公文收发系统.doc

全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心公文收发系统使用手册最后完成日期：2008-10-16文档编号：GWSF-021引言12导航条13收发公文23.1收公文23.2发公文23.2.1导航条23.2.2公文接收者33.2.3设置33.2.4标题43.2.5内容43.2.6附件43.3未查看公文53.4收件箱53.4.1是否已经阅读53.4.2查看公文内容53.4.3回复63.4.4转发63.5发件箱73.6垃圾箱74公文归档74.1接收公文归档74.2发送公文归档75群组管理75.1新建群组75.2群组管理86用户管理96.1手机注册9I1 引言公文收发系统为各级管理部门提供了一套电子通讯的整体解决方案，用于各个单位之间发送、接收函件、文件等。为了在第一时间通知用户接收重要公文，本系统特别设置了短信提醒功能。需要注意的是，用户收到短信提醒与否，和发送者是否开通短信提醒功能无关。如果用户在手机注册中选择的是“全部接收”，那么不论发送者如何选择，该用户都可以收到短信提醒；如果用户在手机注册中选择的是“接收”，那么只有当发送者发送公文时选择了短信提醒功能，且在短信接收者中选择了该用户，该用户才会收到短信提醒。而注册了手机但是没有开通短信功能，或者是没有注册过手机的接收者，都不会收到短信提醒。本系统将镶嵌到学籍学历、就业频道、研招网、阳光高考、学生资助等系统，为各个系统、各个部门的交互工作带来极大的便利。公文收发系统首页如图 1所示。图 1公文收发系统首页2 导航条导航条即指图 1中红色方框中的部分。各个图标按照从左到右的顺序，其功能依次为： 后退：返回上一个页面。 刷新：刷新当前页面。 归档/还原：将选中的公文归档/已归档公文还原。在垃圾箱中，此按钮表示“还原”，即把公文从垃圾箱移动到原来的位置。 删除：将选中的公文移动到垃圾箱。 彻底删除：不经过垃圾箱，直接把公文删除，且删除后的公文不可恢复。3 收发公文3.1 收公文点击图 1左上角的【收公文】按钮，可以接收新的公文，页面转到收件箱。也就是图 1所示的页面。3.2 发公文点击图 1左上角的【发公文】按钮，转到发公文页面。图 2发公文页面下面按照图 2中从上至下的顺序介绍发公文的使用。3.2.1 导航条：点击后，后退到上一个页面。：点击后，刷新当前页面，即把各项归为初始状态。3.2.2 公文接收者点击图 2中的【清除】按钮，把选好的公文接收者全部清除。点击图 2中的【添加】按钮，弹出页面如图 3。图 3添加接收者在添加接收者页面可以选择群组接收者和个人接收者。群组接收者：页面中自动列出当前用户可以发送的群组，包括系统默认群组和当前用户自建群组。选择群组后，点击【添加】按钮，即可看到图 3左上方的群组接收者方框内显示刚才选中的群组。个人接收者：可以按照“用户全称”和“用户名”查询。例 1：(10001XL01)北京大学_张三。 “用户全称”指的是单位名称和使用者姓名，即例 1中的“北京大学_张三”。查询时按照左右模糊原则，比如可以输入“京大”即可查到此用户。 “用户名”是指登录系统时输入的用户名。即例 1 中的“10001XL01”。查询时按照左匹配原则，比如可以输入“100”即可查到此用户。选择用户，点击【添加】按钮，即可看到图 3右上方的个人接收者方框内显示刚才选中的个人用户。删除：选择图 3上方的两个方框内欲删除的用户（选择多个时，可以利用shift和ctrl键。），点击【删除】按钮，则将选中的用户移出。确定：选好接收者后，点击【确定】。即完成接收者的添加。如果想继续添加接收者，则在图 3中选择用户，点击【添加】按钮，即可追加。注意事项：公文不可以发送给自己。若在接收者中添加了自己，公文发送时，系统会自动排除。3.2.3 设置3.2.3.1 短信提醒在下拉列表框中选择不需提醒或需要提醒。若选择不需提醒，则发送公文后接收者不会收到提醒短信。若选择需要提醒，会发现图 2出现一个选择短信接收者的栏目。短信接收者默认为所有注册了手机并且接收短信提醒的用户。用户也可以选择该组中注册手机的某个人或部分人来接收短信提醒。图 4短信接收者点击【选择】，在弹出的页面中选择需要短信提醒的用户。请注意，只有注册了手机并且接收短信提醒的用户才能作为短信接收者。点击【全部】，发送公文后，公文接收者中所有注册了手机并且接收短信提醒的用户将收到短信提醒。