OA系统项目计划书.docx

OA系统项目计划书目录1引言31.1背景31.1.1背景说明31.1.2系统名称定义31.1.3系统目标对象31.1.4市场调研42业务概述52.1业务场景和约束52.1.1概述52.1.2业务功能模块图62.1.3需个性化定制内容：72.1.4产品使用约束72.1.5开发成本83工作计划81引言1.1背景1.1.1背景说明办公自动化简称OA（Office Automation），主要是利用计算机，通信和自动控制等技术和设备，实现办公业务的自动化。它是提高办公效率，办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。目前，东莞市人民政府驻京联络处（以下简称联络处）和东莞市东盈投资有限公司（以下简称东盈公司）采用Office等软件，实现办公文档的输入和打印功能，但整个办公过程还停留在手工操作的层次，办公效率较低，许多事务不能够得到及时、方便、规范化的管理，没有能够很好的利用本单位的计算机设备和网络环境，需要建立新的系统协助提高办公效率。另外联络处的工作人员需经常往返于北京和东莞进行工作的处理、交接，因此亟需实现移动办公。无论何时何地，都可以借助移动设备如智能手机、平板电脑通过移动网络，进行公文的审批、会议的确认、待办提醒等功能，真正实现移动办公。为了达到政府机构电子政务的要求，提高办公效率，联络处拟开发OA系统，以满足日常工作需要。1.1.2系统名称定义拟开发的OA系统名称为“东莞市人民政府驻北京联络处OA系统”，简称“东莞驻京办OA系统”，主要供联络处各个科室以及东盈公司各个部门使用。1.1.3系统目标对象1.1.3.1东莞市人民政府驻北京联络处东莞市人民政府驻北京联络处是东莞市设立的驻北京联络部门，贯彻执行党和政府的路线、方针、政策，承办我市在北京的各项工作任务；负责加强与中央各部门的联系和协调，收集、交流、提供有关信息，开展招商引资和经济协助活动；负责市领导和有关部门赴京出差人员接待；协助有关部门对我市越级到京上访群众的协调处理工作；负责联络、团结、发动莞籍旅京人士为家乡建设服务，协助承办“东莞建设研究会”事务；协助市有关部门在北京办理有关事项； 承办市委、市政府交办的其他事项等工作。1.1.3.2东莞市东盈投资有限公司东莞市东盈投资有限公司系广东省东莞市市直属国有全资企业，2010年于北京市西城区设立分公司，东盈公司的主要职能为经营管理一栋自有物业大楼、为有关政府单位招商引资提供后勤配套服务。1.1.4市场调研1.1.4.1综合评估标准化的OA产品，其价格在数千元到数万元之间，不同软件服务公司的产品技术和定价差异比较大；如需在标准产品的基础上针对自身的要求进行定制开发，一般是按标准产品+OA定制开发进行收费，定制开发部分需求和复杂程度不同，价格区间从几万、几十万到几百万不等，实施周期从几个月甚至历时几年。OA需要经过实施服务才能进入正式应用，后期也需要软件服务公司的服务和支持，并不断的深化应用才能取得良好的应用效果。具体可以从以下几个方面评估：1、OA需求：用户对OA功能的需求不同，是否需要定制开发，投入时间和成本不同2、实施要求：用户对OA实施的要求不同，投入的时间和成本存在差异3、技术架构：不同软件服务公司采用技术架构不同，OA所需的系统软件不同，费用组成不同。1.1.4.2 OA软件商分类1.一般软件服务提供商。特点：主要销售标准产品，业务理解较低，重视销售市场和渠道，产品功能臃肿、性能较低、客户体验度差。2.行业解决方案专家。特点：不专精于OA系统，行业解决方案较多，对OA业务理解不够，产品功能不具有针对性，性能、客户体验度一般。3.专业OA软件服务提供商。特点：可以为客户提供量身定做解决方案，业务理解较深，拥有丰富OA研发经验。1.1.4.4一般通用功能通过OA系统的信息采集和调研可知目前市场上的OA系统已经较为成熟，但是根据面向客户群体的不同，功能需求、客户体验度以及价格方面会有比较明显的差异，通常包含功能模块如附录：“OA系统一般功能表”所示。1.1.4.5 OA系统不同价格区间对比：价格区间产品功能优点缺点1万10万见附录1.价格低廉2.实施快速1.界面死板2.操作繁琐3.功能臃肿10万20万见附录1.界面和功能可按需进行部分自定义设置2.实施较快1.可自定义内容有限2.部分功能仍需个性化定制20万以上见附录1.功能、界面按需定制，系统不臃肿，性能高2.根据用户业务需求预留扩展空间，集成能力强3.图形化管理，操作简单符合正常使用习惯1.成本相对较高2.个性化定制需要一定研发周期（补充：产品功能见附录“OA系统一般功能表”）2业务概述2.1业务场景和约束2.1.1概述联络处及东盈公司经分析，根据各自的主要职能范围和工作重点，整理出了将要实现的业务功能如下所示：联络处：公文管理：党政机关和事业单位主要用到的公文有法定制作权限和特定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和协力颁发。联络处在日常办公活动中，各科室也用到了各种公文。公文撰写和发布由分管该事务的科室办公人员起草，基本都需要通过“起草、审核、审批、分发、归档”这五个过程，保存的归档文件可根据权限进行查阅使用。该功能模块在附录：“OA系统一般功能表”中包含，但是由于工作流程的差异，存在需要个性化定制的内容。信息平台：通过该信息平台，可发布单位活动、会议纪要、接待事宜、工作报告、东莞新闻、驻京信息等内容。可实时、快速的获取单位部门动态，会议内容、要领，接待工作的准备部署，各部门近期工作总结，以及东莞近期新闻要点，在京部委政策方向等信息，用以指导日常工作的重心。