有效的会议管理.ppt

有效会议的技巧 课程目的 群策群力事半功倍 空杯理论 只有倒空了才能装得更满 你将成为成功学习的最大赢家 第一单元会议概述 定义会议无效会议会议成本有效会议会议类型会议原则 定义会议 开会需要花费宝贵的时间大多数工作会议比较正式 有预先约定的时间 地点 议题等典型的会议有一个明确的目标 并概括于议程 议事日程或清单 上会议议程首先在与会者之间传播 请你谈谈对会议的认识 你需要开会吗 无效的会议 会议的目的不清楚会议无法达成其目的有些人不必参加会议并不是所有的人都相互认识会议缺乏训练有素的主持人没有人做会议记录或注意会议程序 这些问题带来的后果是什么 与会者的错误 与会者迟到或早退与会者进进出出与会者离开会场去拿资料与会者争吵与会者发言太过冗长与会者自我膨胀 突出自己 不管真正的问题有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的发言机会 会议主持人失误 自说自画或说的太多似乎不愿意讨论与他相反的论点在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目在每个题目上所花费的时间非常不平均已作出决策后还在该议题上随意漫谈 会议时间失控 会议的时间不够开无轨电车 直到超过规定的时间甚多好几个议题都无法作出决策临终场在理由证据不充分的情况下决策 会议成本 成功的会议将合适的人聚集在一起共同为了某个目标而贡献自己的才智能够节省大量的时间和金钱会议成本 时间 费用与会者的总年薪 日程开支 年工作小时数 8 5 40 主管们的意见 无目的无结论无组织 失控 独断无主题本位主义 没有议题的会议无结果的会议有结果不执行走过场的会议 有效会议管理的要素 陈述开会目的准备议程选择适当的与会者管理会议时间引导与控制做总结 开会需要花费宝贵的时间与金钱 因此只有在有必要时才开会 并确保会议的简短与富有成效 有效会议的要素 目的 人员 组织 领导 信息 时间 地点 会议 会议类型 会议可被分为以下两种类型 而每一种类型又可细分为两种 工作决策会议 目标设定 问题解决 信息传播会议 意见 更新信息 市场行情 有效会议的3P原则 会议准备确定标准制定议程举行会议控制与执行 第二单元会议流程 有效会议流程1 准备 首先确定是否需要开会开会或其他方式解决问题 邮件 电话 文件若不开会 会带来什么结果找出一个说服人的开会理由提出意见产生创意作出决策 是否开会的选择可开可不开 不开可大可小的 小会可长可短的 短会 有效会议流程2 标准 会前沟通确定与会者确定开会时间确定开会地点确定会议主题传递有关文件发放会议通知确认出席者 花费在会前的准备时间非常有意义的 确保会议在恰当的时间与地点举行 由合适的人参加并作出正确的决定 邀请与会者 选择恰当的与会者是会议是否达到目的的关键要素需要考虑与会者在一个团队中如何工作邀请具有良好沟通能力的成员参加评估与会者的贡献 分享信息 提供建议 专业身份 授权行动通知与会者并且确认 有效会议流程3 议程 议事程序确定议事日程中的关键主题先用少量时间讨论紧急问题对于关键主题留出足够时间根据轻重缓急排出优先顺序 优先排序平衡Important和Urgent IU I IInoU I IVU noI IIInoU noI Important Urgent 案例分析 9月26日上午10 30在总经理办公室举行部门经理会议 会议时间90分钟议事内容 员工餐厅的扩建财务部的定编问题金龙汽车公司管理人员的参观事宜明年公司发展战略的调整采购员工上下班用的大巴 案例分析 某个公司 员工餐厅的扩建明年公司发展战略的调整财务部的定编问题上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜采购员工上下班大巴 准备会议议程要点 避免在一天情绪低潮时开会保证将议题的变化告知主持人议程尽可能简洁明了与一目了然议程包括 会议日期 时间 地点与目的全体与会者都要明了自己的职责议程体现出议题的轻重缓急与优先程序 确定会议地点 选择会议地点对于会议成功至关重要并非仅仅是否舒适 而是使人感觉恰如其分评估环境与会议室的布置各种设施与设备的准备 音响 投影 白板 纸板 灯光与咖啡 茶点 选择各种会议的场所 自己办公室 部下办公室 公司会议室 专业会议中心 资料齐全 个人权威 可能电话 人 干扰 提高部下士气与地位 若地方小 不舒服 避免等级困境 可能外人干扰 需要预约 各方公平 适合保密 预先准备 费用 有效会议流程4 举行 目的 确保每一个与会者都明确为什么开会互动 全体与会者的相互交流 整体互动的场所不是会议主持人的 独角戏 也不是夸夸其谈者的个人 讲坛 与会者的座位安排 支持性手把手 合作性肩并肩 针对性面对面 主持人 团队会议 一对一会议 有效会议流程5 执行与控制 告知有关人员有关信息简明扼要针对性强不要涉及无关内容重要信息以文字形式传播会议决定采取行动方案既定模式执行督导 为何会后不执行 工作忙行动计划不合理资源不足结论不民主出现新情况 有不同看法忘掉了 不重视有难度任务分配不合理缺乏资源监督不够 第三单元有效主持会议 任务导向与关系导向明确会议主持人的角色会议主持人必须考虑的问题会议主持人适时结束会议 主持会议 任务导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人 