PPT2007演示文稿快速转文档.doc

制作PPT2007演示文稿的原则前言 虽然Office 2007提供了功能强大的演示文稿制作工具，但这并不意味着只用它制作出来的演示文稿就一定非常出色。尽管我们为大家介绍了很多PPT2007的新功能，但对于一份演示文稿而言，最重要的并不是PPT2007本身提供的这些功能，甚至有些时候，对于花俏的使用这些功能很有可能适得其反。 下面将介绍一系列制作演示文稿的重要原则，以帮助读者更好地将PPT2007的新特性合理地运用到实践当中。当然这里是希望起到抛砖引玉的作用，更多的精彩需要用户自己去体会。一、什么是最重要的 读者可能经常使用PPT2007来制作解决方案销售、新产品介绍、销售情况总结报告等商务演示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重视的部分？毫无疑问，演示文稿的画面是很重要的，不然微软公司也不会挖空心思地把PPT这个工具做得这么强大谁都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。 在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint实用图库”之类的材库美化演示文稿，尽量想使文稿看上去更专业、更漂亮。但是这往往带来了过犹不及的问题，我们看到很多朋友做出来的演示文稿非常炫，五彩缤纷还带有各种特效，包括嗖嗖的切换音效和飘动的彩旗。实际上，除非你是正在给客户展示PPT2007的超酷特性，不然这种方式只会起到一个作用：把听众的注意力吸引到正在投影的那块白板上而不是正在向他们竭尽全力演讲的你的身上。那么什么是重要的，是足够的信息吗？也有很多朋友会在一张演示文稿中输入大段的文字或者表格数字，如图所示。图 大段的文字 如果每一张幻灯片都像这样有大量的文字，那么听众会不会有审美疲劳？前排的听众忙于读文字，而后排的听众往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，许多演讲者害怕遗漏什么重要内容没有充分想听众展示，而更加地往演示文稿中添加内容。如果演讲者的演示文稿只是为了让用户从阅读中得到快乐而忽略演讲者讲的内容，那么如图1所示的那张幻灯片几乎就达到了目的。但是听众面对这样的演讲很难产生兴趣。 那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的东西呢？简单的说，就是演讲者所真正希望表达出来的主题以及围绕主题而需要表达的内容。 演讲者必须对自己真正要展示给听众的核心内容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的内容可能只是演讲者要表达的要点和骨架，“血肉”部分要在演讲的过程中去充分体现，任何演讲者自己都不确定或者不清楚的内容都一定要避免在演示文稿中黑纸白字地出现。二、PPT2007文稿中的“要”与“不要” 幻灯片体现的是个人对事物的理解，但更重要的是，一份幻灯片是给别人看的，首先是要让别人看懂，其次是让别人感觉舒适，也就是让别人能够在没有抵触情绪的感觉中接受你所表达的内容。做到这两点看起来容易，事实上你将要花费的力气会相当的大。这里总结了一下，“好”的演讲不外乎取决于一下7个因素：对于要表述的内容的熟悉程度；对于Point的概括和总结能力；所要表述的内容；准备的时间；表达技巧；格调；PPT提供的表达能力。 重头戏大多落在PPT2007演示文稿之外。当然一份漂亮、间接、明快、主题突出的演示文稿会给演讲者加分。前5个因素不是本文的讨论范围，下面针对最后两个因素，提一些建议工大家参考，具体可归纳为PPT文稿的“要”与“不要”。PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下内容。多概括，就是采用简写，PowerPoint是Power演讲者的Point（观点），而不是Power整篇作文。