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信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 1 页 工程管理工程管理 操作规范操作规范 V1 0 二零零二二零零二年四月年四月 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 2 页 目目 录录 1 目标目标 5 2 工程管理规范工程管理规范 5 3 工程施工管理工程施工管理 7 3 1工程施工规范 7 3 2工程施工流程说明 8 3 3工程施工流程图 10 4 工程异常情况及暂停 暂停后重新启动处理工程异常情况及暂停 暂停后重新启动处理 15 4 1定义 15 工程异常情况处理流程 16 工程暂停审定流程 16 工程重新启动操作流程 17 5 工程现场管理规范工程现场管理规范 17 6 施工文档规范施工文档规范 18 6 1合同概况表 19 6 2施工计划书 19 6 3工程告知书 19 6 4工程任务书 19 6 5培训通知书 20 6 6工程备忘录 20 6 7工程会议纪要 20 6 8工程月报 20 6 9工程费用月报 21 6 10工程状况总揽表 21 6 11工程周志 21 6 12阶段工作确认书 21 6 13项目任务书 22 6 14业务裁决书 22 6 15故障记录表 22 6 16需求修改建议书 22 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 3 页 6 17设备订货申请表 23 6 18催款通知书 23 6 19设备交验货报告 23 6 20合同设备清单 23 6 21系统初验证书 24 6 22系统终验证书 24 6 23工程总结报告书 24 7 施工文档管理施工文档管理 25 7 1施工文档编号规范 25 7 2施工文档归档 25 8 出差审批 报销流程出差审批 报销流程 25 8 1目的 25 出差审批流程 26 报销流程 26 9 工程验收管理工程验收管理 26 9 1工程验收费用管理 26 9 2应收帐款管理 27 9 3合同施工终结 27 10 工程超预算处理工程超预算处理 27 11 施工文档格式 见附件 施工文档格式 见附件 28 11 1合同概况表 28 11 2项目任务书 28 11 3施工计划书 29 11 4工程告知书 30 11 5工程备忘录 31 11 6工程会议纪要 31 11 7工程月报 32 11 8工程简报 32 11 9工程周志 33 11 10需求修改建议书 33 11 11故障登记表 34 11 12工程任务书 35 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 4 页 11 13培训通知书 36 11 14工程师派遣单 37 11 15合同设备交验货报告 38 11 16合同设备清单 39 11 17工程状况总览表 40 11 18付款通知书 41 11 19阶段工作确认书 41 11 20业务裁决书 42 11 21系统初验报告 43 11 22系统终验报告 44 11 23工程总结报告 45 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 5 页 1 1 目目标标 为了进一步地完善公司工程管理运作体系和加强工程管理力度 以求达到工 程管理者在保证工程质量 不拖延工期 不突破工程预算的前提下完成工程施工任完成工程施工任 务务和与最终用户保持长久合作关系 与最终用户保持长久合作关系 因此在工程施工管理的过程中牢牢把握工程施工程施 工管理目标工管理目标以及规范工程施工管理流程规范工程施工管理流程是十分重要的 为此公司根据工程施工管理 的特点制定本工程管理制度 用以作为工程管理的行为准则 2 2 工程管理规范工程管理规范 仔细反复阅读和体会工程合同条款 明确工程合同条款规定的各项责任和 义务 确认用户的具体目标和约束条件 保证工程施工计划的实现 注意和项目组人员 用户一起确认目标的优先次序和关键性的要求 以及 实现这些目标的制约条件 确认用户哪些要求是无法满足的 并及时与其沟通协商 力争取得一致意 见 将工程每月进展情况及存在的问题及时通报用户和参与工程施工的部门 客户经理 从反馈中体会其对工程的要求 并以此来对施工计划进行必要 的调整 施工计划的调整应通知用户 客户经理和项目组各成员 市场部负责合同预付款回笼 只有当合同预付款到帐后 工程服务部才可 以同意下施工任务书给相应执行部门 如确系特殊情况 需由销售责任人 员签署书面意见 需有部门总经理签字和技术总裁认可 交工程服务部 可 在无预付款条件下执行合同 工程经理是工程合同执行的总负责人 对施工协调上出现的问题负有不可 推卸的责任 在公司授权范围内 工程经理作为实现公司合同工程目标的责任人 代表 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 6 页 公司处理工程工程中非技术问题与用户的接口关系 在此过程中 项目组 各相关部门应积极配合客户经理完成此项工作的实施 各种验收文件必须项目组根据工程合同编写 并由客户经理组织有关人员 做好竣工验收的准备工作 在个别情况下可授权项目经理组织验收工作 项目经理有义务对工程施工中的所发生的工程文档 用户信息进行整理的 工作 并递交工程服务部归档 项目经理委派工程组到用户现场施工时 应根据相应的工程进度按要求填 写 工程任务书工程任务书 及 工程告知书工程告知书 并提前 2 个工作日交工程服务部工 程主管和本部门总经理 以确定到位的人数和任务完成的期限 并按任务 