100903存货管理制度(质量部修订).doc

ATC奥特佳冷机存货管理制度第30页 共30页程序编号：版次：编制/日期 审核/日期批准/日期生效日期：目录第一章目的及适用范围3第一节目的3第二节适用范围3第二章职责分工3第三章收货管理4第一节收货组接受货物4第二节采购员申请质检4第三节质量部验货4第四节系统入库4第五节不具备条件检验的物资入库5第四章生产领料与产成品入库5第一节生产领料5第二节产成品入库6第五章发货6第一节我公司发往客户指定地点6第二节客户自行来我公司取货7第三节特殊情况销售7第四节第三方库存销售7第六章存货盘点10第一节存货盘点的基本原则10第二节存货盘点计划及通知10第三节存货盘点职责分工10第四节存货盘点流程10第五节盘盈盘亏的处理11第六节存货盘点报告11第七章过期、损毁存货的管理11第一节过期、毁损存货的申请11第二节过期、毁损存货的审批11第三节报废品的处理12第八章存货跌价准备12第一节年度存货价值认定12第二节存货跌价准备的转回12第三节存货跌价准备的计算和审核12第九章仓库管理13第一节货物的堆放13第二节仓库的安全管理14第三节第三方仓库的管理14第十章制度审阅15第十一章相关表单16附件一送检申请单16附件二产品检验合格通知单17附件三采购入库单18附件四入库单19附件五限额领料联络单20附件六材料出库单21附件七入库登记表22附件八产成品入库单23附件九发货通知单24附件十销售出库单25附件十一奥特佳配试机发货通知单26附件十二报废单27附件十三废旧物资变卖单28第一章 目的及适用范围第一节 目的为了规定公司各类物资（含生产辅助物料）流通程序，规范物资管理责任与管理标准，指导公司物流中心日常运行，保证公司的财产安全，特制定本制度。第二节 适用范围本制度适用于下列各类物资的流通与管理：1）压缩机成品（含附件和二等品）；2）外购零部件；3）毛坯件；4）生产辅助用料；5）包装材料；6）刀具、工具；7）工装；8）油料；9）设备附件；10）周转器具；11）市场返回成品及附件；12）废品。第二章 职责分工一、 物流中心1、 物流中心主任：负责仓库规划、库存管理事宜，确保5S（整理、整顿、清洁、规范、自律）达标，进行其他部门的工作协调，保证库存准确，并对物流运输公司进行管理，对部门员工进行考核。2、 物流中心副主任：在物流主任的指导和监督下，对物流中心的事务进行操作，完成物流中心的各项目标和任务。3、 收货组：对采购物料进行收货和控制，并对不合格品进行管理。4、 成品管理组：接收成品入库，储存管理和配货管理。5、 发货组：根据销售要求安排物流公司发货，保证货物在指定时间到达目的地。6、 物料管理组：负责物料的保管、发放及库存管理。7、 工料废管理员：负责工料废的整理和保管，数量统计，配合相关部门处理工料废。8、 搬运组：负责5S达标，装卸、搬运、打包工作。二、 经营管理部1、 发货通知单和销售出库单的审核；2、 参与存货的盘点，并参与盘点总结工作；3、 参与年度存货成本价值认定，协助公司物资管理部门及其他负责部门分类汇总各类存货跌价准备。三、 财务部1、 发货通知单的审核；2、 负责存货出入库的会计核算（包括材料、产成品的出入库，报废品的处置等），月末生产成本的核算及结转；3、 参与年度存货的监盘，制定存货盘点计划，做好盘点结果的汇总和分析，负责盘盈盘亏的账务处理；4、 参与年度存货成本的价值认定，协同公司物资管理部门及其他负责部门分类汇总各类存货跌价准备，并负责存货跌价准备及时准确地入账。第三章 收货管理第一节 收货组接受货物采购物资送入公司，由物流中心收货组先行接收，安排放置在待检区，收货员应当查验有无经总经理批准的采购订单（含增补订单），查验物资名称、规格、数量是否与采购订单相符。