多的人員聚集起來一起商討問題 會議組織結構 會前准備 會間工作 會後工作 第一节会议筹备 技能要求拟定会议议程 日程正确选择会址 安排与会人员的食宿和交通知识要求会议议程 日程的区别会址选择的方法 會前准備 確定會議名稱 制定會議議程和日程 會場的布置 確定與會者 制發會議通知 1 確定會議名稱 會議名稱的組成 會議主辦瓣名稱會議的主題會議的類型例如 河职院关于秘书考证的专家研讨会 2 制定會議議程和日程 擬定會議議程会议议程是对会议所要通过的文件 所须解决的问题的概略安排 并以序号将其清晰的表达出来 会前发给与会者 會議議程的制作格式包括標題題註正文 议程表的设计 1 注意议程顺序所涉及事物的习惯性顺序和公司章程有无明文规定2 第一项是宣布议程 总结再安排讨论的问题 将同类性质的问题集中排列3 保密性较强的议题 一般放在后面 会议议程 1 宣布议程2 说明人员缺席情况3 宣读并通过上次的会议记录4 财务主管报告5 其他报告6 新的议题7 有关人事任命8 提名并选举新的负责人9 通知有关事项10 宣布休会 上司认为这份议程表有问题 需要修改 会议日程 指会议在一定时间内的具体时间 如有说明可附于表后 会前发给与会者 日程安排的內容必須考慮時間 內容 地點三要素 日程一般采用简短文字或表格形式例子 天地公司新产品销售展示会日程安排 议程和日程的区别 1 议程和日程都是会前发出2 议程和日程的安排必须吻合3 议程和日程制定后 须经主管领导审核方可实施4 议程的编制在前 一旦确定就不再变 日程在时间 地点 人员上 如有变化可做调整5 议程是会议内容的简要排序 日程则是具体 详细的安排 选择会址 1 交通便利2 会场大小应与会议规模 主题相符3 场地有良好的设备4 场地不受外界干扰5 选择会议地点应考虑有无停车场6 场地租借成本合理 會場的布置 會場布置的形式相對式 全圍式 半圍式 分散式主席台布置的技巧主席台的座位布置 講台話筒 休息室 會標 會徽 畫像 旗幟 標語 花卉 燈光 色調排列會場座次的技巧主席台座次的排列會場人員座次的排列橫排法 豎排法 左右排列法 主席台 禮堂形 主席台 教室形 主席台 弦月形 全圍式多邊形 全圍式橢圓形 全圍式長方形 全圍式圓形 半圍式橋形 半圍式T字形 半圍式馬蹄形 主桌 主桌 分散式方桌形 分散式V字形 分散式圓桌形 前排 前排 橫式通欄形 橫式分欄形 不同的会议有不同的气氛 人代会 党代会表彰会 庆功会报告会 总结会协商会 座谈会 庄严隆重 朴素大方气氛热烈 喜气洋洋简单朴素气氛和谐 4 確定與會者 選擇 確定與會者參加會議的單位參加對象的職務或級別參加對象的身份參加對象的代表性參加會議的總人數與會者的編組按與會者所在的單位編組按與會者所在的行業或系統編組按與會者所在的地區編組按議題編組 5 制發會議通知 會議通知的擬寫包括 標題 通知對象 正文 落款日期恰時發出會議通知擬寫完畢後 應及時出出 讓與會者作好充分的準備 会议回执 第二节会中工作 会前服务会议记录编写会议简报 技能要求1 做好会议记录2 做好会议期间的信息沟通3 做好会议值班 保卫工作知识要求1 会议记录的基本常识2 信息沟通的基本要求 会前服务 接待签到簿式签到 卡片签到电子签到 单式签到引导座次 簿式签到 签到表 电子签到 引导座次 方桌会议圆桌会议 会议记录 正式的会议记录是会议进程的原始记录 是具有法律效力的档案 因此务必准确 完整和条理清晰 记录的准备工作记录的格式记录的内容记录的方法会议记录的修改会议记录的要求 准备工作 物品准备 1 钢笔 铅笔 笔记本 记录用纸2 录音机 磁带 补充手工记录 3 备有一份议程表和其他相关资料及文件 需要核对相关数据和事实时随时使用4 会前了解座位图 识别会上发言者 5 利用录音记录时 须手工记录 以防录音机中途出现故障 会议记录格式 记录头会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人员主体会议发言和议定事项审阅签名凡重要会议 或涉及到有关议定事项的会议 会议主席均应在会议记录主体之后签名 会议记录的内容 1 会议描述 会议类型 时间 日期 地点 2 会议与会者姓名 主席的名字在最前 记录员的名字在最后 3 会议过程4 主席 记录员签名 