行政管理基本工作流程.ppt

行政管理基础工作 总经理办公室二OO五年六月 目录 会议组织 行政接待车辆管理 CIS系统 行政管理的基本要求 把握正确方向关注工作细节脑灵眼活脚勤手快 会议组织 加强会议组织工作目的能使工作忙而不乱与会人员心情愉悦会议效果充分显现 目录 第一章会前准备工作第二章会中工作安排第三章会议善后工作 会前准备工作是会议程序的基本阶段 也是最重要的阶段 制定会议计划 确定会议名称 时间 地点 议程 出席人员名单 经费 会议召开的报批发会议通知 确认参会人员收到通知 第一章会前准备工作 召开会议布置会务组的任务 分文字材料准备和行政后勤准备两部分 预编制与会人员通讯录会 准备会议文件和材料有领导审批发放范围和发放方式 并留有份数余地会议材料一般包括领导讲话和工作报告 新闻通稿 议题内容 日程表和编组名单 第一章会前准备工作 选择和布置会场 周密细致 结合人数和内容 大小适中 地点适合 实施齐备 照明 通风 卫生 布置回字形 课桌形或其他形式 注意主席台的布置和人数 席卡的安排 第一章会前准备工作 选择和布置会场 周密细致 各种修饰性的会标 标语 口号 祝贺词 绿色盆景 花卉 旗帜等音响 音乐 扩音 录音 茶饮料 茶点 服务 电话 会议须知 导示牌 告示牌 签到台会场布置形式要领导同意 布置后要领导查看验收 第一章会前准备工作 排列座位最高领导居中 其次分列两侧 左上右下 考虑主持人的位置和发言者的话筒摆放其他人员按照汉字顺序 地理位置或部门 第一章会前准备工作 行政后勤用车安排 接机和接站 领导接待后勤服务 住宿 车机票预订用餐安排 地点 标准 数量 酒水 形式 席卡 桌号会议茶水和点心安排摄影录象录音安排 第一章会前准备工作 新闻发布的准备起草新闻发布稿或新闻通稿由有关领导审定在会前 会中或会后适当时候发布 第一章会前准备工作 会前全面检查和梳理重点是资料 会场布置 席卡摆放 会议设施 安全保卫 消防设施 第一章会前准备工作 签到 修订通讯录 热情接待会议代表传接重要电话批件协助领导掌握情况协助领导控制进程 第二章会中工作安排 把握 安排会议记录 编写会议简报控制会场音响效果和空调温度会中休息播放音乐补充茶水 第二章会中工作安排 把握 送别会议代表 安排领导 车辆 礼品 处理遗忘物品 暂寄存 邮寄 委托转交 交接设施和物品 清点 归还 储存 第三章会议善后工作 忌懈怠 打印会议纪要或记录邮寄感谢信件邮寄通讯录 纪要邮寄代表照片费用的结算 报销总结会议的得失 第三章会议善后工作 接待流程和注意事项 加强接待和社交礼仪目的提升公司形象和品位增强对方对公司信任获得更多的商业机会 目录 第一章接待远方来宾注意事项第二章日常接待注意事项第三章引领来客注意事项第四章宴请来宾注意事项第五章送行和道别注意事项第六章电话礼仪和处理技巧 第一章接待远方来宾注意事项 掌握客人来访计划 通知接待人员准备交通 住宿 餐饮 客人付费标准征得其同意 接站 接机牌 班次 时间 人数 联系号码 送达地点 办公室联系人员 接到客人 不熟悉的有必要确认见面时的欢迎问候视级别不同 代理接待说明理由 表示歉意 第一章接待远方来宾注意事项 客人的行李的妥善安排 帮助提取招呼客人上车 介绍活动初步安排帮助办理客房登记 告知房间设施提醒用餐或会晤时间及地点重要客人配备鲜花和水果 名片 尽快离开房间 客人整理行李 梳洗 第二章日常公司接待注意事项 招呼来客人熟悉正式称呼不熟悉问清单位 称谓双手按序 接 发名片名片特殊字或外文询问对方未预约领导来客的接待 判断是否通报 第二章日常公司接待注意事项 谢绝会晤 领导外出 说明理由 歉意重要来客等候时照料 避免冷场 急噪 第三章宴请接待注意事项 宴会酒店和包厢的确认宴会菜肴标准确定考虑外宾 回民等民族禁忌宴会用烟酒恰当来宾人员多可以分层次安排上菜进度和顺序的控制 第三章宴请接待注意事项 重要宴会应该编桌序 以主桌右高左低座位顺序 东道主右主宾 左第二主宾重要宴会摆放席卡 席牌 菜单西餐左叉右刀 叉尖刀口顺下叉刀人字未用完 并拢用完 第三章宴请接待注意事项 喝汤不能有声音西方很少包厢 用餐忌大声喧哗用餐前可挂衣 餐中忌脱衣 松领带陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方 第四章道别注意事项 了解客人离别航班或车次 安排送别时间 地点和车辆 需要代购车船或机票 尽量满足 不能代办提前说明理由 避免客人延误工作安排 