如急需物件可由采购部主管和采购人员在采购订单上签字，交库房办理收货手续，采购部在三日内将总经理签字的订单交库房。对于未经批准而采购的物资，无采购订单的物资，收货组应当拒绝收货及办理入库手续。第二节 采购员申请质检采购人员负责填写送检申请单，并将送检申请单送交仓库收货组一联，质量部外检一联。采购人员同时提交供方的相应质量记录交质量部外检。送检申请单按质量记录管理程序的规定进行编号，送检申请单样例详见附件一。第三节 质量部验货质量部检验人员负责填写产品检验合格通知单，由质量部经理外检主管签字确认。产品检验合格通知单共五联，第一联质量部留存、第二联采购部留存、第三联仓库留存、第四联财务部留存、第五联生产单位留存。产品检验合格通知单样例详见附件二。物流中心物料管理员凭质量部经理签字确认的产品检验合格通知单，从收货组接收合格物资，并核对物资品种和数量，将其转入仓库合格品区存放，并粘贴库存卡。第四节 系统入库物流中心物料管理员完成查验相关手续后，对符合入库条件的物资和产品，根据产品检验合格通知单，在用友系统中编制并打印采购入库单办理入库，由物流主管、采购员和采购经理签字确认。采购入库单一式三联，第一联仓库留存，第二联财务部留存，第三联采购部留存。采购入库单样例详见附件三。第五节 非生产物资的检验物资入库非生产物资的检验物资入库，如生产用的清扫工具、电工电器材料、设备的附件备件、量检具等，由收货组先行核对型号、数量确认一致后签收，签收后由供应商将有收货人员签字的送货单送至外检，外检人员对所送物资进行查验，确认合格后在送货单上加盖合格章，采购人员依据有收货员签字和外检员盖章的送货单手工填写入库单，经采购部或其他购买部门负责人签字后，可以办理入库。入库单一式三联，仓库，采购部和财务部各留存一联，入库单样例详见附件四。物料管理员在用友系统中编制并打印采购入库单的程序与需质检的物料入库程序相同。对于按规定必须检验的物品，采购员不可按上述“采购责任”模式处理。第四章 生产领料与产成品入库第一节 生产领料一、 领料单的开具仓管员凭车间领料员开具的、经车间主任审批的限额领料联络单配料，车间无领料单或者领料单审批不齐全的，仓库不得发料。限额领料联络单一式两联，仓库留存一联，车间留存一联。限额领料联络单样例详见附件五。车间人员来仓库领料必须在仓管员带领下，由仓管员取料，不得私自取料，物料配齐后经仓管员清点后方可出库。如需仓库配送的物料，仓管员配好后送至车间，车间人员不得私自取料。车间人员私自取料的，仓管员口头警告并监督将物料归位，口头警告不听由仓库主管的以书面型式报给车间主任、人事部，并由人事部处以每人每次50元罚款。二、 系统出库仓管员在车间领料时，必须及时减少库存卡，在用友系统中开具并打印材料出库单，材料出库单由车间领料员和车间主任签字确认。材料出库单一式三联，仓库，财务部和领料部门各留存一联，材料出库单样例详见附件六。三、 材料退库仓库产品原则上不允许退库，如车间发现领料数量超出生产所需又情况特殊，在征得物流中心主管口头同意后，可根据原领料单退回，退回时需经仓管员检查，如发现物料不符合入库条件的，不予退库处理；对符合入库条件的产品，仓管员清点实际退回数量，粘贴库存卡。仓管员在车间退料时必须及时增加库存卡，并在用友系统中开具并打印红字材料出库单，材料出库单由车间领料员和车间主任签字确认。仓管员务必保证出库单与实物数保持一致，如在盘点中发现账物不符，第一次物流中心将对此仓管员予以警告，再发现予以20元/次的处罚。第二节 产成品入库成品管理员每天依据车间巡检员开具的、经质量主管签字确认的产品检验合格通知单，与装配车间线长一起核对数量、型号，确定无误后，双方在车间的入库登记表上签字确认。入库登记表样例详见附件七。成品管理员及时粘贴库存卡并安排仓库搬运人员由车间转入仓库放入指定货位。