中国统计出版社出版ERP系统解决方案V2.01.doc

中国统计出版社ERP系统解决方案二零一一年十月北京赛潮盛世科技有限公司目录前 言1第1章 项目分析21.1 系统概述21.2 系统需求分析21.2.1 系统采用B/S访问模式21.2.2 支持多用户访问31.2.3 支持应用拆分与重组的能力31.2.4 支持多重机构与人员跨系统迁移31.2.5 系统支持分期配置、分期实施、逐步扩展41.2.6 系统支持完善的安全保障41.2.7 系统提供良好的数据接口41.2.8 支持访问权限控制和分级授权41.3 出版行业的发展与变革51.3.1 行业背景51.3.2 行业特点51.3.3 市场特点5第2章 系统总体设计52.1 系统建设目标52.2 系统总体架构62.3 系统技术要点82.3.1 统计分析92.3.2 适应多种介质的出版业务92.3.3 全面支持VPN移动办公92.3.4 完善的安全措施10第3章 系统功能设计103.1 出版编务系统103.1.1 项目策划登记113.1.2 年度选题计划113.1.3 临时选题策划113.1.4 选题立项113.1.5 选题号申请113.1.6 费用管理113.1.7 署名申请123.1.8 审图号申请错误！未定义书签。3.1.9 书号、CIP数据申请123.2 出版印务系统123.2.1 发稿123.2.2 价格印数审批123.2.3 发付印123.2.4 委印单133.2.5 下单133.2.6 签发装订样书133.2.7 质量管理133.2.8 成品入库133.3 预算管理133.3.1 预算申请133.3.2 预算调整143.3.3 预算执行143.4 合同管理143.4.1 合同上传143.4.2 合同盖章143.4.3 合同回收143.4.4 合同预警143.4.5 合同归档153.5 样书管理153.5.1 样书入库153.5.2 样书申请153.5.3 样书领用153.6 出版销售系统153.6.1 客户管理163.6.2 销售订单163.6.3 销售发货163.6.4 销售退货173.6.5 销售调货173.6.6 结算管理173.7 采购管理系统173.7.1 采购订单183.7.2 采购收货183.7.3 采购入库193.7.4 采购退货193.7.5 采购发票193.7.6 采购结算193.8 库存管理系统193.9 应收应付管理系统203.9.1 应收款管理203.9.2 应付款管理223.10 出版财务系统233.10.1 总账233.10.2 财务报表系统253.10.3 现金流量系统263.10.4 固定资产系统263.10.5 工资系统273.10.6 图书成本管理27第4章 系统服务器规划294.1 服务器配置29第5章 项目管理实施方案305.1 项目实施管理方法论305.2 出版业务ERP系统成功的关键325.2.1 项目组项目管理计划335.3 项目实施过程345.3.1 项目方案阶段345.3.2 项目具体实施阶段355.4 项目风险管理375.4.1 风险分析375.4.2 风险评估385.4.3 项目风险防范策略395.5 项目进度管理425.5.1 项目进度变更控制425.6 项目技术文档435.7 质量保证体系445.7.1 质量体系的构成445.7.2 质量保障计划45第6章 项目培训466.1 总体思路466.2 用户培训分类466.2.1 领导人员培训466.2.2 系统管理员培训466.2.3 基础功能使用培训476.3 系统培训计划476.3.1 目标任务476.3.2 培训工作准备48第7章 技术支持与售后服务体系487.1 赛潮软件服务体系487.1.1 专门的服务队伍487.1.2 第一时间的服务响应497.1.3 维护服务内容497.2 售后服务处理流程51北京赛潮软件开发有限公司- 4 -前 言北京赛潮盛世科技有限公司（简称赛潮软件），是一家以信息技术推动企业运管增效为目标，专注于企业财务管理、业务管理、办公自动化等领域信息化建设应用服务的高新技术企业。依托技术精良的专业开发团队和丰富的行业化实施经验，赛潮软件立足出版传媒业深耕细作，为企业提供产品研发、项目设计、实施建设及配套服务，全方位支撑客户核心运管诉求。赛潮软件秉持“专业、专注、诚信、共赢”的经营理念，有效整合优势资源。凭借对客户业务的深刻理解，赛潮软件打造推出CR企业商务套件软件V2.0，也是国内出版行业唯一一家纯浏览器版的管理软件。产品个性化、高效能的应用表现，已为业内多家企业带来了降低成本、提升效率、持续创新的价值，受到客户广泛认同。稳健发展中的赛潮软件立志成为用户最值得信赖的合作伙伴，与广大出版企业建立全方位、多层面的长期合作关系。 赛潮软件投身于中国的出版ERP管理软件产业，把服务于出版企业作为自己的使命，愿更多的出版企业成为具有国际竞争力的实时企业。面对激烈的市场竞争环境，为了提高企业的信息化水平，提高办公效率，加强企业管理水平，提升企业的核心竞争力，中国统计出版社需要对自身的出版业务系统建设进行全面的规划。为此，赛潮软件专为中国统计出版社编制了本技术方案。