在证明自己时适当运用数字会让人更加信服，比如看完“根据不同的调查显示，5%8%的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数。因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容”这段话后，就自然要考虑减少红色和绿色在演示文稿中的应用。在运用数字或者有对比的时考虑采用图表方式来表现。PPT2007提供了傻瓜的专业级图表工具，漂亮的图表是每个人都容易接受的，不论对象是老板还是客户。颜色和主题背景是会“说话”的，在不同场合下要选择应景的颜色和主题背景，如果在做一个展现热情的演示中，选用了深蓝色的背景和主题，则是一件相当糟糕的事情。在第一张幻灯片上简要地给出演讲者的信息，“好的第一印象是成功的一半”。了解一些构图学的基本原则，好的构图可以将幻灯片中的文字、图形和图表合理地摆放，以优越的空间感和稳固的重心让幻灯片看上去更舒适。PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下内容。不要过多地使用特技效果，关注点应该是演示的内容，疯狂的石头几乎没有什么特技但好评如潮，某些大片特技效果做足了，但是内容却苍白得连导演自己都不能够自圆其说怎么能满足观众挑剔的胃口？每张幻灯片中段落中的文字除非万不得已，不要超过7行，每段话字数也不宜过多，这是“Magic Seven”原则所提倡的，这在大多数情况下都能发挥效果。不想讲或者不清楚的内容根本就不要放在演示文稿上或演示出来。除非对配色小有研究，不然尽可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一张幻灯片上给出超过7种颜色的图案和文字（大多数情况下两种就够了），减少或不使用对比太过强烈的颜色，比如大红大绿，这些颜色投影出来后会对观众的视觉产生不适的冲击，况且有的质量不好的投影仪会将绿色“吃掉”。避免出现听众可能不知道的缩写。字体不宜过小，在演示文稿上小于24pt的字体很可能会对后排的听众产生阅读障碍PPT2007演示文稿快速转换Word2007文档 很多时候我们都需要能将PPT课件转换成Word讲义，但是却不得其法；有的时候会为了无法打印大量的PPT文档而烦恼；现在我们不用担心了，今天我们就来看看如何将PPT2007演示文稿中的文字转换成Word2007文档吧。 方法还比较多，同时我们也会罗列出方法的缺点与需要改进的地方。 第一种方法：利用“大纲”视图快速转换 打开PPT后不要全屏，直接单击“大纲”，在左侧大纲里单击一下鼠标，按“Ctrl+A”全选内容，然后复制并粘贴到Word2007里，简单操作一次即可完成转换。 缺点：会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。 改进：要去除或修改行标和各种符号。比如我们将光标定位在第2张幻灯片的开始处，按“删除”键则会出现“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项（如图1），单击“是”即可将第1和第2张幻灯片合到一起，重复上述步骤，则会将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。图1 “此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项 第二种方法：利用“发送”功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片，单击“Office按钮发布使用Microsoft Word创建讲义”，然后选择“只使用大纲”并单击“确定”按钮（如图2），等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。图2 选择“只使用大纲” 缺点：在转换后会发现Word有很多空行。 