办公室日常英语.doc

办公室日常用语（一） 办公室日常用语最牛英语口语培训模式：躺在家里练口语，全程外教一对一，三个月畅谈无阻！太平洋英语，免费体验全部外教一对一课程：Jack: Hi, Peter. Lets call it a day.Peter: I beg your pardon.Jack: Lets call it a day.Peter: Whats the meaning of call it a day?Jack: It means finishing work.Peter: Ok, its time to go home.杰克： 嗨，彼得。Lets call it a day。彼得： 请再说一遍好吗？杰克： Lets call it a day。彼得： Call it a day是什么意思？杰克： 意思是结束工作。彼得： 好的，该回家了。（二）办公室的日常礼仪 Everyday Etiquette for Office lifeTelephone 电话As your companys representative, your phone manners should be impeccable. Too many workers who are abrupt on the phone rationalize their behavior by saying its okay or even expected. Since theyre at work, but this isnt true. You are putting across your companys image and should work just as hard at it on the phone as you would in person.作为公司的代表,你打电话的举止应该是无可挑剔的。许多在打电话时举止粗鲁的工作人员给自己的行为找理由，说那是可以接受的，甚至理应如此，因为他们正在工作。但这是说不通的。你实际上是在为公司树立形象,因此应该就像面见对方一样尽可能打好电话。There are several accepted ways to answer a telephone at work. You can simply say “ Hello” or you can say your name, as in “ June Johnson speaking.” You dont need to say the companys name if a receptionist or a secretary has already done so. Try to speak in a pleasant, unrushed voice. If you are rushed and cant talk, its better to say this and make plans to call back later. Dont rustle papers or work while youre speaking on the phone. If youre really too distracted to speak, then reschedule the call.接工作电话有几种广为接受的方式。你可以只说你好或说出你的姓名,如我是琼约翰逊。如果接线员或秘书已经说出了公司的名字,你便不必再说。通话时尽量声音悦耳,不急不躁。如果你手头正忙无法说话,最好实话实说，告诉对方一会儿再打过去。通话时不要让纸张瑟瑟作响,也不要边说边工作。如果你实在无法集中精神通话,那就安排另外通话的时间。Its okay and sometimes even necessary to screen your calls. But theres a right and a wrong way to do this. First train your secretary to do it politely. Its better to ask “ May I know whos calling?” than “ Who is this?” or even “ Whos calling?” Second, dont instruct your secretary to say you are out when you are in. Its acceptable to be in but too busy to talk at the moment and its always better to be honest. Callers sense the difference, and besides, it may not look good if youre always out.有选择地接电话是可以的,有时甚至是必要的。但是如何做则有正误之分。首先训练你的秘书要有礼貌。最好问我能问是哪位打来的吗?，而不是谁呀?,更不是谁在打电话?。第二,不要教你的秘书在你在的时候说不在。说工作太忙无暇通话是可以接受的-以诚相待永远是上策。打电话的人能听出不同,况且,如果你总不在也不太好。Its rude not to return telephone calls regardless of whom they are from. You might be ignoring a potential customer. Many people today dont bother to return phone calls, and if you work for someone else, its highly unlikely that such behavior is acceptable. When you do return calls, try to place them yourself. If you must have your secretary make the call, then get on the line immediately. Its not polite to keep someone waiting when youve placed the call.不回电话是无礼的-不管电话来自何人。你或许会错过一个可能成为客户的人。当今许多人不屑回电话,但如果你身为别人的雇员,如此行为恐怕难以接受。当你能够回电话时,尽量自己做。如果你必须先让你的秘书代劳,那么应尽快接过电话。如果电话是你打的,让对方久等是不礼貌的。办公室的日常礼仪（一）办公室的日常礼仪处理信件Good manners also dictate that you handle your mail promptly and courteously. Unless mail is obviously mass-produced, it should be deemed worthy of a reply. Most bosses dont like discovering that their employees are unresponsive to business calls and letters.