负责人制定的阶段计划进行检查和监督 以避免人力资源的浪费 同时保 证工程质量和工程进度的按计划进行 对于客户在系统运行中遇到的所有软件和硬件方面的故障 均应由客户填 写 故障纪录表故障纪录表 并通过客户方工程总协调人签字确认后 由项目经理 或工程经理交给相关执行部门和工程服务部 要求在收到书面需求后 24 小时内给客户明确的答复或解决方案 按合同执行是客户经理一切行动的基本准则 拒绝承担合同外的其它各方 强加的干预是客户经理的基本权利 除特殊情况 涉及公司的品牌 信誉 及长久发展 而修改合同执行过程 则需公司决策层签字认可 方可改变 对于客户要求的工作量较小的需求改变 由客户工程总协调人填写 需求需求 修改建议表修改建议表 由项目经理交给相关部门 要求在收到 需求修改建议表需求修改建议表 后 24 小时内给客户明确的答复或解决方案 对于客户要求的工作量较大 的需求改变 由客户经理与客户进行商务谈判 对于实施阶段的项目 项目经理应及时提交 工程周志 和 阶段工作确 认书 等项目工作记录资料给工程服务部 市场部在合同设备到达用户现场时应及时组织用户进行设备交验并及时提 交 合同设备交验货报告 给工程服务部 在个别情况下也可授权项目经 理组织验收 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 7 页 3 3 工程施工管理工程施工管理 3 13 1工程施工规范工程施工规范 3 1 13 1 1 施工组织施工组织 1 工程主管 工程主管由工程服务部委派 2 客户经理 客户经理由市场部委派 3 项目经理 项目经理由各执行部门委派 4 项目组成员 项目组成员由各执行部门指派人员组成 5 第三方资源 指参与到工程建设中非本公司的资源 3 1 23 1 2 管理分工管理分工 1 工程主管 a 负责对所有承接的工程总体的监控 b 负责对各执行部门下达施工任务 c 负责对所有承接的工程在现场施工中出现了客户经理 项目经 理 难以解决的问题的裁定和协调 d 负责对施工文档的审核与协调 e 负责对施工文档的审核和确认 2 客户经理 a 负责配合项目组成员按施工计划书施工 b 负责合同设备的交验工作 c 负责协调项目组与用户的关系 d 负责工程中对用户提出新的业务需求确认及商务谈判 e 负责工程合同款的催款工作 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 8 页 3 项目经理 a 负责项目按合同计划要求完成开发及施工 项目各阶段工作的 总结和项目验收工作 b 负责对项目组成员的工作进行考评 c 负责项目现场的日常管理 d 负责对整个项目的技术解决方案的总体设计及规范 e 负责并且有义务对项目组成员形成的分析 设计 开发文档和 系统源代码进行管理 f 负责与用户协调项目中出现的问题并及时汇报公司有关部门 g 负责控制和尽量节约项目成本费用 h 负责组织和管理公司所分配的项目资源 使其充分利用 4 项目组成员 a 根据 工程任务书工程任务书 上的任务要求按质按量地完成开发任务 b 负责和项目经理协调 完成任务目标 c 当客户经理 项目经理不在现场时 有义务完成和用户协调的 工作 d 当客户经理 项目经理不在现场时 对施工现场出现的问题 有义务及时反馈给客户经理 项目经理或工程服务部 3 23 2工程施工流程说明工程施工流程说明 1 客户经理在完成相关售前工作后 将合同草案按规定送相关部门审核通过 后 将合同合同和最终技术方案最终技术方案 根据合同实际情况包含系统总体方案 PDS 布线方案 系统可行性分析 系统需求报告 合同设备采购清单等复印件 提交到工程服务部 同时提交包括 联系人 签约背景 可能存在的 问题 等要素的 合同概况表合同概况表 2 工程服务部在收到合同相关资料 1 个工作日内个工作日内 根据合同实际情况 将最 终技术方案分发到相关部门 同时召集相关部门人员召开工程内部协调会 1 确定项目组成员 并就各成员的工作分工和责任予以书面明确 2 分 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 9 页 析技术方案 确定项目组工作的大致工作量 形成工程计划草案 3 项目经理根据工程计划草案 运用项目管理工具 对项目任务进行细分和 阶段安排 在收到项目经理委派书项目经理委派书 1 个工作日内形成最终的施工计划书施工计划书 并由各部门书面确认 项目经理在制定计划的过程中 应充分考虑到工程 实施中可能发生的变化 特别是在合同设备采购 软件开发和客户等方面 的不可确定因素 给进度安排留有一定的余地 使工程计划具有充分的可 操作性 4 执行部门于收到相关合同资料的 2 个工作日内形成 项目立项报告 递交 工程服务部进行项目立项 5 在工程进行的每个阶段 由工程服务部提前将该阶段的任务和期量填写到 项目任务书项目任务书 交相关部门负责人签署意见后 由相关人员执行 相关 人员完成后 必须在 项目任务书项目任务书 上说明完成情况 由客户和客户经理 或项目经理签字后 将任务完成情况反馈给工程服务部责任人 6 工程任务书工程任务书 所属的任务负责人 如在施工现场遇到自己不能解决的问 题时 处理如下 1 如属本部门问题 由其负责直接和本部门协商解决 项目经理进行协助 2 如属跨部门问题 由工程服务部负责与相关部门 进行协调 拿出解决方案 7 客户经理根据 合同 及 工程实施计划 填写 设备订货申请单 交市 场部采购人员进行采购 客户经理必须对市场部采购人员所下的设备订单 进行有效的跟踪以确保最迟到货期和设备到货地点的及时性和有效性 8 市场部必须对所下的合同设备定单信息及时反馈给工程服务部 合同设备 到货后 由市场部或项目组根据合同设备清单逐一检验 并将逐一检验的 