word中的批注与修订.doc

在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。启动修订功能点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；未启动【修订】功能；如图:启动【修订】功能；如图:【审阅】工具栏如图: 【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；明明白白看清修订修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图2： 小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；例如：使用【批注框】的效果；如图3: 例如：不使用【批注框】的效果，如图4： 修订人的信息藏在“用户信息”里修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个人的信息，如图5，将来这些信息就会显示在审批的文件中； 通过显示状态查看结果公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以先查看一下文稿的修订情况。点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标注的修改后公文全貌，如图5；点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如图6 接受或拒绝经过对公文修订信息的查看，我们对如何取舍修订意见已经心中有数，现在进行文稿的整合工作。点击工具栏【审阅】上按钮【后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【接收所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式；如图7：点击工具栏【审阅】上后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【拒绝所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式；如图8：Word中如何使用修订或审阅功能？一、如何取消审阅或修订功能？为什么要先写如何取消呢？因为有时，不想保留文档修改的痕迹，同时在“修订”状态下，字体颜色、下划线、删除线等的显示显得页面很乱，显得就很烦人，不利于进行文档编辑，那么如何取消“修订”功能呢？一种方法是通过菜单，点击“工具”“修订”，在修订与取消修订进行切换。如下图：二种方法是直接双击状态栏的“修订”即可，“修订”变灰色就是取消修订，反之，就是进入修订功能。如下图：双击上图红圈处，进入“修订”状态。双击上图红圈处，关闭“修订”状态。二、如何充分利用“修订”功能呢？word 的“修订”这一工具，在修改电子文档中就非常实用：利用“修订”功能，审阅者可以在word中对文档进行批改，而保留文档原貌；作者收到修改好的文档后，对所作过的修改一目了然，而且可以选择性地接受修改。应该说这比传统的纸质批改作业更胜一筹，而这一切都只需在网络中利用word的“修改”功能进行。word 的“修订”工具能使审阅者对文档所作的修改以不同的格式显示出来，如添加的内容显示带有下划线，字体颜色不同，删除的内容则中间有一删除线，与传统的批改作业格式相似，且更清晰。作者则只须把鼠标放在修订的内容上便可以显示出修订者和修订时间等基本信息。（一）word中“修订”功能的实现1、打开需要审阅或修改的word文件，依次点击word下拉菜单栏中的“工具”“选项”项目，此时弹出“选项”栏目的对话框。2、在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”栏目中的“标记”、“批注框”、“打印”等选项进行设置。设置完毕，点击“确定”即可开始对已经打开的word文件进行修改或审阅。如果是多人对同一作业进行修订或审阅，为区别不同审阅者的标记，还需要对“修订”的格式进行设置（如同不同的修订者持不同颜色的笔对同一作业进行修改）。此时，在上面的对话框中进入“修订”格式设定相应栏目对话框。审阅者可以根据自己的风格，设置不同类型的“删除”标记线和标记颜色；设置不同类型的“插入文字”标记线和文字颜色等。“修订”格式的默认风格是：删除线和插入文字的标记线都是单下划线，红色；删除的文字和新插入的文字都已红色标记。3、例如将“春风又过江南岸，明月何时照我还”修改成“春风又绿江南岸，明月何时照我还？”，在文档中，要将“过”改成“绿”，并在句末加上标点符号“？”。修改过程与普通的word文件编辑没有任何区别，只是计算机自动将修订者删除的内容以不同于原文字体颜色的删除线显示，增加的内容以和不同于原文的字体颜色和下划线显示。若将鼠标移到所作修改的文字上，计算机还会显示修订者的相关信息，包括修订者（计算机用户名）、修订时间及修订内容。如下图：修改行的左边（或右边，这与上面的选项中的设置相关）会显示一条醒目的竖线，即用“修改过的行”标记来提醒原作者注意。在颜色选择时如果选择“作者”，则按照不同修订者显示不同的颜色，一般第一修订者所作修订显示为红色，第二修订者的修改为蓝色。如果选择了某一种固定的颜色，则所有修订者所作修订都以同一颜色显示。这里所指的修订者是指安装office时输入的用户名，一般一台计算机对应一位修订者。（二）作者对审阅结果的选择性接受作者收到审阅后的文档，所看到的是用不同颜色批注过的word文件（如同教师批改过的作业本）。作者可以根据自己的见解，选择性的对审阅者的修改接受或拒绝。1、打开审阅过的word文件，将“审阅”工具栏选出来，如下图红圈处：2、点击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”或“拒绝所选修订”按钮。在文件格式上，有三种方案可供选择：选择“突出显示”按钮，然后选择要突出显示的修订内容，则所作修订与原文不同格式显示；选择“原始状态”，则保持原文，所作的修改都不显示。在文件内容方面，也有三种方案可供选择：如果想逐一查看，则点击第一处修改：“过”的删除，点击“接受所选修订”按钮，则“过”字消失。光标自动查找到下一修订处，即“绿”字，点击“接受所选修订”，则“绿”字显示格式与原文相同。可以用“”或“”逐一进行向上查找和向下查找至全文结束。如果作者对修改很满意，可以直接点击“接受文档所做的所有修订”，则全文格式不变，内容是修改过后的内容。如果感觉全文修改的不好，想全部保留自己原来的观点，可以选择“拒绝对文档所做的所有修订”，则全文不做任何修改。