公司秘书与公司治理.doc

文章来源：中顾法律网上网找律师 就到中顾法律网 快速专业解决您的法律问题公司秘书与公司治理郭富青 西北政法学院 教授关键词: 公司/秘书/治理/董事内容提要: 公司秘书是公司营运过程中不可缺少的高级管理人员。公司秘书不仅是公司治理的守门人，而且在公司与其成员之间，公司内部各组织机构之间的关系协调中发挥着桥梁作用。国外公司法中的秘书有着十分宽泛的权力，已超越我国传统观念中秘书的概念。然而我国公司中的秘书仍然囿于传统的观念，其地位和职责远未法律化，抑制了其在公司治理中应有的作用。因此，需要从立法的高度对公司秘书进行角色定位，使其成为公司的法定机关。英美国家的公司立法均要求公司设立秘书一职，负责处理公司文书的日常行政管理工作。我国上市公司也仿照这种体制引入了秘书职位。然而，秘书应居何种地位，其权利、义务和责任如何界定?秘书与公司其他高级管理人员应保持何种关系?诸如此类的问题，无论是在我国的立法或是理论研究领域均不十分明了。因此，借鉴外国立法和实务方面的经验，吸取其理论研究的成果，加强我国公司秘书的理论研究，完善我国秘书法制，对我国公司治理的科学化必将产生重大的现实意义.一、 公司秘书的性质、类型与任职资格现代汉语词典将秘书定义为“掌管文书并协助单位或机关的负责人处理日常工作的人。”公司秘书在国外是公司内部的法定机关，秘书除了掌管文书和协助负责人处理日常事务，这些传统的职责外，往往还被法律、公司章程赋予代表公司的权利和更加广泛的权利。此外,与公司秘书不同的是，有许多单位和机关的秘书并非法定机关，而是任意机关。秘书的职责是确保公司的业务活动符合公司法令和公司章程的规定。 1(p157) 受任公司秘书的人是公司的高级管理人员。然而，秘书与公司之间权利义务关系的法律纽带是服务合同或雇用合同，因此，从这层关系而言，秘书又是公司的雇员。秘书并不是公司独立的机关，它是公司董事会下设的辅助行政管理机关。秘书的就任不仅要经董事会任命，而且从理论上而言其权利来自董事会的授权。公司的管理与控制主要仰仗于董事会，而设置公司秘书的目的则在于协助董事会处理公司的文书和日常行政管理工作。国务院证券管理委员会、国家体制改革委员会 199421号文到境外上市公司章程必备条款第96条规定：“公司设董事会秘书。董事会秘书为公司的高级管理人员。”中国证券监督管理委员会1997年12月6日发布的上市公司章程指引第113条同样规定了董事会秘书是公司的高级管理人员，并特别强调秘书须对董事会负责。另外，国家经贸委、中国证监会 1999230号文关于进一步促进境外上市公司规范运作和深化改革的意见要求保持公司高级人员的稳定，提高公司高级人员素质，其中明确指出高级人员包括董事会秘书1。除了设一名秘书外，公司还可以根据秘书事务的实际需要设助理秘书或副秘书(代理秘书)。秘书事务量大的公司还可以设多个地位相同的秘书，共同执行秘书事务，称为联名秘书(或共同秘书)。公司设有助理秘书或副秘书的，当秘书出现空缺或因其它任何原因秘书不能履行职责时，均可由助理秘书或副秘书处理任何本应由秘书处理的事务2。香港公司条例第154(3)条规定：“如秘书职位悬空或因任何其他原因以致没有能够执行事务的秘书，则规定或授权由秘书或向秘书作出的任何事情，均可由助理秘书或副秘书或向任何助理秘书或副秘书作出。如没有能够执行事务的助理秘书或副秘书，则可由董事就一般或特别情况而就此授权的任何高级人员作出，或向任何高级人员作出。”公司设有联名秘书的，依照法律规定他们的职权是共同的，因此，他们必须共同执行事务3。例如，签发通知。然而，如果公司有意使联名秘书既能共同执行事务又能对某些事务分别地执行，为确保其行为的有效性，公司章程应作出明确的授权，或记载于董事会任命他们的会议记录中。美国模范公司法对秘书的任职资格没有作出明确的规定，只是规定这一职务不能被兼任，而特拉华州公司法则规定秘书一职可由他人兼任。 2(p244) 英国1985年公司法则对秘书的资格作出了明确的规定。该法第283条曾明确规定：每一个公司必须设一名秘书。这一条属于强制性限制性条款4。对秘书的基本要求是：(a)公司的独任董事不得兼任秘书5;(b) 一个已成为公司独任董事的社团法人不得担任公司秘书;(c) 同样，被禁止作为独立董事的公司，或已成独任董事的社团法人不得再担公司任秘书。