改进：在Word里用替换功能全部删除空行。按“Ctrl+H”打开“替换”对话框，在“查找内容”里输入“pp”，在“替换为”里输入“p”，多点几次“全部替换”按钮即可。(“”可在英文状态下用“Shift+6”键来输入。) 第三种方法：利用“另存为”直接转换 打开需要转换的幻灯片，点击“另存为”，然后在“保存类型”里选择存为“大纲/RTF文件”格式。现在用Word2007打开刚刚保存的RTF文件，再进行适当的编辑即可实现转换。 第四种方法：PPT Convert to DOC软件转换 PPT Convert to DOC是绿色软件(下载地址：/download/htmldata/detail/2008/6/19/273.html)，解压后直接运行，(注：在运行之前请将Word和PPT程序都关闭。)再选中要转换的PPT文件，直接拖曳到“PPTConvert to DOC”程序里。单击工具软件里的“开始”按钮即可转换，转换结束后程序自动退出。如果选中“转换时加分隔标志”，则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。用PPT2007绘制组织架构(1)打开一页空白的演示文档，单击“插入”命令标签，在功能区上单击“智能图表（SmartArt）”按钮，如图1所示。图1 单击“SmartArt”按钮（2）选中“层次结构”，并从中选择一个用户认为最能体现组织架构的模板，这里就选第一个图形，如图2所示。图2 选择SmartArt图形（3）在文本占位符中填入需要的文字，比如“总经理”等，如图3所示，如果需要还可以继续调整样式和颜色。图3 键入文字（4）如果需要展现更复杂的组织架构，比如将“设计部”进一步细分为“界面设计部”和“主程序设计部”，那么就在“在此键入文字”占位框中的“设计部”后面单击鼠标，并按下回车键，如图4所示。图4 添加新节点（5）在多出来的一行空白的地方按键盘上“TAB”键，新增的部门方块就缩到设计部门下面了，在占位符中填入相应的文字即可。为了美观，还可以进一步为智能图表添加特效，如图5所示。在PPT2007中插入表格 在幻灯片中插入表格是一件常见的工作，应用表格可以使得数据和事例都更加清晰，但是在PPT2007之前的版本中，似乎找不到特别好的方法来在演示文稿中表现一个既美观又实用的表格，更不用说从Excel中复制一个现成的表格到PowerPoint文档中了。经常有人问如何把Excel中的表格不变形或少变形地复制到幻灯片里来，之前常用的办法有两种：要么是拿Word做中介，要么是使用截图工具，但是这两者都不太方便。 要在PowerPoint2007中从无到有地设计表格，可以先选中“插入”菜单，然后单击“表格图标”，PowerPoint2007会显示“表格”下拉菜单，当拖动鼠标在小格子上划过时，演示文稿中就会出现正在设计的表格的雏形，如图1所示，这里选择一个4*4的表格。 接下来可以修改一下这个表格的样式，选中或者双击表格的边缘，功能区自动现实为表格专用的功能区，如图2所示，可以选择应用表格风格的区域、表格线条的粗细颜色，甚至表格中文字的样式（如果需要的话，可以让表格中的字都拥有自己的倒影）。 除了表格的样式外，单击右边的“效果”按钮可以为表格添加各种外观效果，比如选择有三维效果的硬瓷砖样式，如图3所示，使表格在外观上与演示文稿整体更加协调。图1 插入表格图2 设置表格样式图3 三维效果的样式 在“表格”下拉菜单中还有一项“Excel电子表格”命令（如图1所示），如果用户的计算机上已安装了Excel 2007的话，单击这项命令会在演示文稿中插入一个Excel工作区。效果如图4所示。图4 插入Excel电子表格 在这个编辑区（在默认情况下这个区域比较小）中，用户完全可以像操作Excel一样来进行数据排序、计算等工作，用完之后只需要在旁边空白的位置单击一下鼠标，一个美观的表格跃然纸上。表格的样式和颜色模板同样也可以应用到Excel工作区中。 