北京赛潮软件开发有限公司53第1章 项目分析1.1 系统概述中国统计出版社创立于1955年，是国家统计局领导下的专业出版社。中国统计出版社长期坚持立足统计专业、服务全社会的原则、始终把社会效益放在首位，注重控制图书数量，提高图书质量，树立精品意识、努力为实现统计出版事业的繁荣而积极进取，勇于开拓。两度被新闻出版署评为“良好出版社”。经过几十年的发展，中国统计出版社现已逐步形成了自己的出版特色，它以统计出版社的准确、翔实、全面、及时、权威而著名。以中国统计年鉴为龙头的各行各业、各地区的统计年鉴系列已发展到了120种；以中国发展报告和中国统计摘要核心的统计资料图书受到了社会的普遍欢迎。随着社会的发展，中国统计出版社逐渐开拓了出书范围，在出版了大量统计文献、资料、教材、论著、译著和工具书的同时，还出版了大量与统计相关的经济类图书；电子出版物也应运而生。”目前，中国统计出版社正深化改革，开拓进取，建立健全一整套以促进发展和提高图书质量为中心的经营管理运行机制，完善各种规章制度，建立岗位责任制，加强目标管理，走质量效益型道路，为出版社的更大发展而努力奋斗。1.2 系统需求分析建立一个“编、印、发、财一体化”企业管理的平台，来管理当前的出版业务。1.2.1 系统采用B/S访问模式浏览器/服务器（Browser/Server）的体系架构已经逐渐成为目前信息化建设的默认标准，采用浏览器/服务器的体系架构将能够大幅度降低系统的使用和维护成本，更符合大多数人的使用习惯，有效地支持远程办公和移动办公。l 大幅度降低系统的使用和维护成本采用客户机/服务器方式，其可能由于误操作导致的系统不稳定将使系统维护人员在较长的时间里疲于奔命；采用浏览器/服务器方式，由于系统的应用通过应用服务器的解释在服务器端进行统一发布，因而可以远程维护客户的大部分需求，从而降低系统的运行成本。l 更符合大多数人的使用习惯由于Internet的普及，人们已经习惯于使用WWW浏览器进行上网浏览。我们在出版业务ERP系统中采用浏览器作为用户界面，将使得系统内的用户能够轻松地进行系统的使用和操作。1.2.2 支持多用户访问本项目中，系统能同时支持多在线用户数，并具有扩充的能力，支持本地局域网和广域网的访问。赛潮软件的出版ERP产品是不限制注册用户的，支持未来中国统计出版社进行用户的扩展。1.2.3 支持应用拆分与重组的能力组织结构的变化、人员的调整以及业务内容的改变，都会引起系统中功能的拆分、迁移、重组。赛潮软件的出版ERP系统具有良好弹性，在需求发生某些变化时，系统具备良好适应能力，系统通过简单的配置而不是复杂的代码编写，实现对变化的支持。1.2.4 支持多重机构与人员跨系统迁移系统提供一个结构完善的组织架构定义模块。管理员可方便的定义组织内的部门、用户、角色等实体元素及其各个元素之间的关系。角色的定义，使系统中各种权限的设置与具体的用户分离。这样，在调整组织机构或有大规模、频繁的人事变动时，管理者能很方便的对系统作相应的调整，减轻系统维护工作量。组织机构的迁移功能，可以充分满足企业组织机构不断调整变化的要求，大大提升了系统的适应能力。用户是机构的核心，在这里可以添加、删除和修改人员信息，同时可以对个人设置权限。1.2.5 系统支持分期配置、分期实施、逐步扩展在具体实施上，根据中国统计出版社实际需要可以进行分期配置、分期实施、逐步扩展，保证系统建设的不同阶段之间的平稳过渡，以保证系统的完整性和投资回报。1.2.6 系统支持完善的安全保障本系统具有足够的安全保障，能够防止来自外部非法客户的访问和外部病毒的入侵。系统具有多种权限级别和应用层次，能够保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。1.2.7 系统提供良好的数据接口系统是基于平台开发的，有良好的扩展性，它对于非结构化或半结构化的数据具有比较强的管理能力，系统提供良好的数据接口，方便与其他系统进行集成。中国统计出版社ERP系统与编务管理系统的集成。由于两个系统采取的是同一种开发平台，集成方便，接口数量少，策略可靠完善，对于应用处理和后台数据的相关具有统一性。1.2.8 支持访问权限控制和分级授权系统的访问控制权限可细分到每个具体的操作和文件视图，同时也可指定到相应的部门、角色和具体用户。系统还提供一系列定义好的角色，能帮助管理员快速地为每个组织内的实体元素定义正确合理的权限。同时，系统的管理操作均可在浏览器上实现，将所有维护工作尽可能的简化，部门内部系统可自由定制与维护，大幅度降低了系统的后期维护成本。可实现权限控制支持权限继承和分级授权。允许上级用户能够自动享有下级用户拥有的权限，无需单独授权。同时，也允许上级用户向下级用户授予自己拥有的权限。企业的授权管理员可以新建和维护岗位编码，管理员可以规定不同的岗位所能够具备地对出版ERP系统中相应的系统功能数据库的访问或是管理权限，然后再将出版ERP系统内部的所有用户添加到相应的岗位组中，这样，就实现了不同的用户具有不同的系统访问和管理权限，而且维护起来十分方便。