书面结果交客户经理和工程服务部 9 客户经理对已检验的设备组织运输至最终用户地 并组织用户进行合同设 备验收形成 合同设备交验货报告 对于合同设备错发 遗漏 客户经理 负有不可推卸的责任 并在当月的考核中予以体现 10 项目经理在施工现场进行施工管理时 应及时提交相应的施工文档 处理 好项目组内部关系以及项目组与最终用户的关系 并及时反馈有关现场信 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 10 页 息 11 项目经理在处理合同规定的客户培训 如果合同规定在公司进行 需提前提前 一周一周通知公司培训小组 如果合同规定在其它地方进行 报市场部协商解 决 12 工程在通过初验 试运行 终验 并取得相应的最终验收证书后 表示工 程的竣工 竣工后的系统的维护工作由相关执行部门承担 3 33 3工程施工流程图工程施工流程图 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 11 页 一 工程实施流程图 工程实施流程图 流程图流程图责任门责任门 责责 任人任人 文件记录文件记录 市场部 工程服务部 客户经理 项目组人员 项目经理 客户经理 采购人员 项目组 项目经理 项目经理 客户经理 客户经理 合同 合同概况表 系统技术方案 项目任务书 工程会议纪要 工程计划草案 工程施工计划书 工程会议纪要 设备定货申请表 设备定货单 合同设备交验报告 系统开发文档 付款通知书 工程周志 工程月报 需求修改建议书 故障记录表 客户培训记录表 工程初 终验报告 工程总结报告 付款通知书 采购人员 合同概况表 设备清单 召开工程内部协调会议 确定项 目组成员 各相关部门确定大致 工作量 形成会议纪要和计划草 案 项目经理在1个工作日内将工程计 划交相关部门确认 形成最终的工 程计划 客户经理根据工程实际情况和实际 进度 填写 设备定货申请表 后提 前1个工作日提交到相关部门 项目组 项目组现场施工并反馈施工信息 包括施工进 度 用户需求 设备到货情况 系统开发安装 市场二次开发 并形成相应的施工文件 根据工程合同签署初验 终验文件 工程文件整理 进行合同收款工作 工程竣工 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 12 页 二 业务运作分工界面二 业务运作分工界面 表示批准者 表示接受者 T 表示提 供者 部门 主要工作描述 市 场 部 工 程 服 务 部 执 行 部 门 项 目 组 技 术 总 裁 采 购 财 务 部 1 合同评审报告T 2 合同概况表 合同设备清单T 3 项目任务书T 4 任命项目经理 5 工程会议纪要 工程计划草案 T 6 工程施工计划书 工程任务书 工程告知 书 T 7 项目立项报告书 T 8 设备订货申请表T 9 设备订货合同 T 10 合同设备交验报告T 11 合同阶段催款通知书 T 12 软件开发规范各阶段文档 T 13 工程周志 工程月报 需求修改建议书 故障登记表 阶段工作确认书 业务裁决书 T 14 工程费用月报 T 15 系统初验报告 T 16 系统终验报告 T 17 工程总结报告书 T 三 工程管理操作细则 三 工程管理操作细则 合同评审流程 如下图 合同评审流程 如下图 市场部编写 合同草案 工程服务部组织 相关部门评审 执行部门提出评 审意见 N Y 商务谈判 签定合同 交接合同 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 13 页 合同交接流程 如下图 合同交接流程 如下图 工程计划草案制订流程 如下图 工程计划草案制订流程 如下图 工程施工计划书制定流程 工程施工计划书制定流程 项目立项流程 项目立项流程 工程实施及监督管理流程 工程实施及监督管理流程 工程工作信息记录流程 工程工作信息记录流程 市场部提供 合同相关资料 工程服务部 审核资料 核实预付款 到位情况 工程服务部 下达任务书 同意承接 承接 任命项目经理 工程服务部整理 相关合同资料 工程服务部组 织相关资源 召开项目组内 部协调会议 制定工程计划 草案 项目组确认工程计划草案 客户经理组织 项目组人员 通知用户召开第 一次工程会议 用户和项 目组确认 形成工程会议 纪要或计划书 计划文档交接 至工程服务部 项目组人员编 写立项报告 工程服务部审 核立项报告 工程服务部组织 相关部门评审 提交评审结果由 技术总裁审批 工程服务部进 行立项登记 客户经理组织 项目组人员 填写工程 告知书 督促用户和项目 组做施工前准备 项目经理分 解任务 下达任务书 项目组人员填写工程任 务计划书工程告知书 项目经理组织 监督施工 项目组人员反馈 完成信息 形成工程阶段 工作确认书 项目经理 用户确认 递交工程服务部归档 项目经理与项目 组 用户协调 形成工程周志 会 议纪要 备忘录 等相关资料 工程服务部整理形成 工程周报 月报 合 同执行情况一览表 报送技术总裁 相关部门 技术总裁 相关部 门进行下阶段决策 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 14 页 合同设备采购流程 合同设备采购流程 合同设备交验流程 合同设备交验流程 合同工程培训工作流程 合同工程培训工作流程 工程阶段工作评审流程 工程阶段工作评审流程 N 技术总裁审 核 批示 客户经理根据合同 清单和施工计划 填写设备采购 申请表 采购与厂家 拟草合同 拟草合同 主管总经理审 核采购合同 签定 合同 采购反馈 到货信息 Y N 客户经理 项目经 理 工程服务部 采购反馈设备 到位及内检信息 采购填写送货 单和内检报告 财务部 审批 客户经理 项目 经 