“这丝毫不妨碍一个公司成为另一个公司的秘书，并且通常上市公司委任专业商行或公司作为他们的登记注册和股份转让的代理人，从而也就成为它们的秘书。” 3(p748) 此外，1989年的英国公司法第27(1)条也严格禁止任命已担任公司审计员的人兼任公司秘书。在公众公司方面，1985年的公司法第286条强制性地将董事的责任规定为：确保秘书是一个能够体察到其有能胜任职务所必须经验的人。必须具备下列条件中的某一项：(1)在1980年12月22日担任秘书、助理秘书或副秘书职务;或(2)在被任命为公司秘书之前的5年中，只少有3年在一家不属于私人公司的公司中担任秘书职务;或(3)是一位担任过公司管理人员，并且表现出担任秘书职务所需要的具有董事般处理事务的能力;或(4)是一名在联合王国任何地区都获承认的大律师、辩护律师、或普通律师;或(5)是7个会计师和秘书专业团体的成员6。以上这些资格方面的限制同样适用于私人公司重新登记为公众公司的情形。香港公司条例也对公司秘书作出了严格的规定：每间公司须有秘书一名，并可由其中一名董事兼任;公司秘书如属个人，须通常居住于香港;秘书如属法人团体，须在香港设有注册办事处或营业地点7。上市公司对秘书的要求较为严格，该秘书须是个人而非法人团体，而且是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，联合交易所必须认可秘书在学术及专业资格方面足以履行职责。 4(p179)香港创业板证券上市规则509条规定：“发行人的秘书必须具备履行发行人秘书职能所需知识及经验，他必须是：(1)香港公司秘书公会会员，法律执业者条例所界定的律师或专业会计师;或(2)因其学术或专业资格或有关经验而具备能力履行上述职能的个别人士。”从以上国家和地区的公司法可以看出，公司秘书在任职资格方面，一般没有身份、国籍上的限制，自然人、法人和合伙商号均可作为公司秘书8。除了独任董事外多数立法允许其他董事兼任秘书。相比较而言，英国公司法关于公司秘书资格的规定最为周全，它从积极条件和消极条件两个方面对公司秘书加以界定，尤其是对上市公司的秘书，积极条件的要求更高，并且十分注重其胜任秘书工作所拥有的专业知识和实践经验的积累。我国内地涉及公司秘书资格的规范性文件到境外上市公司章程必条款第97条第1款规定：“公司董事会秘书应当是具有必备专业知识和经验的自然人，由董事会委任。”第98条规定：“公司董事或其他高级经营管理人员可以兼任公司董事会秘书。公司聘请的会计事务所的会计师不得兼任公司董事会秘书。”上市公司章程指引第114条规定：“董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，由董事会委任。本章程第78条规定不得担任公司董事的情形适用于董事会秘书。”而本章程第78条的规定为：“公司法第57条、第58条规定的情形以及被中国证监会确定为市场禁入者，并且禁入尚未解除的人员，不得担任公司的董事。” 据此有下列情形者，不得担任公司秘书：(1)无民事行为能力人或限制民事行为能力人;(2)因犯有贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产罪或者破坏社会经济秩序罪，被判处刑罚，执行期满未逾五年;(3)担任因经营不善破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，并对该公司、企业的破产清算负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年;(4)担任因违法经营被吊销营业执照未逾三年;(5)个人所负数额较大的债务到期未清偿;(6)现任国家公务员;(7)被中国证监会确定为市场禁入者。上市公司章程指引第116条规定;“公司董事或其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师不得兼任公司董事会秘书。”关于进一步促进境外上市公司规范运作和深化改革的意见还规定，控股机构的管理人员不得兼任董事会秘书。另外，要求董事会秘书参加中国证监会认定的境外上市公司相关的知识培训并通过任职资格考试。