1.3 出版行业的发展与变革1.3.1 行业背景出版企业大部分的信息收集、统计和分析工作仍然采用传统的手工方式完成，很难及时掌握市场情况及读者需求的变化，解决出版社的领导、决策层管理者在实际决策经常遇到的问题，同时也难以实现提高产品质量，控制书价，降低图书成本和库存的管理目标。于是，他们对一体化的行业解决方案产生了巨大的需求。1.3.2 行业特点随着出版社规模扩大，业务数据量的不断增加，大量历史数据与当前动态错综复杂的数据和信息进行及时、准确的分析和处理，以及对出版社中的各项经营活动进行事先计划、事中控制和事后反馈，从而达到合理利用出版社资源、降低库存、减少资金占用，是出版社整体业务系统信息化建设的一个迫切解决问题。1.3.3 市场特点截止到2009年，我国共有出版社540多家。虽然受经济形势的波动影响到了书业，但总体来讲，中国出版业还是在平稳发展的。传统营销受网络营销的冲击，电子出版物的衍生，出版社更注重图书单册成本的控制，更要求预测新书发行成本的统计查询。新闻出版总署副署长孙寿山在第三届中国数字出版博览会作主旨报告时指出：截至2008年12月，我国数字出版业的整体收入达530亿元，比2007年增长46.42。2009年数字出版业的整体收入预计将超过750亿元。数字出版战略布局、全媒体出版、出版集团企业管理信息化、数字出版技术创新、数字化运营模式、赢利模式、网络出版与运行实践成为出版社新一代急需考虑的问题。第2章 系统总体设计2.1 系统建设目标利用先进的计算机网络技术、先进的软件架构体系，在中国统计出版社建立出版业务ERP系统平台，使本系统成为具有先进水平的出版ERP系统，成为其他各个业务系统整合的管理平台，使得中国统计出版社各个部门之间在该平台上能进行有效的协作和沟通，而且能为中国统计出版社领导提供决策支持。l 通过出版业务ERP系统的建设更科学更规范地管理好出版社编辑、出版、发行、财务l 通过出版业务ERP系统的建设提高核算的精确度和速度l 通过出版业务ERP系统的建设实现企业执行力的提升l 通过出版业务ERP系统的建设实现科学决策能力的提升系统实施后，业务部门可以在系统中，利用系统功能，对各种业务过程中涉及到的各类数据进行任意条件的查询，以准确、快捷地获取所需信息，并可对各类业务数据进行全方位、多角度的统计和分析，为中国统计出版社的相关领导提供决策支持信息，从而为提升中国统计出版社的科学决策水平提供了有力的工具支持。l 通过出版业务ERP系统的建设实现企业形象的提升系统建设的好坏已经成为衡量企业管理是否达到科学化、现代化的重要标志，通过一系列网上宣传、学习、活动来培养充满正气、纪律严明、团结一致、勇于进取的职工队伍，利用系统可以有效促进员工队伍建设，实现员工凝聚力的提升。2.2 系统总体架构通过该系统的建立，提高了出版社合理利用出版社资源、降低库存、减少资金占用的能力，实现对出版社的编、印、发、人、财、物、时间等信息资源的综合管理和合理配置。中国统计出版社业务系统建设要通过统一的规划，结合中国统计出版社的实际需求，以需求引导业务的应用，以信息化手段提高工作效率，进一步规范企业运作模式，提高出版社业务工作能力和工作效率。根据出版ERP系统建设模型和我们在众多家出版社积累的经验，我们认为应该从集成的角度来规划系统的层次架构。系统的功能结构从上到下可分为以下几个层次：表现层、应用层、应用支撑层和网络基础设施层，而信息安全，管理以及标准、规范体系贯穿于各个层面，如下图所示。系统总体框架l 表现层基于WEB的操作平台l 应用层出版业务ERP系统l 安全管理对于整个应用系统而言，安全管理将贯穿系统的始终，我们必须为中国统计出版社ERP系统建立一个完整的安全体系框架。应用系统应该通过以下几个层面的共同保证系统的安全：存储安全，方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全，权限控制等机制来实现；综合运用以上所提出的安全管理手段，可以充分的保障应用系统在其整个生命周期中的安全。l 系统管理同安全管理相类似，系统管理也是贯穿于整个系统的各个层面。为了使系统管理的效率更高、更方便，在方案中将系统管理的内容分为两个方面：一方面，对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容，系统将提供专门的平台提供给管理人员使用；另一方面，对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容，则交给各部门相关业务人员来控制。这样既能减轻系统管理人员的工作负担，也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。通过以上完整的支撑架构，形成了中国统计出版社ERP系统总体架构及技术标准的统一应用平台，各种分布式应用系统和网络资源就被完整地组织在一起，起到了相互数据沟通、相互服务调用、相互业务协同的无缝结合。2.3 系统技术要点融合了先进的现代企业管理思想，结合国内出版行业的实际情况，抓住信息流、物流、资金流三条主线，优化出版企业流程，为出版企业管理层提供最佳的企业管理手段，帮助出版企业实现信息资源充分共享，全面提升出版企业的市场应变能力和整体竞争力。