office_project使用方法.doc

适用于适用于 Microsoft Office Project 2003 您是否曾经遇到这样一种情况 提前创建了一个 Project 计划 该计划可能获得了批准 但在开始跟踪进度时却发 现它无法实施 如果有正确的开端 您就可以确保在项目开始时创建的计划成为整个项目的有效管理工具 使用本文中概括的五步过程可以确保不会误入歧途 该过程假定您已经定义了项目的开始日期 应用了相应的基准日 历 并设置了默认的任务类型和 选项选项 对话框 工具工具 菜单 中的其他设置 如果您还没有这么做 请参阅本页 请参请参 阅阅 一节中的相关链接 然后 执行下面五个步骤 1 创建任务列表和工作分解结构 WBS 2 降级或升级任务以最终确定 WBS 3 输入任务工期或工时估计值 4 创建任务之间的相关性 5 分配资源 通过使用 Project 中的默认视图 甘特图 可以执行所有这些任务 数据表 甘特图的默认表 也非常适用于此过 程 下列步骤将会告诉您何时插入其他列 第第 1 步 创建任务列表和工作分解结构步 创建任务列表和工作分解结构 WBS 未能了解工作分解结构 WBS 的重要性是计划人员会犯的一个最大错误 WBS 是由项目的阶段 任务和里程牌组成 的层次列表 它是项目日程的核心 WBS 之所以十分重要的原因在于它决定着项目的范围 该范围可转换成时间线和 预算 花一些时间来制订 WBS 可帮助您避免重复性工作和错误的开始 从而让您在以后节省大量时间 要创建 WBS 首先要列出项目的主要部分 摘要任务 然后制订每个主要部分的次要部分 任务 接着继续分解 每个部分 直到详细级别足以支持您的计划 那么什么是充足的细节呢 请考虑下列因素 要跟踪哪些任务级别并报告其状态 工作组成员需要为您提供任务的状态 而您需要报告任务的状态 如果 将工作分解为若干日常任务 并且您的项目期限长达数月 则您和您的工作组将要花费很多时间来输入和跟踪状态 哪些细节级别在早期为您提供有关风险的警告 您需要分解任务 以便可以尽早找出问题并采取相应措施 是否可以有效确定任务之间的相关性 如果在一项工作完成之前 无法执行另一项工作 则需要将每个工作 项视为单独的任务 以便可以指出该相关性 输入摘要任务 输入任务 输入新任务名时 Project 会自动为它们分配一天的初始工期 并将预定工期从项目开始日期当天算起 此外 一定要在每个主要活动结束时添加里程碑 重要完成点的标记 以帮助衡量进度和建立基点 为里程碑任务指 定的名称最好能够表明项目已完成或到达项目生命周期的重要时刻 注释 不要输入代表整个项目的任务 让 Project 为您执行该操作 在 工具工具 菜单上 单击 选项选项 然后单击 视图视图 选项卡 在 的大纲选项的大纲选项 下 选中 显示项目摘要任务显示项目摘要任务 复选框 第第 2 步 降级或升级任务以最终确定步 降级或升级任务以最终确定 WBS 在 任务名称任务名称 字段中输入任务后 便可以创建层次结构了 您可以停留在 任务名称任务名称 字段中 并使用 格式格式 工具栏上 的 降级降级 和 升级升级 按钮来建立正确的大纲级别 这有什么秘诀吗 关键在于 Project 可根据降级区分主要 工作阶段 称为摘要任务 和较小的工作阶段 称为子任务 摘要任务将子任务降级到其下方 子任务表示资源实 际执行的工作 并且它们下面没有其他降级的子任务 注释 通常情况下 当人们提及 Project 中的任务时 通常是指子任务 而当提及阶段或摘要任务时 则指的是摘要 任务 通过使用最多可达九个的大纲级别 可以汇总数据 摘要任务合并有关其下级任务的信息 例如 Project 计算摘要任 务的工期 摘要任务的工期表示完成它的所有子任务的工作所需的总时间 项目摘要任务汇总整个项目 构建任务列表结构 下面是显示了大纲编号的完整大纲的示例 大纲编号反映项目计划的层次结构或大纲结构 注释 在按照后面步骤的说明建立了相关性之后 Project 能够将大纲显示为网络图 或者 您可以使用 Visio WBS 图表向导以更加传统的图表或树格式查看大纲 有关网络图以及 Visio WBS 图表向导的详细信息 请参阅本页 请参阅请参阅 一节中的相关链接 您可以轻松地折叠和展开摘要任务以隐藏或显示不同的细节级别 单击摘要任务旁边的 展开展开 或 折叠折叠 可相应地显示或隐藏其子任务 此外 还可以通过单击 格式格式 工具栏上的 显示显示 来快速显示各种不同的大纲级别 第第 3 步 输入任务工期或工时估计值步 输入任务工期或工时估计值 您可以通过输入工时或工期指定您估计完成任务所需的时间 工时是完成任务所需的工作量或个人时间 工期是完成 任务之前实际经过的时间 因此 如果某任务需要 16 个工时并且有一人执行该任务 则该任务的工期是两天 假定 每个工作日为 8 个小时 如果有两人执行该任务 则该任务的工期为一天 但是 在任一情况下 工作量都是相同 的 如果您使用的是基于工时的估计方法 则资源分配决定每项任务的工期 此日程排定方法称为投入比导向日程排 定 您可以使用任何一种方法 但是应确定要使用的日程排定方法是基于工时还是基于工期 然后严格遵循相应的方 法 输入工时或工期十分简单 