外联部工作手册.doc

外联部工作手册一、部门介绍外联部的性质集美大学学生会外联部是以拓宽校际交流为主题，增进校校和校企之间交流合作为工作重点，争取商家对校园活动的支持，是联系学校和外界桥梁。外联部的主旨是向外展示集美大学学生风采，努力提高我校学生会在社会上的知名度。根本出发点是通过为学校活动的顺利开展做前期准备工作，服务同学，锻炼自我。外联人的素质集美大学学生会外联部致力培养诚信、务实、负责、创新型人才。作为集美大学学生会外联部的一员，一名优秀的外联部人才是具备多方面素质的复合型人才。我们必须具备的最基本的素质是：待人真诚、做事负责、为人谦恭。二、外联部工作中的注意事项在日常活动中，对外：1、树立形象。在外面要时刻树立起外联部的专业形象，谈合作的时候要佩戴校徽，穿着大方得体，言行有礼貌，语气和蔼；2、以礼待人。无论对方的态度怎么样，作为外联人，我们要始终保持微笑，出门一定不能忘记说：“谢谢！”，时刻牢记：我们代表的不仅仅是我们自己，我们是代表集美大学，展现在商家面前的是集美大学的形象；3、不轻易承诺。商家提出的要求，在不确定的情况下，不能轻易许诺，可以告诉他们：“这个方案我会马上跟上面反映一下，尽快给您答复，给您造成的不便请您谅解。”4、信守承诺。对商家许下承诺后，就是这个承诺的最直接负责人，我们要对我们的承诺负责，对我们的商家负责，答应商家的承诺一定要严格履行。5、尽量避免一个人单独外出拉赞助（特别是女生），每次出行都必须注意安全，确保生命和个人财产的安全。6、在不影响自己和学习的前提下尽量在工作时间（9:00至18:00）与商家联系，尽量不要在休息时间打扰到商家。在日常活动中，对内：1、 不得违反部门相关规定，否则将进行处罚。2、 认真完成部长和副部长分配的任务。3、 尊重学长学姐，讲礼貌懂纪律。4、 对学生会的公共物品做好维护。5、 看到学生会的海报横幅等宣传物料有受到损坏时主动将其修复好。6、 熟悉学生会的工作，与部门所有成员共同做好本部门的工作并与学生会其他部门共同努力把学生会的工作做得更加出色。7、 在工作中善于发现问题、提出问题和解决问题，不断提高工作能力。8、 积极参与本部门和学生会各部门的各项工作，增强主动性，加强与本部门和其他部门的人的交流和沟通。三、部门相关规定1、 每月一次部门例会，3次不参加例会（包括请假）的干事或是干部，都予以劝退处理。2、 部门大会期间与会人员必须携带笔记本、笔等必备用品，手机调静音，不允许穿拖鞋参加会议。3、 不得随意请假,不得迟到、早退。4、 不得拉帮结派。5、 副部长对所管辖片区直接负责，为直接负责人。6、 部门一般事务实行层层上报政策（紧急情况除外），即干事有问题先请示组长或是分管负责人，负责人解决不了的由负责人上报至部长处，由部长处理，无特殊情况外不要越级上报。7、 部门同事之间要保持礼貌，特别是低年级学生对高年级学生，因为外联部是服务性部门，很多东西都是靠礼貌来争取的，而礼貌是靠平时培养的。8、 干事收到通知事情的短信时回复要及时、有礼貌，养成良好习惯。9、 部门实行按月考核制度，即在当月没有履行职责或是没有做好本职工作的干事或是干部，予以劝退。10、 每天拉完赞助及时给组长反馈情况，及时与组长沟通了解所需或已有赞助的情况。11、 协议书的签署必须由在外联有过半年以上的工作经验的现任部门干事或干部签署，签署之前必须要先交给部长审核，审核同意后方可拿到团委请老师过目并盖章。 12、 不得做有损部门乃至学生会形象的事。