在功能和技术上都处于业界领先水平的，适合国内出版行业规范的，大型行业专用管理软件。不是将出版社手工流程的电子翻版，不是只有少数部门参加的集中管理，而是使用网络信息化手段整合传统出版社的业务工作流程，强调管理的先进性、科学性，对每一个环节都注重相应的成本、质量以及进度的跟踪、控制，强化单品种图书的成本核算管理(包括：事前的预算、事中的控制、事后的反馈)。解决方案能够深入管理到出版企业每一个工作环节。由于出版行业内部流程的灵活性、多样性、动态调整性，系统支持整体业务流程的重组以满足企业不断发展的需求。解决方案在实践过程中不断吸收各种类型出版企业的管理特色，通过建制完备的行业方案知识库，能够快速地在标准版的基础上进行客户化定制。 解决方案充分考虑客户的应用价值，在产品的开发过程中面向客户应用，并且充分考虑了满足客户需求的应用产品化程度和技术先进性等因素，通过应用、技术和产品三方面的平衡实现企业客户在每个发展阶段的价值最大化。解决方案采用以财务管理为中心，以业务驱动财务的模式进行管理。解决方案支持出版行业中出版集团管理以及大小社（图书社、音像社）综合管理等各种大型管理类型；并具有跨区域，分布式管理能力。解决方案全面支持租型、批发兼零售、邮购、稿酬计算、码洋核算、实洋核算等出版行业特殊业务及需求。解决方案为适应出版行业最新的业务发展需求还设置了开发的、标准的数据接口，为出版企业建设自己的电子商务门户提供了全面、可靠、安全的数据支持。在管理效果上，解决方案的实施可以给客户带来如下效益：l 灵活的工作流程管理：工作流程中的工作环节可根据实际情况进行有效的调整 l 完善的成本管理，采用“一书一卡”准确计量单本图书成本，显现成本瓶颈，实现全面成本管理 l 精细库存管理，可协助客户有效控制库存成本等。2.3.1 统计分析l 强大的统计分析功能l 以图书产品、部门、人员、客户等作为基础分析条件l 多维度将各个系统的数据汇总，成本单价、销售单价、生产成本、总码洋、实洋、销售成本、销售收入、销售利润进行全面统计。2.3.2 适应多种介质的出版业务出版社多业务的拓展，软件同时进行适应调整，满足出版社的多需求。2.3.3 全面支持VPN移动办公基于电信运营商网络的VPN方式是近年来企业常用的组网方式，外出的人员可以利用无线拨号等方式通过安全加密的VPN通道访问进入公司的出版业务ERP系统，很好的支持移动用户随时随地接入公司内部网络、安全高效的开展工作，应能满足出差人员通过随身携带笔记本电脑，及时了解单位内业务工作动态，完成业务处理、业务审批等，实现真正意义的移动办公。无线移动办公，应能满足在国内主要城市、沿海各地提供安全、可靠、快捷、便利的网络连接。能满足日常办公管理和业务处理的要求。笔记本移动办公模式示意2.3.4 完善的安全措施采用应用开发平台提供优秀的安全机制，它提供了验证、存取控制、字段级加密和电子签名四级安全措施，系统采用身份验证来保证用户和服务器、服务器和服务器之间连接的可靠性。第3章 系统功能设计3.1 出版编务系统编务系统是出版管理系统的核心组成部分，以选题管理的整个流程为主线，实现对选题策划、选题计划、预算、实施等整个选题阶段的流程化、一体化管理，主要功能包括：项目策划管理、年度选题计划管理、临时选题策划管理、选题号管理、费用管理、署名管理、审图号管理、书号及CIP数据管理。3.1.1 项目策划登记 填写选题策划表，汇总提交选题会审批通过后进入年度选题计划。3.1.2 年度选题计划 进入年度选题计划的数据需导出EXCEL表上报新闻总署，其中数据不包括重印数据、非出版物和去年已上报数据。3.1.3 临时选题策划 临时增补的选题，需填写项目策划表，通过业务办公会批准进入选题立项阶段。3.1.4 选题立项 选题进入选题立项阶段，每个立项的项目填写费用预算单进入立项审批，审批通过的项目可以立项生产。通过填写数据达到项目进度预警的功能和费用预算关联，在此阶段各项费用开始形成与产生。3.1.5 选题号申请在系统中记录选题号，系统进行状态变化的处理，选题号做为唯一标识与原有编务系统进行数据对接。3.1.6 费用管理主要包括：稿费、版税、编审校费管理；版税支持印量、销量计算；费用统计和分析。本模块与财务系统挂接。3.1.7 署名申请署名审批完成后，在系统中手工填入署名，系统进行状态变化处理，或以选题号做为唯一标识读取原有编务系统的署名数据填入本系统中。3.1.8 书号、CIP数据申请 书号申请审批完成后，在系统中手工填入书号，系统进行状态变化处理，或以选题号做为唯一标识读取原有编务系统的书号数据填入本系统中。如有CIP数据需申请，审批完成后，在系统中手工填写CIP数据信息，或以选题号做为唯一标识读取原来编务系统的CIP数据信息填入本系统中。3.2 出版印务系统出版部成员在发稿后，进行价格及印数据申请，审批完成后，由编辑室主任确认发付印，确认完成，由出版部人员填写委印单，安排下单印刷装订，由编辑室主任签发装订样书，最后大批量进行印刷，最终完工入库。