第六章 计划与计划工作.ppt

第六章计划与计划工作 凡事预则立 不预则废 科学而周密的计划是成功的一半 小情景 某先生在家为 妻管严 尽管极爱睡懒觉 但不得不每天第一个起床 通过长期 实践 他将每天早晨的工作内容和工作程序总结如下 醒来后立即在煤气灶上烧水 10分钟即开 打开煤气灶后就开始穿衣服 5分钟即完 然后出门取牛奶 来回共5分钟 回来后就烧牛奶 10分钟即开 同时开始洗漱 5分钟即毕 最后是喝奶 5分钟喝完 又知道 他家中只有一个灶头 热源 他又必须在7点45分离开家 否则将迟到 如果我们忽略象打开煤气灶等占有时间极少的工作 您同意下列哪种观点 该先生上班前有抽一支烟 5分钟抽完 的习惯 如果他7点15分起床 就没有时间抽烟了 如果前一天已经取好牛奶 则该先生可以在7点20分起床 仍不会迟到 如果前一天已经烧好水 则该先生就可以在7点25分起床 仍不会迟到 只要他每天7点15分起床 则不但有时间抽烟 而且上班也不会迟到 走进计划 美国 1942年开始实施的 曼哈顿计划 1948年开始的 兰德计划 1961年开始的 阿波罗计划 1983年开始的 星球大战计划 我国 1986年初开始的 中国星火计划 1986年3月开始的 863计划 高技术研究发展计划1997年开始的 973计划 国家重点基础研究发展计划 1997年 国家科技领导小组第三次会议决定 制定和实施 国家重点基础研究发展规划 973计划 973计划是党中央 国务院为实施 科教兴国 和 可持续发展战略 加强基础研究和科技工作作出的重要决策 夫未战而妙算胜者 得算多也 未战而妙算不胜者 得算少也 多算胜 少算不胜 而况于无算乎 吾以此观之 胜负见矣 孙子兵法 缺乏计划或一个不好的计划是领导人员没有能力的标志 亨利 法约尔 与其让别人掌握你的命运 不如你自己来主宰 杰克 韦尔奇 通用电气公司CEO 第六章计划与计划工作 第一节计划的概念及其性质第二节计划的类型第三节计划编制过程 第一节计划的概念及其性质 一 计划的概念 二 计划与决策 三 计划的性质 计划 四 计划的显著特征 一 计划的概念1 计划的定义名词意义的计划 计划是指用文字和指标等形式所表述的 组织以及组织内不同部门和不同成员 在未来一定时期内 关于行动方向 内容和方式安排的管理文件 动词意义的计划 计划是确定未来目标 及其实现目标预先进行的行动安排 即在时间和空间两个维度上进一步分解任务和目标 选择任务和目标实现方式 进度规定 行动结果的检查与控制等 14 计划文书的构成 计划书的构成样例 新商品计划书进入市场计划书促销活动计划书 店内促销 会议计划书 美味 饮食店商业环境调查计划书 进入市场计划书 1 主要商品 1 对象商品的概要 2 商品群展开2 目前市场状况 1 所售商品分析 2 销售状况分析 3 今后的方针与安排4 商品对象 目标 1 商品 目标 2 商品 市场 5 分销渠道分析6 进入市场所存在的问题7 广告宣传计划8 营业系统9 个别工具的设计案 1 样品方案 2 价格表 促销活动计划书 店内促销 1 计划的名称 1 活动名称 2 副标题2 计划的目的 销售促进等 3 计划的主题 活动主题 4 对象商品5 计划的内容 如 赠品种类 赠品的赠送方法 6 计划的对象 目标顾客 7 计划的目标 来店客人数 促销期间销售量等 8 促销场所 店内 9 促销时间10 店内装饰11 制品种类 广告传单 POP 卡片等 12 通知方法 广告等 13 运营计划 1 店内任务安排 2 与以往计划的区别14 计划的效果 顾客数 销量以外的预期效果 会议计划书 1 计划的名称2 计划的目的3 计划的主题4 计划的内容 1 整个会议 2 个别计划5 会议的目标人员及人数6 会议场所7 会议日期8 会场设计 1 会场设计 2 个别展示 3 展示品准备9 制品种类 广告 节目单 民意测验等 10 宣传方法11 运营计划 1 任务分配 报名 进行 闭会 2 人员计划12 计划的效果 费用计划 预想效果等 13 相关者一览表 主办者 协办者等 美味 饮食店商业环境调查计划书 封面目录结论概要开设饮食店的场所 