会议记录的方法 1 重点记录讨论的观点 决议 决定 重要声明 修正案内容 结论 须一字不露的记录下来 其他内容可以概括记录2 漏记的内容 先做记号 会后对照录音磁带修改 也可提示会议主持人请发言者重复或对某一术语做简要解释3 与会者提出意见 建议 须把人名记录下来 完全记录法精详记录法摘要记录法 包括掌声 笑声 插话都有记录在案 录音 多用于党政机关领导班子的重要会议 有话必录 要求 真实 准确 完整 一般会议通用的记录要求要求 有所取舍 适当归纳 不可歪曲 最多使用 会议记录的修改 会议纪要 1 定稿之前 向主席提交一份草稿经他签字批准2 如果某一成员指出会议记录中的一个错误 经会议批准 主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误3 会议记录一经签名 不能再做变动 会议记录的要求 准确 内容真实可信 准确无误 一旦会议主席签名 全体成员通过 则不得再行改动 完整 所有要点完整记录 简洁快速规范 确保会议期间信息沟通 一 信息的收集 传递 反馈1 全面收集信息2 深入实际 掌握第一手材料3 注重信息的加工提炼4 注重时效 反馈信息 二 会议期间对外宣传 1 处理与新闻媒体的关系2 注意内外有别 严守单位秘密3 在传递上本着对象 效果 时效 费用的原则4 注意收集外界舆论和新闻报道 为领导提供参考5 会议结束后 召开记者招待会提供必要的信息 信息加工的形式1 综合加工2 提炼加工3 推导加工 信息传递方式1 口头传递2 影像传递3 电子系统传递4 专人传递 注意事项 会议信息收集力求全面 真实 及时 适用 重点突出与新闻媒体沟通要以礼相待 以诚相待 平等相待 迅速及时 会议的值班工作 1 协助收集有关情况2 控制与会无关人员出入3 要有公司和各部门领导的联系方式4 备有一份设备维修人员 车队调度人员 食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录5 坚守岗位 保证会议信息畅通6 监督和协助专职会议人员做好服务7 做好会议间各项活动与各种矛盾的协调8 建立领导带班制度 会议保卫工作 1 包括与会人员人身安全2 会议重要文件保卫3 会场和驻地的保卫4 会议各种设备用品保卫5 与会者私人贵重物品保卫6 准备一定急救箱 第三节会议的善后工作 完善會后服務 整理會議文件 擬發會議紀要 總結會議經難 技能要求1 进行会议文件的立卷归档2 做好会议经费结算工作知识要求1 会议文件资料的立卷归档的要求2 会议经费结算的方法 1 完善會后服務 安排與會者返程及時調派車輛 送別與會者會場清理清理茶具 退還設備 2 整理會議文件 收集文件需收集的文件會前準備並分發的文件 會議期間產生的文件 會後產生的文件收集會議文件的技巧會前分的保密文件的清理 完成收集文件的登記手續 及時收集完文件整理歸檔整理會議記錄立卷歸檔 擬發會議紀要 會議紀要的擬寫會議紀要的種類辦公會議紀要 工作會議紀要 協調會議紀要 研討會議紀要會議紀要的內容會議情況簡述 對會議主要精神的闡發會議紀要的印發確定印發范圍簽發會議執行 会议文件资料立卷归档的步骤 1 会议文件的收集整理工作 1 确定会议文件的收集范围 2 选择收集会议文件的渠道 3 运用收集文件的不同方法2 会议文件的立卷归档 把会议过程中的一整套材料 进行分类立卷归档 注意事项 1 会议文件责任要落实到人2 收集文件应严格履行文件登记手续 并认真检查文件是否缺件 缺页 缺损的情况 如出现类似情况 应尽快及时采取补救措施 3收集过程中要注意保密4会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度 会议经费结算工作 收款与付款的方法 1 收款的方法和时机 有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用 如资料费 培训费 住宿费 餐饮费 1 在会议通知或预定表格 注明收费标准和方法 2 注明与会人员采取的支付方式 现金 支票 信用卡 3 如用信用卡收费 问清姓名 卡号 有效期 4 要开具发票的 事先与财务部门确定收费开票程序 无法开票项目 协商开具证明或收据 掌握付款的方法和时间 注意事项 1 