3.2.1 发稿 项目进入发稿阶段。3.2.2 价格印数审批发稿确认后，由发行部或责任编辑确认印数，生成到印数及价格审批单，提交印数及价格的申请。3.2.3 发付印确认 印数及价格申请审批完成后，由出版部主任进入发付印阶段确认，确定进入印刷阶段。3.2.4 委印单出版部主任发付印确认完成，出版部填写委印单。3.2.5 下单委印单填写完成，确认下单进入印刷装订阶段。3.2.6 签发装订样书 样书印制完成后，由编辑部主任签发样书确认，确认可以进行大批量印刷阶段。3.2.7 成品入库大批量印制完成后，成品入库，包括：入社库、样书入库、直调。入库数量+样书数量+合同送书=印数三周内未达到此数量，系统进入预警状态。3.2.8 质量管理 质量管理是进行抽检的过程，主要有以下三个方面的内容：编校质量、社内主要数据质量及印装质量的检查。3.3 预算管理系统提供多种形式的预算、论证方式，对如日常经营、出版投资、费用开支等预算计划以及出版流程费用预算进行管理，以适应预算、论证的多变性和多样性要求。3.3.1 预算申请 在选题立项后，填写费用预算单，确认选题预算费用数据。3.3.2 预算调整 在预算执行的过程中，如有需要进行预算调整的项目，提出预算调整申请，系统记录每次调整的过程。总费用超出10%需进行报警处理，单项费用超出30%需进行报警处理。3.3.3 预算执行 财务进行费用报销时，超出预算部分进行提示处理，并可查看费用预算单，以确认费用金额。3.4 合同管理系统对出版流程中涉及的出版、印刷、销售等合同进行管理。主要包括： 合同文本的上传及盖章回收管理 合同付款计划、付款情况管理； 合同付款提示、到期提示； 合同查询统计分析、合同关联查询；3.4.1 合同登记 在选题执行的过程中，对于有合同记录的进行合同记录登记，并可上传合同文本，以备查询。3.4.2 合同盖章 合同在拿到对方处进行盖章处理时，在系统里记录合同转出时间，以备查询。3.4.3 合同回收 合同盖章完成后，回到负责人处，在系统中记录回收时间，以备查询。3.4.4 合同预警 合同在转入盖章后，未及时回收，系统进行预警提示，期限为两周以上。3.4.5 合同归档 合同盖章完成，回收后，合同进行归档处理。3.5 样书管理3.5.1 样书入库对自产图书的样书的入库进行登记管理；3.5.2 样书申请 对各种途径的样书，需填写样书申请单，记录样书名称、版次、定价、数量、金额、有无收入情况、对象和原因，经过各级领导审批通过进入领用阶段。3.5.3 样书领用 样书经过申请审批流程，批准后进行领用。3.6 出版销售系统出版销售系统通过将销售和采购流程与系统的其他关键功能整合在一起，这些关键功能包括物流、生产、仓库管理、财务。准确地实现对客户订单、客户库存的采集，销售去向的追踪，提升对分销渠道的服务和管控。发行管理系统以市场、客户为核心价值，通过对客户基本信息、客户往来帐、客户在途信息管理，批销、征订、邮购、网上订购等各种发行模式管理，退书、损益及各种差错管理，以及发行核销管理，进一步规范业务操作、提高发行的主动性、准确性，为客户提供更好的服务。3.6.1 客户管理客户资料项目齐全，客户分类自由设定，设置客户欠款上限，客户级别、信用等级和会员管理等。3.6.2 销售订单根据市场订货情况填写销售预订单，并占用库存，销售发货先补齐订单再进行其他零售的处理。3.6.3 销售发货可单独使用，也可从销售订单拷贝生成，支持批销、征订、邮购、网上订购等多种销售方式。能够按任意时间，任意条件查询清单和图书的各种情况（发书、折扣调整、更正、发货、开发票、结账等），并随时可以关联查询图书及客户的综合信息；邮购部分能够打印信封及各种标签，自动生成配书清单，随时查询各种汇款情况和发书情况。3.6.4 销售退货是销售发货的红字单据与销售发货的功能一致，下单审核后数据冲减库存。3.6.5 销售调货支持系统与客户，客户与客户之间的调货，会根据客户不同的折旧率进行数据的调整。3.6.6 结算管理即可按照清单登记发票，也可以按照图书登记发票；具有部分回款、处理坏帐功能。使得清单、发票、回款、应收账款等数据一目了然。3.7 采购管理系统对材料分品种、印厂管理、制定材料采购计划，材料出、入库，材料调拨，按品种、按库区、按供应商查询和汇总。3.7.1 采购订单 采购部门根据需求下达订单，下单时选择合适的供应商，要控制采购成本和交货期。采购订单一般采购手工录入的方式进行处理。3.7.2 采购到货供应商货物到达后，企业可以对货物进行签收（检查并清点到货数量，填制到货单）。如果需要报检，则可以根据到货单生成报检通知单，由质检部门进行检验；如果不需要质检，签收人员可以通过目视检查等方式决定实收数量和拒收数量，实收数可以入库，拒收数量可直接退回。到货环节是采购流程中的一个可选环节，即可以不经到货签收而直接入库。3.7.3 采购质检对于需要质检的存货，报检后由质量检验部门进行检验。检验结果形成质量检验单和不良品处理单。对于合格品，可以入库；对于不良品，根据不良品的类型进行后续处理。3.7.4 采购入库采购入库是采购管理系统中的一个重要环节，也是采购管理中一个关键控制点。