秘书理论与实务 第07讲 秘书参谋作用.ppt

第七讲秘书的参谋作用概念与认识秘书参谋职能属性参谋途径与方法 乌鲁木齐职业大学 秘书理论与实务 教程课件 根据常崇宜 董继超分别主编的教材制 授 周恩良 第七讲秘书的参谋作用 7 1概念与认识概念正确认识和发挥秘书参谋作用 先看一案例 秘书在领导接访中参谋提醒 一老翁利用领导信访接待日凄惨哭穷要求批给摊位屡屡得手 后被一位领导同志的秘书揭穿终于打住 秘书部门和秘书人员正确发挥参谋作用 可以辅助决策 减少领导形成决策和实施决策中发生严重错误 秘书部门和秘书人员具有参谋优势 秘书参谋作用 一个既老又新 既简单又复杂的问题 7 1 1秘书参谋作用的概念 A 参谋 参谋作用 秘书参谋作用 参谋 是借用词我国古代 军事的国外 政治幕僚现代领导的 参谋 被赋予了科学化 集体化 中介性 的含义 参谋 作为一门科学 是为领导出谋献策的软科学 一般不具独立性 归纳 B 广义的参谋职能 不受管理者主观意志影响 从客观出发的科学思维活动 秘书参谋职能则是既遵从领导者的主观意图 又力求符合客观实际的思维活动 C 秘书部门和秘书人员的参谋作用 秘书部门 秘书人员联系 收集各方面的信息 为领导决策服务的 出谋献策 式的参谋作用 7 1 2正确认识和发挥秘书参谋作用 A 近二十年来 我国秘书的参谋作用日益受到重视 强调和显现 其动力来自于领导决策民主化 科学化 规范化进程的加快 B 防止进入误区 两种偏向 a 否定秘书参谋作用b 夸大秘书参谋作用 所谓 思想库 智囊团 外脑 高参 等 C 正确的认识和发挥 参谋 作用与 助手 作用的结合 第七讲秘书的参谋作用 7 2秘书参谋职能属性从属性与局限性职能活动特征效果价值特征 7 2秘书参谋职能属性 7 2 1 A 从属性a 从属于具体的领导人b 从属于领导者的工作思路c 从属于领导的职能范围d 从属于领导工作的整体目标 B 局限性a 由实践范围带来的知识技能广度方面的局限性b 认知深度方面的局限性c 辅助性 从属性易造成创新方面的局限性 秘书参谋职能属性 怎么办 7 2 2参谋职能的活动特征 A 被动辅助谋划与主动出谋献策相结合 参谋思考献计献策 职能活动特征 B 全面参谋与随时参谋提醒乃至郑重劝谏相结合 力避失误 C 谋略参谋与拾遗补缺相结合 整体与全过程 局部与具体 7 2 3参谋效果的价值特征 秘书参谋活动具有不可低估的价值但在不同的组织环境和相关条件下其所体现的价值差别很大有些虽未被采纳的参谋建议仍可具有一定价值效果价值表现出3大特征 参谋效果价值体现的间接性 参谋效果价值体现的机遇性 参谋效果价值体现的多样性 A价值体现的间接性 即必须通过向领导提出参谋建议或预案 被采纳 选择 吸收 转化 后 才能对实践产生影响 而非直接输入实践 价值只能间接地反映出来 在组织管理成果与秘书参谋成果之间存在着两个转换机制 领导的选择秘书参谋辅助价值寓于领导决策所产生的价值中 执行的选择 价值差 受决策执行中多种因素的影响 B价值体现的机遇性 公式 秘书参谋建议本身的科学性可行性 机遇性 实际组织管理成果机遇性的体现 a 组织需要的机遇 秘书参谋建议是否 对路 和适时 b 领导者注意力的机遇和领导情绪的影响 C价值体现的多样性 5种价值 a 实际价值 c 参考价值 b 衍生性价值 d 沟通价值 e 负面价值 D秘书参谋效果价值的提升 a 参谋方向的正确把握参谋方向 秘书参谋建议 意见 方案对参谋对象的影响力方向 保持正确方向的要点 增强政策 法治和整体事业功利意识 正确领会领导意图 求真务实 无私敬业 b 参谋能量的有效提高 D秘书参谋效果价值的提升 续 参谋能量强弱的决定因素 秘书部门职能地位整体素质 秘书人员综合素质 工作经验 智能水平及领导者信任程度 提高参谋能量的要点 为秘书提供知识更新和全面参加社会实践的机会 秘书个人的知识积累和实践积累 第七讲秘书的参谋作用 7 3秘书参谋的途径与方法途径方法注意事项 7 3 1秘书参谋的途径 A 三办 中的参谋活动a 办文中 拟稿 修改 核稿 拟办 催办等环节b 办事中 发现 分析问题 提出意见和建议c 办会中 会前 会中 会后B 辅助决策中的参谋活动决策前 决策中 决策实施中C 信息服务中的参谋活动a 从动态信息中加工预测信息 b 从反馈信息中加工报忧信息和先进典型信息 7 3 2秘书参谋的方法 A 求同或求异参谋法 针对领导决策意图 a 求同 拓展 补充完善 具体化b 求异 与领导意图不同的参谋方案B 比较参谋法多方案比较 协助领导优化决策C 诊断参谋法用于组织运转已出现不正常现象 一时尚看不清 需找到对策时D 效果评估参谋法以管理目标 计划为尺度 进行利弊效果评估 提出改进或补救办法 7 3 3秘书参谋注意事项 A 注意克服或弥补秘书部门和秘书个人智能上的局限性注重发挥联系各方面专家 内行的中介 桥梁作用 特别是在一些专业性很强的问题上 更应紧紧依靠有关部门和相关专家 以辅助领导正确决策 B 善用参谋提醒秘书发现领导决策中可能会有失误 但一时吃不准 可采取提醒方法 李欣同志著名的 提醒不过三