生产型企业印章管理制度.doc

西安XXXXXXXXXXXXX有限公司印章管理制度第一条 印章的刻制1、公司的印章经公司总经理批准后，由指定人员到公安机关办理有关手续，送公安机关制定的刻字社刻制。2、公司印章分别由综合管理部、财务部保管、使用。第二条 印章的使用1、使用原则（1）使用公司印章必须“先审批，后使用” 。使用印章的审批范围要与批准人的责任相一致，无论何种材料需加盖公司印章时，都必须经过相应的领导批准，并履行用印登记手续。（2）为尽可能规避风险，要尽可能多使用有用途限定的各种专用章。2、使用办法（1）使用公司印章时须先填写公司印信使用审批单。每项用印必须先经过使用部门负责人批准后，才能按照印章使用审批流程由分管领导或主管领导逐级审批。综合管理部用印前的复核最终以终审领导的审批签字为准。（2）提交用印申请时必须详细填写“用印材料名称”一栏，不能只写用途，也不能用资料概括，而要逐一写清用印材料的标题。如果“用印材料名称”一栏填写不够详细，使用单位负责人在审核时应让经办人员补齐完整后再签字。（3）负责审批的公司领导因事不在公司时，可由相关领导代审批。若主管领导都不在公司，而使用单位又确有急事需要办理时，应由使用单位负责人向会同综合管理部负责人共同处理。（4）凡用印申请单中用印材料名称填写不详细、不完整的；用印材料无法与审批事项对应的；项目名称、用印日期未填写的，不论是否已通过审批，印信管理负责人应拒绝用印。（5）凡空白表格、介绍信、奖状、证件等一律不准使用公章、合同章、财务章、法人章。（6）凡涉及金额的合同或协议应加盖合同专用章。（7）需以公司名义印发的红头文件（含公司内部文件、对外函件），经办人可以依据有核准人签字同意的文件审批流程单办理用印登记并用印。（8）公司红头文件以外的资料用印，均应填写用印申请单。（9）因工作需要在非工作时间使用印章时，须在工作时间内通知综合管理部。第三条 用印材料的审批权限1. 以公司名义签定的，有对外付款义务的合同、协议、订购单等，以及公司对外的销售合同经过公司合同评审程序审查通过，总经理最终审批核准后登记用印。2. 对公司为纯获益的合同，无实际权利义务承担的合作协议（如酒店会员单位协议），政府或其他社会团体组织的社会调查等，经综合管理部核准后，方可登记用印。3. 私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，经需求人所在部门负责人审核签字，最终由综合管理部核准后，方可登记用印。4. 用章材料必须已经填写完毕，内容完整，字迹须清晰、正确，方可登记用印。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。5. 对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经综合管理部审批后，方可登记用印。6. 公司对外提供的含有财务相关数据的报表或资料，经公司财务部审核批准，综合管理部复核后，方可登记用印。7. 公司对外提供的公司营业执照复印件等证照复印件、公司简介、公司核准的对外宣传资料等用印，经需求部门负责人审核同意，综合管理部复核后，方可登记用印。8. 上述列明的文件资料以外的任何资料需盖章的，均应在总经理审核批准后，方可登记用印。第四条 用印材料的存档1、各种授权委托书、承诺书、备忘录、协议、合同、会议纪要等必须留综合管理部一份原件存档；其他各部门的用印材料自己先行保管，待该事项工作整体完毕后，整理成套移交综合管理部存档。2、凡我方先用印，对方后用印的资料，经办人要进行未归档资料登记，并负责在一个月内将资料归还综合管理部。超期不能归还的，要由使用部门写出书面情况说明并经本部门主管签字后报综合管理部，超过两个月仍不能归还的，综合管理部将本着“前不清后不办”的原则暂停该部门使用公司印章。第五条 印章的保管1. 公司印章原则上不得拿出综合管理部，如有特殊情况需由综合管理部印章管理员带章外出时，须经公司总经理或总经理授权的人员批准。2. 印章外出期间，借用人只可将印章用于公司批准的事项，用印用印时应有不少于两人的我公司人员验证，印章外出期间持有印章的人员对印章批准用途以外的使用后果承担一切责任。第六条 印章的管理1. 公司公章、合同专用章由综合管理部管理使用；财务专用章、法定代表人名章由财务部管理使用。2. 印章因机构撤消、业务暂停等各种原因停止使用时，公司综合管理部要及时收缴、封存。第七条 附则1. 本制度由综合管理部负责解释。2. 本制度自印发之日起生效。附件：西安XXXXXXXX有限公司 印信使用审批单申请部门经办人申请时间需用印章合同章 公章 法人章