点击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，将文档所作的修改全部列于页面下方。“插入批注”使得修改者可以在文章中加入批注，“插入声音”则是在文档中录入修订者的语音批注等。审阅功能一：除去修订。1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。2.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。3.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。重复步骤 2 和 3，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。审阅功能二：添加、删除、及查找批注。1、如果对文档中的某一部分有不同看法，先单击“审阅”工具栏上的突出显示按钮，光标变为笔的形状，然后用“笔”画过要突出显示的文字，完成后，再单击突出显示按钮，光标还原。突出显示某些字后，这些字就有了背景颜色，默认的背景颜色为黄色，当然也可以自己设定。2、将有问题的文字突出显示后，可以插入“批注”进行说明，将光标定位于要插入批注的地方，单击插入批注按钮，在文档下方打开一个插入批注窗口，输入需要批注的内容后单击关闭按钮后完成。Word修订文稿时，如果不慎删除了文中的段落，并且存盘退出，要想把这段文字找回来，“恢复”命令已无效，但可以巧妙地使用拒绝修订功能恢复文档。其修订内容的调整可点击工具- -选项，在选项对话框内选择修订标签，再依需要调整各选项内容。一、插入批注批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。1插入文字批注在文档中插入文字批注可按如下方法进行：（1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。（2）选择【插入】【批注】，出现如图所示的批注窗口。（3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。（4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后单击【插入】【批注】，开始插入新的批注。2插入声音批注声音批注需要麦克风、音箱等。插入声音批注的步骤如下：（1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。（2）单击【插入】【批注】，打开批注窗口。（3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开Windows的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按钮开始录音，单击按钮停止录音。（4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。3显示或隐藏批注每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标记。如图所示。4查看批注由于在Word文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图所示。另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word提供的【审阅】工具栏。步骤如下：（1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。（2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。（3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。5更改或删除批注只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注，把光标移到批注中，单击【审阅】工具栏中的【删除批注】按钮即可删除该批注。6更改批注审阅者一个文档有多个审阅者，为了便于知道每个志愿者所添加的批注，可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下：（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡，如图所示。（2）在【姓名】和【缩写】框中输入审阅者和缩写名称。（3）【通讯地址】中的通讯地址可有可无。（4）单击【确定】按钮。二、使用修订1使用修订标记使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订状态，可以按照如下方法进行：（1）打开要做修订的文档。（2）选择【工具】菜单项中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【突出显示修订】菜单项，打开如图所示的【突出显示修订】对话框。（3）单击选中【编辑时标记修订】复选框。同时选中【在屏幕上突出显示修订】复选框，可以在修改处显示修订标记。如果选中了【在打印出的文档中突出显示修订】复选框，可以在打印文档的同时打印文档的修订标记。（4）单击【确定】按钮。进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示，如图所示。2设置修订标记选项默认情况下，Word用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤如下：（1）单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮，或者单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡，如图所示。（2）根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。（3）单击【确定】按钮。3接受或者拒绝修订文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：（1）单击【工具】菜单中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【接受或拒绝修订】菜单项，出现【接受或拒绝修订】对话框。（2）如果接受当前的修订，单击【接受】按钮。如果接受全部的修订，则单击【全部接受】按钮