从我国关于公司秘书的现行规范来看，对秘书的任职资格也采取了从积极和消极条件两个方面加以规制。在消极方面，一个显著的特点是秘书必须是自然人，法人和合伙均不得担任公司秘书;这也许是考虑到担任公司秘书职务所需的专业知识或经验，对法人难以衡量，另外，法人作为秘书在处理秘书事务时，仍需一级代理，这样会造成权责不清。二、 公司秘书的任免方式与程序美国模范公司法和一些州的公司立法规定，公司秘书由董事会按公司章程规定的时间和方式选举产生，董事会可随时撤换秘书，但若无正当理由(即符合公司的最高利益)，秘书可向公司请求赔偿。 2(p244) 在英国公司第一任秘书的任命，按格式10的相应条款向公司登记官署申请登记。第一任秘书实际上是由公司章程直接作出规定而获任命的。他的任命被视为自公司登记注册之日开始。后继者由董事会作出相应的决定加以任命。后继所任命的公司新秘书的详细情况也必须在“秘书与董事登记册”中进行登记。即公司秘书变更应自发生变更之日起14内依法定形式向公司登记官署登记并公告。公告应包括秘书个人的下列详细情况：他现在使用的教名、姓、任何以前曾使用过的教名或姓和他经常的居住地。在公司是上市公司的情况下，关于公司秘书的任命，被看作与任命执行官同样重要，公司可能考虑将此事以适当的方式通知伦敦证券交易所。然而，这并不属于法定义务。 5(p5)除非公司组织章程有另外规定，秘书可由董事会决定罢免。秘书也可以随时提出辞职。秘书的罢免或辞职须在罢免或辞职之日起14日内，按288b的格式通知注册官署。尽管解除秘书职务是一个简单的程序问题，但是值得注意的是，任何违反服务合同或雇用合同的行为秘书均可以向公司请求赔偿。然而值得重视的是“Cadbury报告”9建议应将解雇秘书这件事作为整个董事会决议的一部分。除非公司章程有特别规定，助理秘书或副秘书均可以按照与秘书相同的方式和程序任免。但公司章程可授权秘书任免助理秘书或副秘书。并且有关助理秘书或副秘书的任免无须通知公司登记官署。香港公司条例对公司秘书的任免也作出了明文规定。该条例第157D条规定，除非公司的章程细则或公司秘书与公司订立的任何协议另有规定，否则公司秘书可随时辞去其职位。公司必须就秘书的辞职向处长发出通知，但如有合理的理由相应的公司不发出有关的通知的，则辞职的人须以指明的格式发出通知。第158条规定每间公司均须以中文或英文，备存公司董事及秘书登记册;登记册须记载下述关于秘书的详情;如有联名秘书，则就每名秘书记载下述详情：(a)如属个人，则记载其现时的名字及姓氏及任何前用名字或姓氏，任何别名、通常的住址及身份证号码(如有的话)，如没有身份证号码，则新持有的任何护照的号码及签发国家;及(b)如属法人团体则记载其法人的名称及注册办事处或主要办事处。但如某商号的所有合伙人均是联名秘书，则可述明该商号的名称及主要办事处，以代替上述详情。公司须向处长通报秘书变动的情况。到境外上市公司章程必备条款第97条仅规定秘书由董事会任命，除此之外，关于秘书任命和解除职务再无其它任何条文。上市公司章程指引第117条规定“董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。”该指引关于秘书任免的全部规定也仅此而已。由此可知，在我国关于公司秘书的任免远未制度化。公司秘书的任免方式和程序是整个公司秘书制度的重要环节。没有严格、合理、公正、科学的任免方式和程序作保障，就难以形成公司秘书良性的选拔和淘汰机制;没有公平、正义的任免程序，关于秘书资格的法律规定就无法实现。适合作秘书的人才不能被任用;而不适任的秘书又不能使之从公司退出。这样必然影响公司秘书履行职责，发挥作用，最终妨碍公司治理，导致公司效益低下。因此，我国当前公司秘书任期免方法和程序，如同无法可依，随意而为的局面必须尽快结束。三、司秘书的法律关系构架(一) 公司秘书职权的表现形式及其来源按照西方国家公司法关于公司职权的原理，公司秘书的职权可表现为三种形式：明示权限，默示权限和不可否认的权限。明示权限是指根据公司法、公司章程、公司内部细则或董事会的决议明确授予秘书的权限;默示权限是指公司同意给予其行使职权所必须的权限。“这种权限不是由书面明文规定的，而且通过公司章程、内部细则或董事会决议才能被剥夺。” 