物品入库后，物权就完全转移到企业名下，物料存量增加，采购成本随之产生。入库单是企业与供应商进行采购结算的重要凭证，也是企业自身核算采购成本的依据。入库单可以手工增加，也可以参照来源单据（采购订单、到货单）生成。3.7.5 采购退货将到货退回分为两种情况：到货拒收和到货退回。各自处理的业务如下：到货拒收：表示入库前的退回，用于处理拒收的情况。到货退回：表示入库后的退回，用于处理退库的情况。3.7.6 采购发票采购发生后，供应商开具采购发票，作为应付凭证。财务部门将采购发票与采购入库单结算，确立真实的采购成本。3.7.7 采购结算采购发票审核后作为应付款入账，财务部门付款后即可冲销应付帐款。3.8 库存管理系统多库区、多库位管理，对残书、丢书、样书、可设置虚拟库区进行管理，按品种、按库区设置库存下限，提供库存预警、库存分析（按入库年份、出版年份等），入库、出库（调拨、报残、报废、样书、其他出库等）功能完备。3.9 应收应付管理系统3.9.1 应收款管理系统提供应收合同管理、销售发票、收款、退款、应收款结算等全面的应收业务流程管理，以及凭证自动生成、与总账和往来单位自动对账等综合业务管理功能，同时提供账龄分析、回款分析、销售分析等管理报表，帮助企业一方面加强与往来单位的业务核对，缩短应收账款占用资金的时间，加快企业资金周转；另一方面合理有效的利用客户信用拓展市场、以最小限度的坏账损失代价换取最大程度的业务扩展。该系统可以与总账系统、应付系统、报表系统、现金管理等财务系统组成完整的财务解决方案，也可与销售管理系统、采购管理系统、仓库管理系统、存货核算管理系统一起组成完整的供应链解决方案。应收管理系统主要提供了基础设置、期初余额、日常业务、月末处理、账表查询和统计分析共计6 大功能。1、基础设置包括单据类型设置、坏账初始设置、单据协同设置、参数设置，为各种应收和收款业务的日常工作开展做好初始准备。2、期初余额提供期初余额录入功能。用户在开始启用应收管理系统时，将尚未处理完的应收以及收款业务录入，作为开始日常业务之前的准备。3、日常业务提供单据处理（包括单据录入、单据管理、单据确认、单据复制和即时核销查询）、单据核销（包括手工核销和自动核销）、坏账处理（包括坏账计提、坏账发生、坏账收回和坏账查询）、到账通知、往来结算等功能，全面支持应收、收款的核算及业务管理要求。4、月末处理提供月末处理功能，自动进行月末结账检查，支持月末反结账。5、账表查询提供单据查询、总账表、余额表、明细账、报警单、应收款汇总表、应收款余额表、应收款明细表、执行情况查询分析等多种账表的查询功能。6、统计分析提供应收账龄分析、收款账龄分析、往来明细账、往来余额表、催款单等多角度、多层次的统计分析功能。3.9.2 应付款管理系统提供采购发票、付款申请、付款、退款、应付票据管理、应付款结算等全面的应付业务流程管理，以及凭证自动生成、到期债务预警、与总账和往来单位自动对账等综合业务管理功能，同时提供账龄分析、付款分析、趋势分析等管理报表，帮助企业及时支付到期账款，合理地进行资金的调配，提高资金的使用效率。该系统可以与总账系统、应收系统、报表系统、现金管理等财务系统组成完整的财务解决方案，也可与采购管理系统、销售管理系统、仓库管理系统、存货核算管理系统一起组成完整的供应链解决方案。应付管理系统主要提供了基础设置、期初余额、日常业务、月末处理、账表查询和统计分析共计6 大功能。1、基础设置包括单据类型设置、单据协同设置和参数设置，为各种应付和付款业务的日常工作开展做好初始准备。2、期初余额提供期初余额录入功能。用户在开始启用应付管理系统时，将尚未处理完的应付以及付款业务录入，作为开始日常业务之前的准备。3 、日常业务提供单据处理（包括单据录入、单据管理和单据确认、单据复制）、单据核销（包括手工核销和自动核销）、到账通知、选择付款、付款结算、网上付款等功能，全面支持应付、付款的核算及业务管理要求。4 、月末处理提供月末处理功能，自动进行月末结账检查，支持月末反结账。5、 账表查询提供单据查询、总账表、余额表、明细账、审批情况查询表、报警单、应付款汇总表、应付款余额表、应付款明细表等多种账表的查询功能。6、 统计分析提供应付账龄分析、付款账龄分析、往来余额表、往来明细账等多角度、多层次的统计分析功能。3.10 出版财务系统财务务系统包括总账系统、报表系统、现金流量表系统、固定资产系统、工资系统、图书成本管理系统，其中的图书成本管理充分考虑了出版业在成本会计上和管理上对图书成本核算的要求，采用产品成本法或完全成本法对图书进行成本核算，能够进行预收处理、统计图书的原始费用、分配图书间接成本、计算和结转图书成本、统计图书的出入库量和现存量、自定义报表、控制和考核各责任中心目标、辅助图书的价格决策和新图书的成本预测等；3.10.1 总账解决基本财务核算功能，与业务系统无缝连接。1、基本核算部分自由定义科目代码长度、科目级次。 可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。 