提前了解客人离别风俗习惯 做到热情大方 安排好送别车辆和人员层次 道别人多要安排好秩序 等客人车船离开时才转身离开 大型接待活动安排 事前联络确认报批制定接待方案报批方案布置内外沟通方案实施和补充资料归档和总结 五个工作环节 大型接待活动安排 确定来访单位了解来访目的熟悉来访行程来访职务人数来访准确时间了解来访单位和人员资料单位领导批准或集团批准 事前联络确认报批 大型接待活动安排 明确接待规模 来函意见和公司工作 明确接待领导 对待原则和发展趋势 明确接待地点 有利于展示公司形象 明确接待时间 尊重客人 制定方案报领导审批 多联系多请示制定方案 大型接待活动安排 查询来访单位及人员资料通过业务部门了解通过公开资料了解通过相关渠道了解准备汇报和交流材料资料的特点和针对性要强 了解和准备材料充实方案 大型接待活动安排 与来访单位进行沟通落实联系人和联系电话与参与接待人员沟通参与接待主要领导参与接待行政人员参与接待司乘人员 内外沟通完善方案 大型接待活动安排 方案实施和补充外宾注意特殊风俗习惯外宾准备翻译人员 大型接待活动安排 方案实施和补充首长来访呈报接待名单确定主要介绍人和内容确定照应相关陪同人员现场还要准备扩音设备准备签字台和签字文具拟定合影的最佳地点 大型接待活动安排 方案实施和补充 领导座谈 介绍 参观 宴请 抢拍领导访问环节镜头 大型接待活动安排 总结和资料归档 参与接待人员总结 重要人员和事件形成报道 文字资料归档 音像资料归档 驾驶人员管理车辆日常管理 车辆管理 驾驶人员的管理 领导身边的人德育高于技能保密安全意识费用管理监控劳动纪律表率服务职能延伸 驾驶班组管理 班长能力素质班组环境卫生班组日志记录班组日常考勤班组安全学习班组车辆档案 车辆的管理 公务小车交通大客领导专车客货两用 车辆的管理 小车车库管理大客停车场所交通大客路线交通大客班次 车辆维修管理 日常维护 减少故障发生故障判断 班组共同判断市场询价 三家以上竞价维修申请 履行报批程序厂家维修 书面联系维修 市场询价 多家竞争 车辆维修管理 现场监督 监督修理环节验收确认 责任人和班组长验收确认费用报销 汇款支付 维修清单 增值税发票 更换的损坏零配件带回公司 供应处理轮胎更换 记录 公里数 旧胎供应处理 市场询价 多家竞争 内加油 定点加油 按月结算 市区 外加油 乘车人确认油耗统计 根据当月码表和额定油耗考核 车辆油耗管理 定点供应 额定油耗 保险到期必须及时续保有险即报 保护现场 向公安交警和保险部门同时报案及时索赔减少损失 出险通知书 损失清单 修理估价书 代堪报告 损失照片 修理估价协议书 车辆保险管理 及时续保有险即报 详细填报 根据日志单详细填报费用明细单和张贴发票报销审核 秘书初审主任复审签字把关 严格对照 车辆费用管理 明确时点 单独填报 驾驶员手册 用车管理制度岗位职责要求年功工资制度车辆管理要求日常行为规范公司常用电话基本英语会话公司基本知识 CIS系统 推广CIS系统 维护和提升企业形象是员工的责任标志 标准字 标准色是企业识别系统的基本要素标志用在招牌 看板 建筑外观 标识牌等大型应用设计项目 海螺集团标志是由标准英文CONCH 海螺 变形而来 粗壮的黑体字构现出海螺集团的实力特征 严谨 扎实 稳重 中心字母N做相应的变形 突出中心的红色平行四边形 表现海螺集团内部过人的生命力 红色的平行四边形上下突出整个黑体字母的框架 表现海螺集团寻求突破 上下求索 为人类开拓和创造新空间的企业理念 标志释义 海螺企业标准色 红色 M 100Y 100 黑色 B 100 象征企业热诚服务 亲切和睦的态度具有色彩明快 对比强烈醒目效果 CIS组合 标志 标准色和标准字的组合 三标组合 公司名称和标志的组合 名标组合 企业辅助图形的组合 主辅组合 中英文专用印刷体 宋体 黑体 贺头体 罗马体 此形象 彩色和黑白体 以活泼可爱的卡通人物 表述海螺集团的亲善 友好 健康 向上的内涵 吉祥物 企业形象要素之一 海螺CIS应用设计系统 九类 办公用品类 信纸 信封 名片 传真 便条 介绍信 工作手册 电话记录 文件夹 文件袋 事物用品类 工作证 通行证徽章 公司旗帜 桌旗 公文包 表彰证书 内部环境类 大堂接待 办公室 会议室 餐厅 入口指示 导示牌 海螺CIS应用设计系统 九类 外部环境指示类 大厦形象 大厦招牌 顶层招牌 厂区布置图 标语 海报 公关宣传类 领带 打火机 钢笔 广告伞 礼品衫 礼品袋 POP挂旗 贺卡 请柬 鸣谢卡