1(p154) 默示权限的另一种情形是，如果公司秘书在没有董事会明确授权的情况下，独自行使了职权，如订立经营性合同。如果他的行为十分公开，而且持续的时间比较长久，董事会对此完全清楚，或者董事们确实对必须经授权才能进行的业务活动予以了极大的注意之后并没有对秘书的行为加以阻止或限制，则其结果就是默认了秘书拥有该项职权。不可否认的权限，是指公司董事会通过书面或口头的方式，或通过任何其他行为向第三人明确表示，这种表示合理地被认为公司已明确授权秘书代表公司从事某项业务活动。十分明显这种权限带有临时性，但公司不得再对已向第三者宣布的上述权限“反悔”。公司秘书职权来源的法律形式通常有四种情形：(1)公司法的直接规定;(2)公司章程的明文规定;(3)董事会决议的明确授权;(4)公司与秘书订立的服务合同或劳务合同中规定的权利。(二)秘书代表公司签订合同的权利秘书一般只从事行政性的工作，而不承担管理职能。但在实践中秘书的职能往往超过了单纯的行政职能，“公司乐意赋予秘书一些与董事的管理职能相似的任务，即使如此，这些管理职能不是秘书的首要任务。” 1(p157) 在英国秘书通常可以代表公司，并且在公司的日常商事活动中代表公司订立合同。但秘书只被赋予一定的订立与公司的行政管理事务有关的合同权利。这样，公司秘书被认为有公开代表公司签订有关行政管理方面合同的权利。这一权力被认为仅限于管理人员的雇用事务(例如，会计人员);订购办公用具以满足公司业务的需要，签订租车合同，以及安排公司的保险事务等。这些显然是公司秘书的默示权力。Panorama Developments (Guild) Ltd. v. Fidelis Fumishing一案中，被告的秘书多次以公司的名义向原告租车，并一直称是代表公司签署文件，所有租约均以公司秘书的名义订立。被告的董事对该租车事宜全不知晓，其实秘书租来的车都是自己私用，后来被告的董事发现秘书有欺诈行为，被告认为公司秘书无权代表公司租车而不支付租金给原告，原告公司就支付租金事宜起诉被告公司。法院认为秘书有表面权力代表公司租车，公司秘书所签的租约对被告有法律约束力，因此被告要支付租金给原告。 7(p16-20) 然而，秘书无权作为公司的代理人作出商业决定，也不能以公司的名义订立有关经营方面的合同，如不能以公司的名义借款或洽谈业务。除非经董事会授权他才可以订立这方面的合同。所以，现代公司秘书的职权应明确以下三点：(1)如果秘书从董事会获得明确授权，那么，他代表公司既可以订立行政事务方面的合同10，又可订阅经营方面的合同，并且公司将受其订约行为的约束;(2)当秘书没有获得明确授权，他的职权则只允许其公开代表公司订立行政方面的合同，并且公司将受其订约行为的约束;(3)当秘书的行为超越名义代理权，并且没有获明确的授权，但其外观表现为有代表公司的权利，公司将受其行为的约束。但是，他可能对给公司带来的任何损失承担个人责任。(三)公司秘书的职责按照一般人的推测，公司秘书是一位专门依法保存和起草公司文件的人。有趣的是除了公司自身以外，英国公司法并没有明确规定秘书这方面的职责。然而，董事会通常将这些职责授予秘书，作为公司管理人员的秘书将对他的任何不履行这些职责的行为承担责任。公司秘书的义务和责任广泛地涉及公司的方方面面，这些职责通常规定于秘书雇用合同或由董事会授权。秘书作为公司的管理人员，负责公司一定事务的地位不断地被强化。然而，通常情况下，公司秘书的职责范围和特征并非由立法加以规定。秘书必须注意公司章程和雇用合同对他在公司中职责的规定。法律往往规定秘书有权代表公司签署各种文件，并规定由秘书代表董事会签署董事会的报告。英国1985年公司法强制性地规定了秘书的下列职责：(a)完成并签署公司的周年报告;(b)签署董事制作的公司年度会计报告;(c)完成并签署公司的各种登记注册文件;(d)代表公司向公司登记官署提出有关的申请;(e)代表公司作出各种法定的声明。这些是公司秘书最基本的职责，实际上秘书的职责往往会因不同公司而有所不一致，但他们共同拥用的责任包括：(1)管理、保存和监督公司账户记录，特别是管理和保存董事会的会议的记录以及股份转让记录;(2)出席所有的股东大会、董事会会议，编制会议议程，做好会议记录，准备公司章程和通知股东，确保会议程序正确;(3)保管和根据公司的指令使用公司印章11。