得体的行为举止也体现在你能及时有礼貌地处理信件。除非是那些大量散发的邮件,每一邮件都值得予以回复。许多老板不愿看到他们的雇员对商务电话和信函迟迟不予答复。传真和电子邮件The arrival of fax machines and desktop computers in most offices has also given rise to a new etiquette regarding their use. Never assume that either a fax or e-mail is private. And with that in mind, never send any communication via either method that you wouldnt like to have your boss, or even your entire office, read. Most fax machines are located in public places, so anyone who passes by can read them, and some businesses routinely screen their employees e-mail. (Thats not necessarily polite, but its easier to keep e-mail impersonal than to tell the boss she cant read it.)传真机和桌面电脑进入大多数办公室以后也产生了一种新的有关使用传真机和电脑的礼仪。决不要认为传真或电子邮件是私人的。清楚这点就不要使用它们发任何你不愿让老板甚至是整个办公室都能读到的信件。大部分传真机放在公共地点,所以每位经过的同事都可以看,而有些公司例行公事地检查雇员的电子邮件。(那不见得是礼貌之举,但让电子邮件成为非私人邮件要比告诉老板请勿阅读更容易些)。（二）办公室术语常识部门名称1.Personnel Department 人事部2.Human Resource Department 人力资源部3.Sales Department 营销部4.Product Development Department 产品开发部5.Public Relations Department 公关部6.Marketing Department 市场部7.Finance Department 财会部8.Purchasing(Procurement) Department采购部9.After-sale Service Department 售后服务部10.Quality Control Department 品管部职位名称1. Chairman of the Board 董事长2. President (Am E.) 总裁3. Executive Vice-President 执行副总裁4. Managing Director 行政董事5. Executive Manager,General Manager 总经理6. Deputy General Manager 副总经理7. Section Manager 部门经理，科长8. Sales Manager 销售部经理9. Assistant Manager 助理经理 (副经理)10. Manager 主任11. Sales Representative 销售代表12. Supervisor 总管13. Executive 高中级管理人员14. Clerk 职员如何用英语接听电话如何用英语接听电话在公司接听电话时，一般要先报上自己的姓名与公司名称，比如：This is Rita Tang of Coca Cola Company.( 这里是可口可乐公司的 Rita Tang 。)或 者 也 可 以 说 ：Coca Cola Company. Can I help you?(可口可乐公司，我能为你做些什么吗？)如果接听的是分机，要报上自己部门的名称，比如：Coca Cola Company, Overseas Sales Department. Can I help you?(可口可乐公司海外销售部。 我能为你作些什么吗？)打电话一方听到这样的话后，要告诉对方自己想找的人：Id like to speak to Mr. Brown, please.( 麻烦一下，我想和Brown 先生讲话。)或者告诉对方自己要转的分机号 ：Could I have extension 321, please?( 请转接分机321)如果想转接某个部门，而非具体某个人时，可以说 ：Id like to speak to someone in the Personnel Department.( 我想和人事部的人讲话。)如果接听者即是打电话者要找的人，可以简单地回答 ：Speaking.( 我就是，请讲。)面见客户时的实用英语会话场景接机后的次日,Brian在公司里,为Johnathan 介绍自己的老板-Mr. Sun。B: Mr. Sun, Id like you to meet Mr. Johnathan Mitchell, sales manager for Northern Reflections of Canada. (Sun extends hand first; Sun and Mitchell shake hands) Mr. Mitchell, Mr. Steven Sun, general manager of Apex Trading.孙先生,让我为你介绍加拿大Northern Reflections的业务经理-Jonathan Mitchell先生。(孙先生先伸出手,两人握手)Mitchell先生,这是Steven孙先生,Apex贸易公司的总经理。S: Its very nice to finally meet you, Mr. Mitchell -after so many phone calls and faxes. (Offers his business card first) Id like you to have my business card.多次电话、传真往返之后,非常高兴终于见到您,Mitchell先生(先递出名片), 请收下我的名片。J: Thanks very much, Mr. Sun. Please accept mine. (Offers his own card) And please, call me Johnathan. (both look at cards for a few seconds, then put them in wallets-not pockets)谢谢您,孙先生。