百灵鸟合同管理系统(PIMS).doc

百灵鸟合同管理系统百灵鸟合同管理系统 PIMS PIMS 操操 作作 手手 册册 成都百灵鸟软件成都百灵鸟软件 2005 2 28 目目 录录 2 1 概述概述 4 2 安装手册安装手册 4 2 1 安装客户端 4 2 2 附加数据库 4 2 3 配置访问数据库 6 3 启动界面启动界面 7 3 1 描述 7 3 1 界面 7 4 系统首页系统首页 7 4 1 描述 7 4 2 界面 1 7 4 3 界面 2 8 5 参数设置参数设置 9 5 1 合同大类设置 9 5 1 1 描述 9 5 1 2 操作 9 5 2 合同小类设置 11 5 2 1 描述 11 5 2 2 操作 11 5 3 模块名称管理 14 5 3 1 描述 14 5 4 权限名称管理 14 5 4 1 描述 14 5 5 角色管理 14 5 5 1 描述 14 5 5 2 操作 14 5 6 部门设置 17 5 6 1 描述 17 5 6 2 操作 17 5 7 用户管理 19 5 7 1 描述 19 5 7 2 操作 19 5 8 用户权限管理 21 5 8 1 描述 21 5 8 2 操作 21 6 合同信息管理合同信息管理 24 6 1 描述 24 6 2 操作 24 6 2 1 添加 24 3 6 2 2 删除 26 6 2 3 修改 27 6 2 4 查询 27 6 2 5 查看合同信息 28 7 合同结算计划合同结算计划 29 7 1 描述 29 7 2 操作 29 7 2 1 添加 30 7 2 2 删除 30 7 2 3 修改 30 8 合同结算明细合同结算明细 31 9 合同变更情况合同变更情况 32 10 合同执行情况合同执行情况 32 11 常用操作常用操作 33 11 1 隐藏左边操作栏 33 11 2 显示左边操作栏 34 12 软件注册软件注册 35 12 1 概述 35 13 意见反馈意见反馈 36 13 1 概述 36 14 联系方式联系方式 37 4 1 概述概述 百灵鸟合同管理系统 PIMS v1 0 主要是对合同要素 合同附件 合同付款计划 合同结 算明细 合同变更信息 合同执行情况等信息管理 区别与其他合同管理系统 他能将合同基本信息和合同文档附件 电子合同 扫描图片 一起管理 具有合同付款计划和合同到期提前提醒 能对合同分类 设置访问权限 支持模糊查询 能很好的支持多用户多权限的管理要求 能够灵活的设置用户 角色 岗位 权限 有灵活的权限设置管理功能 本软件有单机版和网络版本 单机版采用 acess 数据库适合于管理小型企业对合同管理 得需要 网络版本采用大型数据库 SQL Server2000 适合于管理大中型企业使用对管理相对复 杂 管理内容更对得企业需要 超级用户 sys 密码 sys 设置合同类型 设置用户 角色 权限管理 部门设置 管 理 员 xzb 密码 xzb 添加 删除 修改合同 普通人员 scb 密码 scb 查看合同 产品介绍网址 2 安装手册安装手册 2 1 安装客户端安装客户端 应用程序的安装 很方便 执行安装程序后 更具系统提示信息按默认选项 按 下 一步 依次完成 注意 在系统安装到最后的时候 要耐心等待系统更新完毕 最后的时候有点慢 不是死机现象 安装程序在进行后台的更新 请等待安装程序结束 2 2 附加数据库附加数据库 网络版本的安装过程与单机版本的安装过程一样 唯一的区别就是要安装 SQL 2000 的数据库与单机版本有区别 网络数据库的安装如下进行 在装有 SQL 2000 数据库的服务器上面打开 开始 程序 Microsoft SQL Server 企业管理器 如下图所示意 5 然后鼠标右键红圈处 如下图说示意 单击 附加数据库 菜单弹出数据库附加窗口如下图 圈红处 6 然后 单击圈红处按钮 选择附加数据库 如下图 在弹出的窗口中选中网络版本的数据库文件 pims data mdf 然后 确定 如下图 然后直接按确定 附加数据库到 SQL2000 结束 2 3 配置访问数据库配置访问数据库 系统默认情况下是单机访问 Acess 数据库方式 通过账号和密码进入系统以后 在下图圈红 处选择 数据库配置 7 出现数据库配置窗口 如果采用单机模式 请选择单机数据库 然后按 确定 按钮保存 在 数据库方式 选择 网络数据库 输入刚才附加数据库的服务器 