Word 样式管理.doc

Word 样式管理在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行 相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能， 不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持 一致。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的 文档。样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标 题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应 用于某个段落，或者段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便 具有这种样式定义的格式。如果用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修 改该样式即可。例如，标题2 样式最初为“四号、宋体、两端对齐、 加粗”，如果用户希望标题2 样式为“三号、隶书、居中、常规”， 此时不必重新定义标题2 的每一个实例，只需改变标题2 样式的属 性就可以了。使用样式可以使文档的格式更容易统一。使用样式还可以构筑大纲，使文档更有条理，编辑和修改更简单。使用样式还可以用来生成目录。1.1 字符样式和段落样式字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符 的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中 选定的字符。如果需要突出段落中的部分字符，可以定义和使用字 符样式。段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包 括字体、制表位、边框、段落格式等。一旦用户创建了某种段落样 式，就可以选定一个段落或多个段落并使用该样式。单击【格式】工具栏中的【样式】列表框右边的箭头，就会出现 样式列表，如图2-1 所示。从【样式】下拉列表中可以明显地区分出字符样式和段落样式。 字符样式用一个加粗、带下划线的字母【a】表示；段落样式用段落 标记符号【】来表示。正文样式是最常用的标准样式，它控制文档的默认字体、字号、 行距、对齐方式和其他文本格式。当用户开始输入新文档时，Word2000 将通过应用默认的“正文”样式设定文字格式。1.2 内置样式和自定义样式Word 2000 本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些 样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定 义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但 是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。创建文档时，如果没有使用指定模板，Word 将使用默认的Normal 模板。这样创建的文档的【格式】工具栏的【样式】列表框中只有 四种段落样式：【标题1】、【标题2】、【标题3】、【正文】，以及一个字符样式【默认段落字体】。如果要在【样式】列表框中 显示全部的样式，先按住Shift 键，再单击【样式】列表框右边的 向下箭头。 2.使用word样式格式化文档 使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，并且还能让用户 不需重新设定文本格式就可快速更新一个文档的设计。2.1 字符样式的使用 如果要应用字符样式，可按如下步骤进行：（1）选定要应用字符样式的文本。将光标置于要应用字符样式 的文本的前面，按住鼠标右键，拖动到要应用字符样式的文本的末 尾，放开鼠标右键。（2）单击【格式】工具栏上的【样式】框旁的向下箭头，出现 下拉的【样式】列表框，如图2-1 所示。（3）选择想应用的字符样式名，即可给选定的文本应用字符样 式。 2.2 段落样式的使用 应用段落样式的方法很多。可以从【格式】工具栏的【样式】下 拉列表框，也可以使用快捷键或者使用【格式】菜单上的【样式】 命令。2.2.1 使用【格式】工具栏应用样式（1）选定要应用段落样式的一个或多个段落。如果仅应用于一 个段落，可将插入点放在选定段落的任何位置。（2）单击【格式】工具栏上的【样式】框旁的向下箭头，打开 【样式】下拉列表。（3）从【样式】列表框中选择想应用的段落样式。 