理通知用户验收 形成交验报告及 设备安装报告 设备安装报告 采购办理入 库 出库登记 客户经理 项目 经理组织人员送 货 交验报告 送货单反馈 财务 工程服务部归档 客户经理 项目经 理根据施工计划书 客户经理 项目经理与用户确 定培训人员 地点 时间等信 息 客户经理 项目经理组织 人员进行培训工作准备 通知用 户培训 形成培训 情况调查表 反馈信息给 工程服务部 下达工程 任务书 用户 确认 整理资料报送技术 总裁及相关部门 项目经理了解阶 段工作完成情况 提出内 审申请 工程服务部组 织专家审核 反馈审 核信息 客户经理 项目经理组织用户 评审 建议公司专家参加 进行修改工作 Y N 进入下阶 段工作 Y 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 15 页 工程验收流程 工程验收流程 合同阶段款催款流程 合同阶段款催款流程 工程售后服务流程 工程售后服务流程 4 4 工程异常情况及暂停 暂停后重新启动工程异常情况及暂停 暂停后重新启动 处理处理 4 14 1定义定义 4 1 14 1 1 工程异常情况是指项目组成员在按实际计划进行工程实施时出工程异常情况是指项目组成员在按实际计划进行工程实施时出 现了突发性地 不可避免地 难以协调并将影响项目总体进度及项目现了突发性地 不可避免地 难以协调并将影响项目总体进度及项目 客户经理 项目经 理根据施工计划 组织 资源 与用户确定验收 组织 计划 项目组进行验 收准备 文档 双方签署 验收证书 用户 验收 资料递交科 技管理部 客户经理提交验 收报告至财务 开具付款通知书 与财务核对款项 填写 发票申请 单 开具发票 客户经理执行催款工作 工程服务部协助 客户经理跟踪 用户付款情况 与双方财务核对 合同款到位信息 客户提出服务要求 填写 故 障登记表 需求修改建议书 客户经理 工程服务部审核服 务要求 是否符合合同条款 相应部门提出解 决方案进行服务 下任务书给 相应部门 用户最 终确认 信息反馈科技管 理部 客户经理 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 16 页 质量的问题 比如 合同设备没按原计划到位 用户提出新的需求 质量的问题 比如 合同设备没按原计划到位 用户提出新的需求 施工机房没有按计划准备好 用户负责人临时改变系统验收意见等事施工机房没有按计划准备好 用户负责人临时改变系统验收意见等事 宜 宜 4 1 24 1 2 工程暂停是指工程实施当中出现了重大地决策失误或工程单位工程暂停是指工程实施当中出现了重大地决策失误或工程单位 某一方或双方 多方提出变更合同条款或工程质量出现了严重偏差等某一方或双方 多方提出变更合同条款或工程质量出现了严重偏差等 因素造成地暂时性无法通过协调来保证下阶段工作的情况 因素造成地暂时性无法通过协调来保证下阶段工作的情况 4 24 2工程异常情况处理流程工程异常情况处理流程 4 34 3工程暂停审定流程工程暂停审定流程 Y 签定工程备忘录 进行下阶段工作 Y 项目经理或项目 组成员 组成员汇总问题 形成解决方案 并与用户协调 项目经理或项目组成员提交经项目 经理确认的业务裁决书至工程服务部 N 工程服务部与相关部门及客户经理 协调并组织专家提出解决方案 信息反馈项目组或 与用户沟通协调 N 工程服务部将信息以 业务裁决书的形式汇 报技术总裁 工程服务部人员或客 户经理或技术总裁至 现场指导协调 项目经理或项目 组成员汇总问题 项目经理或项目组成员提交经项目经理 及用户确认的业务裁决书至工程服务部 工程服务部与相关部门及客户经理 协调并组织专家提出解决方案 N 信息反馈项目组或 与用户沟通协调 签定工程备忘录 进行下阶段工作 Y 工程服务部将信息以业务裁 决书的形式汇报技术总裁 技术总裁审核 宣布工程暂停 工程服务部通知项目组与用户签 定工程备忘录并撤回人员 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 17 页 4 44 4工程重新启动操作流程工程重新启动操作流程 注 以上流程图中的注 以上流程图中的 Y 表示通过 表示通过 N 表示未通过 表示未通过 5 5 工程现场管理规范工程现场管理规范 工程服务部下达 项目任务书 和相应执行部门任命项目经理后 项目经理应 及时与客户经理一起讨论合同有关条款 制定工程实施计划安排 项目组成员于到现场施工之前应由项目经理填写 工程施工告知书 和 工程 任务书 工程施工告知书 中应详细说明我方的工程计划安排 人员组织 架构及请求用户配合准备工作的事宜 工程任务书 中应详细说明施工人员 的工作任务 应提交的文档 我方协调人员及用户负责人员名单等信息 及时 提交用户负责人确认 项目经理及项目组成员到达用户现场后 应立即通知和组织用户相关负责人召 开 第一次工程会议 会议上必需确定工程实施计划 合作双方的各自和共 同工作安排 工程组织架构 日常工作制度及工作之间的关键路径的必要事宜 双方项目负责人签字确认 现场施工必须严格管理好有关项目技术资料 不可随意放置 开发 设计 及 系统技术方案等资料必须专人管理 一般情况下由项目经理负责 现场开发 施工设备必须进行编号 专人负责管理 原则上不可贰人或多人使 用一台计算机 领用用户设备时 必须与用户相关负责确认设备的数量 品牌 型号 配置等信息 并双方签字确认 我方领用人员必须到我方负责人处进行 领用登记 开发 施工完毕按 领用登记单 进行清查 项目经理组织项目成员整 理工程剩余工作任务并重 新制定工作计划 工程服务部下任 务书给客户经理 客户经理与 用户协调沟通 技术总裁宣布 工程重新实施 工程服务部重新下任务 书给项目组并监控 配 合工作 