秘书在任何时候均有充分保护公司印章安全的责任，防止印章被欺骗地加盖在文件上;(4)出席其他高级职员签订重要合同的仪式并充当签字的证人;(5)代表公司监督其他职员的行为是否超越职权范围;(6)认证法定文件和登记册。1958年英国公司法第41条授权秘书认证任何需要由公司认证的文件，但已加盖公司印章的文件无须认证。(7)行政管理方面的职责。除法律的具体规定之外，现代公司秘书还发现自己从事着下列行政管理职责：(a)他要按期督促公司履行备忘录和公司章程确定的事务和起草有关的文件;(b)上市公司的秘书要确保公司遵守上市规则，发布市场信息，并确保敏感的证券价格方面的信息不被泄露;(c)处理股份转让、过户、股权丧失，发给股权证书，出席股东质询和声请会议。有时这些事务授予公司专设的登记人去完成，秘书将与他们联合处理特别敏感的事;(d)通过发布通告，支付红利，分配股票权益或发行红利用股，与普通股东保持联系;(e)当公司涉及收购或出售时，秘书在确保所有文件的有效性和及时披露等方面负有若干特殊的责任。(四)公司秘书的义务和责任公司秘书像董事、经理和其他高级管理人员一样与公司之间存在着信托和代理关系，因此，必须向公司负信托的义务和责任。秘书的义务主要有两大类：其一，秘书须向公司负诚信义务，即秘书须忠实于本公司，并以能够维护全体股东的利益最大化的方式履行其职责;不得在履行公司职务的过程中为自己或他人谋取私利。秘书必须避免与公司之间的利益冲突，并且不能从代表公司所从事的交易中获得利益。其二，谨慎勤勉的义务。秘书在处理其职责范围内的事务时，必须尽到一个通常人在具有与其同样的知识和经验，并且在类似的境况下所能做到的合理注意和关切程度。法律规定新的犯罪时，常使秘书对公司所犯的罪行与董事承担相同的责任。在这方面刑法更多地尊重客观真实，因为秘书常常像一位全日制董事一样，在管理公司事务方面被视为对公司具有同样的影响。 3(p749) 公司法人实体实施某种违法、犯罪行为，并且已被证实该种违法、犯罪曾经董事、经理、秘书和其他具有同样地位的管理者同意或默许或可归因他们任何方面的疏忽，那么，这些人将构成违法、犯罪，并且可能被起诉和依法处罚12。1985年公司法第363(4)条规定公司秘书不按时提交周年报表，不遵守上市规则应承担相应的法律责任。秘书如果犯有伪造公司簿记，篡改公司资产负责表，泄露公司商业秘密，利用职权谋取不正当的利益等罪行，可处以三年监禁。三、 公司秘书在公司治理中的地位和作用公司秘书是公司日常经营活动中不可缺少的高级管理人员。在英、美国家公司的治理结构中，公司秘书是法定的必设机关。即便是在公司治理结构中，立法没有明确秘书这一职务的国家或地区，其立法和实务中也都设有专门的人员负责秘书工作。例如，我国台湾省的公司法中并没有规定公司须设秘书一职，但却规定可设经理数名，其中一人负责公司秘书事务并签名盖章以示负责。 2(p245) 公司秘书与董事、经理、监事和财务负责人，虽均属于公司的机关和高级管理者;但是，其地位、职责、作用互不相同，彼此具有不可取代性。尽管法律允许董事兼任公司秘书，但是某一行为须要由董事、秘书分别作出时，则该兼任董事及公司秘书的人不得以双重身份作出13。在秘书、董事与公司的关系上，董事是股东的直接受托人，并且是公司的独立机关，执行机关和经营管理机关，董事会必须对股东会负责;而秘书则是董事会的受托人，股东的间接受托人，秘书并不是公司治理结构中的独立机关，只是董事会的辅助管理机关，他必须对董事会全权负责。然而，没有秘书的辅助和协调工作，董事会就不可能顺利的运行。秘书与经理虽然均属于董事会下设的公司经营管理的辅助管理机关，但二者的分工不同。经理分管公司的生产、经营活动，而秘书则负责公司的日常行政管理事务。董事与经理的沟通往往以秘书为渠道。英国上诉法院的法官Salmon LJ在审理Panorama Developments 诉Fidelis Furnishing Fabrics Ltd一案中将公司秘书描述为，“公司的行政主管人”“秘书在许多方面被视为是公司组织体的脊梁。” 5(3), 因为在现代公司实务中，秘书在公司内部拥有的管理职责普遍得到加强，而且他在投资和商事合同领域也往往获得授权。