明确会议主持人的角色 召集员工开会点名让员工提出意见或亮出观点先让低职位的员工在无干挠的情况下发言使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁 明确会议主持人的角色 了解自己的观点主席是会议的 仆人 并非 主人 支持会议群体就主题展开讨论最终带领大家无异议的决定或较好的结论 仆人 并非 主人 会议主持人的雾区与误区高谈阔论 强加于人童子游戏 尚未达标懒惰无能 优柔寡断自我陶醉 沉迷其中 明确会议主持人的角色 支持与控制与会者打破沉默 敌对与不自信不被干挠 确保每人有发言权紧扣主题 按既定的主题展开讨论脑力激荡 鼓励与会者的积极参与和创意 明确会议主持人的角色 保持正轨情绪控制时间管理主题把握及时反馈突出重点善于总结 会议主持人必须考虑 在会议之前你需要知道会议的重要目的阅读所有相关的背景文件考虑参加会议的人可能会有什么样的反应决定你要用什么方法去处理从这个会议中得到最适当的结果 会议主持人必须考虑 准时开会 1 对迟到的人不要勉强堆起笑容要友善 保持愉快 要让大家自在一点有魄力 要就事论事 让大家清楚你在当家提醒与会者前一次会议的结果 会议主持人必须考虑 准时开会 2 解释这一次会议的目的提一提议程中的主要事项告诉与会者会议应在何时结束 并指出每一个议题应讨论多久 会议主持人必须考虑 控制讨论请那些最能加速议题讨论的人发表意见邀请其他人发表意见 不要让少数几个人霸占不要让你自己霸占会议 但在必要的时候要评论一下并问些问题极为专心地听人发言 但也要注意其他成员的反应 会议主持人必须考虑 要坚定友善地将讨论拉回确保所有的歧见都能得到公开而彻底的讨论有人要开始吵架的话 要坚决地制止提醒与会者会议进行的时间并催促他们做结论在适当的时候总结到目前为止达成的决策 结论要求大家确认已作成的结论或补充意见督促进入下一个议程 主持人适时结束会议 决定一下是要延长会议还是要将某些议程留待下一次讨论总结一下这次会议成就了什么 并谢谢参加会议的人提醒与会者谁同意了何时要做什么事提醒与会者下一次日期 时间 地点及目的准时结束会议将会议记录中及有关的事项尽快整理出来 发给参加会议的人考虑一下是否将会议所做的决定事项公布 让没参加的人也知道按照会议所作出的决定采取行动 第四单元积极参与会议 积极参与角色确认倾听 表达与反馈秘书与助理的职责 积极参与 预先阅读会议议程与以前的备忘录思考如何发挥自己的作用与拟定发言了解与调查与会者 收集各种信息会前与其他与会者私下沟通消除隔阂对于重大议题 事先游说 以获支持 会议角色测试 主席冲锋队员智多星评论家工兵保姆八爪鱼雕刻家 会议角色 主席要学会 更好的组织听取各方面意见并进行总结发掘与会者潜力并加以利用能作出正确 敏锐的决策达成一致与和谐 会议角色 冲锋队员要学会 给会议以正确的引导综合调整与会者的贡献建立适当的控制机制充分利用与会者的特长与能力能更有效控制讨论的进行确定会议目标倾听他人意见并给予支持 会议角色 智多星要学会 将思维聚焦于相关事件上集中精力解决难题能够承受批评与压力倾听他人意见 会议角色 评论家要学会 感知复杂事物与情境言简意赅表达思想以助人理解审视计划中的缺陷并评估其现实性将解决问题的方法分成等级倾听各方意见并作出建设性结论讨论时要开放思维以集思广益用提问的技巧使人自然而然地认识不足所在 会议角色 工兵要学会 灵活机动 适应各种工作及其氛围倾听新意见 接受新思维用实际行动帮助他人准备一个好的目标陈述明白何时该做什么 完成什么 会议角色 保姆要学会 公正的待人处事友好 在适当的时候给人以友谊不做一些伤害他人自信心或伤人之事促进人际关系 调整不和谐气氛发现他人的兴趣与能力考虑个体发展需要帮助他人渡过难关 会议角色 八爪鱼要学会 建立强大的人际网络洞察其他团队的行动与方向关注于会议的决策与执行使会议保持信息畅通给与会者支持与鼓励重视会议目标与目的 会议角色 雕刻家要学会 注意任务完成的进程与水平认识品质要求及时发现错误并化解给人以赞赏与激励从喋喋不休中解脱出来合理分配议题与时间同与会者共同分享你的成功 高效会议的角色整合 八爪鱼 工兵 保姆 雕刻家 主席 冲锋队员 智多星 评论家 高效会议角色整合 积极参与会议的技巧 五位一体的倾听技巧言简意赅的表达技巧审时度势的反馈技巧 倾听的五步骤 5位一体 全神贯注 有效倾听 深思熟虑 感同身受 言简意赅 善解人意 言简意赅的表达技巧 精心准备避免干挠寻求共同点凸现专业化充满热忱自信实足 表达技巧 KISS KEEPITSIMPLE SWEET 审时度势的反馈技巧 明白自己的目标作好准备及时反馈准确 及时 具有针对性恰当的时间与地点对事不对人避免下定义或作评价重视有意义的交流 秘书与助理的职责 协助上司制定会议议程选择会议地点 安排座位通知并确认与会者并传递文件现场服务 调整与控制突发事件做好会议记录并整理好备忘录 天地大冲撞 彗星999即将冲撞地球 在一个掩体中挤着11个人 但是掩体中的食品与水只能供5人维持2周 怎么办 李博士 35岁 白人 历史学博士 身体健康 有一子 热爱政治李太太 31岁 白人 心理学硕士 开朗大方 擅长钢琴演奏李大卫 6岁 IQ68 健康 喜欢绘画 热爱动物王小姐 28岁 南非裔混血儿 文学学士 高级交际花 有一子王小毛 3岁 健康 识