若有外币核算，还可以定义各外币币种、汇率。自由定义会计期间。2、凭证管理通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供预算控制、查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。 最少击键次数的设计：提供快捷键自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。灵活的打印功能。3、标准账表可随时提供标准财务账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据； 提供总账、余额表、序时账、明细账、 多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。 任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。 提供总账、明细账、凭证、原始单据相互联查、溯源功能。灵活的打印输出：提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。4、数量核算适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。5、外币核算用户可选择采用正向汇率方式还是反向汇率方式计算本币金额。 月末可自动调整汇兑损益。6、月末处理自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 进行试算平衡、对账、结账。 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。辅助核算管理部分1、个人借款管理主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 提供个人借款明细账, 余额表, 账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。2、部门核算主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。 提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。3.10.2 财务报表系统财务报表系统是灵活的电子表格软件，独立运行时，适用于处理日常办公事物，可以完成制作表格、数据运算、做图形、打印等电子表的所有功能，与账务系统同时运行时，作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门。 财务报表的主要功能及特点包括：l 文件管理功能 l 格式管理功能 l 数据处理功能 l 图形功能与丰富的打印功能 l 强大的二次开发功能 l 支持多窗口操作 l 强大的数据处理功能 l 提供数据接口与应用查询服务函数 l 图文混排 l 提供各行业报表模板3.10.3 现金流量系统解决现金流程表编制困难，不易做平的难点，减少财务人员工作量，增加可操作性。3.10.4 固定资产系统解决企业固定资产基本核算功能，包括：基础资料录入、月初始化、新增与变动、凭证处理、报表查询、计提折旧、期末结账。l 灵活的系统配置；l 支持用户根据需要选择外币（非人民币）来管理资产；l 用户自定义资产分类编码方式和资产类别，同时定义类别的使用年限、残值率、折旧方法等，支持资产类别的增、删、改操作；l 与账务系统的自动连接；l 系统自动制作凭证，并传送到账务系统；l 提供和总账对账功能，保证两系统平衡；l 卡片及变动单功能；l 按类别定义卡片样式，满足不同企业定制适合自己特定样式的需要；l 提供卡片的各种变动生成的变动单，可同时批量显示和以卡片为单位显示。 l 本系统支持固定资产的评估，主要是批量完成经评估发生的原值、累计折旧、使用年限、净残值率、变动的录入和计算，同时生成评估单；l 折旧计算；l 可定义折旧分配周期，适合不同行业的需要；l 折旧方法除常规的四种外，提供用户自定义折旧计算公式功能；l 折旧分配表更灵活全面，包括部门折旧分配表和类别折旧分配表，各表增加按辅助核算项目汇总的内容。3.10.5 工资系统解决出版企业人员工资发放基本核算功能，包括工资录入、月初始化、个人所得税计算、凭证处理、报表数据查询l 灵活配置，易于操作；l 个人所得税自动计算；l 与财务总账系统自动连接l 报表查询方便，提供工资表、汇总表、个人所得税计算表的查询和工资条、工资表及工资汇总表的打印与输出。3.10.6 图书成本管理图书成本管理是出版社财务的核心核算需求。l 单书核算的意义以图书卡片为中心进行单书成本核算对于出版社的首要意义就是管理细化，实现单品种核算后，对于一本图书，甚至某个印次，从整个生产流程和财务核算流程来看，图书数据完整，清晰有力，其生产成本、所应分摊的费用、目前的库存、在途、已完成的销售、所对应的销售成本、已产生的利润、是否亏损情况，以致它的资金占用情况等等，都可以一目了然地呈现在账务中。