电力基建物资管理工作常见问题浅析.doc

神华集团哈密电厂4*660MW基建项目锅炉物资管理工作常见问题浅析刘鸿喜2014.3.28神华集团哈密电厂4*660MW基建项目，锅炉设备由上海锅炉厂供应，设备物资量大，库区占地面积广。在物资管理上要求严谨、精细、准确、高效，否则将会给设备的接收、仓储、发放带来极大困扰，严重时会因设备供货不及时影响到设备的安装施工进度，造成延误工期等重大事件，从而增加工程的成本、减少企业的效益等不良影响。保障供给，及时查找工作中的不足，加以改进，提高工作效率，是物资管理过程中必要的常态的工作之一。结合本项目锅炉设备物资管理工作实践，浅析在物资计划与仓管方面常出现的几点问题及相关拙见：一、物资管理系统设备装箱单导入方式的选择1、装箱单导入方式的分类： 合同整单导入整体导入 分项（层）导入方式 随车导入2、装箱单不同导入方式的优、缺点及选择推荐装箱单导入方式推荐序号导入方式优点缺点结论1合同整单1、易掌握到货及未到货情况1、与厂家沟通装箱单要求时困难； 2、厂家装车的随机性使包装号有不确定性，所供装箱单常出现无包装号或不准确的信息，造成到货录入系统时查找困难3、厂家包装箱号单变更后，管理系统上不易修正；4、部件名称分项不明确，设备量大时到货录入查找不方便1、设备量小时适宜2分项（层）整单1、装箱单要求与厂家沟通方便；2、装箱单导入系统时方便；3、设备到货录入系统时查找方便；4、易控制系统中问题单据的修正与处理1、无法掌握整体到货及未到货情况1、设备量大时适宜；2、适宜大量钢结构3随车1、装箱单要求与厂家沟通方便；2、到货录入系统时方便、快捷、准确、省时、省力；3、易控制系统中问题单据的修正与处理1、无法掌握整体到货及未到货情况； 2、装箱单导入系统时较繁琐，一车一导入；3、大批量钢结构时，规格型号类同较多，容易出现发、接货差错，给最终清点带来不便1、设备量小时适宜；2、不适宜大量钢结构备注实际到货、未到货状况，应以与厂家沟通并参考合同、技术协议为准，因其提供的所谓的“总箱单”或“全部箱单”有遗漏或不确定性。二、随车发货单与实物不符现象，是影响管理系统录入数据时出错的原因之一造成此现象的原因很多，多个厂家都会出现，层出不穷，屡见不鲜，属正常现象。即使一再要求发货标识要规范，也会有不同程度的问题出现。主要原因有厂家在出厂时填写出现的笔误现象、有货物本身无标识或字迹不清晰现象；也有错装或漏装现象；也会出现因物流公司在配货、倒货时发生了差错，都会给接货时带来清点困难的状况，同时造成随车原始单据重单、少单等现象，是影响物资管理系统数据大量出错的原因这一。措施：1、接货员在接货清点时要求认真、仔细，按实际到货为准，在原始单据上问题数据处注明实际的接货情况，字体要清晰、表述要简明扼要、准确。此项工作至关重要，将会影响到问题单据处理的效率，标注不清时需及时再次确认，否则将会造成二次困扰。2、发现重单现象，仓管员及时确认两次到货的真实性，确实为重复到货时再移交计划员与厂家沟通处理。3、若卸车时清点有困难，未能完成任务，应及时开箱验收确认实际情况。三、随车发货单与系统装箱单不符现象，是影响管理系统录入数据时出错的主要原因由于部分厂家装车的随机性导致其包装号不确定；合同厂家与外协厂家的要求不到位；供货厂家做装箱单的水平程度各有不同等因素，导致未严格按照装箱单及随车发货单的要求填写，是造成物资管理系统上出现大量问题单据的主要原因。更多的表现于合同单位的外协厂家。此问题单据的出现，直接给仓管员录入系统带来了困惑，当其工作量大时，常会挌置问题单要求厂家工代前来解决问题。其实效果非然，适得其反，待工代到时多个问题已积压成堆难予梳理，当问题交织在一起时，问题会更大、复杂化，更不易解决。