另外一项亟待解决的是复制表格时格式变形得过于离谱的问题。现在试试看这样做：在Excel中选中所要复制的部分，如图5所示，这里刻意用一个带有格式、颜色和不同列宽的表格。图5 复制表格 然后在PowerPoint2007的功能区中单击“粘贴”按钮或者使用快捷键Ctrl+V，出现一个几乎完全一样的表格，如图6所示。图6 粘贴到演示文稿中的表格 对于复制过来的表格，如果觉得样式不够亮丽的话，可以重新设置其表格样式。 值得注意的是，千万不要不过大的表格 直接从Excel中复制到PowerPoint2007中来。一方面这是没有意义的，如果复制的表格超过25行，基本上观众都是无法看清楚演示文稿中都写了些什么，另一方面PowerPoint2007仍然会一如既往的拒绝处理太大的表格，并把它弄得一团糟。用PPT2007绘制一个流程图(1）打开一页空白的演示文稿，单击“插入”命令标签，在功能区上单击“智能图表（SmartArt）”图表，如图1所示。图1 插入SmartArt图表（2）选中SmartArt图形中的一个流程模板，如图2所示。图2 选择SmartArt图形（3）在流程模板旁边的“在此处键入文字”栏中输入流程图中需要显示的文字，如果某个流程节点要输入多行文字，可以按回车键增加，如图3所示。图3 插入文本（4）单击“智能图表（SmartArt）”上的“更改颜色”按钮选择颜色方案或者选择预定义的样式，如图4所示，直到找到最合适的组合位置。图4 选择预定义的样式用PPT2007绘制漂亮结构图 在制作PPT过程中，画流程图、结构图是免不了的，特别是在反映公司架构、工作流程及一些实验过程等，应用很广。 一幅直观的流程图好结构图能让PPT效果大增。大部分人在画图的时候一般使用图形软件画好，再插入到PPT中。在两个软件之间来回切换，这样费时费力不说，效果好PPT2007 中的效果相比可差远了。今天我们就来用PPT007变及个魔术，让你大开眼界。 要玩，咱就玩点有难度的，如图1所示的这个结构，我们用图形软件画可能需要10分钟时间才能完成，图2所示的是PPT2007绘制的，之需要1分钟就能完成。两种效果大家可以比较，你还可以做得更炫一点。图1 Photoshop CS3制作图2 PPT2007制作打开魔盒看看有什么？ 打开PPT2007 新建一个页面，在空白页面中点击“插入SmartArt图形”按钮（或者在插入控制面板中找到“插入SmartArt图形”按钮），展开SmartArt图形库。在这里我们可以看到分为“列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图”共七大类，每类都有不同的样式，把鼠标点到每一个图形上都会有详细的使用范围说明（图3）。这里就是一个神奇的魔术盒。 现在我们要绘制一个展现人事层次关系的结构图表，在列表中选择“层次结构”类中第一样式表结构，然后点“确定”回到工作表页面中。图3 插入SmartArt图形图表样式变变变 当插入页面中的图表结构的确非常难看，而且和我们要做的结构有一定的差别，别急，下面就让它按我们的想法来变样式。 在插入的图表左边的文本框中输入表示关系结构的文字，当在最后一级还少及个关系图表框时怎么办？很简单，只需要在左边的文本框中按几下“回车键”，现在你看，当你按一下回车键就自动增加一个关系图表框，按两下就增加两个（图4）。现在你可以根据自己的需要增加图表框了。图4 增加图表框 缺少的关系图表框的问题是解决了，但是如果我们绘制的图表更复杂点怎么办？ 就拿这个关系结构图来说，如果在第三级的“硬件产品部”下面我们要再设置两部门怎么办？很简单，你先在“硬件产品部”下面按两次回车键，然后分别选中，点控制面板的“降级”按钮。现在你看，在结构图中已经将两个新增的结构关系图表，自动调整到下一级的结构当中去了。（图5）图5 增加下级图表框小窍门为你节约半个小时 现在你会发现，在结构图中文字和图形的按默认横排的方式排列的，占用空间不说也比较难看，可能你会习惯性地去一个一个手动调整，调整了大半天，发现非常不理想，怎么也弄不到一样大小，其实这里有个小窍门。