同时，按实际入库数量，在用友系统中填制并打印产成品入库单办理入库，产成品入库单由车间统计员和车间主任签字确认。产成品入库单一式三联，仓库，财务部和车间各留存一联，产成品入库单样例详见附件八。第五章 发货第一节 我公司发往客户指定地点一、 发货通知单的开具及审批在我公司发往客户指定地点的情况下，销售部应根据销售合同开具发货通知单，交部门经理审核签字，并送经营管理部审计员和财务部销售会计审核签字后，交发货员。发货员确认无误后在签收处签字。发货通知单一式三联：第一联送交物流中心发货组发货，并留存记账；第二联销售部门留存；第三联送交仓库备货。发货通知单样例详见附件九。物流中心发货员凭发货通知单交物流中心成品管理员处提货，并与物流运输公司办理托运手续。如因紧急发货需从车间发货（暂无合格单），发货通知单必须由经营管理部经理签字确认，成品管理员做好备案。二、 销售出库单的开具及审批成品管理员在产成品出库后及时更改库存卡，同时在用友系统填制并打印销售出库单办理出库。销售出库单交发货员核对发货通知单与销售出库单各项内容，核对准确无误后，在销售出库单审核人栏签字确认，并送经营管理部审计员签字确认。销售出库单一式五联，第一联白联仓库留存；第二联红联交财务部，财务部据此开具发票、记账；第三联绿联由销售部留存；第四联蓝联交发货组留存记账；产品出厂时，第五联黄联加盖财务专用章送门卫，门卫核对后，据以放行。销售出库单样例详见附件十。账面记录务必与实物数保持一致，如在盘点中发现账物不符。第一次物流中心将对仓管员予以警告，再发现予以20元/次处罚。物流运输公司负责将产品送至购货单位指定的地点，经购货单位验收后，取回购货方收货凭据，交予我公司发货组结算。第二节 客户自行来我公司取货客户自行来我公司取货，销售部应根据销售合同开具发货通知单，通知物流中心发货组安排发货，发货人员通知成品管理员备货。提货时由销售部人员带领提货人到库房提货，发货人员将产品一一清点给提货人，被提货物经验收后，取回提货方收货凭据。发货通知单和销售出库单的开具和审批流程与我公司发往客户指定地点的发货流程相同。第三节 特殊情况销售如遇特殊情况时（如零星销售），全部采用现金交易、非合同销售方式，财务部收到款项后方可通知发货。销售部按客户要求填写发货通知单，经财务部确认到款后，在发货通知单上确认签字，经管部复核销售价格并签字确认。销售部将有经管部及财务部确认的发货通知单送至物流中心发货组，物流中心发货组安排发货。其它流程同正常产品销售。整机非销售出厂（如配试），需严格填写奥特佳配试机发货通知单，其它流程同正常产品销售。奥特佳配试机发货通知单样例详见附件十一。第四节 第三方库存销售一、 第三方库存的销售流程第三方库存销售的工作流程概括如下：发货部发货员填写发货清单发货清单物流公司承运第三方物流核对清单收货回单物流公司承运发货部发货员收单确认车厂上线使用车厂结算销售部第三方物流接收客户要货通知第三方物流负责将货物运至客户二、 我公司发往第三方物流在第三方库存销售模式下，发货通知单及销售出库单的开具与审批流程与我公司发往客户指定地点的程序相同，详见本章第一节。发货部发货员根据发货通知单填写运单及客户要求的送货清单，物流承运商核对运单与送货清单明细后在运单上签收。物流承运商将货物送到第三方物流后，由收货人签收。物流承运商将回单带回交接给发货员，发货员核对签收数量与型号有无差异，出现差异由物流承运商赔偿。发货部发货员将回单登记入EXCEL电子文档后，将回单原件交接给销售内勤。三、 第三方物流送往客户现场第三方物流将货物办理入库后，等待客户车厂车间的送货上线通知，第三方物流根据车厂通知送货。车厂传递信息的方式主要为两种：1、 系统走单在系统走单的方式下，车厂生产系统与第三方物流的系统对接，第三方物流根据车厂系统指示备货，按系统时间要求送货到车厂。