办公用品管理办法.doc

办公用品管理办法为更好的控制办公用品消耗成本和配置成本，规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，特制定办公用品领用管理制度。第一章、办公用品管理总则 1、为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。2、本规定中的办公用品包括：2.1公司给员工个人配置的办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。2.2公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。第二章、领用范围1、员工日常工作所需领用：笔、计算器、笔筒、文件夹、文件栏、剪刀、美工刀、夹子、订书机、起钉器、胶带、涂改液、笔记本、环形针、大头针、橡皮、长尾夹等。2、财务、商务等岗位员工可根据工作需要领用专用：帐簿、凭证、单据等（财务部可自行整理）3、以上常用办公用品领用清单由行政部根据库存情况、领用情况及公司办公调备等因素整理成表格（含货品类型、名称、数量、采购时间、单价等），公司办公用品领用不能超出此表单。特殊情况经部门经理审批后方可执行。第三章、个人办公用品的管理 1、公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。 2、公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。 3、公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。 第四章、公共办公用品的管理 1、公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。 2、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二次用纸。 3、员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或技术部报修。第五章、办公用品采购 1、为有效完成采购任务，原则上由人事行政部统一负责实施采购任务。 2、对专业性办公用品的采购，由所需部门协助人事行政部共同进行采购。 3、临时急需办公用品可经部门经理及人事行政部同意后由使用部门自行采购。第六章、办公用品使用 1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 2、员工离职时应依办公用品领用登记表所领办公用品一并退回(消耗品除外)。 3、凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 4、公司员工应本着节约的原则使用办公用品。 5、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 第七章、具体领用规定1、核定常规办公用品申请1.1每月25日前，由各部门负责人根据本部门员工办公用品需求情况完成次月月度办公用品需求预算表，经部门经理在预算表中签字初核后，人事行政部复核。1.2行政部结合各部门报批情况将月度预算表统一备案，如库存没有产品，则由行政部及时通知各部门负责人延迟采购或推荐其他替代产品。1.3员工临时性领用办公用品需填写常规办公用品领用单，部门经理签字后交至行政部领取。1.4各部门负责人根据办公用品需求时间向行政部申领相关的办公文具用品。1.5由行政专员统计各部门员工月度所需办公用品，并收集齐各部门月度办公用品需求预算表（表中必须注明领用部门及领用人）后，统一由各部门负责人领用相关办公用品。2、办公用品领用2.1行政专员统一将所需办公文具用品予以发放相关领用部门及领用人。2.2为方便查阅员工领用办公用品情况，人事行政部将建立各部门员工个人办公用品领用登记表，详细纪录员工领用办公用品的情况。同时对于易耗品的领用（比如笔、纸等）予以一定时限的限制。2.3办公用品领用需本人完成，不得由他人带领。2.4每周三及周五9：0016：30为办公用品领用时间，其他时间不予办理。如遇特殊情况由部门负责人在领用单上注明理由。3、非常规办公用品 对于部门申领的非常规办公用品，部门经理签字后交人力资源总监审核，经过批准的领用单方能执行。为防止仓库内没有货品，非常规用品的领用需提前1周申请。 4、公共办公用品的领用每月需用的打印纸、复印用纸、墨盒、硒鼓等通用物资的数量由各需用部门于前一月第4周前报行政部汇总，由人事行政部按上报所需用品的数量组织采购，并分发相关部门。对于公共办公用品的领用，由各部门助理负责领用，领用后需填写部门办公用品领用登记表。各部门助理领用公共办公用品需将已使用过的物品交至行政专员。5、属于更换情况的办公用品5.1属于更换情况的办公用品包括：打印耗材、签字笔、计算器、订书器5.2需在领用时将已使用过的物品交至人事行政部，如无旧品，则新品不得领用。三、制度说明1、每月定期统计公司各部门办公用品的使用需求情况，统一购买办公用品。2、每月月底前人事行政部将本月度公司内办公用品领用情况进行汇总，详细纪录各部门办公用品领用的公司、部门、领用人、办公用品、数量、领用日期等。3、人事行政部在发放办公用品时应严格检查领用单上的领用人姓名和签字，不得请人代领，如为代领，则一定要写明使用人姓名。4、严肃纪律，严禁出现擅自赠送、变卖、挪用办公资产的行