19组织签字仪式.ppt

秘书实务 国家精品课程 课程负责人 禹明华 课程主讲人 周妮 刘婕 项目五有效组织商务活动 模块二秘书办事模块 知识目标 1 掌握签字仪式场所的布置 2 掌握签字仪式文本的制作要求 3 掌握签字仪式中的注意事项 能力目标 能够组织签字仪式 教学重点 能够组织签字仪式 任务二组织签字仪式 任务导入 天地公司与春天集团会谈成功后 达成了关于合作开发动漫软件的意向书 秘书高山需安排与对方的签字仪式 假设你是高山 应该怎么做呢 任务分析 会谈中产生的正式文件一般都要举行签字仪式正式签署 签字仪式表明会谈各方对文件约束力的正式认可 体现各方对会谈结果的重视 签字仪式还具有见证和宣传作用 国内会谈文件的签字仪式不拘形式 涉外签字仪式则有比较严格的要求 主要事务工作如下 签字仪式首先必须准备好签字文本 确定主签人与参加人员 商定助签人 布置好现场并准备相应物品 签字仪式开始时应先安排双方入席 由助签人为主签人翻开文本 指明签字处 并用吸墨器吸干 在各自保存的文本上签字完毕后 由助签人互相传递文本 再由主签人再在对方保存的文本上逐一签字 签字完毕后 双方主签人起立 交换文本 相互握手致意 最后举杯庆贺 任务分析 一 文本的准备双方所签文本通过谈判定稿 如果是涉外谈判 还要准备中文和外文两种文本 文本必须经过严格的校对 然后印刷 装订 盖印 文本分正本和副本 正本用于签字后双方保存 制作两本 副本的数量则根据实际需要数量确定 签字仪式的准备 二 确定主签人员与参加人员主签人可以是双方参加谈判的主谈人 也可以是更高级别的领导人作为主签人以示重视 主签人的身份应当大致相等 并具有法定的全权代表资格 其他参加人员一般为参加谈判的人员 但主方如果为了表示对谈判结果的重视 也可由地位较高的领导人参加签字仪式 以示鉴证 中华人民共和国外交部部长助理周文重 前右 与瑙鲁共和国总统勒内 哈里斯 前左 在香港分别代表各自政府在中 瑙两国建立外交关系的联合公报上签字 决定两国自2002年7月21日起相互承认并建立大使级外交关系 三 商定助签人助签人主要负责帮助主签人在签字时翻开文本 指明需要签字之处 在涉外签字仪式中的文本由中外文印成 各方签字的位置不同 一旦签错 就会导致签字仪式的失败 因此助签人必须是参加了谈判的全过程及文本的整理 起草 制作等工作的人 熟悉业务 认真仔细 忠实可靠 四 现场布置和物品的准备签字桌如双边签字 一般设长方桌 桌后放两把椅子 为双方签字人员的座位 如三方签字 则加长桌子 增加座位 多方签字可将桌子摆成圆形 客方座位应在主方的右边 美国Apriso公司与东软集团战略合作协议签约仪式 中国驻毛里塔尼亚大使馆举行向毛塔政府捐赠大使馆旧址仪式 2 国旗涉外签字仪式要挂双方国旗 国旗可按照主左客右交叉插在签字桌中央的旗架上 也可以分别插于两边或并挂在墙上 多方签字时 则插在各方座位签的桌上 3 文具准备好签字用的钢笔 墨水和吸墨器 4 文本各自保存的文本置于各方座位前的桌子上 5 助签人和参加人员位置助签人应站在各自主签人的身后外侧 其他参加人员按主左客右和身份高低分两边站立于后面 也可排座位就坐于签字桌的前面或两侧 人数较多时 可分作若干排 中国驻埃塞俄比亚大使顾小杰与埃塞文化旅游部长穆罕默德 迪里尔分别代表两国政府在亚的斯亚贝巴签署 中华人民共和国政府和埃塞俄比亚联邦民主共和国政府文化合作协定二 一 年至二 一三年执行计划 签字仪式程序 1 双方按预定位置入席2 助签人为助签人翻开文本 指明签字处并用吸墨器吸干 如所签文本较多 应逐一签字 不能遗漏 3 在各自保存的文本上签字完毕后 由助签人互相传递文本 由主签人再在对方保存的文本上主意签字 4 签字完毕后 双方主签人起立 交换文本 相互握手致意 5 举杯庆贺 上海联通总经理蔡全根 前左 与新华社上海分社社长慎海雄 前右 代表合作双方交换签约文本 博鳌亚洲论坛2007年年会新闻发布会暨主赞助商签约仪式在北京中国大饭店举行 博鳌亚洲论坛秘书长龙永图先生与主要赞助商签署了赞助协议并对07年年会进行了介绍 图为龙永图与赞助商举杯共庆签约 任务回顾 天地公司与春天集团会谈成功后 达成了关于合作开发动漫软件的意向书 秘书高山需安排与对方的签字仪式 假设你是高山 应该怎么做呢 任务实施 1 签字前的准备2 签字仪式时应注意事项 一 签字前的准备 1 准备签约文本秘书高山应根据谈判结果准备好签约文本 正本两本 副本若干 文本的内容应该是在双方充分讨论 平等协商 达成共识的情况下形成 表达应清晰 周密 2 确定主签人员与参与人员秘书高山可由对方主签人为伍总从而确定我方主签人员为我公司经理张伟 参与人员可与参加会谈的人员一致 也可邀请更高级领导参加 3 商定助签人助签人可商定为秘书高山 因为文本的起草及制作高山最为清楚 而且全程参与了文本的商讨和签订 4 现场布置和物品准备现场应布置长方签字桌 铺好深绿色的台呢 桌后放好两把椅子 客方座位安排在主方的右边 将准备好的两本签字的正本放在各方座位前的桌子上 签字笔横放在文本的下方 吸墨器放在文本的外侧 可准备香槟酒 二 签字仪式时应注意事项 1 安排助签人和参加人员的位置助签人即秘书高山站在张伟身后外侧 对方助签人站在伍总身后外侧 其他参加人员按照主左客右和身份高低分两边站立于后面 2 安排双方主签人按预定位置入席3 助签人高山为张伟翻开文本 指明签名之处 并用吸墨器吸干 4 在各自保存的文本上签字完毕后 助签人高山与对方助签人互换文本 再由主签人在对方保存的文本上逐一签字 5 签字完毕 张伟和伍总起立 交换文本 相互握手致意 6 举杯庆贺 案例分析 黑德公司与金鱼实业达成了合作协议 黑德公司总经理刘总要求秘书小文安排一下签字仪式 到了签字仪式那天 小文将签字文本随意摆放在了桌子上 然后安排大家随意入座 会场闹哄哄 等到领导入席签字时才发现没有签字笔 小文就将自己随身携带的圆珠笔递给了领导 又给对方领导随便找了一支中性