2、 非系统派货在非系统派货的方式下，车厂生产采取看板管理等非系统下单方式。第三方物流派专人在车厂现场根据看板排产计划，通知仓库备货并送货到车厂。四、 结算及对账客户采购部门跟进使用数量，通知我公司销售部结算开票。具体开票及销售确认流程请详见销售管理制度。销售项目经理每周至少两次与第三方物流或客户，通过电话或网络核实库存数量。仓管员应将每笔出入库记录在案，每月编制货物进出与库存表，发邮件给销售部项目经理进行对账。销售部项目经理根据送货回单、客户结算数与仓管员核对第三方物流库存数与在途数。对账完毕后，销售部经理报销售内勤编制月度销售总表。月度销售总表的编制及对账流程详见销售管理制度。五、客户自备仓库入库管理发货部发货员填写发货清单发货清单物流公司承运客户仓库核对清单收货回单物流公司承运发货部发货员收单确认车厂上线使用车厂结算销售部发货部发货员根据发货通知单填写运单及客户要求的送货清单，物流承运商核对运单与送货清单明细后在运单上签收。物流承运商将货物送到客户仓库后，由收货人签收或客户仓库打印系统回单。物流承运商将回单带回交接给发货部发货员，发货员核对签收数量与型号有无差异，出现差异由物流承运商赔偿。发货部发货员将回单登记入EXCEL电子文档后将回单原件交接给销售内勤。客户仓库将货物办理入库，根据车厂车间排产计划配货上线。客户采购部门跟进使用数量通知结算开票。销售部项目经理根据送货回单、客户结算数核对客户仓库库存数与在途数，并报销售内勤编制月度销售总表。第六章 存货盘点第一节 存货盘点的基本原则为了保护存货完整，要加强对存货的日常管理，应对存货进行定期或不定期的清查盘点，财务部门要积极组织有关部门进行清查，以确保账物相符，其清查对象主要是对各种材料、在产品、产成品、半成品进行盘点，以确定实际数量，对盘亏、毁损、盘盈、积压等情况应及时查清并及时处理。同时力求存货资产盘点的科学性，使盘点工作有章可循，并明确相关人员的责任。第二节 存货盘点计划及通知公司决定全面盘点时应由财务部经理事先编制盘点计划，盘点计划的内容包括：盘点时间，盘点范围，盘点方法，各部门职责分工，各部门盘点使用的盘点表格要素、格式，盘点盈亏的计算及盘点总结等相关内容。盘点计划经公司总经理批准后实施。盘点范围包括原、辅材料、低值易耗品、在制品、产成品、外协加工件等以及生产过程中产生的废品。第三节 存货盘点职责分工盘点工作设盘点人、协点人和监盘人。盘点人由存货所在部门人员担任，负责盘点计数工作。协点人由生产计划部门统一安排，协助盘点人进行盘点工作。监盘人为公司财务部及经营管理部人员，负责监督盘点过程。盘点部门主管负责实际盘点工作的推进及实施。第四节 存货盘点流程车间每月月末进行存货的全面盘点，仓库每年至少进行一次全面盘点，平时每月随机抽点。财务部不定期进行抽点核实。财务账册、车间统计报表、仓库库存明细账及寄存于外库的存货应于盘点日前登记完毕。财务部统一存货盘点表的格式。盘点部门应事先做好盘点准备工作，存货盘点日停止存货收发领用。盘点时盘点人依实际盘点数详实记录。存货盘点表一式二份，一份盘点部门自存，一份送交财务部门。存货盘点表由盘点人、盘点部门负责人与监盘人共同签注姓名、时间。如有更改，应经双方共同签字确认。第五节 盘盈盘亏的处理财务部门应及时汇总盘点结果。盘盈存货按其重置成本作为入账价值，报公司总经理批准后，依据会计准则作相应会计处理，冲减当期的管理费用。对盘点过程中发现的存货盘亏，按其财面价值报公司总经理批准后，依据会计准则作相应的会计处理，分别将净损失计入管理费用或营业外支出。对责任人的处罚，由人事部另行提出书面意见报公司总经理批准后，由财务部具体执行，计入营业外收入。第六节 存货盘点报告各相关责任部门及财务部应及时做好盘点的总结工作，由财务部经理出具存货盘点报告。