制作会议方案演示文稿（PPT33页).ppt

学习情境12制作会议方案演示文稿 在实际工作中 常常在会议 报告 演讲等场合需要将所讲的内容展示给观众 PowerPoint不仅可以制作出图文并茂的演示文稿 还可以为演示文稿设置各种播放动作 进行人工或自动播放 比如公司经常会为某一主题召开会议 从会议的筹备到会后的管理与落实 都需要考虑周到细致 这样才能将一场会议安排好 将会议的策划制作成演示文稿的形式 每一页或几页幻灯片都会说明一个内容 这样安排会议的目的会更加明确 下面通过具体的会议筹备与组织的案例来介绍PowerPoint演示文稿的制作方法 2 制作完成的演示文稿在幻灯片浏览视图中的效果 目录 12 2任务分析 12 3制作会议方案演示文稿 拓展实训 综合实践 12 1任务情境 3 12 1任务情境 小张大学毕业 准备去一家公司应聘办公室秘书一职 作为公司人事部经理的小王负责招聘工作 小王要求小张用PowerPoint制作一个关于筹备和组织一般会议用的演示文稿 要求体现出会议的筹备和组织过程 小张要想应聘成功就要积极准备了 4 知识目标和能力目标 知识目标 PowerPoint的启动和退出 熟悉PowerPoint的工作环境 创建和保存演示文稿的方法 在幻灯片中插入图片 组织结构图 表格的方法 幻灯片的管理和美化 幻灯片的放映方式 能力目标 能根据具体的工作情景制作一个符合主题思想的演示文稿 并进行简单的修饰 5 12 2任务分析 组织一次会议 要考虑到方方面面的问题 包括会议的准备 会中的注意事项以及会后的反馈管理等 只有考虑全面仔细 才能保证会议的正常运行 将会议的筹划与组织制作成演示文稿 可以比较明确会议安排中的各个方面 对于以后的会议安排可以进行参考 所以在组织会议之前制作一个关于会议筹备与组织的演示文稿 将各个方面的问题考虑周到是非常有必要的 6 12 3制作会议方案演示文稿 7 8 1 启动PowerPoint2007方法主要有 方法一 执行 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficePowerPoint2007 命令 即可启动PowerPoint 如图所示方法二 双击桌面上的PowerPoint快捷图标 启动PowerPoint 方法三 找到PowerPoint程序的可执行文件 双击该文件启动PowerPoint 9 2 认识PowerPoint的工作环境PowerPoint2007像Word2007一样 将所有的操作命令都集中到相应的选项卡下 简化了用户对操作命令的查找过程 提高了工作效率 PowerPoint2007的工作界面如图所示 10 单击 Office按钮 在弹出的下拉菜单中选择 新建 弹出如图所示的 新建演示文稿 的对话框 11 创建一个空白演示文稿的方法有 方法一 启动PowerPoint2007 程序自动创建一个空白演示文稿 默认的文件名为 演示文稿1 方法二 在PowerPoint2007窗口中 单击 快速访问工具栏 上的 新建 按钮可以新建一个空白演示文稿 方法三 在 新建演示文稿 对话框中选择 空白文档和最近使用的文档 中选中 空白演示文稿 单击 创建 按钮 可以创建一个空白演示文稿 12 新建了一个演示文稿要先将其保存起来 因为是第一次保存 所以会弹出 另存为 对话框 保存演示文稿的方法是 1 单击快速访问工具栏上的 保存 按钮 弹出 另存为 对话框 选择文件存放的路径及设置文件名 PowerPoint2007文件的扩展名是 pptx 单击 保存 按钮即可 2 如果编辑之后的演示文稿需要以新的文件名进行保存 或者需要保存在其他的路径 从而保留原来的演示文稿 则需要对演示文稿进行另存为操作 单击 Office按钮 在弹出的下拉菜单中选择 另存为 命令 在右侧选择保存文档副本的类型 13 1 制作 会议基本流程 幻灯片以会议的基本流程来讲解怎样制作一张幻灯片 要组织好一次会议 大体的流程为 会议策划 会议组织的构架与决策 会议筹划方案 会议通知 会议承办与准备 会议签到与接待 会中建设与管理 会后管理与落实 会议评估 将这些流程设置成一定的形状 会更加美观 制作效果如图所示 14 新建演示文稿中默认包含一张 标题幻灯片 版式的幻灯片 要完成图效果 可以更改幻灯片的版式为 仅标题 的版式 方法是 切换到 开始 选项卡 在 幻灯片 选项组中单击 版式 按钮 选择 仅标题 版式 1 添加文本 设置文本格式 添加文本在 标题 占位符中单击鼠标 输入 会议的策划与管理 然后在绘图工具中单击按钮 出现 横排文本框 按钮 在幻灯片区通过鼠标左键拖动 输入 会议的基本流程 设置字体格式标题 