论企业建设项目工程资料管理及归档 2.doc

论企业建设项目工程资料管理及归档王飞 石国山（山东职业学院，山东省路桥集团）摘要：随着企业的发展，新的业务领域所形成的文件资料源源不断，传统的观念和归档文件范围划分方法已不能适应新的形势和要求。因此，档案管理必须根据不断发展变化的形势和要求。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。关键词：科技文件材料,工程归档,档案管理引言：工程档案同样是一种信息资源，是企业信息系统的重要组成部分。工程档案是历史的真实记录和客观再现。一方面它全过程记录了工程建设；另一方面，通过工程档案资源的开发和共享，又客观公正地反映了其价值。是一个单位综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份；是体现一个单位基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志；是一个单位政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。一、材料归档范围现状市场经济的发展、经营理念的不断更新以及科学技术的日新月异，使得企业生产经营业务领域及范围不断拓展。同时，工程咨询、工程监理、工程总承包等业务延伸领域的项目也出现良好的发展态势。伴随着新兴业务领域的拓展，大量科技档案材料应运而生。反映这些新内容的各类文件资料、图纸不论是种类还是内容都发生了新的变化。以前的科技档案管理办法已无法全面涉及和涵盖这些新领域所产生的科技档案材料。源源不断产生的各种资料哪些应该归档、应如何进行科学的分类编目等问题都是现实而急迫需要研究解决的问题。二、归档范围界定的必要性档案是国家的宝贵财富，具体到一份文件，一张图纸，一卷档案，其保存价值是不同的。做好科技文件材料归档范围的界定工作，重点保护具有永久和长期保存价值的档案，是档案管理者的一项重要内容。应该说，接收进馆档案数量的多少并不是我们工作追求的目标。我们在指导思想上、在制度建设上以及接收归档和管理工作中，有一些方面是值得进一步研究和改进的。因此，积极有效地开展科技文件材料归档前的界定工作，显得越来越迫切和重要。在实际工作中。确定好文件的归档范围，并按此范围做好文件接收鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量。使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力，提高工作效率，有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高，使档案工作更加健康地发展。三、归档界定工作的内容31完整性鉴定归档资料的完整性是指归档范围的要求，从整个工程项目来说，归档的文件材料不能缺项。从具体项目来说，每套科技文件材料不能缺少各个组成部分。缺少任何一部分，都会给日后的生产建设带来不利影响。完整性是科技文件材料鉴定工作的基本内容，也是首先要解决的问题。无论是什么项目，确定归档范围都要齐全、完整、成套。32准确性鉴定归档材料的准确性。是指档案的内容真实地反映工程项目的实际情况和建设过程。归档的电子文件与纸质一致。底图和蓝图相符，帐图相符，技术数据可靠，签字手续完备。因此科技文件材料的准确性的鉴定至关重要。33系统性鉴定归档材料的系统性是指遵循科技文件材料之间的有机联系。进行科学地分类和系统地排列。便于保管利用。鉴于企业常以客体事物(工程项目)为利用档案的特点，凡是围绕工程形成的各类档案均应作为该工程档案的组成部分进行系统化管理。四、归档界定的原则和基本框架41原则411思想性。从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案价值。这条原则指明了在文件材料的归档范围界定过程中在思想、观点方面所要遵循的准则。412效用性。文件是否有用?有效使用时间有多长?效用有多大?在什么范围内使用?“效用”是确定文件取舍的准绳，也是划定档案保管期限的依据。这个原则指明了归档范围界定过程的总要求，反映了归档界定行为的共性和特色，揭示了文件材料归档范围界定实践活动的规律。413质量性。各类文件材料特别是科技文件，在形成过程中都有国家、行业或企业规定的文件组成内容和质量标准。414连续性。对于同一项目，在不同时期和阶段可能会形成不同内容的文件材料；每个项目又可能派生出与原项目密切相关的其他工作。对于此类项目所形成的文件材料。在界定归档范围时，应充分考虑项目本身的内在联系和因果关系，通过归档的文件材料反映出项目的全貌。415整体性。在界定归档文件材料范围时。应把工程项目作为一个整体凡属于该项目的文件材料，不论是哪个单位完成的，均应纳入归档的范围。42基本框架在确定归档范闱界定原则的基础上，界定文件材料归档范围时应从几个方面加以考虑：国家、行业或本单位有明确规定的。这是归档范围界定中应遵循的基本标准；反映生产技术、经济建设和科技创新等具有查考价值的最终的成果性档案；在生产、科研和管理过程中形成的具有查考利用价值的过程性或阶段性成果的档案；在生产、科研等工作中的外部接口文件。主要包括任务书、委托书(函)、中标通知书、合同书、甲乙方之间技术业务往来文字材料等开展工作的依据性文件材料：中外合资建设工程档案；境外工程项目档案。归档范围框定得过宽或过窄都是不利的。过宽，必然把本来不应归档保存的科技文件材料划入归档范围，造成科技档案的臃肿庞杂，带来人、财物的浪费；归档范围划定过小，必然把本来应该归档保存的科技文件材料排斥在归档范围之外，造成科技档案的残缺不全，给科技档案的利用带来困难，破坏了科技档案的完整性。五、企业积累技术与经验的重要手段工程档案是工程建设企业在道路、港口、桥梁、建筑等城市活动的产物，工程建设的成果主要体现在两方面：一是工程实体、二是工程档案。工程档案是对工程建设企业生产、经营状况的直接记录与真实反映，记载了企业生产活动的过程与结果、工程技术、工程经验等。工程档案作为工程建设成果的直接载体，已成为积累并储备工程技术、工程经验的重要工具与手段。由上可见，工程档案是一项持之以恒的工作，认识到工程档案在工程建设中的重要性，加强规范化管理，是防患于未然的必要手段。工程档案涉及到诸多专业知识，具有信息量大、工作量大、范围广等特点，这也对工程档案技术人员提出了更高的要求。只有不断加强工程档案的建设工作，才能进一步提高工程建设的效率与质量，促进经济效益与社会效益稳步上升。六、结束语企业信息化是一个长期而又复杂的工程，不可能一蹴而就，一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。作为企业信息化工程一部分的档案信息化建设自然也不能脱离实际，盲目推进，必须与企业的信息化建设和经济基础协调，与企业的信息需求相协调，与信息技术相协调，与全国信息化工程相协调。档案行政管理部门应综合考虑各方面的因素，统筹协调，积极联合其他政府部门、工商联、行业协会、商会等各个方面的力量加强论证和宣传，培育