盘点报告包括盘点范围，参与人员，盘盈盘亏状况，针对存货管理工作中存在的漏洞，提出改进措施及建议。存货盘点总结报告呈交公司总经理审阅。第七章 过期、损毁存货的管理第一节 过期、毁损存货的申请物流中心在月未、年终盘点和正常发料中发现在账物资因自然条件或保管不当产生发霉、变质及过期、毁损的情况，对这部分物资应与正常存货进行区分，用A4纸作出标识，标识上写明物品状态（生锈、过期、变质、发霉等）、型号、数量、生产厂家，并放入指定区域。物流中心主任编制申请报告，向质量部提出处理申请。第二节 过期、毁损存货的审批质量部检验员审核过期、损毁物资，作出处理意见，由质量部经理在申请报告上签字确认。对报废物资，质量部检验员应开具报废单，由质量副总签字确认。物流中心物料管理员根据报废单，在用友系统中编制材料出库单将物资下账，并将报废物资放至报废物品存放区。报废单一式四联，第一联质量部留存，第二联生产部门留存，第三联库房留存，第四联财务部留存。报废单样例详见附件十二。对经返修后可继续使用的物资，由采购部安排返修。物流中心物料管理员在用友系统中编制材料出库单将物资出账，材料出库单由相关采购员及采购部经理签字确认。供应商返修后的物资按正常物资检验入库流程操作，详见本制度第三章。第三节 报废品的处理铝件、铁件及铜件报废物品由采购部负责选择回收公司、确定价格、签订合同，报总经理批准后执行。其它废旧物品处理由办公室会同物流中心选择回收单位，制定价格，报采购部价格组审批。物流中心负责对废旧物资进行分类、过数或磅、填写废旧物资变卖单。废旧物资变卖单一式五联，仓库，办公室，财务部，门卫及收购方各留存一联，废旧物资变卖单样例详见附件十三。办公室指定职员与回收单位共同核对数量或重量，在废旧物资变卖单上签字确认，收取货款并在二日内交财务部。保安依据手续齐全的废旧物资变卖单出门联，对货物查验后放行。财务部总账会计核对数量、金额准确无误后开具收款凭证。办公室于次月5日前，编制月度废旧物资变卖情况汇总表，交财务总账会计，总账会计核对变卖物资是否开票，以及购买方预收账款账户是否有余额，签字确认后呈报总经理审阅。第八章 存货跌价准备第一节 年度存货价值认定本公司于每年资产负债表日，对存货进行价值认定，价值认定按成本与可变现净值孰低原则确认。当存货成本低于可变现净值时，存货按成本计量；当存货成本高于可变现净值时，存货按可变现净值计量，同时按照成本高于可变现净值的差额计提存货跌价准备，计入当期损益。第二节 存货跌价准备的转回导致存货发生减值的影响因素已经消失时，可以转回已计提的存货跌价准备。转回金额应在原计提的存货跌价准备的金额范围内。第三节 存货跌价准备的计算和审核本公司计提存货跌价准备以单个存货项目为基础，按本公司存货物资归属由公司物资管理部门经办人及部门负责人会同公司技术部、生产计划部、经营管理部、财务部按存货类别分别确认存货成本与可变现净值，分类汇总各类存货跌价准备。财务部经理汇总存货跌价准备金额及回转金额，出具存货跌价汇总申请报告，报总经理审批后，财务据此作账务处理。计提存货跌价准备会计分录如下：借：资产减值损失贷：存货减值准备转回存货跌价准备会计分录如下：借：存货减值准备贷：资产减值损失第九章 仓库管理第一节 货物的堆放一、 货物堆放的原则多利用货仓空间，尽量采取立堆方式，提高货仓使用率。利用机器装卸，使用叉车、重型货架以增加物料堆放的空间。通路应有适当的宽度，保持装卸空间，则可保持物料搬运的顺畅，同时不影响物料的装卸及工作效率。物料仓储要考虑先进先出的原则。不同的物料应依物料本身的形状、性质、价值等而考虑不同的堆放方式，考虑存储数量的读取容易，便于识别与检查，如良品、不良品、余料、废料应分开处理。