可以直接在显示 工时工时 或 工期工期 字段的任何表或对话框中输入任务工时或工期 应了解工 时和工期是以工作日计算的 这一点非常重要 例如 默认情况下 1 天等于 8 小时 5 天等于 1 周 20 天等于 1 个月 这表示 如果您在 工期 字段中键入 30 天天 则 工期工期 将计算为 6 周而不是一个月 因此 在输入值时应进 行正确的转换 注释 只需在数字后面键入时间单位 即可以逐个任务地输入不同的时间单位 例如 键入 8min 表示时间单位为分 钟 键入 8h 表示时间单位为小时 键入 8d 表示时间单位为天 键入 8w 表示时间单位为周 键入 8mo 表示时间 单位为月 如果大多数工期或工时估计值均为几周或几个月长 则可以更改默认的时间单位 更改工期或工时的默认时间单位 在计划中输入工时或工期时 必须在子任务级别输入 因为摘要任务是计算字段 Project 禁止为摘要任务输入这些值 输入任务工期 摘要任务的工期范围包括子任务的最早开始时间和最晚结束时间 某任务的工期更改时 Project 会重新绘制该任务的甘特图以针对时间线显示工期 注释 您可以在 Project 中通过许多不同的视图 表或对话框更改任务工期 如果在一个位置更改工期 则所有其 他位置中的该工期将自动更改 要将任务标记为里程碑 请在 工期工期 列中键入 0 如果使用的是基于工时的日程排定方法 请在 工时工时 列中输入工时估计值 请注意 如果选择此方法 则在完成第 5 步 进行资源分配 以前 不会计算工期 输入工时 您可以输入任务工期或工时值 或者同时输入这两个值 请注意 摘要任务的工期值表示完成子任务所需的总时间 而摘要任务的工时值表示执行子任务所需的总小时数 第第 4 步 创建任务之间的相关性步 创建任务之间的相关性 日程排定中最关键的一步就是创建任务相关性或链接 这一步可以区分可用作有效管理工具的计划和只能用作演示工 具的计划 如果一个任务的开始或结束依赖于另一个任务的开始或结束 则存在相关性 大多数任务依赖于其他任务 在设置完 相关性后 可以轻松地确定关键路径并了解项目结束日期的决定因素 还可以轻松地更改一项任务并立即查看它对计 划的其余部分所产生的连锁影响 这就是 Project 作为项目管理工具的强大之处 计划人员面临的挑战是确保所有任务均在相关性链中 可以借鉴以下准则 除非任务取决于项目的开始日期 否则每 个任务均具有前置任务 除非任务是项目中的最后一个任务或里程碑 否则每个任务均应具有后续任务 链接任务时 可以指定不同类型的相关性 最常见的相关性是完成 开始 FS 这表示必须先完成前置任务 然后才可 以开始后续任务 在 Project 中可以使用多种方法设置相关性 在 任务窗体 中输入前置任务 ID 使用 链接任务 按钮 在 前置任务 列中输入任务 ID 设置相关性时 Project 会调整日程 即使尚未分配资源也是如此 注释 如果两个任务需要相互重叠 或者它们相互依赖但之间需要有间隙 请使用 延隔延隔 字段 有关前置重叠时间和 延隔时间的详细信息 请参阅本页 请参阅请参阅 一节中的相关链接 创建任务链接的一种方法是在 任务窗体 中输入前置任务 ID 另一种方法是选择两项任务 然后单击 链接任务链接任务 按钮 链接任务还有另一种方法 在 前置任务前置任务 字段中输入任务 ID 接下来 可能需要显示关键路径 它标识不会出现进度落后从而不会影响项目结束日期的路径 显示关键路径 如果要进一步突出显示关键路径 可以自定义该视图 设置关键路径中任务的名称和甘特图的格式 此视图的格式设置为在关键路径中显示任务名和甘特图为红色的任务 第第 5 步 分配资源步 分配资源 要分配哪些资源以及如何分配取决于您的日程排定和跟踪需要 可以使用以下三种方法 使用使用 Project 显示任务的责任 显示任务的责任 使用此方法进行输入和维护最简单 但使用该方法 无法在项目过程中实际 查看工作状态 使用使用 Project 预测资源需求 预测资源需求 使用此方法输入和维护资源分配较为麻烦 并且还要求在计划过程预先分配正 确的工作和单位值 此方法预先提供更加准确的信息 但是不提供有关项目期间工作状态的信息 使用使用 Project 预测资源需求并跟踪资源实际对任务执行的工作 预测资源需求并跟踪资源实际对任务执行的工作 由于此方法要求必须在任务上输入更新内容 因此最麻烦 但此方法允许您在项目过程中查看任务的执行进度 一定要了解在计划周期的早期需要使用哪种方法来避免大量重复的计划工作 此外 还必须确定需要分配的资源类型 例如 您可以分配指定的资源 如吕玉笛 或常规资源 如程序员 如果您处于项目计划阶段的早期 则可能需要 使用常规资源 最后 您需要分配实际资源 还可以分配材料资源 如计算机 软件或其他类型的材料 单位 成本 了解所需的资源类型后 可以将它们添加到项目日程中 使用 资源工作表 向项目添加资源 为项目添加资源以后 可以开始为任务分配资源 使用 资源名称 字段分配资源 使用 任务窗体 分配资源 通过 分配资源 对话框使用资源 为任务分配资源的一些方法包括从 资源名称资源名称 字段或 任务窗体任务窗体 中选择资源名称 分配资源的另一种方法是显示 分配资