条件 营销战略观点 实际运营观点 开店后的计划 1 前言 前提条件和条件设定 调查分析方法 本报告构成概要2 物品概要3 都市条件 位置 区域 人口迁移 收入水平 城市规模 饮食市场 市场前景 4 开设条件 场所条件 位置 环境 道路及交通5 商业环境条件 商业范围设定 商业范围人口 商业范围内商业设施 竞争状况 未来状况 商业环境条件概要 6 结论 各条件的概念 对所有条件的判定 店铺提案 潜在月销售额测算7 资料集 周边环境图示 周边竞争图示 城市关系图示 商业范围内人口资料 理解计划的含义应把握四点 计划是预先制定的行动方案 计划是一个连续的行为过程 计划是控制的基础和前提 计划需要修正和调整 正如哈罗德 孔茨所言 计划工作是一座桥梁 它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来 以克服这一天堑 2 计划的内容What 做什么 目标与内容 Why 为什么做 原因 Who 谁去做 人员 Where 何地做 地点 When 何时做 时间 How 怎样做 方式 手段 Howmuch 需要多少成本 22 启示 做任何工作都应该从5w2h来思考 这有助于我们的思路的条理化 杜绝盲目性 我们的汇报也应该用5w2h 能节约写报告及看报告的时间 二 计划与决策 23 计划和决策既相互区别又相互联系P112 1 区别 区别主要表现在两项工作需要解决的问题不同 决策 是关于组织活动方向 内容与方式的选择 计划 是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内行动任务的具体安排 详细规定了不同部门和成员在该时期内从事活动的具体内容和要求 2 联系 1 决策是计划的前提 计划是决策的逻辑延续 2 在实际工作中 决策与计划是相互渗透的 有时甚至是不可分割地交织在一起 24 三 计划的性质1 目的性 计划工作为实现组织目标服务2 主导性 计划工作是管理活动的桥梁 是组织 领导和控制等管理活动的基础3 普遍性和秩序性 纵向层次性和横向协作性 4 经济性 计划工作要追求效率 未雨绸缪 降低风险 掌握主动 合理配置资源 减少浪费 1 计划工作的目的性 首先 计划从明确目标着手为实现组织目标提供了保障 其次 计划还通过优化资源配置保证组织目标的实现 再次 计划通过规划 政策 程序等的制定保证着组织目标的实现 计划目标和如何实现目标 什么样的组织结构 组织 需要什么样的职工 哪些部门何时需要 怎样最有效的指导和领导职工 提供控制标准 人事 领导 控制 进一步解决 2 计划工作的主导性 这使我们知道 员工的特点关系到采用何种领导方式 为了确保计划取得成功 3 计划工作的普遍性和层次性 首先 计划工作涉及到组织管理区域的每个层次 其次 现代组织的管理工作纷繁复杂 即使最聪明 最能干的领导人也不可能包揽全部的计划工作 最后 授权下级制定某些计划 有助于调动下级参与组织管理的积极性 进一步挖掘下级的潜力 计划的层次体系 28 抽象 具体 政策 是组织为了达到目标而制定的一种限定活动范围的计划 它规定了组织成员的行动方向和界限 程序 是一系列相互关联的活动所规定的时间顺序 它规定了处理重复发生的例行问题的标准 是一序列规则的总和 规则 是对具体场合和具体情况下 允许或不允许采取某种特定行动的规定 方法 是对进行某种活动 完成程序中某一阶段工作的手段的规定 预算 是一份用数字表示预期结果的报表 可以称为数字化的规则 4 计划工作的经济性 计划工作要讲究效率 计划的效率是以它对组织目标所做贡献扣除为了制定和执行计划所需要的费用和其他预计不到的损失之后的总额来测定的 简单地讲 就是投入与产出之间的比率 计划按合理的代价实现目标 这样的计划是有效率的 这里所讲的效率 不仅包括用人们通常理解的按成本 工时或资金等来衡量 而且还包括用组织成员和集体的满意程度来衡量 1 弥补不肯定性和变化带来的问题 计划是面向未来的 而在未来 无论是组织生存的环境还是组织自身又具有一定的不确定性和变化性 而计划工作可以让组织通过周密细致的预测 从而尽可能的变 