自从公司治理状况财政委员会的报告发表以来，关于公司治理的具体建议更加强调已确定的公司秘书角色。其中一个典型的例子就是，法律规定所有的董事均应会见公司秘书。对于秘书提交给董事会的议题，均应作为董事会日程安排内的事务。在现代公司治理结构中秘书的主要作用包括两个方面：其一，秘书是公司治理的守门人。 6(p17-20) 秘书在董事会会议召开前须对会议作周密的安排，秘书对文档的妥善的保管，可以避免须注意的事不至于在董事会上被忽略。秘书有责任保证董事会会议依法定程序进行，并且须定期作出检讨。“董事局及其主席期望公司秘书对于他了解及怎样妥善地履行法规下的责任加以引导，并持续不断地向董事局对实施良好公司管治提供意见及避免任何偏离。简言之，公司秘书必须是尊从法规及责任的主要专业意见的来源。” 6(p19) 其二，秘书可成为公司内部各机关之间、公司成员之间，以及公司机关与公司成员之间相互沟通的桥梁。公司股东会、董事会和监事会均为合议制机关，这类机关要采取行动、行使职权，必须依靠信息传递，才能组织起来，在其履行职权的程序中有大量的事务需要秘书出面协调和安排。董事会、监事会和经理等机关之间的沟通同样离不开秘书。此外，由于董事们往往忙于追求商业上的目标，例如，增加利润和替股东的投资增值。公司秘书往往成为资讯的主要提供者，范围包括董事局功能、权限及责任、改善股东关系，以及发展和保持良好管治措施及系统。四、我国公司秘书的法律定位我国内地于1994年要求到境外上市的公司设立秘书，1997年又要求国内的上市公司设立秘书，因此，到目前为止只有上市公司的治理结构中才设有秘书职位。而非上市的股份有限公司和有限责任公司是否设秘书除由公司自己决定外，并无任何规定可以遵循。而且上市公司设秘书的依据仅仅是由国家证券监管部门颁布的两个行政规章即：到境外上市公司章程必备条款和上市公司章程指引，其规范作用甚微，并没有真正的法律上效力。只能通过行政手段实现其规制作用，并不能作为法院审理案件的依据。到境外上市公司章程必备条款第97条规定了秘书的三项职权;上市公司章程指引第115条规定了秘书的五项职权，将两项归纳起来秘书的职权为：(1)准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件;(2)筹备董事会会议和股东大会并负责会议的记录和会议文件、记录的保管，保证公司有完整的组织文件和记录;(3)负责公司的信息披露事务，保证公司信息披露的及时、准确、合法、真实、和完整;(4)保证有权得到公司有关记录和文件的人及时得到有关的文件的记录;(5)公司章程和公司股票上市公司的证券交易所上市规则所规定的其他职责。这些职责其实都是传统秘书概念中应有的事务，远远地少于现代公司秘书实际所承担的职责。因此，与英国公司立法相比，我国现有公司秘书的职责要少得多。前文曾论及我国现行规范对秘书的消极资格规定得过多，而积极条件的规定却相对不足;而且对秘书的任免方式及程序未作具体规定。由此可知，公司秘书制度在我国尚待立法确立和完善。首先，笔者认为我国公司法在修改时应当对公司秘书给予明确的定位。所有的公司都应设秘书一职，秘书是公司的高级管理人员，是公司的辅助管理机关，其主要职责是管理公司的日常行政工作;其次，应从积极和消极条件两个方面规定公司秘书的资格。积极条件应侧重胜任秘书工作所需要的相关的专业知识和行政管理经验等方面设置规范，并尽可能使之具体，有可操作性。可考虑从具有律师、会计师资格的人员或曾担任过企业的高级管理者的人员中，选拔公司秘书。第三，要明确规定秘书的责、权、利，建立约束与激励机制。在秘书的职权方面，首先，需要明确的是公司秘书代表公司的权利，尤其是秘书能否代表公司签订合同。我的意见是秘书有代表公司订立与其行政管理有关的合同，未经董事会授权不得代表公司订立经营方面的合同。此外，要发挥公司秘书在公司治理中的作用，赋予他这方面的职责。例如，秘书在日常管理中发现公司治理方面有漏洞、瑕疵或潜在的风险须以书面的形式提请董事会注意，否则须承担一定责任。第四，对秘书的任免程序作出详细的规定，以确保秘书选拔和退出的公证性，使其任职有保障，充分调动和发挥其应有的作用。第五，应着手组建秘书的行业组织，负责秘书的培训，资格认定和对秘书进行自律性监