高效会议管理培训(幻灯片).ppt

温州利成锁具 电镀 有限公司如何召开高效会议 汪昔伟二 九年八月二十六日 温州利成锁具 电镀 有限公司 一 会议培训纲要 会议的定义 功能 目的 种类 频率会议成本计算低效会议的表现及案例分析高效会议的特征高效会议的 八不 原则会议主持与会议达成的技巧制造型工厂的一般会议如何进行会议通知 记录 纪要的规范运用 会议的理解 人多的会议不重要 重要的会议人不多 解决小问题开大会 解决大问题开小会 解决关键问题不开会 不解决问题老是开会 会而必议 议而必决 决而必行 行必有果 一 会议的定义 所谓会议 是指人们怀着各自相同或不同的目的 围绕一个共同的主题 进行信息交流或聚会 商讨的活动 并能达成共识与不共识的形式 二 会议的功能1 信息发布与搜集2 解决问题3 开发创意4 激励士气5 监督工作进展6 协调矛盾 三 会议的目的 开展有效的沟通会议是一种多项交流 可以集思广益 实现有效沟通是会议的一个主要目的 传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 监督员工 协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督 检查员工对工作任务的执行情况 了解员工的工作进度 同时 借助会议这种 集合 的 面对面 的形式 来有效协调上下级以及员工之间的矛盾 达成协议与解决问题解决问题一般要经历以下5个步骤 通过这5个步骤 最终实现协议的产生和问题的解决 解决问题的五个步骤 研究对策 了解分析问题 检讨与持续改进 监督执行 商讨达成共识 三 会议的目的 资源共享利用开会汇集资源 以期相互帮助 共同进步 开发创意开发创意的会议目的通过举行会议 形成新的构思 并且论证新构思 使其具有可行性 激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性 这种会议是为了使公司上下团结一心 朝着一个方向共同努力 巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值 更为了巩固自己的地位 经常会召开一些上下协调会议 以此来强化自己的地位 四 会议的种类 1 按形式分 专题会议 例会2 按类型分 告知性 建设性 立法性 执行性3 按实质性分 政策性研究会 执行性协调会 五 会议的频率 1 定期 日 早 会 周会 月度会 年终会2 不定期 临时会议 专题研究会议 培训会 六 会议的计算成本 据日本效率协会研究并计算得出 会议成本 6A B T其中 A 每小时平均工资 6倍是因为劳动产值总高于职工工资 B 参加会议人数 T 会议时间 与本次会议可以产生的效益 折算现金流量 比较 即可确定会议当天成本 六 会议的计算成本 举例 如有15名部门主管参加2小时的会议 假设他们的平均工资是RMB 2500元 每月工作28天 每天工作8小时的话 本次会议的成本是 6 2500 28 8 15 2 2008 9286元 特别提醒据日本效率协会统计 科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40 以上 并且由于开会而花去的费用也越来越高 日本旭化成公司的一家设备工厂 1980年统计 在办公业务时间中会议时间占去28 以上 折算成本10亿元 由此可见提高会议效率的重要性 七 低效会议的表现 1 会议前欠缺目标 目标不明确 欠缺议程 参会人选不当 与会者太多或与会者太少 会议时间不当 开会通知时间不当 太早通知开会或太晚通知开会 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳参会者无准备而来未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当会议不能准时开始 会议太多 致使与会者一听说要开会 无不感觉厌烦 向来很少开会 致使每次会议议案堆积过多 七 低效会议的表现 2 会议中外界干扰参会者发言离题让没有必要留在会场的人员留在会场资料不充足 