ip 地址或服务器名称 输入正确 数据库名称 数据库用户 用户密码 按 确定按钮 配置结束 重起应 用程序后就可以进行网络版合同管理系统的应用了 其他客户端安装完成后只需要配置数据 库访问就可进行网络版本的文档应用 注意 请输入正确的数据库服务器配置信息 3 启动界面启动界面 3 1 描述描述 通过输入分配的账号和密码进行身份验证确定其操作员使用的权限 系统管理员初始用 户名 sys 密码 sys 通过系统管理员可以进行系统配置 3 1 界面界面 图 1 为系统登陆界面 8 图 1 4 系统首页系统首页 4 1 描述描述 根据系统管理员分配的操作权限 不同的操作用户登陆系统以后的操作界面有所不同 4 2 界面界面 1 根据系统管理员分配的操作权限 不同的操作用户登陆系统以后的操作界面有所不同 图 2 为系统管理员登陆后界面 图 2 4 3 界面界面 2 图 3 为财务部用户 cwb 登陆后的操作界面 9 图 3 通过上面 图 2 和 图 3 的对比 可以知道根据系统设置 不同操作角色具有不同 得操作权限 注意 系统初始设置 sys 为超级用户 管理人员不要对 sys 的操作权限做修改 5 参数设置参数设置 5 1 合同大类设置合同大类设置 5 1 1 描述描述 合同大类类型设置可以对合同管理系统的合同大类进行分类设置 然后还可以对合同大 类进行小类的设置实现多级分类方便合同管理 5 1 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 合同大类 如红 圈所示 显示如下窗口浏览目前系统的合同大类分类情况 可以对合同大类进行设置如 图 4 10 图 4 5 1 2 1 添加 在 图 4 的界面中双击 添加 按钮进行合同大类的添加 弹出如 图 5 所示意 图 5 通过输入合同大类 第三方合同 和备注 如按 保存 按钮 添加合同大类完成 5 1 2 2 删除 若要删除刚才添加的 第三方合同 合同大类 在 图 4 窗口鼠标选中 第三方合同 然后再工具栏按 删除 按钮 如 图 6 所示 根据提示操作完成 11 图 6 5 1 2 3 修改 若要将 第三方合同 修改为 合作合同 在 图 4 所处的状态选中 第三方合同 单击工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 图 7 在 图 9 的窗口中选中弹出窗口中将合同大类名称修改为 合作合同 类型 红圈所 示 然后按 保存 按钮操作完毕 如 图 8 12 图 8 5 2 合同小类设置合同小类设置 5 2 1 描述描述 合同小类类型设置可以对合同管理系统的合同类型进行分类设置 实现多级分类方便合 同管理 5 2 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 合同小类 如红 圈所示 显示如下窗口浏览目前系统的合同小类分类情况 可以对合同小类进行设置如 图 9 13 图 9 5 2 2 1 添加 在 图 9 的界面中双击 添加 按钮进行合同小类的添加 弹出如 图 10 所示意 图 10 通过输入合同小类 技术合作合同 jshz 选择 合作合同 按 保存 按钮 添加合同小类完成 5 2 2 2 删除 若要删除刚才添加的 技术合作合同 合同小类 在 图 9 窗口鼠标选中它 然后在 工具栏按 删除 按钮 如 图 11 所示 根据提示操作完成 14 图 11 5 2 2 3 修改 若要将 技术合作合同 修改为 商业合作合同 在 图 9 所处的状态选中它 单击 工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 在上图的窗口中选中弹出窗口中修改合同小类 红圈所示 然后按 保存 按钮操作完 毕 15 5 3 模块名称管理模块名称管理 5 3 1 描述描述 注意 此为系统开发人员扩展功能所使用 系统管理员切记不要使用 此功能只有超 级用户才可见 5 4 权限名称管理权限名称管理 5 4 1 描述描述 注意 此为系统开发人员扩展功能所使用 系统管理员切记不要修改使用 此功能只 有超级用户才可见 5 5 角色管理角色管理 5 5 1 描述描述 角色管理主要实现对文档系统按照企业员工按照工作岗位角色来进行权限设置 如可以 将系统分为系统管理员 一般资料查看人员 合同管理员等 