四、商家反馈商家反馈形式：1、节假日短信祝福（短信落款：集美大学学生外联部敬上）2、年终感谢信（附带下一学年活动计划表）3、活动之前给商家送去邀请函。4、活动现场邀请赞助商观看。5、活动结束发活动照片展示到商家邮箱。6、有赞助集美大学学生会活动3次主赞助或者6次副赞助的颁发一个集美大学长期合作的牌匾。7、由指定副部作为商家回馈督促人。8、赞助联系人平时多联系商家。9、每年面试最后一轮邀请赞助商过来做面试官。五、各赞助参考表（附件一）六、协议书的撰写（附件二）附件一：赞助商分类（一类为一个赞助商，也可多个联合）l 纸制品：包括宣传单（即报名表，一般情况下有15000份，A4彩印），门票（财院礼堂1500张，本部报告厅600张，1/4 A4纸彩印），节目单（节目单1：A6横对折，节目单2：A4竖对折。硬纸彩印）；l 幕布（财院16*9.5m，生活中心13.5*6.5m）；l 横、竖幅：前期宣传横幅：各片区0.8*10m，八条；竖幅：10*1.2m，万人食堂一条。活动现场横幅：生活中心1.2*13.5m，活动当天一条；财院1.2*16.5，活动当天一条；l 宣传海报：1*1.2m；l 工作餐：初赛、复赛、决赛都需要的活动，工作餐为150200份，只有初赛跟决赛的活动，工作餐为100150份，只有决赛需要的活动，工作餐为80份；l 奖品：奖品可分为获奖选手奖品，嘉宾礼物以及工作人员礼品，一般每场活动除了规定的获奖者的奖品外，嘉宾的礼物要20份，金额大于50元，工作人员礼品要50份，金额大于20元；l 活动现场加油工具，如荧光棒、拍手棒、哨子等；l 现金赞助（大于500元）附件二：合作协议书甲方：北京澳际教育咨询有限公司乙方：集美大学学生会 北京澳际教育咨询有限公司（以下简称甲方）和集美大学学生会（以下简称乙方）关于甲方赞助乙方2011年集美大学学生会纳新活动。经甲乙双方友好协商，就合作事宜达成如下协议： 第一条：活动背景介绍在迎来我校2011级新生的日子里，为了为学生会提供新鲜血液，提升学生会的活力和工作能力，从而更好的为同学们服务，经校团委批准，集美大学学生会将举办2011年学生会纳新活动。第二条：甲方责任与义务1、甲方为乙方纳新活动提供活动报名表10,000份；2、甲方为乙方纳新活动提供活动宣传横幅7条，活动竖幅1条；3、甲方为乙方纳新活动提供活动宣传海报15张。第三条：乙方的工作内容（责任）1、乙方为甲方在集美大学万人食堂门前提供一次设点，设点宣传期间提供桌椅。设点时间与甲方商定；2、乙方负责在集美大学万人食堂门前展板张贴一张海报，海报由甲方提供；3、乙方负责在集美大学万人食堂门前悬挂一条横幅，横幅由甲方提供。第四条：费用支付条款甲方为乙方总共提供物料：报名表10,000份、横幅7条、竖幅1条、海报15张。协议书签订后，甲方以物料方式将所有物料在规定时间内支付给乙方，由乙方联络人：林天注责接收。第五条：不可抗力在合同规定的履行期限内，由于不可抗力、官方法规致使活动中途取消或无法按预定计划进行或使宣传物毁损、灭失或位置、数量有更改的，甲乙双方在取得合法证明后，均可免于承担违约责任。 第六条：合同的变更、终止1.甲方和乙方任何一方提出变更合同条款、终止时，应提前5天以书面形式通知对方，否则无效；2.甲方中途中止合同，已付给乙方之费用（包括现金和实物）将不予以退回；3.乙方中途中止合同，应全额退回甲方已支付予乙方之费用（包括现金和实物）。第七条：双方应严格执行本合同各项条款，如发生纠纷应本着平等互利的原则友好协商，如不