基于这样的账务核算数据，对于编辑个人和部门的核算及考核也就有了详实、准确的方法。l 如何进行单品种核算要进行完整的图书单品种核算，就需要将每本书的生产成本、库存商品(如产成品、在途等)、销售成本以及其他信息核算到单书。当销售成本实行按成本单书核算时，“生产成本”就成为一个必不可少的科目。单品种核算的前提，是将图书成本的财务完工结转的时间点提前，从以前由成本核算会计挑选成本费用齐备的卡片，提前至销售发生或图书入库时。这样处理不仅便于软件系统识别，同时对库存也能实现单品种核算，结转时间点应该放在图书首次入库的当期。l 单品种核算的优势综上所述，在进行单品种核算时采用应计生产成本科目，可以给出版社带来三大好处：使图书单品种核算从库存到销售，以致销售成本，都得以实现；使原来在账面上没有反映的应付款项得以充分体现；可以减少原来图书结转后又有款项发生而无法入账的情况。销售收入，即主营业务收入，对于出版社来说就是指取得与出版物所有权转移有关的经济利益流入。销售收入的取得主要分为三种形式：批发、零售和邮购，其中以批发业务占绝对多数。销售收入核算的首要问题是销售收入的确认。由于出版行业在国内存在特殊性，比如一般都采取代销制、退书基本没有限制、结账时还要调整折扣、调整丢失图书等等，目前出版社对于销售收入的确认大体有三种模式：第一种，以批销清单作为确认依据，货物发出后计入收入，退货冲销收入；第二种，以发票作为确认依据，即当清单开据发票时计入收入；第三种，以回款作为确认依据，这几种确认模式各有优缺点。目前对于出版社来说比较重要的是针对销售收入的单书核算，我们将具体探讨一下有关销售收入核算过程中的两个问题。一、图书版印次如何与实际操作相对应出版社的图书运营流程中，在发行入库之前，出版社从主观和客观上都能严格地区分图书的各个版印次，并且可以将与之有关的生产流程、成本费用归集到相关版印次。但是图书入库后，由于库房实际存放的原因和一些人为因素，相关的库房管理人员和销售人员除了能区分版次和定价外，基本无法严格区分图书的印次，这样就造成了实际版印次和软件系统中的版印次不符的情况。对于这种实际状况，一般我们可以采用以下方式，图书入库时必须严格区分版印次并记录在软件系统中，这样在系统库存中，图书实际已按版印次存储；发书时，制单人员也就可以按版印次选择发货(当然也可以根据相同单价、任意选择的办法，或者制定相应的规则，如先进先出法等)；退书和盘存时，也是采用此种方法，操作人员在区分单价的基础上，依据出版社图书的情况，将其归在最新印次或最旧的印次上，而不必过分强调实物的版印次问题。二、不同制品类型的销售问题目前出版社的销售存在13%和17%两种税率。基于这种情况，我们要求在软件系统中，不同税率的制品类型应分成不同的批销清单和退货清单，这样财务在开发票时就能相应地分离开来。其中还存在一个不好解决的问题是，目前大多数出版社都会有的“书配盘”或“盘配书”的产品。我们建议在税务机构没有强制规定的情况下，应以主产品的税率为销售税率，其中附加产品不必单独建立产品信息，成本费用计入主产品，销售成本也可相应得出。但是如果有强制要求，或出版社本身需要分离核算，那么附加产品必须单独建立产品信息，成本费用分别归集，发货和退货时需要开具分离的业务单据和发票，实际上也就是把“书配盘”或“盘配书”的情况变成两个独立核算产品的方式。我们把单书核算从生产成本、应计生产成本、库存、在途、销售收入和销售成本都一一进行了探讨。不难看出，无论出版社各部门之间利益的协调，还是从管理理念的改变和优化上来说，单书核算的确是存在一定的操作难度。但是单书核算的优势更是显而易见的，它可以清楚、准确地反映任何一本书、任何一个版印次的成本、费用、库存、销售和利润的情况，改变了出版社原来粗放型的管理方法，提高了管理能力，可以为出版社带来如下好处：1、可以准确核算图书盈利能力；2、可以为内部考核提供准确的财务核算依据；3、可以为分析出版社利润的分布，并为图书对出版社的贡献提供科学的数据；4、可以为以后选题立项和市场定位提供详细的统计信息。第4章 系统服务器规划4.1 服务器配置系统的安全与稳定性需求主要包括以下几方面的内容：l 系统处理能力应用人员注册用户数200人。l 持续服务能力系统的设计必须能够避免出现故障，在任何一点出现故障时不能影响整套系统的正常使用；l 数据安全性和完整性充分考虑系统数据的安全性，通过采取有效措施以加强数据的完整性和可恢复性，首先保证系统的故障不会影响数据的安全，即使数据出现问题也能够迅速恢复数据；l 资源的充分利用在保证系统的性能和可靠性的前提下，充分发挥硬件资源的作用，既要确保系统的性能，又不能因为单纯追求高性能而造成不必要的浪费。对于服务器系统来说，最重要的资源是内存资源和存储资源，在此将针对系统的情况，进行计算。第5章 项目管理实施方案本章所阐述的项目实施管理方案，将作为本系统项目建设实施的规范化管理方案，方案将通过明确工程管理的基本流程、明确各方面的职责，确保工程有序推进和质量的提高。在此，将从项目管理方法论、项目实施机构、实施过程、项目风险管理、质量保证体系、进度计划及管理等几