还可以按照部门进行角色的定 义 便于进行跨部门合同的授权查阅 5 5 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 角色管理 如红 圈所示 显示如下窗口浏览系统当前的角色设置情况 可以对角色信息进行管理设置如 图 4 图 11 5 5 2 1 添加 在 图 13 的界面中双击 添加 按钮 红圈 1 所示 进行角色的添加弹出如 图 14 所 示意 16 图 12 在添加角色窗口中 角色名称中输入 财务部管理员 红圈 2 所示 使用单击鼠标左 键 Ctrl 键 红圈 3 所示 选中赋予的权限 按 红圈 4 所示 按钮将赋予角色权限 如 图 13 然后保存操作完毕 图 13 5 5 2 2 删除 若要删除角色 在 图 11 窗口鼠标选中要删除的角色 然后再工具栏按 删除 按钮 如 图 14 所示 根据提示操作完成 17 图 14 注意 如果要删除已经赋予用户的角色 那么需要先取消要删除角色的赋予角色 才能 对角色名称进行删除 5 5 2 3 修改 若要将 财务人员 角色修改为 财务经理 在 图 11 所处的状态选中 财务人员 单击工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 18 图 15 在 图 15 的窗口中选中弹出窗口选中左边的权限 或右边的权限 增加或减少权限功 能 然后按 保存 按钮操作完毕 5 6 部门设置部门设置 5 6 1 描述描述 部门设置主要实现对企业部门的添加 删除 管理便于放便用户管理 5 6 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 部门设置 如红 圈所示 显示如下窗口浏览系统当前的部门设置情况 可以对部门信息进行管理设置如 图 16 图 16 5 6 2 1 添加 在 图 16 的界面中双击 添加 按钮 红圈 1 所示 弹出如 图 17 所示意进行部门的 添加 19 图 17 在添加部门设置窗口中 输入部门信息和部门描述然后保存操作完毕 5 6 2 2 删除 若要删除部门 在 图 16 窗口鼠标选中要删除的部门 然后再工具栏按 删除 按钮 如 图 17 所示 根据提示操作完成 图 17 注意 如果要删除已经用户的部门 那么需要先删除部门下面的用户 才能对部门名称 进行删除 20 5 6 2 3 修改 若要将 财务部 修改为 财务核算部门 在 图 16 所处的状态选中 财务部 单 击工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 图 18 在 图 18 弹出窗口中修改部门信息 然后按 保存 按钮操作完毕 5 7 用户管理用户管理 5 7 1 描述描述 用户管理主要实现对企业用户的添加 删除 管理便于赋予用户账号和密码 5 7 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 用户管理 如红 圈所示 显示如下窗口浏览系统当前的用户信息 可以对用户信息进行管理设置如 图 19 21 图 19 5 7 2 1 添加 在 图 19 的界面中双击 添加 按钮 红圈 1 所示 弹出如 图 20 所示意进行用户信 息的添加 图 20 在添加用户管理设置窗口中 输入姓名 账号和密码并选择用户所在部门 然后保存操 作完毕 5 7 2 2 删除 若要删除部门 在 图 19 窗口鼠标选中要删除的用户 然后再工具栏按 删除 按钮 如 图 21 所示 根据提示操作完成 22 图 21 注意 如果要删除已经赋予权限的用户 那么需要先将用户的权限信息删除 才能对用 户名称进行删除 5 7 2 3 修改 若要将 scb 修改为 市场部员工 在 图 19 所处的状态选中 scb 单击工具栏 上面的 修改 按钮出现下图所示 图 22 在 图 22 弹出窗口的中修改用户信息 然后按 保存 按钮操作完毕 23 5 8 用户权限管理用户权限管理 5 8 1 描述描述 用户权限管理主要实现对企业用户进行角色权限的分配便于赋予用户操作权限 5 8 2 操作操作 以系统管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 参数设置 下面的 用户权限 如红 圈所示 显示如下窗口浏览系统当前的用户权限信息 