基于内部控制的有效沟通机制建设探讨.docx

基于内部控制的有效信息沟通机制建设探讨张广彦 摘 要企业有效信息沟通是内部控制的重要保证，也是提高管理能力的重要抓手。信息传递者的沟通意识、传递渠道、沟通环境与机制、手段等因素等是导致信息不对称的诱因。通过文化建设、沟通机制建设、信息化建设等措施，探究克服有效信息与沟通的影响因素，基于内部控制，应有重点的从信息收集加工、传递与报告及内外部沟通机制建设和反舞弊机制及投诉举报人保护制度建设的关键点考虑，以促进企业信息与沟通的有效性。关键词： 信息与沟通 内部控制 反舞弊 机制建设 正 文财政部等五部委专门制定了企业内部控制应用指引17号内部信息传递提出了内部信息传递应关注的风险和相应管理措施。对于企业，沟通本身是管理的重要活动内容，没有沟通或者沟通无效，将导致组织内部信息严重不对称，进而影响正确决策，形成管理漏洞，造成组织损失。基于内部控制，企业如何建立建设有效的内外部信息沟通机制，倍受关注。一、 关于企业有效信息与沟通的理解对于企业，所谓有效的沟通是指基于企业目标的实现，把企业有用的信息及时、准确、完整的传递给系统中的利益相关者，并恰当地利用这些信息进行决策判断，最终实现企业的经营管理目标。简单的说，就是企业组织内部无论是上行沟通还是下行沟通、平行沟通，都最大限度的减少信息不对称现象。信息与沟通的有效程度主要取决于以下两个方面因素： 1.信息的透明程度。传递的信息应该要确保信息接收者能理解信息的内涵。如果以一种模棱两可的、含糊不清的文字语言传递一种不清晰的难以使人理解的信息，对于信息接收者而言没有任何意义。另一方面，信息接收者也有权获得与自身利益相关的信息内涵。否则有可能导致信息接收者对信息发送者的行为动机产生怀疑。 2.信息的反馈程度。有效沟通是一种动态的双向行为，而双向的沟通对信息发送者来说应得到充分的反馈。只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义。二、影响企业信息沟通有效性原因信息沟通无效的最终表现是信息不对称。美国经济学家乔治阿克洛夫认为，所谓“信息不对称”是指市场交易中参与交易的一方比另一方拥有更多的信息，处于信息优势地位，从而便有利用信息不对称进行欺骗的动机，信息拥有方为牟取自身更大的利益使另一方的利益受到损害。信息不对称对于企业最为严重的影响是逆向选择与道德风险问题。基于信息与传递，分析企业信息不对称的原因，至少有以下几个方面值得探讨。第一，企业不重视或忽视信息与沟通,将直接导致信息不对称。如果一个企业不重视信息与沟通管理，大家都消极地对待沟通，忽视信息传递的话，那么这个企业长期下去就会形成一种“无所谓”的企业文化。这种“无所谓”文化主要表现在员工对什么都无所谓，有什么问题或看法，既不想方设法去解决问题，也不主动去找领导沟通寻求解决方法，而是抱着事不关己、高高挂起的态度，任由问题存在或发展；管理者也对什么都无所谓，不仔细去观察和了解，不去主动地发现问题和解决问题，或对出现的问题推委拖延，导致问题越来越严重，直到付出沉重的代价。在“无所谓文化”中，员工更注重行动而不是结果，管理者更注重布置任务而不是发现解决问题，工作缺乏主动性，结果当然就难以预料。长此以往，员工没有进取心，工作缺乏激情和积极性，工作效率必然无法得到提高，管理者也不能及时得到有用的决策信息。第二，科层过多的企业管理体系容易导致信息不对称。组织机构过于庞大，管理层次太多，信息从最高决策层传递到下级基层单位，需要经过烦琐的程序，中间过程会因为种种主客观因素而产生信息失真，而且还会浪费时间，影响信息传达的及时性，降低工作效率。层级过多，在进行信息沟通时，各级主管部门都会花时间把接受到的信息进行甄别过滤，有可能断章取义，掺杂了大量的主观因素。此外，在甄选过程中，尤其是当发送的信息涉及到传递者本身时，往往会由于心理方面的原因，造成信息失真。因此，如果组织机构臃肿，机构设置不合理，各部门之间职责不清，分工不明，形成多头领导，或因人设事，人浮于事，就会给沟通双方造成一定的心理压力，影响信息与沟通的有效性。第三, 不健全的沟通机制,易导致信息不对称。企业如果没有建立和形成良好的内外部沟通机制，直接导致公司的各种指令、计划信息不能通过诸如例会、座谈会、交流会等形式，及时上传下达，相互协调；同时由于沟通渠道的单一和缺乏，广大干部员工在一起进行信息传递会受到限制，久而久之，领导、员工和组织的价值观和目标取向的一致性受到影响，进而影响企业目标的实现。沟通机制不健全的突出表现往往在于缺乏信息反馈机制，尤其表现为上级难以获得下级的信息反馈，难以掌握和了解实际情况，影响步调一致和目标统一。第四、信息传递渠道的僵化和单一加剧了信息不对称。在企业内部管理中，即使在已经广泛应用计算机和网络技术的情况下，受传统的工作方式和理念的影响，信息仍然大量采取书面或口头的方式单向传递。在此过程中，信息在每一个节点都要滞留一段时间，经过层层的取舍和整理后，信息的真实性、完整性、可信性可能会大打折扣，信息传递的速度和质量都会受到影响，从而加剧了内部信息的不对称。第五、内部人员的畏惧感以及个人心理素质会造成沟通障碍，进而导致信息不对称。在管理实践中，信息沟通的成败主要取决于上级与上级、领导与员工，内部于外部之间的全面有效的合作。