Y 以业务裁决书的 形式汇报技术总 裁并由技术总裁 作出决策 N 技术总裁宣布 终止合同工程 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 18 页 现场施工应严格按照工程单位双方 第一次工程会议 中所规定的作息时间进 行考勤管理 不可扰乱用户的正常工作制度 项目经理应做好施工人员的考勤 工作并按时反馈信息至相关部门 于现场工作应着装整洁 必须穿衬衣着西裤系领带 戴工号牌 于现场工作时不可大声喧哗 交头接耳及抽烟 玩游戏 听歌和看影碟 上网 应保持环境卫生 建议项目经理可安排项目组人员轮流值日 工作完毕应注 意关闭设备电源避免不必要的隐患 项目组成员的开发设备上必须安装防火墙或杀病毒软件 不可在没有安装防火 墙或杀病毒软件的情况下用软盘或通过网络共享来互相拷贝文件 项目组成员应根据项目经理规定的工程任务 努力完成各自的工作 及时提交 工作日志 及 工作周志 不得拖欠 项目经理以此作为项目人员的考核 依据 项目经理有义务对现场施工出现的异常问题进行协调 与用户签定 工程备忘 录 并及时提交工程服务部 对无法协调的工作应及时以 业务裁决书 的形 式汇报工程服务部 工程服务部将与有关领导协调做出下阶段工作决策 项目经理是现场工作的总负责人 是项目开发 施工 计划 控制 指挥 协 调工作的总设计师 应站在公司市场 合同约束及客户服务的立场上把握项目 需求 不可盲目接受用户的将会影响我方项目进度和项目质量的开发或施工需 求 对用户提出需求修改及系统使用故障应及时登记 需求修改建议书 和 故障登记表 项目经理由于公司的临时任务不在现场时 应选择工作负责及协调管理能力强 的项目人员任命其临时管理项目组 并及时转告工程服务部人员变更信息 项目经理应于每个项目阶段工作完毕时组织用户专家及项目组成员工作进行阶 段性评审 原则上不可在未评审的情况下进行下阶段工作 每次阶段工作的完 毕应形成相应的文档及 阶段工作确认书 和 评审报告 项目组成员在安装程序时应对用户的系统 设备配置进行检查 原则上不可在 用户无人员陪同的情况下装机 装机完毕应及时请用户确认签字 不可在未经 过用户许可的情况下加班 现场的用户培训工作 项目经理应及时填写 培训通知书 告知用户做好准备 工作 对培训结果应记录 培训情况调查表 需用户签字确认 项目验收时 项目经理应及时准备好合同中要求提交用户的相关文档和系统测 试报告 组织和配合用户做好验收工作 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 19 页 6 6 施工文档规范施工文档规范 各种施工文档的标准格式见附录 6 16 1合同概况表合同概况表 描描 述述根据工程合同描述以下内容 工程合同名称 合同乙方签字人 合同 甲方签字人 合同总金额 合同提交日期 合同提交人 合同甲方负 责人 联系电话 详细地址 合同最迟交货期 合同提交附带材料 合同内容概要描述 制制 定定 人人客户经理 接接 受受 人人工程服务部 执行部门 采购 财务部 提交时间提交时间市场部签定合同后 1 日内 关键要素关键要素需财务部审核确认 6 26 2施工计划书施工计划书 描描 述述施工计划书主要描述根据工程合同书相关条款而确定的阶段性目标 人员配置 施工费用控制计划 工程进度 项目预算等内容 制制 定定 人人负责此项目的项目组 接接 受受 人人技术总裁 市场部 工程服务部 执行部门 采购负责人 客户 提交时间提交时间召开第一次工程会议 1 个工作日内 关键要素关键要素必须有各相关部门负责人和客户的书面确认 6 36 3工程告知书工程告知书 描描 述述描述项目组成员 工作任务 计划及需用户配合事项等内容 制制 定定 人人项目经理或客户经理 接接 受受 人人技术总裁 市场部 工程服务部 执行部门 客户 提交时间提交时间现场施工前 3 个工作日内 关键要素关键要素必须有各相关部门负责人和客户的书面确认 将做为项目成员出差审 批材料 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 20 页 6 46 4工程任务书工程任务书 描描 述述主要描述我方和用户方 施工人员名单 施工任务 应提交文档等有 关事项 制制 定定 人人项目经理或项目组成员 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 客户 提交时间提交时间现场施工前 2 个工作日提交 关键要素关键要素必须相关部门确认 将做为项目成员出差审批材料 6 56 5培训通知书培训通知书 描描 述述主要描述培训地点 时间 方式及培训内容 用户需准备工作等有关 事项 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 客户 提交时间提交时间现场施工前 2 个工作日提交 关键要素关键要素必须相关部门 客户确认 6 66 6工程备忘录工程备忘录 描描 述述备忘录主要描述项目组在现场施工过程中与最终用户达成的施工意见 以及妨碍施工阶段性目标实现的因素 制制 定定 人人客户经理 项目经理 接接 受受 人人技术总裁 市场部 工程服务部 执行部门 客户负责人 提交时间提交时间不定时 关键要素关键要素需交最终用户主要工程负责人签字确认 6 76 7工程会议纪要工程会议纪要 描描 述述工程会议纪要主要记录在工程会议上所有的决定 计划安排 人事变 动等有关事宜 制制 定定 人人客户经理 项目经理 接接 受受 人人技术总裁 市场部 工程服务部 执行部门 采购或客户主要到会人 员 提交时间提交时间会议结束 1 个工作日内 关键要素关键要素需交相关部门主要领导或最终用户主要工程负责人签字确认 