会议的策划与管理 的格式 宋体 40磅 加粗 红色 小标题 会议的基本流程 的格式 宋体 32磅字 选定要设置格式的文本 单击 字体 选项组下的启动按钮 弹出 字体 对话框 切换到 字体 选项卡 设置字体 字体样式 大小 字体颜色等 单击 确定 按钮 15 2 插入自选图形 切换到 插入 选项卡 在 插图 选项组中单击 形状 按钮 在弹出的下拉列表中选择 圆角矩形 这时鼠标指针变成十字形状 在幻灯片区中按下鼠标左键并拖动 拖动到适当位置 释放鼠标 即可绘制出一个圆角矩形 双击该圆角矩形 会自动切换到 绘图工具 格式 选项卡 单击 形状样式 下的 形状填充 按钮 在弹出的主题颜色中选择橙色 这时圆角矩形的颜色变为橙色 选中圆角矩形 点击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 编辑文字 命令 这时 在圆角矩形中就会有光标在闪动 录入 会议策划 然后选中文本 设置字体格式 16 添加指示箭头 在 形状 下拉列表中 选择箭头 拖动鼠标 在圆角矩形的下方绘制一个向下的箭头 选中箭头双击 切换到 绘图工具 格式 选项卡 单击 形状样式 下的 形状填充 按钮 在弹出的主题颜色中选择橙色 单击 形状轮廓 按钮 选择颜色为红色 重复上面的步骤 设置其他的会议流程 将不同的圆角矩形设置不同的填充颜色 这样看起来跟美观一些 然后将所有的圆角矩形和箭头按一定的顺序和形状排列起来 最后将所有的图形选中 即先选择第一个图形 然后按住Shift键选择其余的图形 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 组合 组合 命令 将所有的图形组合为一个图形 这样便于移动 如果对里面的某一个图形进行修改的话 可以单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 组合 取消组合 命令 进行修改 17 2 制作 成立工作团队组 幻灯片组织一次会议要求分工明确 责任到人 各司其责 所以要成立团队工作组 以插入表格的形式来制作这张幻灯片 效果图如图所示 18 要制作这张幻灯片 我们首先要选择幻灯片的版式为 标题和内容 的版式 切换到 开始 选项卡 在 幻灯片 选项组中单击 版式 按钮 选择 标题和内容 版式 1 设置标题 在标题占位符处单击鼠标 输入 组织落实 成立工作团队组 并设置字体为 隶书 44磅 加粗倾斜 橙色格式 选中标题占位符 在 绘图 选项组中单击 快速样式 按钮 弹出 快速样式 列表 选择 浅色1轮廓 单击 形状效果 按钮 选择 阴影 菜单中的 透视 左上角透视 设这效果如图所示 19 2 插入表格 在 标题和内容 版式幻灯片中 单击 插入表格 按钮 弹出 插入表格 对话框 设置为6行3列 这时 在文本区插入了一个6行3列的表格 如图1所示 选中整个表格 双击表格会自动切换到 表格工具 设计 选项卡 在 表格样式 选项组中单击 边框 按钮 选择 所有边框 单击 底纹 按钮 选择 无填充颜色 选项 此时表格变为如图2所示的表格样式 在表格内输入设置的团队名称 负责人和相关的职责项 并调整表格的边框 使得单元格具有合适的高度跟宽度 20 3 制作 会议信息加工 幻灯片要安排好一场会议 要对会议信息进行加工 制作效果如图所示 选取幻灯片的版式为 仅标题 版式 21 1 设置标题在标题占位符中输入标题 会议信息加工 2 插入剪贴画切换到 插入 选项卡 在 插图 选项组中单击 剪贴画 按钮 在窗口右侧弹出 剪贴画 的任务窗格 单击 搜索 按钮 选择剪贴画 这样在幻灯片中就会出现一幅剪贴画 调整剪贴画的大小 并将其放在幻灯片的右上角 3 插入组织结构图 切换到 插入 选项卡 在 插图 选项组中的 SmartArt 按钮 打开 选择SmartArt图形 对话框 选择 层次结构 中的 组织结构图 单击 确定 按钮 即可在幻灯片中插入组织结构图 双击组织结构图 切换到 SmartArt工具 设计 选项卡 在组织结构图中将不合适的形状删除 在需要添加形状的地方单击鼠标 选择 创建图形 选项组中的 添加形状 按钮 在下拉列表中选择相应的选项 并在文本窗格中输入文本 设置字体格式 设置为如图的效果 22 选中组织结构图 选择 SmartArt样式 选项组中的 更改颜色 按钮 在下拉列表中选择 彩色 组中的 彩色范围 强调文字颜色5至6 然后在 SmartArt样式 中选择卡通样式 选中一个文本窗格设置填充颜色 23 4 制作 会后的工作 幻灯片当一次会议开完之后 并不意味着会议组织的结束 这里要涉及到会后的一些管理与反馈 24 1 设置标题在 