手工报销与网上报销的比较.doc

手工报销与网上报销的比较一、传统报销模式尽管我们已声称步入了信息社会，但相信很多企业的信息化是不完善的。企业财务作为信息化的前沿阵地，成为很多企业信息化的起点，但是纵观中国企业，在财务的一个很重要的领域报销业务中，延续了数十年的传统模式依然罕有变化。传统的报销模式采用手工报销的方式来实现。员工每次报销，填写纸面的单据并拿着单据找到各级领导进行审批，最终将单据拿到财务进行审核。我们可以看到传统的报销模式存在下述诸多问题：1、单据填写效率低下：员工每次报销均需要填写大量重复的信息，如部门、付款信息等。2、业务审批效率低下：员工需要拿着每份单据找到各级领导进行审批，如果遇上领导出差，则需要等待很长的时间。对于常驻公司总部以外地区的员工，发生大额业务时，必须公司高层领导签字审批，此时，往往需要将单据邮件到公司总部，这极大的降低了单据审批的效率。3、财务审核效率低下：财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金额进行复核，并需要核对众多复杂的业务信息。在做账务处理时，必须将纸面单据中所包含的众多信息录入到账务系统中去，使得会计人员无法脱身于繁杂的机械劳动。4、无法进行有效的资金控制：手工审批的单据由于没有一个有效的资金执行反馈并且无法强制审批领导在资金计划超额后停止审批，使得企业往往无法将资金计划管理落到实处。尽管很多企业希望能够有效的进行预算管理，但由于没有有效的工具进行支持往往力不从心。5、无法提取有价值的信息：员工报销的数据可以广泛应用于资金管理、决策分析，等诸多财务管理领域，由于传统的报销方式下，这些数据分散于纸面的单据中，没有可行的办法进行汇总分析，使得企业损失了大量的信息资源。6、内部控制不力：由于采用纸面的审批方式，需要每个员工熟知该单据需要审批到哪一层次，而由于没有系统的流程管理，审核会计必须花费大量的精力对流程进行复核，并且仍然存在出错的可能性。这些问题的存在，为企业的财务工作带来了相当的难道，也使得财务部门在员工心目中的形象受到影响。尽管这种模式已经延续了多年，但逆水行舟不进则退。在当今竞争激烈的市场环境中，如不主动的提升企业的竞争力，其后果不堪设想。打破传统，革命性的再造财务报销流程，才是企业前进发展的必由之路。网上报销的特点 和传统的报销模式相比，网上报销系统具有以下特点: 1、通用性：网上报销系统以其灵活的模板化和工作流架构能够灵活的使用各种企业的独特需求。特别是其对会签模式的支持，使得其通用性更得到了提高。2、可扩展性：网上报销系统通过其扩展模块实现了和国内外多种账务、网络银行系统的对接，使企业在财务信息化的发展中具备了更多的可扩展性。3、安全性：网上报销系统通过物理数字证书认证的方式对用户登录进行控制，这使得系统的安全性能够得到充分的保障。4、B/S架构：网上报销系统采用B/S架构实现，用户仅需要使用浏览器上网即可进入系统完成业务。使得企业的跨地域的财务业务能够实现。5、系统性：借助网上报销系统内部系统的功能，企业能够轻松实现财务核算全流程的信息化，从预算到报销，到账务到支付和资金管理，企业能够从其系统化的设计中深深受益。6、流程透明：网上报销系统可以将每个单据的流程清晰的进行展示，使得从员工到领导到财务均可以透明清晰的看到单据的状况。网上报销效益分析网上报销系统能为企业创造巨大的经济效益。直接效益1、资金占用：网上报销系统通过和网络银行系统进行对接，能够实现跨地域审批，跨地域支付，彻底的解决了原先企业在各地开设银行账户情况下所造成的大量的资金占用。2、降低报销和业务审批成本：首先，网上报销大大简化了员工的报销过程。传统的报销中，员工需要带着纸面单据找到各层领导，整个单据签完字，往往要耗费员工大量的工作时间。其次，员工的报销也严重影响了领导的工作效率，不断的工作时间的签字打扰，也使得领导无法正常安排自己的工作。网上报销的推行，大大降低了企业在此的业务成本。3、降低财务审核成本：网上报销系统通过大量的系统计算和标准设置，极大的简化了审核的工作量。特别是差旅费等业务，审核不需要再去核对标准，计算补贴等复杂的操作，节约了大量的审核时间。4、降低账务付款成本：网上报销的推行不仅简化了员工和业务领导，同时也大大的简化了财务的工作。在没有施行网上报销时，所有的账务必须手工录入，银行的付款信息也必须手工录入，这样必须在审核会计岗位投入大量的人力。而网上报销的推行，使得其工作量迅速降低。5、降低报告成本：网上报销的个人账户管理功能，使得员工不再需要财务为其报告个人账务情况，极大的节约了财务报告成本和员工与财务的沟通成本。6、降低信息重复成本：在传统的模式下，每次报销员工均需要填写纸面的报销单据，里面包括了姓名，工号，部门，项目，报销账户等每次都一成不变的信息，这种重复的填写大大耗费了员工的时间。网上报销系统中将这些固定的信息全部存储于系统中，仅需要填写工号便可以调取所有相关信息 。间接效益1、公司形象：网上报销系统极大的拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它很大程度上提升了企业中财务的形象。同时，网上报销系统作为国内领先的财务系统，可以很大程度上提升企业的信息化水平。2、员工满意度：网上报销系统的实施，使得原本需要数周的报销周期缩短为一周以内，在各环节均很顺畅的时候，甚至可以在2天内获取报销款。这极大的提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。3、财务工作透明化：实施网上报销系统后，财务从审核，到入账，到付款的整个流程均透明的展示在员工面前，财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以即时的反馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担心自己是否可以及时收到报销款，以及反复琢磨为什么报销金额和最后的支付金额存在差异。4、信息质量成本：传统的报销模式存在巨大的信息质量成本。由于员工填写的报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息涉及很多专业数据，如项目、合同等，靠手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务需要耗费大量的时间去核实数据并更正。财务在线系统通过在系统中预设的方式，员工填写单据近需要选择，很多计算系统也自动完成。这样使得出错的几率大大降低。同时，员工的付款信息通过从人事系统同步的方式，降低了付款错误的风险。5、内部控制：网上报销系统的推行使得企业可以进一步完善其内部控制。传统的单据审批模式，经常会出现员工越级审批，以及财务被动复核其流程合理性的情况。网上报销系统通过其内部