却贸然决策少数人垄断会议参会者不表明真正感受或意见参会者之间争论 与会者与主持人争论会议超出预定时间主持人未能总结会议成果 七 低效会议的表现 3 会议后欠缺会议记录不能对决议事项进行追踪不能对会议成败得失进行检讨低效会议案例 一堂不平静的会议 依据某公司规定 每周六下午15 00 16 30召开管理周例会 会议由某公司副总主持召开 某周六下午15 00分 居然有五名经理没有到 由于当日会议事关其中两名经理 副总决定会议延迟等你待他们 并安排办公室主任电话通知 15分钟过去了 五位经理陆陆续续到达会议室 一堂不平静的会议 人员到达后 办公室主任宣布会议纪录 并口头通报了这五位经理依据公司决定要处罚每人10元 宣布以后销售部的陈经理站起来 拍起桌子 大喊到 你凭什么要罚我 你没有看见我在办公室做一份资料吗 办公室主任也拍起桌子说 凭什么 就凭公司的规章制度 陈经理一看更火起来 你小子行呀 好 那这样我销售部经理不干了 由你来担 我担就我担 谁怕谁呀 这时副总进行劝阻 花了九牛二虎之力好不容易调解了他们 15 45分 副总宣布正式开会 会议中因采购部一个材料没有及时到位 而影响了生产进度 生产部经理说没有材料我无法保证产品的交货 这时副总对采购部王经理说 王经理 怎么这个材料还没有到 上次会议上就提到这个问题了 现在还没有解决 王经理回答 老总呀 你不要待在办公室空调吹着 说话不费力 你根本不了解外面的行情 这个材料我花了好长时间才找到供应商的 人家做不出来 我有什么办法 况且人家说你款不到不发货 一堂不平静的会议 一堂不平静的会议 副总大声斥责 我不管你这样那样的问题 你现在告诉我什么时候到货 不知道 要不你去跟催 不知道 你就不要担这个经理了 呵 你吓唬我呀 不担就不担 16 10分在争吵中副总宣布散会 八 高效会议的特征 1 只有在必要时才召集 尝试取消或减少不必要的会议2 好好筹划过 清晰的目标 明确的议题 合适的参与者 得力的主持人3 拟定和分发了议程表 使与会者事先得到通知并有备而来4 遵守时间 会议的提前通知期 会议的起止时间控制 5 一切按部就班 按事先的议程控制会议的进程 避免临时性议题成为主角 八 高效会议的特征 6 让最有经验和才能的人出席 确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题7 进行点评和总结 通过点评阐明 提倡什么和反对什么 的立场 通过总结提炼有价值的观点和结论8 记录所有决定 建议和负责人 会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议纪要发挥 法律 效力高效会议的案例 九 高效会议的 八不 原则 1 不开无目的的会议 必须事先确定本次会议目的 否则宁可不开 2 不开多议题的会议 每次会议只解决一个中心议题 3 不开无准备的会议 会前必须有充分的准备 4 可开可不开的会议就不开 只召开非开不可的会议 5 不要无关的人参加会议 会议参加者必须与会议议题有关 6 不做离题的讨论 开会时必须围绕会议的中心议题发言 7 不能重复别人已经讲过的观点 表达观点应简洁明了 8 不开议而不决的会议 会而有议 议而有决 十 会议主持的技巧 1 慎说 不唱独角戏 以参会者接受的方式引导会议进程 2 倾听 眼到 心到 脑到 3 巧答 选择性回答 通过其他参与者回答 清晰地正面作答 4 善势 主流原则 目标原则 亲和原则 凝聚原则 十一 会议达成目的七点技巧 一 假想对方的反对意见二 选择最佳时机召开三 注意人际关系四 正面发言五 提出并强调问题六 鼓励积极的发言七 克服脾气 水的启发 万物皆有灵气 水 我讨厌你 你这个坏蛋 你不是个东西 水 我爱你 你是人类的好朋友 你太伟大了 你真棒 十二 制造型工厂的一般会议 定期会议 管理周例会 周一下午公司管理干部早会 周一早上生产系统协调会 每天一次 每次20 30分钟中基层月度会 月初5 10日左右全体职工年度总结 表彰大会 次年的第一个月中旬部门例会 依据实际需要车间早会 依据实际需要 建议每天早晨召开5