两栏内容 幻灯片版式中 单击标题占位符 输入 三会后必须要注意的问题 2 插入图片 单击左侧文本区的 插入来自文件的图片 按钮 弹出如图所示的 插入图片 对话框 选择 图片1 png 单击 插入 按钮 在左侧文本区插入了图片 移动图片到幻灯片的左下角 切换到 插入 选项卡 在 文本 选项组中单击 文本框 按钮 在下拉列表中选择 横排文本框 在 图片1 中绘制一个文本框 输入文字 会后的工作 设置字体格式为 宋体 24磅字 加粗 深紫色 同时旋转文本框 使其向左倾斜 与 图片1 相吻合 3 设置项目符号在幻灯片右边的文本区占位符内单击鼠标 录入会后注意事项 然后选中文本 切换到 开始 选项卡 在 段落 选项组中单击 项目符号 按钮 在弹出的下拉列表中选择 项目符号和编号 弹出 项目符号和编号 对话框 单击 图片 按钮 弹出 图片项目符号 对话框 选择符号 单击 确定 按钮 25 1 幻灯片的创建 在幻灯片的大纲区 第一张幻灯片后单击鼠标 这样就会在第一张幻灯片后出现一条横线 切换到 开始 选项卡 在 幻灯片 选项组中单击 新建幻灯片 按钮 弹出幻灯片的版式列表 选择 标题和内容 版式 插入新的幻灯片 如图所示 单击标题占位符 录入标题 会议的策划 格式设置效果如图1所示 单击文本占位符 录入文本 效果如图2所示 26 2 幻灯片的移动对幻灯片的移动 能够实现对幻灯片顺序的调整 可以通过下列方法来实现幻灯片的移动 方法一 在普通视图中的大纲区切换到 幻灯片 窗格 选中要移动的幻灯片 按住鼠标左键拖动到幻灯片所需的位置 然后松开鼠标即可 或单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 剪切 命令 到所需要的位置选择 粘贴 命令 方法二 在幻灯片浏览视图下 选中要移动的幻灯片 按住鼠标左键拖动到幻灯片所需的位置 然后松开鼠标即可 或单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 剪切 命令 到所需要的位置选择 粘贴 命令 3 幻灯片的复制如果需要一张或几张幻灯片具有相同的内容 可以对幻灯片进行复制操作 选中所要复制的幻灯片 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 复制 将鼠标指针移动到想要粘贴的位置 选择 粘贴 命令 4 幻灯片的删除多余的或没有价值的幻灯片要将其删除 删除幻灯片的方法如下 方法一 选中要删除的幻灯片 按 Delete 键 方法二 选中要删除的幻灯片 在 开始 选项组的 幻灯片 功能区 单击 删除 按钮 27 1 幻灯片的格式化在演示文稿中 每一张幻灯片都有单独的内容和风格 编辑幻灯片时 对每一页的文字 图片或段落进行必要的设置 以 会议的策划 这张幻灯片的正文文本为例进行格式化设置 1 设置字体格式选定文本 单击 字体 选项组下的启动按钮 弹出 字体 对话框 如图所示 设置括号外的文本用红色字体 括号内的文本用蓝色字体 2 设置段落格式选定正文段落 单击 段落 选项组下的启动按钮 弹出如图2所示的 段落 对话框 进行段落格式的设置 3 设置项目符号和编号 28 2 设置文本背景只有白底黑字的文本虽然对比清晰 但是比较单调 合理地运用颜色可以使幻灯片的演示效果增色不少 设置文本背景的步骤是 选定正文文本占位符 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置形状格式 命令 弹出 设置形状格式 对话框 如图所示 选择 渐变填充 设置颜色 单击 关闭 按钮 设置效果如图所示 29 1 设置放映方式 切换到 幻灯片放映 选项卡 在 设置 选项组中单击 设置幻灯片放映 按钮 打开 设置放映方式 对话框 如图所示 设置放映类型 一般选择演讲者放映 全屏幕 方式 这样更有利于小张展示自己所做的内容 30 2 排练计时一般应聘的时候都会有时间限制的 不可能无限制的去陈述 所以在自己准备演示文稿的时候 要做好计时 这样可以在规定的时间内适当的调整演示文稿中要陈述的内容 设置排练计时的方法是 切换到 幻灯片放映 选项卡 在 设置 选项组中单击 排练计时 按钮 弹出如图所示的 预演 任务框 在该任务框中显示该幻灯片的时间和演示文稿放映的总时间 单击 关闭 按钮 弹出如图13 50所示的 MicrosoftOfficePowerPoint 对话框 单击 是 Y 按钮 切换到幻灯片浏览视图下 在每张幻灯片下面列出了幻灯片播放的时间 并在 设置 选项组中自动勾选 使用排练计时 选项前面的复选框 单击 否 N 按钮 退出排练计时 31 3 播放幻