二、 物料堆放的方法物料堆放的方法包括定位法，托盘化管理法以及分类管理法，各方法的原则总结归纳如下：定位法，即按“库号、货架号、层号、物料大类”等，对物料进行归类叠放，通过在Access中填制货位系统，便于迅速查找物料的货位。托盘化管理法，即将物料码放在托盘上，便于成盘地叠放和运输，有利于叉车将物料整体移动，提高物料的保管和搬运效率。分类管理法，即将品种繁多的物料，按其重要程度和进出仓频率，价值大小，资金占用情况进行分类，并置放在不同类别的仓区，然后采用不同的管理规定，做到重点管理，兼顾一般。第二节 仓库的安全管理一、 仓库的准入原则未仓库主管批准，任何人不得擅自进入库房，在库房内交接物品或成品时，除负责人员外，其余人员不得进入库房。二、 仓库的消防措施仓库人员必须认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，树立“安全第一”的思想。仓库区域应按消防技术规范要求设置醒目防火示意标志，严禁明火并切实加强监督检查。库区配备的消防器材和工具应按公司内部规定执行，不得私自挪用，并经常检查使之保持有效状态。所有人员应熟记火灾报警信号，按规定程序报警，熟知灭火器材的属性，并能正确熟练地使用。仓库物资的存放，应做到按类别整齐、规则地摆放，坚决执行“六不准”：不准在仓库内吸烟和使用明火；不准随意进行明火作业；不准使用不合格的电器设备；不准在库内住宿和让无关人员进入；不准将性质相抵触，灭火方法不同的物品混存在一起；不准堵塞库内的消防通道。放置消防器材的地方，严禁堆放其它物品，并指定专人管理，定期检查维护，保持完整好用。仓库内禁用碘钨灯，日光灯等电器设备和用可燃材料做灯罩，不得使用60瓦以上灯泡。三、 仓管员的安保责任下班时，仓管员必须检查货物，关好门窗，切断电源。如发现库房内有被盗迹象，要保护现场，并尽快通知安保部门处理。仓管员有维护所在区域安全秩序的义务，发现漏电、漏水及可疑人员，立即报告办公室及时处理。仓管员对物资的安全贮存承担责任。在日常保管中，注意控制贮存条件，保持通风、防漏、防潮、防锈蚀，并作好仓库消防工作。发现隐患，及时采取防范措施，发生火灾时，立即扑救，并及时报告。第三节 第三方仓库的管理一、 第三方仓库的合同签订销售部项目经理与第三方仓库就仓储面积、价格、双方责任等内容，商定仓储、运输协议内容，按合同审批流程报批，合同期间1-2年。具体合同签订和审批流程请参见销售管理制度第五章。二、 第三方仓库的日常管理1、 货物堆放仓库应采取机械化装卸，轻拿轻放避免包装破损，货物放置整齐，做到定置，严禁叠加摆放。同时，货物摆放应考虑到便于先进先出，货物卡标志清晰，货物按种类区分开，便于识别与检查。2、 账物卡管理仓库建立严格的账、物、卡管理，仓管员每日终了核对账物卡一致情况。销售部项目经理出差时核对仓库账物卡管理。3、 进出库管理货物入库时，仓管员应核对货物型号、数量与送货清单一致性，无误则签收，有差异应在送货清单上列明清楚后交物流承运商带回，同时向销售部项目经理电话说明。货物出库时，仓管员应核对车厂信息配好所需货物的型号与数量办理出库。4、 定期盘点仓管员每天盘点账物卡一致性，第三方仓库主管应每周至少盘点一次，第三方物流每月将仓库当月货物进出明细及库存表以邮件发销售部项目经理或电话与销售部项目经理对账，公司每年进行一次正式盘点，对出现的差异，双方核对无误后，按合同约定进行赔偿。具体年度盘点流程（包括盘点计划的制定，盘点流程及盘点结果）纳入“存货盘点”章节进行规范，详见第六章。第十章 制度审阅本制度由经营管理部和财务部共同起草，经总经理批准后自批准日起执行。每年度由经营管理部和财务部进行审阅，如有更新，提交总经理批准后实施。第十一章 相关表单附件一 送检申请单QP-28-01No._送检单位送检人部门主管送检单位生产单位产品名称件号送检数量附件