被装管理工作规范.doc

公关策划工作规范职位手册战略规划管理实施计划表采购管理流程组织行为管理工作职责市场分析管理流程管理流程申请表1.0 目的做好公司被装的采购、发放及管理工作。2.0 适用范围适用于XX公司及控股公司所有在册员工（含离休人员、临时性合同工）的被装管理。3.0 职责总务部被装管理员制定被装采购计划。3.1 总务部主管领导负责审核被装采购计划。3.2 总务部负责组织对市场进行考察。3.3 总务部负责实施被装的采购、发放及其管理。4.0 工作流程图开始制定采购计划计划审核是否通过 N市场考察 Y选择供应商 是否招投标 N Y招投标 签订合同 合同履行验收是否合格 N Y入库建帐、发放报帐 归档 结束5.0 工作规范5.1 计划的制定与审核5.1.1 人力资源部于10月31日前负责向总务部被装室提供各行业、各部门在册男女人数（包括各部门男女数量和公司男女总人数）及当年进入本公司的新员工名单（包括姓名、性别、部门、进公司时间）。5.1.2 总务部被装室主任负责根据人力资源部提供人数组织制订公司次年的被装年度采购计划，计划在11月20日前制定完成，并报部主管领导审核。5.1.3 总务部于12月1日前将计划报财务部，财务部在12月15日前完成计划的审核工作，并将审核后的计划返回总务部。5.2 市场考察5.2.1 被装管理员广泛地收集市场信息及对各供应商作实地考察，准确把握市场信息和行业动态。5.2.2 总务部被装室主任根据收集的市场信息和对供应商的实地考察，建立服装面料的样卡册、合格供应商名录及供应商档案，并确保档案的实时性与准确性。5.2.3 总务部被装管理员根据服装类型选择合格供应商。5.3 采购工作5.3.1 对金额在5万元以上的被装，采用招投标形式，并依据中华人民共和国政府采购法及公司招投标管理办法，严格按程序实施。5.3.2 对金额在5万元以下的被装，总务部被装室通过市场询价，编制考察表，报部主管领导审核通过后即可采购。5.3.3 对一些紧急需求的被装，总务部被装室应及时向部主管领导请示，经批准直接采购。5.3.4 总务部被装管理员依据公司合同管理工作规范编写合同草案和合同审核意见书，并依次报部主管领导、财务部、法律顾问室审核，审核期限依次为一个工作日、三个工作日、三个工作日，审核通过后方可生效。5.3.5 合同一式五份，供应商一份、被装室一份、部主管领导一份、财务部一份、公司档案室一份。5.3.6 合同签订后，被装在批量生产前，应按要求打样，并达到最终确认后作为批量验收标准。5.3.7 被装在批量生产前，应对服装面料的质量实施检查。5.3.8 被装在批量生产过程中，总务部被装室项目负责人全程质量跟踪监督，发现问题及时上报主管领导，寻求解决方案。5.3.9 被装到货后，总务部被装管理员组织仓库人员提货、验收。5.3.10 验收工作严格按合同标准执行。发现与合同标准不符的，必须以书面形式立即通知供应商限期解决，出现重大问题必须及时上报部主管领导，并依据合同追究责任。5.3.11 验收合格后入库，被装管理员与仓库保管员一起编制收料单，收料单一式五份，一份由被装管理员存留，一份由仓库保管员存留，一份由被装管理员以月报表的形式交由总务部统计员报财务部，一份由被装管理员附上发票报财务部付款。5.4 发放工作5.4.1 被装管理员建立公司全体员工的制服和劳动防护用品的个人档案。档案必须包括姓名、部别、性别、行业、工种、进民航时间、各种服装的型号及其领用情况（包括发放的品种、数量和时间）。5.4.2 被装室管理员应根据人力资源部人事变动文件对个人档案进行修改，以确保档案的准确性与实时性。5.4.3 个人档案应在每年的元月1日31日对其服装型号进行更新，更新前被装管理员以书面形式通知各部门，由各部门通知到个人，限期更改、反馈。在此期间，被装室将个人档案在网上共享，以便每个员工均能方便查询自己的型号。5.4.4 发放时间。夏季制服：5月1日9月30日；春秋冬季制服发放时间：10月1日次年4月30日。劳动防护用品发放时间按人力资源部文件劳动防护用品发放标准及有关规定规定执行。5.4.5 发放前，被装管理员和库房保管员分别建立相应帐卡。5.4.6 发放时，被装管理员应电话通知各部门，各部门派被装负责人到被装室开取“支拨单”，仓库保管员凭“支拨单”发放实物。5.4.7 发放后，被装管理员对个人档案中的领用情况进行更新,并且，被装管理员和仓库保管员分别进行发料登帐。5.4.8 每月18日前，仓库保管员将上月17日当月16日的收发料情况进行汇总，并报被装管理员。被装管理员核实无误后于当月19日前报总务部统计员。5.5 相关文件和记录的整理与归档。5.5.1 依据公司档案管理工作规范，被装室管理员分期、分类将所有文件、记录整理归档，包括年度计划及审核批件、市场考察报告、合格供应商名录及相关材料、招投标所有文件、合同及审核批件、检测报告、验收报告、收发料凭证、月报，以及所有的会议记录、与供应商的传真记录等等。6.0 相关文件/记录6.1 中华人民共和国政府采购法6.2 中华人民共和国招标投标法6.3 中华人民共和国合同法6.4 XX公司招标投标管理暂行办法6.5 供应商管理主流程6.6 XX公司标准及管理规定6.7 XX公司员工劳动