会议经费的名称要规范2 遵守公司零用现金 消费价格及用品报销的各种财务制度和规定 總結會議經驗 會議結束後 秘秘書人員應回顧 總結會務工作 肯定成績 找出存在的問題 為今后召開同類會議積累經驗 總結的形式有 座談會表彰會書面總結 案例分析 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议 经理让秘书钟苗选择一个会议地点 钟苗经过仔细考虑 预定了位于市郊风景区的一家酒店 价格相对便宜 而且风景宜人 经理及参加培训的人员都很满意 点评 由于该会议的参加者都是本单位人员 可一起驱车前往 所以郊外是比较理想的选择 不但价位适中 而且位于风景区 可使与会者身心放松 案例分析 名山公司要召开2003年度总结大会 作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作 会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集 为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备 年度大会的工作报告非常重要 包括一定时期的工作总结 体会或者经验 对目前情况的分析和下一步工作的思路 要求及具体措施等内容 为此 王琴有针对性地 广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况 会议期间王琴认真做好会议记录 力求会议记录准确 完整 忠实发言人的原意 并进行会议发言录音和录像 为了使会议信息尽快传递给与会者 她及时编写会议简报 使会议达到良好的效果 会后王琴认真编写会议纪要 作为与会代表贯彻执行的依据 推动会议精神的贯彻落实 她还搜集齐会议期间所有文件材料 及时整理有关会议文件 为会议文件的归档打下基础 王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评 点评 会议信息流动和处理是否科学 务实 有效 直接影响会议的质量和效率 影响会议的实际效果 王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动 实现会议目的的工作 考试大编辑整理 案例分析 天地公司年底为表示对客户的谢意 召开了客户联谊会 会后共进晚餐 负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例 安排桌次座位 这次宴会共设3桌 餐厅正面靠墙为主桌 编1号 靠入口处为2 3号桌 摆成三角形 突出主桌 重要客户在主桌 为方便来宾入席 钟苗特意做了座位名签 并摆在桌上 但由于这次联谊会时间紧 与会人员名单确定得晚 钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户 结果致使该客户入席时找不到座位 出现了十分尴尬的场面 点评 秘书钟苗在安排会议晚宴时 只注意到桌次的正确安排和名签的摆放 但忽略了对人员和名签的核对 致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇 给组织的公关工作造成了不良的影响 案例分析 某公司要举办成立大会 请了有关单位的领导参加 秘书小李负责嘉宾的邀请 她用电话通知各位嘉宾 但有的嘉宾电话没通 所以没有找到 事后她把这件事忘掉了 会前也没和嘉宾再次确认 对于重要嘉宾发出了邀请函 但邀请函不是十分美观 比较简陋 结果开会那天 来的嘉宾很少 点评 秘书小李的做法有许多不妥之处 邀请嘉宾是一项重要的工作 一定要抓住确认环节 这样才不会使组织很被动 另外 要注意邀请的礼节 在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精 显示出组织应有的尊重和诚意 案例分析 某公司举办大型服装新品展销会 与会者是来自各大公司的老总或经理 本次活动得到了媒体的广泛关注 当地政府也对此产生了浓厚的兴趣 该公司也向当地政府发出了邀请 由副市长代表参加 市长由于有另外一个活动 不能确定 展销会即将开始时 市长却来到了 各嘉宾已经在台上就座 但发现没有市长的名台和座位 会议主办方十分尴尬 点评 该公司