可以对用户权限信息进行管理设置 如 图 23 图 23 5 8 2 1 添加 在 图 23 的界面中双击 添加 按钮弹出如 图 24 所示意进行用户权限信息的添 加 图 24 在添加用户权限设置窗口中 输入选择账号设置操作角色 然后保存操作完毕 24 注意 一个用户可以设置有多个角色 5 8 2 2 删除 若要删除用户权限 在 图 23 窗口鼠标选中要删除的用户权限 然后再工具栏按 删 除 按钮 如 图 25 所示 根据提示操作完成 图 25 5 8 2 3 修改 若要将账号 scb 的操作角色修改为 管理员 在 图 23 所处的状态选中 scb 账号单击工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 图 26 在 图 26 弹出窗口的中选中 管理员 红圈 2 所示 然后按 保存 按钮操作完毕 25 6 合同信息管理合同信息管理 6 1 描述描述 合同信息管理主要对记录合同的要素信息和附件信息 并能对合同要素信息进行查询 支持模糊查询 支持添加多个附件 附件可以是 word 文档 excel 文档 jpg 图片 ppt 文件 等 同时对对应合同的合同付款计划 合同结算明细 合同变更信息 合同执行情况进行管 理 6 2 操作操作 以管理员 sys 登陆以后 双击左边菜单栏目 合同大类 下面的 合同小类 如红圈 所示 显示如下窗口浏览系统当前的登记的 销售合同 合同信息 可以对销售合同信息 进行管理如 图 27 图 27 6 2 1 添加添加 在 图 27 的界面中双击 添加 按钮弹出如 图 28 所示意进行销售合同要素信息 的添加 26 图 28 在添加合同要素信息窗口中 输入选择合同基本信息后 单击添加文档附件 红圈 2 所 示 弹出窗口 选中所需要文件 然后打开 如下图所示 图 29 27 图 30 添加附件以后 然后保存操作完毕 注意 在 图 29 重复操作 红圈 1 可以添加多个附件 6 2 2 删除删除 若要删除文档信息 在下图窗口鼠标选中要删除的文档信息 然后再工具栏按 删除 按钮 如 图 31 所示 根据提示操作完成 28 图 31 6 2 3 修改修改 若要将合同要素信息进行修改 在下图选中所要修改的合同要素信息 单击工具栏上面 的 修改 按钮出现下图所示 图 32 在 图 32 弹出窗口的中修改合同要素信息 然后按 保存 按钮操作完毕 若要添加 或删除合同附件分别操作按钮 红圈 2 所示 和 红圈 3 示意 进行合同附件的添加删除操 作 然后再保存 6 2 4 查询查询 若要对合同要素信息进行查询 如下图所示意 在选择查询方式 红圈 1 所示 输入 查询内容 红圈 2 所示 然后单击工具栏上面的 查询 按钮进行查询 29 图 33 注意 查询支持模糊查询 6 2 5 查看合同信息查看合同信息 若要查看合同要素信息 请在如下图选中要合同信息双击 弹出如下窗口 图 34 查看文档附件 若要查看此文档的附件信息 请在红圈 1 处双击 word 就会打开此文件如下图所示意 30 图 35 7 合同结算计划合同结算计划 7 1 描述描述 主要实现记录对应合同结算计划比例情况便于财务部门预约准备合同收付金额 7 2 操作操作 以管理员 sys 登陆以后 进行合同信息管理窗口 在窗口的上方选择相应的合同信息 如下图所示意 可以对销售合同信息进行合同结算计划管理 31 7 2 1 添加添加 在 7 2 的界面中双击 添加 按钮弹出如下图所示意 进行销售合同结算计划的添加 添加完相应的结算计划和结算比例等信息后 然后保存操作完毕 7 2 2 删除删除 若要删除输入错误的结算计划信息 在下图窗口鼠标选中要删除的文档信息 然后再工 具栏按 删除 按钮 如图所示 根据提示操作完成 7 2 3 修改修改 若要将结算计划信息进行修改 在下图选中所要修改的信息 单击工具栏上面的 修改 按钮出现下图所示 32 在图中弹出窗口的中修改信息 然后按 保存 按钮操作完毕 8 合同结算明细合同结算明细 选择 合同结算明细 操作方式同 合同结算计划 如图所示意 33 9 合同变更情况合同变更情况 选择 合同变更情况 操作方式同 合同结算计划 如图所示意 10 合同执行情况合同执行情况 选择 合同执行情况 操作方式同 合同结算计划 如图所示意 34 11 常用操作常用操作 11 1