盘点管理规程新格式20100705.doc

签发人盘点管理规程（试行）签发时间文件编号版 本第1版页 数共10页1 目的盘点是对一定时期经营业绩进行评估的主要手段。本程序规定了商品盘点管理的流程与方法，以保证盘点管理的有效、准确。1.1 全面清查实地实物库存状况1.1.1 清点实物库存数量。1.1.2 了解其存放位置及缺货状况。1.1.3 发现并清除滞销品、残次品、过期或将过期品。1.1.4 整顿环境，清除死角。1.2 全面清查被盘实物与帐面对应状况1.2.1 核对实物与帐面数。1.2.2 了解其资金占用情况，消除经营风险。1.2.3 确定商品的真实销售。1.2.4 发现异常情况，及时采取措施堵住漏洞。1.3 分析实物与帐面差异原因1.3.1 核实盘点差异原因，并进行帐务处理。1.3.2 确定盘点差异管理责任。1.3.3 根据盘点差异原因，制定防范措施。2 适用范围 本程序适用于店铺百货部、食品部的非称重商品盘点工作（盘点枪）。3 职责3.1 公司营运部、财务部负责商品盘点的整体计划与组织。3.2 公司监盘委员会负责商品盘点作业的监督。3.3 公司财务部进行相关的财务处理。3.4 店铺电脑部负责商品盘点作业过程中的系统支持和盘点枪数据的导入、导出工作。3.5 店铺负责商品盘点作业的具体实施。3.6 公司各部门积极配合盘点工作。4 工作内容（盘点程序简单流程图见图一）4.1 盘点定义盘点是以被盘点商品的最小销售单位为数量计数单位，用逐一清点的方法确认其实地实物库存数量，以进价金额为计量单位对特定时段内每种商品进、销、存状况进行量化稽核的一个管理环节。4.2 名词解释4.2.1 监盘委员会：是超市公司执委会下属的专业委员会，通过对超市公司盘点事项的掌握、监控，达到有效加强资产保管，调整库存结构，改善经营管理，减少损失和浪费，保护企业财产的安全。（超市超字2002第023号文件）4.2.2 监盘人员：指公司或店铺委派的负责监督盘点的人员（职能部室人员、稽核、收银员等）。4.2.3 中控台：在盘点进行中，店铺内设置的盘点控制中心，以便能随时掌控盘点，由店长任中控台总指挥。4.2.4 盘点理论库存数据：盘点日营业结束帐务汇总、库存冲减完毕后，电脑部将当天的理论库存备份的数据。4.3 商品盘点分类及要求4.3.1 定期盘点（正常盘点）4.3.1.1 年度大盘点：每年每店两次，一般在每年6月15日至6月25日和12月15日至12月25日进行，具体安排由公司财务部和营运部共同确定。库房所有商品复盘率100%，对差异大于等于50元的单品进行复盘。4.3.1.2 常规盘点：原则上每月每店一次，具体日期由公司营运部、财务部确定，具体盘点工作由各店铺掌控。库房所有商品100%复盘，对差异大于等于300元的单品进行复盘。4.3.1.3 生鲜盘点：一般与食品、百货的盘点同时进行，具体操作见“生鲜盘点规程”。4.3.1.4 交接班盘点：每日交接班时对某些体积小、单价高商品的盘点。4.3.2 不定期盘点（特殊盘点）4.3.2.1 审计盘点：对店长、营业经理或主管进行人事调整时进行。店长的审计盘点由公司营运部和人力资源部提出，执委会批准，公司营运部、财务部组织实施；营业经理或主管的审计盘点由店长提出，公司营运部、财务部监督。4.3.2.2 重点盘点：因发生大量丢失，需要对某些商品或整个店铺进行的盘点，重点盘点由执委会、审计部、营运部、采购部或店长提出，公司营运部、财务部或店铺组织实施。4.3.2.3 重新盘点：因盘点作业程序执行有误、盘点数据无法确认、盘点错误率过高或其它原因使刚进行过的盘点无效而进行的盘点，重新盘点一般由公司审计部、营运部或财务部提出报监盘委员会批准。4.4 商品盘点的方式分类及应用范围4.4.1 A方式：利用一式两份盘点清单进行的盘点，如库房盘点。4.4.2 B方式：利用盘点枪扫描商品条码，并输入盘点数量的盘点方式。4.4.3 C方式：利用手工盘点表进行的盘点，主要用于重点盘点、生鲜盘点。4.4.4 D方式：用于交接班盘点。（建立商品帐，日日盘点）4.5 下述盘点过程主要是描述定期盘点中的常规盘点，其他类型盘点参照执行。4.6 盘点计划4.6.1 盘点计划的拟订与下达4.6.1.1 公司营运部、财务部需在年初对整年度正常盘点的时间安排做出计划。4.6.1.2 盘点计划有变更时，公司营运部与财务部、信息部商讨后，由营运部提前二周下发盘点通知（包括时间和注意事项等）。