该功能模块在附录：“OA系统一般功能表”中包含，由于我方要求相关信息整合在一起，在同一个界面根据不同栏目进行展示，对界面和栏目有我们的布局和设置要求，因而存在需要定制的内容。个人管理：日常工作中重要文档的收藏，个人近期工作日志记录，待办事项的提醒以及已办事项的汇总，用以将个人工作条理化、有序化、系统化、规范化，进而提高日常工作效率。该功能模块在附录：“OA系统一般功能表”中包含，由于汇总了一些其他模块的功能，可能需要进行定制。东盈公司：考勤管理：与现有考勤设备进行对接，可实时获取考勤信息，规范公司员工上下班、进出、请假等考勤工作，严肃劳动纪律，提高工作效率及质量，确保工作有序顺畅进行，与工作绩效挂钩。物资管理：在日常工作生活中，对所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。通过对物资的有效管理，以降低不必要的工作成本，增加周转资金。人事管理：规范化工作人员的选拔、录用、培训、工资、福利、监督、退休和抚恤等各项具体制度，对于各项工作开展起着至关重要的作用。考勤管理、物资管理、人事管理功能模块在附录：“OA系统一般功能表”中包含。2.1.2业务功能模块图2.1.3需个性化定制内容：定制端定制内容涉及模块PC端1界面设计优化（图形化操作）2.功能业务流程细化1.系统各个功能界面2.公文管理、信息平台移动端1.界面设计优化2.详细功能定制3.使用习惯操作优化1.系统各个功能界面2.政务办公、个人管理2.1.4产品使用约束共同约束：OA系统的使用需要部署在服务器上，PC端和移动端的使用均需要接入网络方可使用。服务器：可选择采购服务器部署在本地或服务供应商两种方式，采购服务器可考虑部署在驻京办，方便系统的维护和数据的备份，但没有专业的服务器安全防范机制，存在一定的安全风险。另可将服务器部署在供应商数据中心，有专业的人员进行服务器维护和数据的备份以及安全机制防范黑客攻击、安全漏洞检测。客户端：1.PC端：该OA系统开发模式为B/S模式（浏览器/服务器），对PC机配置无特别要求，有网络的情况下，通过浏览器网页的方式即可登入OA系统进行办公操作。2.移动端：该OA系统需要可以运行在主流移动设备如：智能手机（iOS和安卓平台）、平板电脑上，有设备配备要求，需要根据使用移动端的人员数量进行采购，主要为iPad，需要使用移动网络，因此需采购可以使用移动网络供应商服务的iPad型号。2.1.5开发成本1、基础软件费用采用的国外OA开发平台如：Lotus平台、Exchange平台，价位比较高。而asp和php开发的OA一般对技术人员的要求比较低，价格也比较低，但系统的安全性、性能、稳定性、扩展性和可维护性方面比较差。因此，不同的软件服务公司采用的技术不同，软件的价格差异比较大。2、许可用户数费用有的OA软件商会按最终用户不同的用户数进行许可收费，如，30用户、50用户、100用户等，这种收费模式所需的用户数越多，费用也会越高。3、按功能模块的数量计算费用有的OA软件商采取按功能模块的数量多少进行收费的方式，其OA中包含了很多模块，用户可以选择所需要的模块，一般来说所选择的模块越多，费用也就越高。4、OA定制开发（二次开发）费用虽然产品化的OA有价格和实施周期的优势，但OA定制开发更注重用户需求的满足和应用效果。在OA标准产品不能满足用户的需求，需要进行个性化需求定制的时候，软件服务公司需要额外投入人力进行定制开发，根据定制开发的复杂程度和工作量进行收费。一般来说包含定制开发的OA项目，收费会比较高，当然这类用户对OA应用的效果也要求比较高，成功的定制开发带来的是用户需求的深入满足。5、OA实施和服务的费用 OA现场实施的费用，一些OA软件商会在项目实施成本上加上差旅费、现场服务费以及后期升级维护等其他一些额外项目费用。6、服务器设备及移动设备成本并发数100人的服务器采购费用约为1万元。采购iPad设备，需可通过无线网络和移动数据网络32GB硬盘空间，单台价格为5188元，拟采购数量约为10台，总价51880元。iPad设备上网卡收费方式为按流量计费，因移动服务供应商不同，价格略有区别，一般为50-80元/GB，以每月1GB流量计算，10台设备每年流量费用为6000-9600元。3工作计划1.我方和软件服务公司共同根据驻京办和东盈公司的工作性质和业务流程，就功能模块再次进行讨论、分析、研究得出详细的功能需求及业务流程图。2.分别试用三家已调研的公司的PC端和移动端产品，根据我方主要的工作业务流程，进行产品测试以确定在试用产品的基础上是否需要个性定制以及需要个性定制的内容。3.软件服务公司根据双方确定后的详细功能需求进行成本预估，包括基础功能、个性定制功能报价，实施、升级维护服务费用和服务器、移动设备采购具体费用。附录：OA系统一般功能表OA系统一般功能表模块名称模块详情流程审批表单制作、流程设定、审批处理行政综合包含“公告管理”、“新闻管理”、“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”等模块电子邮件内部邮件、POP3邮件收发邮件管理文档中心公共文件夹的简历与权限分配文件上传与管理部门计划部门周计划、月计划的起草、审核、发布、汇总等任务安排工作任务下达、执行、转发任务执行进度监控工作报告撰写工作总结、汇报可提交上级审阅手机短信通过网关收发手机短信建立个人通讯录、常用短语个人办公管理个人工作工程安排建立个人联络系统知识管理知识文档的分类知识的建立与查询会议管