3.2.3.2 回复根据实际需要在下拉列表框中选择“不需回复”或者“需要回复”即可。3.2.3.3 优先级优先级分为“！高”、“*中”、“低”，根据实际需要选择即可。也就是说高优先级的公文前面加“!”，中优先级的公文前面加“*”，低优先级的公文前面没有特殊标记。3.2.4 标题输入公文标题，限100字，并且不能为空。3.2.5 内容输入公文内容。可以进行简单的编译。图 5编辑公文内容3.2.6 附件点击图 2中的“添加附件”后页面变为图 6的形式。图 6添加附件点击【浏览】，选择文件。点击【删除】则删除附件。点击“继续添加附件”，可再添加一个附件，最多可以提交五个附件。3.3 未查看公文存放已经收到的尚未查看的公文。3.4 收件箱存放从其它用户处收到的，没有归档的公文。图 7收件箱如图 7所示，收件箱列表中包括公文的优先级、是否已经阅读、标题、发送人、发送时间等。3.4.1 是否已经阅读1 没有阅读的公文用 表示，并且其标题、发送人、发送时间都用加粗字体表示。2 已经阅读过的公文用 表示，并且标题、发送人、发送时间不用加粗字体。3.4.2 查看公文内容点击公文的标题，可以查看公文的内容，如图 8。图 8查看接收的文件3.4.3 回复需要注意的是，图 8中的【不需回复】按钮是灰色的，不能够点击。这是因为发送者发送公文时选择的是“不需回复”。如果发送者发送公文时选择的是“需要回复”，那么接收者看到的页面如图 9。图 9查看接收的文件需要回复点击【回复】，出现回复页面如图 10。输入标题和内容后，点击【发送】即可。图 10回复公文3.4.4 转发从图 8可以看到，相比以前版本，系统多了一个【转发】按钮，功能是将当前公文转发给其他用户，方法和发送公文一样。一篇公文可以多次回复和转发，这也是本次新增加的一个功能，便于用户间进行交流。当有新的回复时，该公文即上移到收件箱的第一条位置，并显示关于原公文的全部回复情况。原公文发件人可以看到全部来回的回复，收件人只能看到自己和公文发送人的交流情况。并且，每次回复均可以转发给其他人，或者再次回复。3.5 发件箱存放发送到其它用户的，没有归档的公文。如图 11发件箱同收件箱相比，增加了接收、已读、回复、短信等信息。若这几项为大于0的数字时，则可以点击该数字，查看详细列表。图 11发件箱3.6 垃圾箱存放已经删除的公文。1 若想彻底删除垃圾箱内的公文，则先选择公文，然后再点击导航条中的（彻底删除）。2 若要把公文移到原来的位置，可以先选择公文，然后再点击导航条中的(还原)。4 公文归档4.1 接收公文归档存放从其它用户收到的，已经归档的公文。4.2 发送公文归档存放发送到其它用户的，已经归档的公文。5 群组管理5.1 新建群组利用本功能把一些具有相同特性的用户分为一个群组，比如可以把北京市的用户归为一个群组。这样在发送公文时，可以直接发给一个群组，不用再一个用户、一个用户的添加。图 12添加群组1点击左侧导航栏的【新建群组】，可以看到图 12的页面。输入组名和组描述。点击【下一步】，进入第二步：添加用户。如图 13。通过【查询】按钮添加用户，即可成功建立群组。图 13添加群组5.2 群组管理点击左侧导航栏的【群组管理】后，可在页面上看到所有群组的列表。如图 14。图 14群组列表上面是系统默认群组，下面是用户自建的群组。系统默认群组不能够修改，只能查看群组的组名、组描述和成员列表等。只有用户自己创建的群组才可以修改。点击自建群组的群组名称，页面如图 15所示。图 15编辑群组下方五个按钮的功能如下：群组列表：返回群组列表，即图 14。基本信息修改：修改组名和组描述添加组用户：继续给群组添加用户。删除组用户：将选中的用户从本组删除。删除群组：当前群组将被删除。6 用户管理6.1 手机注册 对于未进行过手机注册的用户，点击左侧导航栏中的“手机注册”后，出现如图 16所示的页面。输入手机号码，选择是否接收短信提醒，点击【注册】即可。图 16手机注册 接收：如果公文发送者在发送公文时选择了使用短信提醒,作为公文接收者的您就会在收到该公文同时收到一条提醒短信。 全部接收：在接收短信提醒的功能上，您还可在对方回复公文时也收到一条短信提醒，另外，不论发公文时是否选择短信提醒，也不论短信接收者选择的是谁，选择“全部接收”的用户都将收到提醒。 不接收：无论发送公文者在发送公文时是否选择短信提醒功能，