4.7 盘点枪盘点 可参考商品盘点作业程序、时间、人员配置表见附表14.7.1 盘点前的准备4.7.1.1 店长根据盘点通知制定店铺盘点计划。4.7.1.2 自盘点计划开始实施至盘点当日，为盘前准备阶段，主要任务是整理商品、清理票据、进行货架维护、准备盘点单据和盘前准备作业稽核。具体工作如下：4.7.1.2.1 各部组整理本期商品票据（包括借入、借出、调入、调出商品）注：借条必须在盘点日前处理完毕。4.7.1.2.2 核算员在盘点当日必须将所有相关票据录入系统，各部组主管将系统中未处理单据进行处理。（具体操作按信息部文件关于结算与盘点日直配商品验收操作的有关规定执行）4.7.1.2.3 各部组进行货架维护，要求：卖场商品货架号第三位数维护为“1”，库房商品维护为“4”，暂终无库存及未经营的商品维护为“9”，保证系统内货位的单品明细与实际相符。具体操作：库房内：细致整理库房，按库存大小、商品分类、先进先出等原则手抄单品名称，在系统中做货架维护。卖场内：细致整理卖场，保证每单品对应一个价签，并在系统中做货架维护。4.7.1.2.4 录入系统后，各货位的商品不得再进行改动。4.7.1.2.5 检核货架维护各部组主管检核货架维护，防止遗漏单品造成漏盘。4.7.1.2.6 领取盘点卡片 各部组主管领取盘点卡片见附表2。4.7.1.2.7 店铺电脑部在盘点日营业结束帐务汇总、库存冲减完毕后，将当天的理论库存备份，获得静态理论库存数据。店铺电脑部还要保证盘点枪能正常使用且电量充足。4.7.1.2.8 盘点当日14点，公司信息部将关闭MIS系统中所有能够看到帐存明细的界面（包括订货界面）。订货界面于次日早8点开启，其他被封闭界面于盘点3日后开启。4.7.1.2.9 盘点前库房需达到以下要求： 库房内不盘点的商品要有明确标志（如大宗商品已付款但未提货、不需增加库存的赠品、公司规定盘点日14：00以后到货但不能录入系统的商品）。 库房内所有商品必须封箱，无散货，不是原箱要有封箱单。 库房内所有商品必须是同一商品放在一个位置。 库房内不得有空纸箱及杂物。 清理残品并完成报损工作。4.7.1.2.10 盘点前卖场需达到以下要求： 卖场盘点前库房必须全部处于封库状态。 盘点前，全部的零星散货归入正常的陈列货架。 盘点前，检查单品、价签是否一一对应，所有的价签是否正确无误。 盘点前，检查所有的商品是否具备有效条码。 盘点前，所有的陈列端架、堆头的空纸箱清理完毕。 盘点前，检查卖场的死角、收款台附近、顾客退换货处是否有滞留商品。4.7.1.2.11 公司营运部、财务部在盘点前对盘点店铺的准备工作予以检核与指导。4.7.2 盘点实施（当日）4.7.2.1 店长在店铺指定位置设置盘点中控台，掌控进度及人员调配。4.7.2.2 盘点当天电脑部人员把维护好的盘点资料由PC机导入盘点枪，并查看导入的信息是否完整。4.7.2.3 店长或经理应在盘点当日营业结束后召开盘点会议，对盘点工作进行认真安排，并对盘点全员进行培训。4.7.2.4 营业结束后，店长安排营业人员进行货架整理（将商品排列整齐），目的是一目了然，提高盘点速度，并检拾散货，孤儿商品归位。4.7.2.5 部组准备工作需经店长检查允许后，方可进行盘点。4.7.2.6 盘点当日开始清点实物到实物清点数据汇总结束，为实物盘点阶段，主要作业任务是封帐、清点实物、数据录入和盘点监督。4.7.2.7 盘点实施中店长应对全店的盘点过程予以协调和督核，公司营运部、财务部可安排相应人员到店铺进行督导，确保盘点工作准确与高效地进行。4.7.3 盘点过程4.7.3.1 监盘委员会组织人员对盘点的过程予以监督，并提交监盘报告报执委会。4.7.3.2 库房盘点盘点当日下午2：00前，将所有库房内需提货至卖场的商品提出，并整理准备完毕后，经店长同意后方可盘点开始即封库。库房采用商品预盘表见附表3进行盘点，盘点表一式二份，初盘结束后，再发复盘表，由复盘人员进行盘点（包括库房和卖场顶仓部分）。盘点过程中，中控台填写盘点中控表见附表4。盘点结束后，相关监盘人员对比初复盘结果，同部组人员一起对出现差异的单品进行第三次盘点，如盘点结果与初盘结果不一致，需将初复盘盘点表上都改成正确的，双方签字。4.7.3.3 卖场盘点4.7.3.3.1 营业经理、主管下发盘点卡片给各部组盘点人员。中控台人员严格记录盘点中控表卖场部分中各项内容。4.7.3.3.2 部组盘点人将盘点卡片固定在货架中的所有单品的价签的右上角处，固定必须牢固。4.7.3.3.3 按货架依次盘点，并如实填写盘点卡片中相应内容。