《会计凭证和账簿》PPT课件.pptVIP

1 第四章会计凭证和账簿 第一节会计凭证第二节会计账簿 2 本章重点掌握 会计凭证的种类 会计账簿的种类 记账凭证的格式 分类账的种类 一般性了解 会计凭证的意义 审核 填制和管理 账簿的意义和登记规则 3 第一节会计凭证 会计凭证是指用以记录经济业务 明确经济责任 并作为记账依据的书面证明 4 一 会计凭证的作用 二 会计凭证的种类会计凭证按用途和填制程序不同可分为原始凭证和记账凭证 P142 图4 1 5 原始凭证 俗称单据 它是证明经济业务已经发生 明确经济责任 并据以记账的原始依据 具有法律效力的书面证明 6 原始凭证 7 8 原始凭证和记账凭证的差别 1 填制人不同 2 依据不一 3 反映内容不一 4 用途不一 9 原始凭证 原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制 用来证明交易或事项的发生 明确经济责任 并作为记账依据的最初书面证明文件 是会计核算的重要依据 常见的原始凭证有售货发票 银行支票 汇票 购货定单 收款单 收款收据 材料验收入库单 材料领用单 产品发运单 销售成本计算表 工资表等 10 现金支票 11 进账单 12 差旅费报销单 13 借据 14 借款结算联 15 原始凭证的基本要素 凭证名称与编号 填制日期 交易双方单位名称 交易内容或事项 交易数量与金额 经办人签名 16 17 增值税专用发票 18 原始凭证的种类 按取得来源分类 1 自制原始凭证2 外来原始凭证 19 如 购货时取得的发货票 属于外来原始凭证 20 缴纳税款的完税凭证属于外来原始凭证 21 自制原始凭证 22 按填制手续不同的分类 1 一次凭证 如发票 领料单 2 累计凭证 如限额领料单 3 汇总凭证 收料汇总表 发料汇总表 23 收料单 24 领料单 25 限额领料单 26 发料凭证汇总表 27 收料凭证汇总表 28 通知凭证 是指要求 指示或命令企业执行某项经济业务的凭证 如支票 收款通知书 罚款通知书 货物运单等 执行凭证 是指证明某项经济业务正在进行或已经完成情况的原始凭证 如领料单 产品入库单 固定资产报废单等 计算凭证 是指对已经完成的经济业务 根据有关的资料经过一定计算而填制的凭证 如产品成本计算单 工资计算单等 按照用途分 29 原始凭证的填制形式 一是根据实际发生或完成的经济业务 由经办人员直接填列 如 入库单 工资计算表 发票 等 二是根据已经入账的有关经济业务 由会计人员利用账薄资料进行加工整理填列 如各种记账编制凭证 成本计算表 折旧计提表等 三是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总填列汇总原始凭证 如发料汇总表 30 材料运杂费分配表 31 固定资产折旧计算表 32 原始凭证填制必须符合的要求 1 真实 2 完整 3 书写清楚 正确 规范 4 有经办人员的签字 5 填制及时 6 数字标准 三 原始凭证的填制 33 四 原始凭证的审核 五 原始凭证审核后的妥善处理 34 三 记账凭证 又称传票 是根据原始凭证或原始凭证汇总表的经济内容 应用会计科目和复式记账法确定会计分录 并作为记账依据的一种会计凭证 一般是由会计部门填制的 有些特殊事项如更正错账 期末账项调整等 无法取得原始凭证时 也可以由会计人员根据账簿资料编制记账凭证 填制记账凭证的作用是对种类繁多 数量庞大 格式不一的原始凭证加以归类和整理 35 36 记账凭证的基本内容 填制单位的名称凭证的名称填制凭证的日期凭证的编号经济业务内容的摘要会计科目 包括一级科目 二级科目和明细科目 的名称 记账方向和金额所附原始凭证的张数会计主管 制证 审核 记账等有关人员的签名或盖章 37 1 记帐凭证的名称 2 记账凭证的日期和编号 3 经济业务的内容摘要 4 经济业务应借应贷的科目和金额 5 所附原始凭证的张数 6 有关责任人员的签名或盖章 38 收款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证 付款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证 转账凭证是用来记录与库存现金 银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务 二 记账凭证的种类 按照经济内容分 39 是专门用于某一类经济业务的记账凭证 上述的收款凭证 付款凭证和转账凭证就是专用记账凭证 专用记账凭证 通用记账凭证 是适合于所有经济业务的记账凭证 按照适用的经济业务不同划分 40 41 42 43 44 单式记账凭证 又叫单科目记账凭证 要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目 分别填制记账凭证 每张记账凭证只填列一个会计科目 对方科目只供参考 不凭以记账 复式记账凭证又叫多科目记账凭证 是指在一张记账凭证上反映一笔完整的经济业务 