办公室管理作业二(12月20日).doc

作业二：1. 什么叫办公室？p2办公室有哪些职能？p3办公室的任务是什么？p6办公室：是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司综合办理行政事务和辅助管理日常事务。办公室职能2. 办公室事务管理的特征有哪些？是否具有决策性这一特征？服务性、专业性、主动性不具有决策性。3. 现代办公环境布局主要有哪些形式？p39布置要注意哪些方面？现代办公室布局一般有封闭式布局、开放式布局、混合式布局三种。4.作为文员，面对纷繁复杂的工作，如何对每天的工作时间进行有效的管理？5.文员在传达上司的指示时能否加进自己的意见与理解？一般会采取什么方式传达上级的指示？6.有时应上司要求，办公室文员会参与一些领导的会见或会谈，文员应该知道哪些该作哪些不该做？7.办公室人员在社交活动中应如何选择话题？8.接、打电话过程要注意哪些礼貌礼仪？p144-1479.发送传真时要注意什么？p149可以随时随地发送传真吗？10.什么是信息？p101请简述办公室信息工作的程序。P104信息：是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器官和大脑所接受的关于外界事物及其变化的消息，是人们所能接收的一切指令。办公室信息工作的程序：办公室人员进行信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈等环节。各个环节相互连接，密不可分，形成完整有序的信息工作流程。11.什么是文书工作？p151简述文书工作中的收文处理程序、发文处理程序。P153-156文书工作：文书工作是指机关在日常工作活动中围绕文件的形成、处理和管理所进行的工作。根据文书工作的不同阶段，其具体任务主要有以下几方面：对所形成的文书加以必要的规范；对文书的行移运转制定必要的制度；对文书内容的办理规定统一的要求；对文件的管理采取妥善的措施。发文处理程序：交拟、拟稿审核、签发印制、校对用印、登记封发、传递收文处理程序：收文、阅文筛选、传阅拟办、批办承办、催办立卷归档12.单位印章主要有哪些？p167印章的刻制、保管和使用有哪些规定？p168单位印章：正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记 印章刻制的规定：中华人民共和国刑法第280条规定：“伪造、变卖、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑；伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。 印章的制发一般采用分级负责的原则，下级机关或单位的印章由上级领导机构批准后刻制颁发。其中，公章一般应由上级领导机构批准后颁发给所属机构使用。牵涉两个主管部门的，应由两个主管部门同意后才能刻制。某机关在某单位附设办事机构，并委托其负责具体的业务工作，那么印章的刻制应征得两方领导机关的同意。手章和名章则应经本级机关或单位领导人批准同意，指定专人承办刻制。 刻制本机关单位印章时，承办部门必须持上级机关有关公文，按规定尺寸到指定的公安机关办理核准手续之后方可到指定单位刻制；任何机关未经批准一律不得自行联系刻章，更不得在私人摊贩处刻制印章。13.介绍信应该如何保管和使用？p169可以出具空白介绍信吗？14.文员制作日程安排计划表时，需要注意什么？15.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？16.文员在会议的准备、进行以及善后工作中要做好哪些方面的工作？拟定一份会议通知，应考虑哪些问题？在进行会议记录的过程中，能不能离场或者能否在记录中加进自己的一些主观意见？17.举行大型宴会或者座谈会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？18.公文主要按照“六个特征”进行立卷，即按作者特征立卷；按问题特征立卷；按时间特征立卷；按文种特征立卷；按通信者特征立卷；按地区特征立卷。假如指定的单位的文书材料已经办理完毕，现要求按照以上几种立卷的方法把这些文书材料进行立卷归档，并且按照类别编写案卷标题。请理解这六种立卷的方法。19.文员进行档案收集，应该收集整理哪些文书资料？文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，健全的归档制度，包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求。20.值班人员在值班期间应该做什么？p174能否签发文件？办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，是否有岗位责任制度？文员对于在值班期间发生重要情况，应该如何处理？值班人员在值班期间与要求： 21.文员在工作中能否多头请示？如果已出现了多头请示的情况，导致领导之间有矛盾，产生隔阂，如何去应对？22.文员在辅助上司进行接待的过程中，要注意着装、言谈举止、礼貌礼仪，如遇上司与客商的争执，作为文员应该如何应对？23.作为文员，如果遇到来