意料之外的变化 为 预料之内的变化 用对变化的深思熟虑的决策来代替草率的判断 从而面对变化也能变被动为主动 变不利为有利 2 有利于管理者把注意力集中于目标 计划工作可以使人们的行动对准既定的目标 由于周密细致 全面的计划工作统一了部门之间的活动 才使主管人员从日常事务中解放出来 而将主要精力放在随时检查 修改 扩大计划上来 放在对未来不肯定的研究上来 这既能保证计划的连续性 又能保证全面地实现奋斗目标 四 计划是面向未来的 计划是面向行动的 计划的显著特征P117 第二节计划的类型 32 分类方法所划分出的计划类型很难截然独立 一 按照时间标准划分1 长期计划通常称为远景计划 是为实现组织的长期目标服务的具有战略性 纲领性指导意义的综合发展规划 长期计划的期限一般在五年以上 2 中期计划是根据长期计划提出的目标和内容并结合计划期内的具体条件变化进行编制的 它比长期计划更为详细和具体 中期计划具有衔接长期计划和短期计划的作用 期限一般在一至五年 3 短期计划通常又称年度计划 是根据中长期计划规定的目标和当前的实际情况 对计划年度的各项活动所做出的具体安排和落实 短期计划的期限一般在一年左右 长期计划与短期计划的差别 二 按照职能空间划分1 业务计划2 财务计划3 人事计划 组织的类型和规模不同 具体职能部门的设置也不同 如把计划划分为供应计划 生产计划 销售计划 财务计划 人力资源计划 新产品开发计划和安全计划等 三 根据涉及时间长短及其范围广狭程度划分 时间和空间综合性标准 1 战略性计划战略计划是指应用于整体组织的 为组织未来较长时期 通常是5年 设立总体目标和寻求组织在环境中的地位的计划 战略性计划显著的特点是长期性与整体性 2 战术性计划战术性计划是指规定总体目标如何实现的细节的计划 其需要解决的是组织的具体部门或职能在未来各个较长时期内的行动方案 四 根据计划内容的明确性标准划分1 具体性计划具有明确规定的目标 不存在模棱两可 没有容易引起误解的问题 2 指导性计划只规定一些一般的方针 指出重点但不把管理者限定在具体的目标上或是特定的行动方案上 五 按照程序化程度划分1 程序性计划包括政策 标准方法和常规作业程序 所有这些都是准备用来处理常发性问题的 每当一种具体常见的问题发生时 程序性计划就能提供一种现成的行动指导 2 非程序性计划包括为独特的情况专门设计的方案 进程表和一些特殊的方法等 它用来处理一次性的而非重复性的问题 六 按计划的表现形式划分 宗旨或使命 Purpose 目标 Objective 战略 Strategy 政策 Policy 程序 Procedure 规则 Rule 规划 Program 预算 Budget 哈罗德 孔茨和海因 韦里克从抽象到具体 把计划分为一种层次体系 孔茨和韦里克计划的分类 计划的表现形式 一 目的和使命 目的和使命就是一个组织最基本的目标 它明确了一个组织是干什么的 应该干什么 它指明一定的组织机构在社会上应起的作用和所处的地位 三 战略战略是为了达到组织总目标而采取的行动和利用资源的总计划 其目的是通过一系列的主要目标和政策来决定和传达指望成为什么样的组织 二 目标目标是在充分理解组织宗旨的条件下建立起来的 是组织活动在一定条件下要达到的预期结果 组织中各个管理层次都应该建立自己的目标 组织低层次目标必须与高层次目标相一致 组织要完成一个高层次目标 必须完成较低层次的目标 循序渐进 四 政策政策是指导或沟通决策思想的全面的陈述书或理解书 但不是所有政策都是陈述书 政策也常常会从主管人员的行动中含蓄地反映出来 规则与程序 规则与政策的区别 五 程序程序是制定处理未来活动的一种必须方法的计划 六 规则规则详细地阐明了必需行动或非必需的行动 其本质是一种必须或无须采取某种行动的管理决策 规则与程序 规则与政策的区别 规则不同于程序 其一 规则指导行动但不说明时间顺序 其二 可以把程序看做是一系列的规则 但是一条规则可能是也可能不是程序的组成部分 规则也不同于政策 政策的目的是指导行动 并给执行人员留有酌情处理的余地 而规则虽然也起指导行动的作用 但是在运用规则时 