但在很多情况下，这些合作往往会因信息传递者的恐惧心理以及双方的个人心理素质而形成障碍。比如，如果主管过分威严，咄咄逼人，给人造成难以接近的印象，或者管理人员缺乏必要的同情心，不愿体恤下情，都容易造成下级人员的恐惧心理，影响信息沟通的正常进行。另外，基于反舞弊机制，企业缺乏相应的有效保护制度，也会造成员工或者管理者不愿意揭示问题，信息传递顾虑太多，形成沟通障碍。再比如，如果管理者不相信和不重视外部监管机构、中介专家的相关信息，都可能导致信息不对称，进而影响决策。TCL海外战略失败重要原因之一就是典型的不相信外部中介咨询意见而导致并购失败的案例。三、 改善企业信息与沟通的措施 企业内部控制活动中，因为沟通中的信息不对称将严重影响和制约着组织职能的有效发挥，需要采取必要行动加以治理。以下行动策略，基于信息与传递值得探讨。1、 通过企业文化建设改善沟通环境任何组织的沟通总是在一定背景下进行的，受到组织文化类型的影响。企业的行为文化直接决定着干部员工的行为特征、沟通方式、沟通风格，而企业的物质文化则决定着企业的沟通技术状况、沟通媒介和沟通渠道。进而影响高层的管理风格、管理哲学、企业文化、内部控制意识等。通过企业文化建设，树立全员沟通理念，创造人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围。为了建立一个开放的沟通机制，管理者应该以身作则在企业内部构建起开放的、分享的企业文化。企业在倡导管理沟通文化时关键要注重组织沟通氛围的改善，鼓励工作中员工之间的相互交流、协作，提供上下互动机会，强化组织成员的团队协作意识，促进相互理解，改善人际关系。古人云：“贤路当广而不当狭，言路当开而不当塞。”，谏言、沟通的路径应当畅通无阻，“通则不痛”，否则“不通则痛”。管理沟通渠道应该使管理沟通有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。因此，企业应通过文化建设，根据企业发展战略，结合实际情况设计一套正式沟通和非正式沟通相结合、传统沟通和现代沟通相结合的信息传递渠道。2、 通过信息与传递机制建设强化内部控制基于内部控制，企业应该不断强化信息与沟通机制建设。关注信息的收集、加工、传递、报告与反馈。首先，建立和制定与企业经营目标相结合的信息沟通制度，包括会议制度、报告制度、信息发布与披露制度、反馈制度等。建设信息收集与加工的组织机构，明确职责和任务，并予以监督考核。其次，完善信息传递的机制，明确不同等级之间、同一等级之间不同部门之间、企业组织内外部直接信息传递的管理办法和要求，合理保证信息传递的有序。第三，建设和完善信息传递系统，建设网络安全控制机制，保证信息的安全准确和传递的及时。第四、要利用反舞弊机制建设，发挥举报监督的作用，改善经营管理和防范组织风险。通过上述机制建设，减少信息的不对称，强化内部控制。3、 通过信息化建设强化信息与传递利用现代科技建立信息交换渠道，是降低信息不对称负面影响的措施之一。企业应努力构建“实时”信息管理系统，利用现代网络和通讯技术，建设信息处理中心和信息传递通道，将管理决策信息迅速向下传达到相关人员，同时相关人员的各种工作信息也能实时主动地向上反馈或被收集到信息处理中心，减少层层传递的约束。领导层和中层、职能管理部门和业务部门均可随时根据需要在信息中心数据库调用最新的数据进行权限内的分析，既提高工作效率，也确保了信息的时效性、准确性、安全性和透明度。当然，要区分信息类别，公开和保密工作均要真正到位，凡保密的信息就不能变为透明，凡是应该公开的就坚决不设置任何技术措施进行阻挡。四、 企业信息与沟通机制建设的要点基于企业内部控制，从风险防范和强化管理的角度出发，信息与沟通机制建设中以下两个方面的内容应该是关注的重要内容。1、 关于企业信息收集加工、传递与报告及内外部沟通机制建设要点。1）、企业应根据经营目标建立与其经营活动相适应的信息系统和制度，持续性的收集经营活动所生成的各种信息，诸如，编制生产经营、采购、销售、资金等各类报告。面对来自于不同渠道的信息资源、零散的非系统的信息要进行必要的筛选，整理和加工，以便提供生产经营管理作为参考。2）、企业应重视并通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来访信函、网路媒体以及有关监管部门等渠道获得的外部信息来服务于企业经营决策。3）企业应建立信息上传下达和横向传递的畅通机制。下传机制使企业内部参与经营活动各个方面和全体人员了解企业实现经营目标方面的信息，明确各自的职责，了解自身在内部控制体系中的地位和作用。上传机制使员工能够及时将其在经营活动中所了解的重要信息向管理层及董事会等方面传递。信息横向传递机制，保证重要信息在管理层与企业董事会及其委员会之间的畅通沟通。4）企业应建立内部信息系统的安全保密机制，有效控制信息系统开发、维护、访问与变更、输入与输出信息的存储保管，合理保证信息系统安全稳定运行。2、关注反舞弊机制和投诉举报人保护制度建设利用反舞弊机制不断获取信息，持续改进工作，防范经营风险对于强化企业内部控制非常重要。因此，企业首先应建立反舞弊机制，明确反舞弊工作