在文字框中将你要调整的文字一起选中，然后你可以一起改变字体和调整排列方式（图6）。在图表框中将你要调整的多个图表一起选中，用鼠标调整选中任意的一个图形，被选中的图形都会跟着一起改变（图7）。图6 调整排列方式图7 调整多个图表 把关系结构调整好后，最后就是做效果了，如何添加效果？方法本站已重复多次， 请查阅以前相关文章，本文不做赘述，其它的图表绘制方法基本上都大同小异。怎么样？非常的简单吧？只要掌握了这一诀窍，即使再复杂的图表结构，都会很快画出来的。用PPT2007绘制个性图表在PPT2007演示文档中插入图表，不仅可以快速、直接地表达你的观点，而且你还可以用图表转换工作表数据，来展示比较、分析趋势，给观众留下深刻的印象。在PPT2007中，可以很方便地绘制各种样式的专业图表。图表样式选择有讲究在PPT2007中绘制图表，一切都是所见所得，直接插入图表样式后填入相关数据即可。直观的显示方便操作修改。在我们打开PPT2007 插入图表的第一步就是选择图表样式（图1）图1 选择图表样式这里有11种图表样式，并不是每一种样式都适合我们的需求。例如，饼形图用于显示数据百分比，不能显示具体数据。比如，我们要做一个反映一家公司一年四季度分别的销售业绩，那么饼形图表只能反映四个季度总的销售百分比（图2），而不能显现四个季度具体销售数据。（我想，这种说法也许是错误的，因为PPT2007饼形图 是能显示具体数据的，如图3所示）图2 饼形图表1 图3 饼形图表2柱形图和条形图却可以反映具体的数据结构，不适合表现百分比（图4），柱形图和条形图更多的是注重具体的数据。图4 柱形图和条形图折线图和散点图，更多的是反映数据走势，多用于对数据分析（图5）。图5 折线图和散点图其它的图形各有需求用途，这里不一一点评，所以在制作图表的第一步我们要明白直接的制作需求。下面我们就以一个常规公司业绩数据统计分析表为例，介绍图表的制作方法。图表的样式设计当你选择好样式，将图表插入到PPT2007中时（实例以柱形图表为例），这时PPT2007将自动打开图表工具，图表工具的操作和Excel一样，它和PPT2007各以50%的显示展开（图6）。在图表工具中有示范的数据，其中最上面的系列1、系列2、系列3我们可以填上不同的月份或者季度，在类别中我们可以填上人名或评比的对象。在我们修改的过程中，PPT2007中的图表将一一对应。图6 PPT2007自动打开图表工具提示：如果你制作的图表元素更简单或者更复杂，在图表工具中可自行减少或者添加相关的数据，在PPT2007中的元素将会自动对应。设置好数据后，现在的效果还是有点难看，那么接下来我们就给它换一种样式效果吧，在图表工具栏中展开快速图表样式，选择一种直接喜欢的效果（图7）。现在样式看上去好多了。图7 PPT2007样式效果图表的排版及字体的调整图表的排版很重要，为了让显示更加一目了然，我们可根据实际的情况进行排版布局，在功能面板中展开图表布局的下拉菜单，我们可以看到这里为我们提供了多种的图表布局的设置，根据图表的不同，布局的样式也有变化。这里的布局有的注重显示图表的效果，有的注重显示图表的详细数据，我们根据自己的需要选择即可（图8、图9）。图8 图表的排版1图9 图表的排版2对于PPT2007图表中的字体和颜色我们也可以调整，用鼠标选中字体，然后按一下右键即可显示字体设置面板，在这里你可以对字体进行详细的设置。PPT2007经典问题解答PPT2007出来很长一段时间了，本站也关注了很长时间，大家在使用的过程中也遇到了很多这样那样的问题！本文将收集一些大家最为关注的经典问题，罗列出来，希望能对大家在使用PPT2007时提供帮助！ 问题一、如何批量调整字体字号问：我做了一个有很多页的幻灯片，做完后觉得字体字号不合适想重新设置。但在PPT2007 幻灯片中的文字标题都以文本框方式显示，我只能同时选中一页中的文字进行设置，这样逐页设置很麻烦。能不能同时对多张幻灯片中的文字进行字体字号设置呢？