执行人员没有自行处理之权 七 方案 规划 方案是一个综合性的计划 它包括目标 政策 程序 规则 任务分配 采取的步骤 要使用的资源 以及为完成既定行动方针所需的其他因素 八 预算预算是一份用数字表示预期结果的报表 预算通常是为规划服务的 但其本身可能就是一项规划 第三节计划编制过程 即决策的落实过程 计划项目1 如果你是班长 怎样抓好一个班级建设 请作一个计划 2 请为我班策划一次周末联欢活动 草拟计划 3 为在3 15消费者权益日策划一次街头宣传活动 请作一份策划4 如果你想承包一家校园超市 你怎样经营策划 5 请你为校园 十大歌手大赛 进行策划 6 请你为高职学院学生会体育部将要进行的足球比赛作一份计划书7 最近某班频繁发生违纪现象 请制定一个整顿纪律的工作方案8 假如你所在寝室同学之间关系不和 寝室卫生较差 你作为新任寝室长将如何改变这种局面 9 如果你所在的班级厌学 学习气氛不浓 请你制定一份激励全班同学努力学习的方案 10 学生会举行校内大规模校园文化活动 需要你去拉赞助 请制定一份工作方案 一 确定目标确定计划目标是计划的关键步骤 确立目标一般需要解决以下几问题 首先要确定一个首要目标 其次要用多长时间达到目标 目标不能含糊其词 应尽可能数量化 以便度量和控制 而且应反映出事物的本质并确切地反映目标 确定目标 我们要向哪里发展 打算实现什么目标 什么时候实现注意 目标尽可能量化我们的工作要取得突破性进展 步骤1 二 估量机会在计划开始前 管理者应该对环境中的机会进行扫描 确定能够取得成功的机会 应该考虑的内容包括 组织期望的结果 存在的问题 成功的机会 把握这些机会所需的资源和能力 自己的长处 短处和所处地位 可以说 估量机会使计划的起点 分析现状认识现在的目的在于寻求合理有效的通向彼岸的路径 即实现目标的途径 认清现在不仅需要有开放的精神 将组织 部门置于更大的系统中 而且要有动态的观点 考察环境 对手与组织自身的随时间的变化与相互间的动态反应 对外部环境 竞争对手和组织自身的实力进行比较研究 不仅要研究环境给组织带来的机会与威胁 与竞争对手相比的组织自身的实力与不足 还要研究环境 对手及其自身随时间变化的变化 总结过去研究过去不仅是从过去发生的事件中得到启示和借鉴 更重要的是探讨过去通向现在的一些规律 估量机会 市场变化的需求趋势 竞争对手动向 我们的优势 我们的不足 SWOT分析 例 公司经营业绩滑坡 供大于求技术 生产管理 压缩成本 降低售价 步骤2 基于SWOT分析的道斯矩阵 外部机会opportunity 外部威胁threat 组织的优势strength 组织的劣势weakness I II III IV 最早是由旧金山大学于20世纪80年代初提出来的 所谓swoT分析 即态势分析 就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势 劣势和外部机会 威胁等 通过调查列举出来 并依照矩阵形式排列 然后运用系统分析的思想 把各种因索相互匹配起来加以分析 从中得出一系列相应的结论 而结论通常带有一定的决策性 确定前提条件 实施计划的企业外部条件 宏观经济环境 市场 供应商 批发商等 竞争者 实施计划的企业内部条件 资源 原料 设备 人员 技术 步骤3 三 确定前提条件选定目标即是确定计划的预期成果 而确定前提条件则是要确定整个计划活动所处的未来环境 计划是对未来条件的一种 情景模拟 计划的整个工作步骤就是要确定这种 情景 所处相互的状态和环境 拟定可供选择的方案 为了实现目标有哪些最有希望的方案 步骤4 四 选定被选方案即确定由多少个方案可以供决策者选择 任何事物只有一种可行的方案是极少见的 完成某一项任务中有许多方法 及每一项行动均有很多种途径存在 叫做异途原理 评估各种被选方案 成本最低 收益最大注意 评价的标准以及权重 实现目标 步骤5 五 评价备选方案评价方案就是对可以供选择的方案 根据可接受的适宜标准和准则评出优劣 在评价备选方案是 要注意以下几个方面 首先是要注意发现每个方案的制约因素或隐患 其次在评估时 要将方案的预测结果和原