4.7.3.3.4 盘点的方法及要点：n 所有未拆的原包装箱不用拆箱盘点，所有非原包装箱或已经开封的包装箱必须打开盘点。n 盘点是按货架从左到右，从上到下的顺序进行。n 遇到无盘点卡片的商品，到中控台申请盘点卡片，现场盘点计数。遇到有盘点卡片无商品的，记数为零，不得不写任何数字。n 盘点的数字书写要清楚，不可潦草让人混淆。n 数字写错，应在错误数字上划线注明并要在该数字旁边重写正确数字并签字。n 遇到非本部组的散货，将其送到中控台，归入散货区的堆放处。4.7.3.3.5 盘点人员盘点后，立即告之中控台盘点结束时间，中控台人员如实填写在盘点中控表中。4.7.3.3.6 中控台人员根据盘点进度，要求电脑部发放盘点枪，并请领枪人和电脑部人员填写盘点枪领取回收表见附件5。4.7.3.3.7 中控台人员安排持盘点枪人员进行盘点数据的录入，并记录录入开始时间。4.7.3.3.8 录入人员持盘点枪逐一扫商品条码并输入实盘数据，并在输入完毕的盘点卡片上“录入标记”栏内划“”。4.7.3.3.9 录入人员录入完某一部组的数据，告之中控台，中控台记录录入结束时间，并检查货架上的单品是否有漏盘和漏录入的情况。4.7.3.3.10 中控台安排电脑部将盘点数据从盘点枪中导入到系统中，并记录导入数据结束时间。4.7.3.4 盘点数据录入（导入）及审批4.7.3.4.1 核算员根据库房的初盘表将库房的盘点数据录入系统内。4.7.3.4.2 库房盘点数据录入须由两人完成，一人负责唱数，一人负责录入，唱数人员须对录入人员数据录入的正确性进行监督。4.7.3.4.3 电脑部将盘点数据导入系统内。4.7.3.4.4 部门经理确认该部组库房单据录入完毕及盘点枪导入完成、核算员做无盘点数据清“0”后，立即做审批。审批时间一定在盘点日24：00之后进行，并在第二天开店前全部部组审批完毕。4.7.3.5 盘点数据审批后，各部组主管在系统内打印出“实盘库存明细表”见附表6，对损溢金额大于300元（年度大盘时是50元）的单品，中控台人员安排人员和监盘人员一起进行复盘（相关人员在“实盘库存明细表”上签字），复盘必须在盘点次日完成。4.7.3.6 如确实发现盘点数据有错误须进行更正的，应在监盘人员监督下填写盘点更正单见附表7，经店长及监盘人员签字审批后，由核算员将所更正的盘点差额录入在日常损溢中进行报损报溢，并打印损溢表见附表8。4.7.3.7 中控台记录盘点实施过程中出现的错误，填写在盘点更正单的“盘错人员记录”栏。4.7.4 盘点后处理4.7.4.1 数据汇总：店铺应按照公司要求时间（盘点后2日内）将盘点损溢表见附表9、损溢表（由于盘点更正操作所产生的）、损溢表（日常损溢）和盘点差异表见附表10传至公司营运部、财务部。4.7.4.2 分析差异：店铺于盘点后2天内进行盘点数据差异的分析。4.7.4.3 各店将差异在300元以上的单品明细以及差异原因报营运部，营运部安排对盘点差异（正负差异）大于300元的要核实原因，抽盘“更正原因”，落实更正后的帐实相符。盘点更正单据需由店铺核算保存三个月，以备监盘委员会对店铺进行上述抽查。4.7.4.4 盘点报告中须对盘点损溢超标单品做出详细文字说明。4.7.4.5 重新盘点的提出：一般由公司审计部、营运部或财务部提出报监盘委员会批准。4.7.4.6 盘点总结与改进：店铺对本店的本次盘点工作进行全面总结，并对盘点需改进部分提出相应的改进措施，报公司营运部、财务部；公司营运部、财务部对盘点情况也予以总结，并对店铺提出奖惩和改进建议报公司监盘委员会。4.7.5 盘点枪的使用说明和注意事项4.7.5.1 盘点枪充电：首次使用要充电16个小时，以后使用充电4小时，如果在使用当中须更换电池，要保证一分钟内更换完毕，否则数据将全部丢失。4.7.5.2 盘点数据输入时，一手握住盘点枪，一手持（扶）商品，盘点枪扫码，盘点枪扫完一个商品时会发出一声响，并出现该单品所在的所有的货位编码（6位），录入人员选择根据该商品实际所在货位编码。（此项工作要仔细，如选错将有可能导致数据覆盖）5. 控制重点5.1. 盘点计划编制详尽5.2. 做好盘点培训5.3. 电脑系统支持有效5.4. 商品、票据、货架整理有效5.5. 盘点督核有效5.6. 录入准确有效5.7. 盘点差异分析准确、及时5.8. 盘点报告分析到位详尽6. 相关文件6.1. 关于结算与盘点日直配商品验收操作的有关规定6.2. 生鲜部门损耗管理办法6.3. 盘点考核办法6.4. 损耗管