怎么用excel分类汇总解决难题.doc

怎么用excel分类汇总解决难题2009/4/20/08:48 来源：IT八哥 笔者经常处理一些数据量很大的表格，多数时候都需要打印出来，并且Boss提出了一个要求：每页要放固定的记录（行），并对每页数据进行合计，在最后的一页上作出总合计。如果数据量少的话可以使用手工加合计数，但是对于有几百行或者更多行的表格，用手工的方法就行不通了。经过多次试验，终于找到一种简便的方法，不敢独享，希望能对大家有所帮助。 在这里主要运用到了两个函数，int和row。int函数的功能是将数据向下取整为最接近的整数，row函数的功能是返回一个引用的行号。下面通过实例来看看这两个函数的具体应用，主要思路是将两个函数结合运用，再利用分类汇总来得到最后的结果。 老板交给的任务是将下表每15条记录作为一页，并计算数据的合计数；并在最后一页作出总合计数（如图1）。 首先理清思路，这里的难点是每15条记录，就必须为整个表加上分页符，可是上千条记录加上分页符，工作量也很大，如果在每15条后面加上合计，恐怕一天也完成不了。 我们知道，在EXCEL中有分类汇总功能，它可以按照某列的数据特点来分类汇总，而且可以做到每类独自作为一页，这样即可以实现分页，也可以实现每页汇总。但是，难点就是怎么实现老板要求的每15行分一页，这里就要用到上面所介绍的两个函数，具体做法如下：在最后的J列，从第一条记录的单元格J4输入公式： J4=INT(ROW(A4)-4)/16) 公式的作用是用row函数测出现在所在行的行号，然后减去标题行的行数，除以每页需要保留的行数（因为要保留每页合计，所以要在需要的行数上加上一行），然后用int函数取整，得到的结果放在第16行（如图2）。看到这里，相信很多朋友已经知道接下来该怎么做了：选择分类汇总，“分类字段”选中J列，“汇总方式”选择求和，“选定汇总项”选择需要汇总的列，最后选中“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”和“汇总数据显示在数据下方”即可（如图3）。确定以后就可以看到结果了。打印之前，在“页面设置”中选中“工作表打印标题”，把标题行选中。这样，打印出来时会在每页中自动加上标题行。 图3 本文主要运用了分类汇总的分页显示功能和汇总功能，但是缺少一个分类条件，这里运用了int函数和row函数制作了这样一个分类条件，从而达到目的。在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总插入分类汇总通过使用Excel“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令，可以自动计算列的列表 (列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。)中的分类汇总和总计。分类汇总 分类汇总是通过 SUBTOTAL 函数利用汇总函数 (汇总函数：是一种计算类型，用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据，或在列表或数据库中插入自动分类汇总。汇总函数的例子包括 Sum、Count 和 Average。)(例如，“求和”或“平均值”)计算得到的。可以为每列显示多个汇总函数类型。总计 总计是从明细数据 (明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上方或左侧。)派生的，而不是从分类汇总中的值派生的。例如，如果使用“平均值”汇总函数，则总计行将显示列表中所有明细行的平均值，而不是分类汇总行中的值的平均值。如果将工作簿设置为自动计算公式，则在您编辑明细数据时，“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分类汇总”命令还会分级显示 (分级显示：工作表数据，其中明细数据行或列进行了分组，以便能够创建汇总报表。分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。)列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。1、确保每个列在第一行中都有标签，并且每个列中都包含相似的事实数据，而且该区域没有空的行或列。2、选择该区域中的某个单元格。3、请执行下列操作之一：插入一个分类汇总级别可以为一组数据插入一个分类汇总级别，如下例所示。 运动列中的每个更改. .销售额列的分类汇总。1、对构成组的列排序。有关排序的详细信息，请参阅对区域或表中的数据排序。2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。3、在“分类字段”框中，单击要计算分类汇总的列。在上面的示例中，应当选择“运动”。4、在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。5、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。6、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。7、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中，应当清除该复选框。8、(可选)通过重复步骤一到步骤七，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。插入分类汇总的嵌套级别可以在相应的外部组中为内部嵌套组插入分类汇总，如下例所示。 每次在外部组中更改时，地区列. .对该地区的销售额进行分类汇总，在每次在内部组中更改时，运动列对销售额进行分类汇总。1、对构成组的列排序。 有关排序的详细信息，请参阅对数据排序。2、插入外部分类汇总。如何插入外部分类汇总A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。B 在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在上面的示例中，应当单击“地区”。C 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。D 在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。E 如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。F 若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中，应当清除该复选框。G (可选)通过重复步骤一到步骤六，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。3、插入嵌套分类汇总。如何插入嵌套分类汇总A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。B 在“分类字段”框中，单击嵌套分类汇总列。在上面的示例中，应当选择“运动”。C 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。选择所需的任何其他选项。D 清除“替换当前分类汇总”复选框。4、对多个嵌套的分类汇总，重复进行上一步，应从最外层的分类汇总开始进行。提示 若要只显示分类汇总和总计的汇总，请单击行编号旁边的分级显示符号 。使用和可以显