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 21 页 6 86 8工程简报工程简报 描描 述述主要记录工程进度 相关阶段工作完成情况及后阶段工作安排等有关 事宜 制制 定定 人人工程服务部 接接 受受 人人技术总裁 公司相关项目部门 项目组人员 提交时间提交时间不定期 关键要素关键要素内容应体现工程进度及后期安排 6 96 9工程月报工程月报 描描 述述工程月报主要描述在施工过程中的工程质量 人员安排 工程进度等 有关事项 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 提交时间提交时间每月 28 30 日 关键要素关键要素必须按时提交 6 106 10 工程费用月报工程费用月报 描描 述述工程费用月报主要描述在施工过程中产生的各种费用 制制 定定 人人财务部 接接 受受 人人执行部门主管总经理 工程服务部 提交时间提交时间每月 28 30 日 关键要素关键要素必须按时提交 6 116 11 工程状况总揽表工程状况总揽表 描描 述述工程服务部根据每个客户经理 项目经理提交的工程月报 整理汇总 制制 定定 人人工程服务部 接接 受受 人人技术总裁 各部门 有合同项目的部门 主管总经理 提交时间提交时间每周四提交 关键要素关键要素必须按时提交 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 22 页 6 126 12 工程周志工程周志 描描 述述工程周志主要描述本周工作按计划完成情况 存在的主要问题 以及 下一周的主要工作安排 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 提交时间提交时间每周三提交 关键要素关键要素必须按时提交 6 136 13 阶段工作确认书阶段工作确认书 描描 述述描述项目阶段工作完成情况及应提交文档 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人工程服务部 执行部门总经理 客户经理 客户 提交时间提交时间每项目阶段工作完成后的 1 个工作日 关键要素关键要素需用户负责人签章 6 146 14 项目任务书项目任务书 描描 述述描述施工计划分解成的任务的责任人 完成期限 完成情况 制制 定定 人人工程服务部 接接 受受 人人任务责任部门负责人 提交时间提交时间任务开始执行的前 2 个工作日 关键要素关键要素相关部门负责人必须于 1 个工作日内反馈信息 6 156 15 业务裁决书业务裁决书 描描 述述描述工程实施中出现突发性地 难以协调地等问题 制制 定定 人人不定 接接 受受 人人工程服务部 技术总裁 提交时间提交时间发现问题时 12 个小时内 关键要素关键要素必需项目经理及部门总经理签字 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 23 页 6 166 16 故障记录表故障记录表 描描 述述记录客户在施工现场遇到的软硬件问题 制制 定定 人人客户记录 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门或现场项目组人员 提交时间提交时间发现问题后 关键要素关键要素必须有客户主要工程负责人的确认 必须在 24 小时内将处理情况反馈给客户 6 176 17 需求修改建议书需求修改建议书 描描 述述记录在施工过程中客户提出的细小修改 制制 定定 人人客户 接接 受受 人人客户经理 项目经理 提交时间提交时间不定时 关键要素关键要素必须有客户主要工程负责人的确认 必须在 24 小时内将处理情况反馈给客户 6 186 18 设备订货申请表设备订货申请表 描描 述述合同设备需求情况 制制 定定 人人客户经理 接接 受受 人人技术总裁 采购负责人 提交时间提交时间按工程进度 关键要素关键要素核对设备清单 6 196 19 催款通知书催款通知书 描描 述述合同阶段款项和催款原由 制制 定定 人人客户经理 接接 受受 人人客户 提交时间提交时间阶段工作完成时 关键要素关键要素需和双方财务人员核对确认 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 24 页 6 206 20 设备交验货报告设备交验货报告 描描 述述交货报告主要描述合同设备交验货的有关情况 制制 定定 人人客户经理 接接 受受 人人客户 提交时间提交时间设备到达客户现场 安装调试完毕后 1 日内 关键要素关键要素需交最终用户主要工程负责人签字确认 6 216 21 合同设备清单合同设备清单 描描 述述合同设备清单主要描述合同设备的具体型号 数量等 制制 定定 人人市场部 接接 受受 人人采购负责人 财务部 工程服务部 客户 提交时间提交时间合同签定后 1 日内 关键要素关键要素交验合同设备时需交最终用户主要工程负责人签字确认 6 226 22 系统初验系统初验证书证书 描描 述述系统初验报告主要描述以下内容 A 合同设备清单 B 合同设备安装情况 C 合同设备配置情况 D 合同设备运行情况 E 应用软件功能描述 F 系统现场培训情况 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 财务部 客户 提交时间提交时间系统初验通过后 1 个工作日内 关键要素关键要素用户主要负责人签字 6 236 23 系统终验系统终验证书证书 描描 述述系统终验报告主要描述以下内容 A 合同设备清单 B 合同设备安装情况 C 合同设备配置情况 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 