如果要应用的样式在【样式】列表框没有，先按住Shift 键，再 单击【样式】列表框右边的向下箭头，就可显示所有样式。2.2.2 使用快捷键应用样式 如果用户经常使用某个样式，可以为其定义快捷键，以提高效率。 快捷键的定义方法前面已经讲过。 用快捷键应用样式时，先选定要应用段落样式的一个或多个段落，如果仅应用于一个段落，可将插入点放在选定段落的任何位置，再按所定义的快捷键就行了。 下面给出几个Word 2000 内置的常用样式快捷键。+S 选中【格式】工具栏上的【样式】框内的当前样式；+N 选中正文；+1 选中标题1；+2 选中标题2；+3 选中标题3。2.2.3 使用【样式】对话框应用样式 使用样式对话框应用样式，可按如下步骤进行：（1）选定要应用段落样式的一个或多个段落。（2）从【格式】菜单中选择【样式】命令，出现【样式】对话 框，如图2-2 所示。（3）在【样式】列表框中选择想应用的段落样式。如果要应用的样式在【样式】列表框中没有，则从【列表】选择框中选择【所 有样式】选项。【样式】列表框中就会显示所有样式，然后选择所 需样式。（4）单击【应用】按钮。3.创建word自定义样式 用户可以创建自己喜欢的样式来提高工作效率。例如写文章时经 常有一些词要重点强调，这时要将这些字设为黑体、加粗、加着重 号。就可为该格式创建一个字符样式。每当遇到这些词时，只要选 定这些词，然后应用自定义的样式即可。如果又要把字体加大，只 需修改所用样式就行了。 3.1 创建字符样式 创建字符样式的方法是：（1）选择【格式】菜单中的【样式】命令，出现【样式】对话 框。（2）单击【新建】按钮，出现【新建样式】对话框。（3）在【名称】文本框内键入新建样式的名字。（4）单击【样式类型】列表框，有【段落】和【字符】两个选项，分别用来定义段落样式和字符样式，此时选择【字符】选项。（5）在【基准样式】列表框中选择一种样式作为基准。默认情 况下，显示的是【默认段落字体】样式。如果要创建的样式同某个 已有的样式比较接近，可以选择该样式作为基准，这样只需改变不 同的部分，减少工作量。（6）单击【格式】按钮，出现一个菜单。（7）选择菜单上的命令，将出现一个相应的对话框，可进行格 式设置。如选择【字体】命令，出现【字体】对话框，如图2-5 所 示。【预览】区和【预览】区下的说明可看到所设置字体的效果。（8）单击【确定】按钮，返回到【样式】对话框。（9）单击【关闭】按钮，返回到文档中。3.2 创建段落样式创建段落样式可以基于已排版的文本，也可以使用【样式】对话框。3.2.1 基于已排版的文本创建段落样式如果有一段文本已经进行了排版，并且下面的许多段落要用到该 段落的格式，这时可以利用该段落创建一个段落样式，再应用到需 要的段落就可以了。利用已排版的文本创建段落样式的方法如下：（1）选择已经排版的文本，所选的文本应已经按照要求进行了格式设置。（2）单击【格式】工具栏的【样式】框。（3）在【样式】框中键入要新建的样式的名字。（4）按下回车键，就可看到刚创建的样式已经添加到【样式】列表框中。3.2.2 使用【样式】对话框创建段落样式使用【样式】对话框创建段落样式的方法如下：（1）选择【格式】菜单中的【样式】命令，出现【样式】对话框。（2）单击【新建】按钮，出现【新建样式】对话框。（3）在【样式名称】文本框内键入新建样式的名字。（4）单击【样式类型】列表框，选择【段落】选项。（5）在【基准样式】列表框中选择一种样式作为基准。默认情 况下，显示的是正文样式。（6）为所创建的样式指定后续段落样式。后续段落样式指应用 该样式的段落菜单下一段的默认段落样式。通常情况下都选正文样 式。这时可在【后续段落样式】列表框选择要指定给后续段落的样 式。（7）单击【格式】按钮，出现一个菜单。选择菜单上的相应命 令来为样式定义格式。（8）如果要将自定义的样式添加到创建该文档的模板中，使基 于同一个模板创建的文档都可以使用该样式，选中【添至模板】复 选框。否则，新样式仅存在于当前的文档中。（9）单击【确定】按钮，返回到【样式】对话框。（10）单击【关闭】按钮，返回到文档中。 4.修改word样式 应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。修 改样式有两种方法，一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该 文本修改样式，另一种是直接利用【样式】对话框修改样式。4.1 利用更改的文本修改样式可按如下步骤进行：（1）选定应用该样式的文本。此时，该样式的名称显示在【格 式】工具栏的【样式】列表框中。（2）按照通常的方法对文本进行排版。例如，通过【格式】菜 单中的【字体】、【段落】等命令。（3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框，Word 2000 将反 白显示该样式的名称，按回车键进行确认。