答：在普通视图下，单击窗口左侧窗格上的“大纲”标签切换到大纲视图，这样所有的幻灯片中的标题文字都会显示在此窗格中（图1）。然后你就可以按“Ctrl+A”键用鼠标逐一拖动选中需要同时修改的文字进行设置了。此外，通过设置主题字体也可以同时修改所有幻灯片中的字体字号。切换到“设计”选项卡下单击“字体”，从下拉列表中选择一种主题字体或选择“新建主题字体”进行自定义设置即可。 图1 PPT2007大纲视图问题二、如何让北京音乐持续多张幻灯片？问：使用PPT2007做幻灯片，从“插入”选项卡中插入的声音只对当前幻灯片起作用，播放到下一张时背景音乐就会停止。能不能让背景音乐在多张幻灯片中连续播放？答：单击“插入”选项卡下的“声音”图标，在插入声音对话框中选择需要的声音文件打开。在出现“你希望在幻灯片放映如何开始播放声音？”的对话框，单击“自动”按钮插入声音。此时会自动切换到“声音工具”的“选项”选项卡。在“选项”下单击选中“循环播放直到停止”复选框，再单击“播放声音”的下拉按钮，选择“跨幻灯片播放”即可让背景音乐一直播放到最后一张幻灯片结束。问题三、如何准确设置动画速度？问：需要精确的速度设置以让动画和声音同步。但在PPT2007 中自定义动画的速度默认下只有非常慢、慢、中、快、非常快五种选择，有没有办法把动画速度精确设置为指定值（例如：3分23.5秒）？答：在PPT2007中本来就可以自由设置速度的，只要在自定义动画窗格中右击你想设置速度的动画项，从弹出菜单中选择“计时”，在窗口中单击“速度”后面的输入框，直接输入所需时间03:23.5，确定后即可把这个动画播放时间定为3分23.5秒。问题四、为什么有的PPT文件无法编辑问：我下载的个别PPT文件在双击打开后会直接播放，播放完后直接退出，对于这样的文件该如何进行编辑？答：这是保存类型选择“Powerpoint放映（*.ppsx）”保存的文件。你可以先打开PPT2007，再单击窗口左上角的Office按钮选择“打开”，从打开对话框中选择打开该文件就可以直接编辑了。此外，直接右击该文件选择重命名，把文件的扩展名由.pps或.ppsx改成.ppt，重命名后也可以直接双击打开进行编辑。一般你得先从“控制面板文件夹选项查看”中取消“隐藏已知文件扩展名”设置后才能看到和修改扩展名。问题五、如何重复利用以前的幻灯片问：我现在做的幻灯片中需要用到其它PPT文件中的几张幻灯片，能不能直接把它的插入新建的幻灯片中使用呢？答：在PPT2007中可以快速插入其他PPT文件中的幻灯片。在“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”的下拉箭头，从下拉列表中选择“重用幻灯片”，在窗口右侧会显示“重用幻灯片”窗格（图2）。在“从一下源中插入幻灯片”中输入文件名回车确认，或者单击“浏览”选择“浏览文件”打开要插入的PPT文件。即可在“重用幻灯片”窗格中显示该PPT文件中的所有幻灯片。从中单击你要插入的幻灯片，即可把该张幻灯片插入当前文件中，插入的位置就在当前显示的那张幻灯片的前面。 图2 PPT2007“重用幻灯片”窗格问题六、可不可以单击鼠标不换片问：我在幻灯片中设置了一些可通过单击触发的动画，但是在播放时往往因为不小心单击到指定对象以外的空白区而直接跳到下一张幻灯片。有没有办法禁止这项单击换页的功能？答：在PPT2007 的“动画”选项卡中的换片方式下有一个“单击鼠标时”的复选框，只要单击取消前面的对勾，以后在播放幻灯片时单击到页面空白位置就不会跳到下一张了。不过这样一来得右击选择“下一张”才能跳到下一张，或者预先在页面上设置下一张按钮。利用PPT2007制作倒计时进度条倒计时的进度条经常可以在各种场合见到。有时候电视台放广告时也会有这么一个东西，让我们看到时间的流逝，从而对漫长的广告时间不至于太过绝望。其实，在我们的课堂上也可以用的，比如搞个限时答题环节。好了，不多说了，咱还是先看看在PowerPoint 2007中如何实现吧。看电视上的效果是有长的矩形