原始资料管理办法.doc

湖南省怀化路桥总公司吉茶高速公路路面18合同段内业资料管理办法一、 总体目标要求l 项目部设档案室，对各种文件、图纸、参考资料、计量资料、进行统一管理。l 本项目工地务必做到文件资料管理明确、标识清晰、一目了然；各种原始资料真实、齐全、归档有序、可追溯。l 文件的签收、归档、处理、现场落实规范化；各种技术资料的填报、签字、上报等各个环节责任到人，明确分工。l 交到档案室的资料要进行交接签认记录。二、 内业资料管理程序l 外来文件各上级及相关单位的来文（及有关资料）由项目部办公室统一收文，填收文处理单，报相关领导批示后，按批示规定的范围发放（进行收发文登记签认），原件存档案室。l 上报文件各种上报文件由各部门、各分部分别拟稿，报项目部办公室统一填写发文处理单，报项目部相关领导签发，办公室按批示要求发文（进行收发文登记签认），送档案室存档一份。l 内业资料（计量月报、工程日/月报、开工报告、变更报告、汇报材料等）计量月报、工程日/月报由各部门按有关要求按程序上报项目部合约部，项目部进行汇总后上报。分项工程开工报告、变更报告由各部门按实际情况及时上报项目部工程部，经项目部认可后进行上报。各种汇报材料视情况需要，由相应部门拟稿，经项目部认可后进行上报。所有报告原件存档案室一份。l 原始资料（质检、试验、测量等）质检、测量、试验资料由各部门按工程进展情况如实填写，经监理签认后，分类汇总上报项目部（原则上按计量需要上报），工程部、合约部复核无误后，交档案室保存（试验资料保存复印件、试验资料原件由中心试验室保存）。三、资料交接l 上报到档案室的资料必须是有效的、符合要求的、签认齐全的。原始资料必须在质检部、合约部检查复核认可后方可存于档案室。档案管理人员接收时必须仔细对照、复核无误。不符要求的资料坚决退回重做，对于资料退回情况，将予以公示，并作为绩效考核依据。l 各部门上交原始资料到项目部档案室时，必须填写资料清单（按档案室存档目录表格格式），精确到每一页，交接双方签认，以便查核。四、填报资料应注意的事项及要求l 资料填写时请参照吉茶高速公路监理实施办法、填报参考、吉茶高速公路路面18合同段单位、分部、分项工程划分、各种规范、规程、标准、及上级文件等。l 各种内业资料必须及时、准确、规范填写，并及时交监理工程师签字认可（现场质检资料要现场签认）。相关人员不得拖延、不填、乱写。l 各种资料内容必须符合技术规范要求，填写要工整清楚，不得涂改。l 同一工程的质检、测量、试验、计量、报告等资料的内容必须吻合，施工部位、分幅编号、施工日期、检测日期、检测数据要相符。决不允许所填报表格有相互矛盾现象。l 摊铺分段时，要注意各段桩号的衔接完整。l 填表时要用规范术语。尽量采用图纸上标注的部位名称，及规范中有的各种描述用语。l 严格执行监理实施办法填表要求，各种标准数据、用语要采用评定标准及施工技术规范试验规程等规范中的规定。l 各个资料填报人，填写资料后，要自已进行台帐记录。以保证资料完整、前后衔接。各种变更图纸、施工图纸应采用与竣工图一样的格式图框。l 计量时不需要上报的、但实际有规定必须填写的原始资料表格，也应一并上报到档案室。如28天试压强度、质量评定表格等。资料齐全与否以竣工资料要求为准。l 资料填报人对其填报的资料负责。l 上述各项中未说明的事项，以业主文件、技术规范为准。五、档案室工作内容l 保管各种文件、报告、图纸、技术参考资料、计量资料、各种原始资料、施工等。l 对所管理资料建立详细的分类台帐，登记备案。一个单项工程全部完工，所有资料收集完整无误后，进行目录修订、并打印封面及装订。l