此时将出现【更改样式】 对话框，询问是否重新定义样式。（4）选择【更新样式，以反映最近所做修改】选项。如果选择 【将样式的格式重新应用于所选内容】选项，将取消对样式的修改。 如果选择了【从现在开始自动更新样式】复选框时，以后将不显示 【更改样式】对话框，当修改了该样式的格式时，所有应用此样式 的文本将会自动更新。（5）单击【确定】按钮。原来应用该样式的文本就更新为新定 义的格式。4.2 利用【样式】对话框修改样式如果想使用【样式】对话框修改样式，可按如下步骤进行：（1）选择【格式】菜单中的【样式】命令，出现样式【对话框】。（2）在【样式类型】列表框中，选定要修改的样式所属的类型。 有【正在使用的样式】、【所有样式】、【用户自定义样式】三种。（3）从【样式】列表框选择要更改的样式名。此时，在说明区 中，显示有关该样式的格式说明。（4）单击【更改】按钮，出现【更改样式】对话框。（5）如果是自定义的样式，可以更改样式名。只要在【名称】文本框内键入新的样式名即可。如果是Word 2000 的内置样式，则 已有样式名不能被去掉，只能在已有样式名后加备注。（6）如果要更改基准样式，可在【基准样式】列表框中选择另 一种样式作为基准。（7）如果要更新该样式的指定后续段落样式，可在【后续段落 样式】列表框中选择要指定给后续段落的样式。（8）单击【格式】按钮，出现一个菜单。选择菜单上的相应命 令可以为样式重新定义相应的格式。（9）如果要将所进行的修改添加到创建该文档的模板中，选中 【添至模板】复选框。否则，所进行的修改只对当前文档有效。（10）如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格 式应用于设置的此样式的任何段落，都自动重新定义该样式。同时 Word 2000 将自动更新当前文档中应用了此样式的所有段落。（11）单击【确定】按钮，返回到【样式】对话框。（12）单击【关闭】按钮，返回到文档中。 5. word样式管理 Word 2000 提供了一个管理器，可以用来管理样式。利用它可以 将样式从一个文档或模板复制到另一个中，不需要再次创建或修改 同一个样式。还可以重命名样式，或者将文档、模板中无用的样式 删除。使用方法如下：（1）单击【格式】菜单中的【样式】菜单项，打开【样式】对 话框。 （2）单击【管理器】按钮，出现【管理器】对话框。然后选择 【样式】选项卡。（3）在两个列表之一中选择要复制的样式，然后单击【复制】 按钮。（4）在左边列表上显示活动文档或其选用模板里所用的样式， 在右边列表上显示“通用”文档模板里的样式。如果两个列表中都 没有要复制的样式，可单击【关闭文件】按钮，然后选定所需的模 板或文档，再单击【打开文件】按钮。（5）如果想重命名某个样式，先选择该样式，然后单击【重命令】按钮，出现重命名对话框。在重命名对话框中键入新样式名。 单击【确定】按钮，返回到【管理器】对 话框。（6）如果想删除某个样式，先选择该样式，然后单击【删除】 按钮。（7）单击【关闭】按钮。 6. word样式使用技巧使用样式的过程中，可能会碰到一些问题，下面列出一些常用问题的解决方法。（1）应用相同样式的段落看起来不相似。原因可能是某些段落 使用 Word 的格式命令人工设置格式。取消人工格式的方法是：首 先连同段落标记一起选定段落，然后按下Ctrl+Shift+Z 组合键取 消字符格式，按下 Ctrl+Q 组合键取消段落格式。（2）使用段落样式或字符样式应用的格式可能改变文本的现存 字符格式。例如，当对包含加粗文字的段落应用包含加粗格式的样 式时，原来加粗的字符反而变成不加粗。此时应先应用段落样式， 然后应用字符格式，就不会出现此问题。（3）样式发生意外变化。检查是否打开此样式的自动更新功能。如果选用自动更新功 能，则对样式进行修改时，该样式将自动更新，以使文档中 的应用此样式的文本前后一致。关闭此功能的方法是：首先 单击【格式】菜单中的【样式】命令并选择【样式】框中的 样式，然后单击【更改】按钮。如果已经选中【自动更新】 复选框，清除该复选框。某些样式可能是基于另一个样式建立的，对所基于的样式的 改动将会影响该样式。例如，【页眉】样式是基于【正文】 样式的，如果将【正文】样式中的中文字体改为黑体，则【页 眉】样式的字体也变为黑体。如果打开的文档所基于的模板被改动，则打开文档时，样式 有可能根据模板中新的定义进行更新。如果打开文档时，不 希望此文档中基于某个特定模板的样式进行更新，则进行如 下操作：首先单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令， 然后清除【自动更新文档样式】复选框。包含样式定义的模板丢失（如文档被复制到另一台计算机上 编辑）或者损坏（如被删除）时，当前文档将使用 Normal 模 板中的样式定义。7.删除word样