按照填制方式不同划分 45 记账凭证的填制要求 在 摘要 栏内 简单概括地说明经济业务的内容业务记录明确 不得把不同类型的经济业务合并填列在一张记账凭证中 以防止科目对应关系混淆不清按照规定的会计科目及其核算内容 正确编制会计分录原始凭证应附在记账凭证后面 并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数 填写内容齐全 各种记账凭证必须连续编号 以便查考 46 记账凭证的编号 如 45表示该业务是第45笔业务 分母三表示该笔业务共有三张凭证 分子1 2 3 分别表示这是第1 2 3 张凭证 47 12月20日 收到索尼公司上月所欠销货款11700元 存入银行 收回欠款 应收帐款 索尼公司 20 12 1 1 银行存款 例1 11700000 11700000 X 王凡 48 接受投资 实收资本 索尼公司 21 12 2 2 现金 2000000 2000000 X 王凡 12月21日接受甲单位投入现金投资20000元 例2 49 例3 预支差旅费 其他应收款 张山 21 12 3 1 现金 150000 150000 X 王凡 12月22日 采购员张山出差预借差旅费1500元 以现金支付 50 12月23日 开出付款凭证 以银行存款15000元偿还前欠海河工厂材料款 例4 偿付欠款 应付账款 海河工厂 23 12 4 2 银行存款 1500000 1500000 X 王凡 51 12月23日 将现金20000元存入银行存款户 例5 款存银行 现金 23 12 5 3 银行存款 2000000 2000000 X 王凡 注意 对于现金与银行存款之间以及各种银行存款相互划转的业务 收付款凭证可以按以下两种方法填列 只填一张付款凭证 52 12月26日 售给黄河工厂A产品350件 每件售价80元 计货款28000元 增値税4760元 货款尚未收到 例6 销售A产品 应收账款黄河工厂 26 12 6 1 3276000 X 王凡 主营业务收入 应交税费应交增值税 2800000 476000 3276000 3276000 53 结转制造费用 生产成本 26 12 7 1 670000 X 王凡 制造费用 670000 670000 670000 12月28日 将本月发生的制造费用6700元 转入生产成本帐户 例7 54 报销差旅费交回现金 其他应收款 张山 30 12 8 3 现金 5000 5000 X 王凡 12月30日 采购员张山报销差旅费1450元 余款退回 原借款1500元 例8 分析 该笔业务既涉及收款业务又涉及转帐业务 应编制2张记账凭证 55 报销差旅费 管理费用 30 6 145000 X 王凡 其他应收款张山 145000 145000 145000 8 3 注意 一笔业务需编制两张或两张以上记账凭证时 其凭证的总号用分数表示 56 四 记账凭证的审核 57 四 会计凭证的管理 1 会计凭证的日常保管 2 会计凭证的归档保管应将各种记帐凭证按编号顺序连同所附原始凭证 定期装订成册 每册都应加具封面 并载明相关信息 今后需抽出利用的原始凭证 可另行装订 并在记帐凭证中说明 会计凭证应集中保管 并指定专人负责 保管期限和销毁手续 必须严格执行会计制度规定 一 会计凭证的传递 二 会计凭证的保管 58 第二节会计账簿 一 账簿的意义与种类 账簿是由一定格式 互有联系的账页组成 以审核无误的会计凭证为依据 用来序时地 分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍 或称账本 设置和登记账簿是会计工作的重要环节 一 账簿的概念和意义 59 账簿的作用有 能够提供全面 系统的会计信息能够帮助企业加强经营管理能够加强岗位责任制能够保护企业财产的安全和完整能为编制会计报表提供依据 60 会计账簿的种类 按其用途分 序时账簿 分类账簿 备查账簿 按其外表形式分 银行存款日记账簿 现金日记账簿 活页式账簿 卡片式账簿 订本式账簿 明细分类账簿 总分类账簿 61 三栏式 数量金额式 多栏式 按账页格式分 62 二 序时账普通日记账特种日记账 63 一 普通日记账 也称为通用日记账 是用来登记全部经济业务发生情况的日记账 64 二 特种日记账 专门登记某一类经济业务的日记账 库存现金 银行存款日记账根据核算和管理的需要采用不同的账页格式 一般有两种格式 三栏式多栏式 65 登记依据 审核无误的原始凭证登记方法 逐日逐笔顺序登记 期初余额 500000 库存现金 66 登记依据 审核无误的原始凭证登记方法 逐日逐笔顺序登记 期初余额 9000000 1220收1收回索尼公司前欠货款1170000020700000 23付4偿付前欠海河工厂欠款150000019200000 23收5存入银行200000039200000 银行存款 67 三 分类账 分类登记经济业务的账簿 设立的目的是为了从各个账户中取得总括或详细的核算资料分为 总分类账明细分类账 68 一 总分类账 简称 总账 是根据总分类科目开设的 