也请收下我的名片(递上自己的名片),叫我Johnathan就行了。(两个人都看了一下对方的名片,放入皮夹而非口袋中)B: If you dont mind, Johnathan, while you and Mr. Sun get acquainted, Id like to check the arrangements for the meeting.如果你不介意,Johnathan,在你和孙先生互相认识时,我先失陪,看看会议安排得如何。J: Youre certainly on top of things, Brian.Brian,一切当然在你掌握之中!S: (looking at Brian) Youll find Mr. Tayler-Brian - is a force to be reckoned with at Apex Trading.(看着Brian)Talyer先生,您会发现Brian是Apex贸易公司的大将。B: Thanks for the vote of confidence, Mr. Sun. Ill be right back. (leaves room) 孙先生,谢谢你的信任票,我马上回来。(走出房间)J: He appears to be a top-notch young man, Mr. Sun. Talent and enthusiasms like that are hard to find.孙先生,他看起来是个有为的青年,很难找到像他这样有才干、有热忱的人。S: Dont I know it. Hes doing a great job for us. And please, call me Steven.我完全同意,他在公司表现不凡,请叫我Steven就行了。如何结束电话办公室的应对作 为 一 个 上 班 族 ， 一 天 里 的大 部 份 时 光 都 在 公 司 里 度 过 ， 免 不 了 要 和 主 管 、 同 事 、 客 户 打 交 道 。掌 握 良 好 的 沟 通 技 巧 ， 不 但可 以 帮 助 营 造 令 人 心 情 愉 快 的 工 作 环 境 ， 也 有 助于密 切 人 际 关 系 。在 同 主 管 讲 话 时 ， 语 气 要 尽量 客 气 一 些 ， 比 如 要 求 请 假 时 ， 可 以 说 ：Wouldnt it be possible for me to take the day off this Friday?这 个 星 期 五 ， 我 可 不 可 以 休假 一 天 ？发 出 提 议 前 ， 应 经 过 深 思 熟虑 的 慎 重 考 虑 ， 且 要 有 充 足 的 依 据 。 如 果 你 的 复 印 机 频 繁 地 出 故 障 ， 你 应 该 建 议 说 ：I think we need to buy a new copier.( 我 想 我 们 需 要 买 一 台 新 的 复印 机 。 )上 司 做 出 指 示 后， 如 果 明 白了 ， 要 即 时 反 应 ：Yes, I understand.( 是 的 ， 我 知 道 了 。 )如 果 还 有 没 听 清 楚 或 不 甚 了然 之 事 ， 要 当 即 向 上 司 确 认 ：You did say next Tuesday at 2:00 P.M., didnt you?( 您 是 说 下 星 期 二 下 午 两 点 ，是 不 是 ？ )和 同 事 讲 话 时 ， 最 重 要 的 是要 以 诚 相 待 。因 为 是 同 级 ， 应 尽 量 避 免 用 命 令 和 指 示 等 口 吻 。 请 别 人 帮 忙 ， 多 多 使 用 Would you.? Could you .? 等 句 型 决 没 有 错 ， 礼 数 周 全 ， 接 受 任 务 的 人 才 会 乐 于从 命 ， 如 果 你 这 样 讲 ：Could you help me write this proposal?( 你 能 帮 我 写 这 个 计 划 吗 ？ )而 不 是 ： I want you to write this proposal for me.( 我 要 你 给 我 写 这 份 计 划 。 )那 接 受 任 务 的 人 听 起 来 会 觉得 比 较 顺 耳 。如 果 你 有 幸 当 上 了 领 导 ， 千万 记 住 说 话 时 不 要 摆 一 副 趾 高 气 扬 的 派 头 ，把下 属 当 成 驱 使 的 工 具 或 者 出 气 筒 ， 即 使 布 置 任 务时 也 要 表 现 出 应 有 的 礼 貌 ， 因 为 只 有 礼 貌 地 对 待 你 的 属 下 ， 你 的 下 属 也 才 会 真 正 地 尊 重 你 。比 如 如 果 要 请 秘 书 帮 你 作 一个 会 议 安 排 ， 虽 说 事 情 不 复 杂 ， 也 属 于 她 的 职 责 范 围 ， 你 如 果 说 ：It would be a big help if you could arrange the meeting.( 如 果 你 能 安 排 这 个 会 议 的 话， 就 是 帮 了 我 大 忙 。 )那 她 的 心 情 一 定 会 比 较 愉 快些 。另 外 ， 有 时 需 要 对 下 属 是 否已 完 全 了 解 所 交 代 的 任 务 作 必 要 的 确 认 ：Did you get that OK?( 你 明 白 了 吗 ？ )总 之 ， 在 办 公 室 内 ， 如 果 大家 都 有 一 种 平 等 的 同 事 意 识 (equal partnership) ， 办 公 室 里 的 人 际 关 系 一 定 会 非 常 融 洽 的 。如何结束电话交谈 用 电 话 交 谈 时 ， 只 能 听 到 对 方 的 声 音 而 看 不 到 对 方 的 表 情 或 姿 态 。 因 此 ， 要 想 结 束电 话 交 谈 ， 事 先 记 住 一 些 惯 用 的 表 达 辞 句 ， 是 极 为 重 要 的 。 如 果 打 电 话 的 人 较 熟 悉 ， 可 以 说一 句 ：Is there anything else I can do for you?( 还 有 什 麽 我 可 以 帮 忙 的 吗 ？ )如 果 你 答 应 给 别 人 传 话 ， 可以 说 ：Then Ill make sure he gets your message.( 我 一 定 会 转 达 您 的 话 。 )如 果 接 待 的 是 你 的 客 户 ， 也可 以 使 用 一 些 惯 用 的 客 套 话 ， 比 如 ：Thank you for calling.( 谢 谢 您 打 电 话 来 。 )Nice talking to you.( 很 高 兴 与 你 通 话 。 )Hope to see you again soon.( 希 望 近