不提倡积压问题单据依赖工代整体解决的思维与方法。措施：1、问题总要逐一解决，一旦发现问题，随有随处理，分减问题，困难程度相应会小些而且及时解决不会耽误现场需求。2、发现问题单据需仓管员明确具体问题所在，不易含糊问题整体移交，会浪费人力重复做功。问题单据由计划员逐一落实解决。四、物资管理系统设备显示到货，实际已到货，但仓库查找困难，分析系统录入时造成错误库存信息的原因1、设备包装号重复到货，称为重单现象。第一次到货系统已录入，第二次因遗漏补发或分包发运重复到货，在厂家不标注发货数量的情况下，因第一次录入了已全部到货信息，不再显示缺件，导致第二次的库存信息无处录入。若同号的两批次部件到货存放不同的库位时，而第二次到货不做记录，就会造成第二次到货的部件无法找到。2、设备包装号多次到货，称为多单现象。已录入系统的包装号经厂家私自变更未经沟通，增加了包装内的数量并分批多次到货，导致第2次后的多次到货信息无法录入，若视为遗漏补发不重新调整箱单和不做备案的情况下，多次到货的部件存放不同的位置是难以找到的。措施：重单、多单现象在仓管员录入系统时会轻易发现。首先，需由仓管员亲临现场确认实际到货的准确信息，防止实物与随货单不符，造成虚假信息。其次，在确认实为重单或多单后，由计划员登记备案并与厂家沟通协查，确认是否属错单、重单及多单等情况，及时纠正存在的错误库存信息隐患。五、物资管理系统设备显示已到货，但实际未到货，随现场安装过程中发现，分析系统录入时造成错误库存信息方面的原因上锅厂随车发货单仅显示包装号，并无其规格与数量显示，无论包装号内容及数量有多少，在接收时按常规都默认为其全部到货。但也有部分部件因生产滞后、厂区存放位置不妥或运输配货等原因发生漏发情况，导致此包装号在系统上显示全部已到货，其实确实存在个别部件未到货现象。此种现象在施工单位安装过程中会被发现，但往往造成急需件，导致停工待料，直接影响安装进度。措施：加强验收环节是解决此问题最直接有效的方法，无论箱件与裸件，早验收，早发现，早解决。六、物资管理系统设备显示未到货，但实际现场已安装就位，分析在发放环节的因素主要设备部件长期未到货，而供货厂家明确表示已发出多日，从而在关注设备到货统计表中形成问题单据。其未显示到货的主要原因是物流公司在进行配货、倒货时发生的常见错误。由于经非专业人员的设备换车调整，其设备的信息难以掌握，在变更后的发货单上标注的设备信息已是面目全非不真实的，常伴着漏单、错单现象，导致实际已到货，而随车发货单未显示到货信息造成系统未到货。同时安装单位遇到紧急领料时按非常规手续，在提货时所出具的临时料单不易发觉缺件设备已到货情况。若问题单据不及时关注、处理解决，一旦出现漏发情况会造现场成急需件事件，直接影响到现场安装进度。措施：1、加强问题单的关注与处理进度。 2、计划员与厂家确认问题单据的发货信息，仓管员根据最新信息复查问题单据并组织现场核实工作。3、厂家确认已发出已久，库存长期查找无果后，仓管员应与施工单位沟通或组织工代现场确认是否安装。4、在仓储发放环节，领料单管理上，应要求及时更换正规料单，届时会暴露实际到货情况，以便及时完善管理系统数据。七、设备供货不及时的主要原因及应采取的相应措施厂家因生产任务饱满、生产流动资金不充裕、与外协厂家合同签订滞后、生产质量问题返工、进口配件设备到货迟缓等重要原因，以及恶劣天气、大件运输办证困难、途中意外状况等种种因素影响，均能导致设备生产缓慢及交货时间的推迟与延误。措施：为避免交货不及时的情况发生，计划员应密切联系供货厂家详实掌握设备从投料、生产，到包装、运输等情况，发现问题及时沟通供货厂家相关部门或人员