25 页 D 合同设备运行情况 E 应用软件功能描述 F 服务保证期 G 合同执行情况 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人市场部 工程服务部 执行部门 财务部 客户 提交时间提交时间系统终验后 1 个工作日内 关键要素关键要素用户主要负责人签字 用户单位盖章 6 246 24 工程总结报告书工程总结报告书 描描 述述工程完成情况的描述 资金回笼情况 是否有遗留问题 是否有市场 的二次开发 施工文档清单 制制 定定 人人项目经理 接接 受受 人人技术总裁 市场部 工程服务部 提交时间提交时间工程竣工 2 个工作日内 关键要素关键要素文档必须齐全 工程服务部归档 7 7 施工文档管理施工文档管理 7 17 1施工文档编号规范施工文档编号规范 施工文档编号共分 3 部分 中间由 隔开 1 工程名称缩写 由 4 位拼音字母组成 2 文档类别 4 位拼音字母 2 位顺序号 3 制表日期 6 位数字组成 年 2 位 月 2 位 日 2 位 举例如下 第二次工程会议纪要 2000 年 5 月 15 日召开 编号如下 HNYD HYJY02 000515 7 27 2施工文档归档施工文档归档 必须归档的文档有 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 26 页 合同 合同背景分析 合同概况表 最终技术方案 施工计划书 工程 备忘录 工程会议纪要 工程月报 工程简报 工程周志 工程工程任 务书 故障记录表 需求修改建议书 设备订货申请表 设备交货报告 设备验收报告 合同设备清单 系统平台验收报告 系统初验报告 系 统终验报告书 工程总结报告书的复印件工程服务部处归档 合同 设备验收报告 系统初验报告 系统终验报告的愿件交财务部归 档 8 8 出差审批 报销流程出差审批 报销流程 8 18 1 目的目的 规范公司项目管理 使公司领导能及时了解项目资源情况 对其进行合理编 制 以达到控制 节约项目成本及对项目中出现的问题能及时协调和决策 8 28 2出差审批流程出差审批流程 8 38 3报销流程报销流程 9 9 工程验收管理工程验收管理 9 19 1工程验收费用管理工程验收费用管理 9 1 19 1 1 定义定义 出差人员填写工程任务书 工程告知书 出差审批单 项目经理 部 门总经理签字 技术总 裁审批 财务借支 项目人员填 写报销单 部门总经 理审核 项目成员将用户签字确认的工程 任务书递交工程服务部归档 审 核 技术总 裁审批 财务报销 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 27 页 工程验收费用是指根据工程工程合同相关验收条款而组织的工程验收会议所 产生的费用 如会务费 专家评审费 邀请特别费等 但不包含业务招待费 9 1 29 1 2 借支流程借支流程 A 根据预计费用额度填写借支单 报技术总裁批准 B 到财务部办理借支手续 9 1 39 1 3 报销流程报销流程 A 填写报销单 经主管总经理批准 B 到财务部办理报销手续 9 1 49 1 4 费用归属费用归属 本费用计入合同成本 9 1 59 1 5 说明说明 此费用本着严格控制 厉行节约的原则 在不影响验收结果的前提下 尽量避免此费用的发生 此费用只有在工程合同规定的初验或终验环节 9 29 2应收帐款管理应收帐款管理 9 2 19 2 1 责任责任 客户经理有责任做好工程合同应收账款回笼负的工作 应把合同资金回笼工 作放在不可忽视的地位 客户经理根据工程合同和相应阶段的验收文件 与用户处理合同资金回笼问 题 如果处理时间超过合同付款期限 客户经理必须在过期限后第六个工作日将实 际处理情况和遇到的问题 连同验收文件的复印件一起 通报主管总经理 工程服 务部 并同时通报财务部 以便于研究组织进行合同尾款的追缴工作 9 2 29 2 2 考核考核 合同资金回笼作为考核客户经理工作业绩和奖金标准的一项依据 9 39 3合同施工终结合同施工终结 工程合同规定的相关验收条款执行完毕 合同资金全部回笼 表示合同施工终 结 但并不表明施工服务终结 10 10 工程超预算处理工程超预算处理 工程超预算处理是指在施工过程中工期延误 由此造成的相关部门费用超出工 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 28 页 程施工预算的处理 其处理权在主管总经理 存在工期延误的关键点有 1 合同设备晚到的原因 由于设备晚到导致的工期延误的责任由市场部承担 2 工程协调的原因 由于工程协调的原因导致的工期延误的责任由客户经理承担 3 系统安装的原因 由于系统平台安装的原因导致的工期延误的责任由项目组承担 4 应用软件开发的原因 由于应用软件开发的原因导致的工期延误的责任由项目组承担 5 客户违约的原因 由于客户的原因导致的工期延误 客户经理或项目经理必须以备忘录的形 式对其加以说明 由客户签署书面意见 其延误部分的施工费用公司承担 6 不可抗拒因素 由于不可抗拒因素而导致的工期延误 其费用由公司承担 11 11 施工文档格式 见附件 施工文档格式 见附件 附件 各施工文档格式附件 各施工文档格式 11 111 1 合同概况表合同概况表 合合 同同 概概 况况 表表 工程合同名称 合同履行地 合同总金额 合同甲方签字人 合同乙方签字人 合同最迟交货期 合同提交日期 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 29 页 合同提交附带材料 合同内容概要描述 合同提交人签字联系电话 11 211 2 项目任务书项目任务书 科技股份有限公司项目任务书科技股份有限公司项目任务书 