集中反映会计主体全部业务的会计账簿 1 总分类账按规定的一级账户分设账页 2 总分类核算只运用货币度量 3 账页比较广泛地采用了 三栏式 结构 表4 14 4 总账登记可按记账凭证逐笔登记 也可汇总后 按日 旬 月 加以登记 1 概念 2 特点 69 三栏式总账 70 有时候也用多栏式总分类账 将所有账户合设在一张表格或账页上 就是前面分类中的日记总账 账表合一 可以减少记账的工作量 提高工作效率 但是账页篇幅大 登记不便 71 二 明细分类账 简称 明细账 它是根据明细分类科目开设的 用以具体反映某类资金增减变化和结存情况的分类账 明细分类账应根据原始凭证或原始凭证汇总表登记 若记账凭证已列明细项目 也可根据记账凭证登记 1 概念 2 常用格式 三栏式账页格式一般采用数量金额式多栏式横线登记式 72 三栏式明细账 三栏式明细账页多用于应收账款 应付账款明细账等 73 数量金额式明细账页 多用于原材料 库存商品等实物明细账 74 多栏式明细账页 多用于生产成本 制造费用等费用明细账 75 平行式明细账页 多用于材料采购等明细账 76 多栏式明细分类账 适用于在管理上需要了解明细项目的一些账户 即 在 借方 或 贷方 按照明细科目或明细项目分别设置若干专栏 以集中反映某明细账户核算资料 借方多栏式明细分类账 贷方多栏式明细分类账 借贷方多栏式明细账 账簿格式的一个显著特征 77 借方多栏式明细分类账 制造费用明细账 注意 无贷方栏 减少与期末转出用红字 注意 横向合计 适用于生产成本 管理费用 制造费用等 78 贷方多栏式明细分类账 营业外收入明细账 注意 无借方栏 减少与期末转出用红字 适用于主营业务收入 营业外收入等 79 借贷方多栏式明细账 本年利润明细账 适用于本年利润账户 80 3 总账和明细账的联系与区别 一 联系 1 总分类账户和所属明细分类账户的核算内容是相同的 2 登记总分类账户和明细分类账户的原始依据是相同的 二 区别 1 总分类账户和明细分类账户核算经济业务的详略程度不同 有些明细分类账户还可以提供实物数量指标和劳动量指标等 2 总分类账户和明细分类账户的作用不同 总分类账户 提供总括资料 对所属明细分类账户起统驭作用 明细分类账户 提供详细 具体的资料 对有关总分类账户起辅助和补充作用 81 4 总账和明细账的 平行登记 82 平行登记举例 某企业某年11月初与原材料有关的账户的余额为 总账5000元 A材料2000元 B材料1000元 C材料2000元 11月份发生如下业务 购入A材料一批 价值1000元 购入B材料一批 价值500元 购入A C材料各一批 价值分别为1500元和2000元 购入B材料一批 价值1000元 产品生产领用A材料一批 价值2000元 83 在总账中的登记 84 在明细账中的登记 85 平行登记的结果 86 87 一 账簿的基本结构 1 封面2 扉页3 账页 一 账簿启用的规则 四 账簿的登记规则 88 扉页 89 1 合法的会计凭证为依据 数字准确 摘要清楚 登记及时 2 登账用笔 蓝黑或黑色墨水 不得使用圆珠笔或铅笔书写 3 登账后 要在会计凭证上签名或盖章 并注明 表示已经过账 4 账簿中书写的文字和数字一般应占格长的1 2 5 顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应将空行 空页划线注销 或注明 此行空白 或 此页空白 并签名或盖章 6 凡需要结出余额的账户 应当定期结出余额 现金日记账和银行存款日记账必须每天结出余额 在 借或贷 等栏内写明 借 或 贷 等 没有余额的账户 应在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏 元 位上用 0 表示 7 转页 每一账页登记完毕结转下页时 应结出本页合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在本页的摘要栏内注明 过次页 在次页的摘要栏内注明 承前页 8 会计账簿记录发生错误 应根据错误的性质和发现时间的不同 按规定的办法进行更正 不允许用涂改 挖补 刮擦 药水等手段更正错误 二 账簿登记的规则 90 账页间转页时的 承上启下 处理 例 账户名称 库存现金P 1 例 账户名称 库存现金P 2 91 每年新账簿更换 年初 更换新账簿时的处理 账户名称 库存现金P 1 92 五 错账的查找与更正方法 一 错账的查找方法 93 正查法与逆查法 正查法记账凭证原始凭证记账凭证账簿记录账户结账计算的正确性抄入试算表数据的正确性试算表有关合计数正确性 逆查法同正查法顺序相反 实际工作中常用逆查法 因差错往往出现于后期 94 个别检查法 记账错误 往往是记账人员偶然疏忽大意造成的 一般来讲 错账不会很多 因此个别检查法是常用的方法差数是由于漏记 看错 抄错等原因 错账有时会因为登错了方向 除2法很管用如果记账时把数字的位置写错了 可以用除9法 错位有两种情况 一是顺序错位 如400写成4000了 还有一种是数字颠倒 如57写成75 P31