项目名称 项目编号任务起止时间要求完成时间 项目来源项目下达时间 项目归口单位项目类别 项目下达单位项目下达人 项目承担单位 总经理 项目 经理 项目组成员 项目任务主要内容 项目任务主要内容 项目承担单位 总经理签章 盖章 年 月 日下达单位 总经理 签章 盖章 年 月 日 项目经理 签章 盖章 年 月 日 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 30 页 11 311 3 施工计划书施工计划书 科技工程项目施工计划书科技工程项目施工计划书 合同号 工程项目名称 项目组编号 工程施工地点 工程施工部门 工程项目经理 成员 项目总预算 元 项目预计奖励 元 工程说明 工程进度安排 施工部门组意见 年 月 日 工程服务部意见 年 月 日 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 31 页 11 411 4 工程告知书工程告知书 工程告知书工程告知书 根据项目施工计划及贵单位的要求 我方人员将于 年 月 日抵达施 工地点 我们将本着 热诚服务 用户第一 的原则 完成工作任务 同时请贵 单位给予工作上的配合和支持 谢谢 科技股份有限公司 盖章 年 月 日 项目名称施工地点 开始时间 建设单位 完成时间 项目经理 工程师名单 电话 具体工作任务安排 需贵单位配合事项 11 511 5 工程备忘录工程备忘录 工工 程程 备备 忘忘 录录 工程名称工程阶段 工程备忘时间 甲方 工程单位 乙方 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 32 页 施工地点 备忘内容 甲方代表 签字 日期 乙方代表 签字 日期 11 611 6 工程会议纪要工程会议纪要 工工 程程 会会 议议 纪纪 要要 工程名称 会议时间 会议地点 参加人员 会议议题 提 交 抄 交 会议内容纪要 经讨论 与会者在以下几方面达成了一致 甲 乙方代表 签章 日期 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 33 页 11 711 7 工程月报工程月报 工工 程程 月月 报报 年 月 工程名称项目经理 本月工作 完成情况 主要问题 及 解决方案 任务名称责任人具体描述 下月主要工 作安排 报送单位 11 811 8 工程简报工程简报 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 34 页 工程简报工程简报 文件编号 文件编号 工程名称工程名称 日日 期期记记 录录 人人 工程进度工程进度 事件记录事件记录 总总 结结 后期安排后期安排 报送范围报送范围 本期工程简报共 份 其中 份分别报送到 1 份保留在 部中 11 911 9 工程周志工程周志 工工 程程 周周 志志 年 月份 第 周 工程名称项目经理 本周工作 完成情况 主要问题 及 解决方案 任务名称责任人具体描述 下周主要工 作安排 报送单位 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 35 页 11 1011 10需求修改建议书需求修改建议书 需需 求求 修修 改改 建建 议议 书书 工程名称施工地点 客户需用求提出部门 需求具体描述 需达到的目的 签名 时间 客户工程负责人意见 签名 时间 以下部分由我方工程师填写 是否能实现 能 不能 解决办法 或原因 签名 时间 对最终处理结果的确认 客户方 签名 时间 我方 签名 时间 11 1111 11故障登记表故障登记表 故故 障障 记记 录录 表表 工程名称施工地点 故障提出部门 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 36 页 故障现象描述 签名 时间 客户项目负责人意见 签名 时间 以下部分由我方工程师填写以下部分由我方工程师填写 故障原因 解决办法 签名 解决日期 对最终处理结果的确认对最终处理结果的确认 客户方 签名 时间 我方 签名 时间 11 1211 12工程任务书工程任务书 工程任务书工程任务书 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 37 页 项目承担部门 提交时间 项目名称施工地点 工程人员开发人员技术支持人员销售经理姓名职务电话 客户 联系人 项目进度阶段开始日期计划完成日期项目经理意见 业务调研 客户需求确认 需求分析 设计 编码 测试 工程 客户化 割接 试运行 初验 运行 终验 1 2 3 应提交文档 1 2 3 任务要求 请于 日前反馈工作任务完成情况给项目经理及工程服务 部 此栏视实际情况要求填写 部门总经理意见 签字 年 月 日 任务完成情况 签字 年 月 日 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 38 页 客户意见 签字 年 月 日 项目经理意见 签字 年 月 日 归档人 归档日 期 归档编 号 11 1311 13培训通知书培训通知书 培训通知培训通知 项目名称 培训时间 工程阶段 培训地点 用户单位部门 科 室 人员素质要求 培训方式 培训目的 培训内容 信息技术有限公司 工程管理操作规范 第 39 页 培训具体安排 联系人电话传真 通知备忘 兹鉴于此项目进度要求紧 为了双方的共同利益 请贵单位给予工作上的支 持 根据我方提供的此次培训的各项内容 组织安排好培训人员等有关事项 谢谢 有限公司 盖章 年 月 日 11 1411 14工程师派遣单工程师派遣单 工程师派遣单工程师派遣单 协调员填写